Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros

Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros

Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya serta menjadi kebutuhan yang sangat mutlak dalam kehidupan.  Tidak dapat dibayangkan  jika tidak ada informasi, yang berarti pula manusia tanpa pembelajaran dan  pendidikan. Jika hal tersebut terjadi, mungkin pada saat ini semua perilaku manusia tidak dapat dibedakan dengan perilaku hewan. Dapat dipastikan bahwa informasi berperan penting dalam kehidupan manusia.

Setiap organisasi pasti memiliki data dan informasi yang biasanya disimpan di dalam suatu arsip. Arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, sebagai sumber informasi dan  juga sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan organisasi. Begitu berharganya data dan informasi dalam setiap organisasi, sehingga harus disimpan karena masih dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik, sehingga apa yang menjadi perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya kontrol dan perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Berdasarkan penelitian dalam sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros diduga belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari masih banyaknya arsip yang belum disimpan sesuai dengan sistem pola yang baru. Dengan demikian, sistem kearsipan pada kantor tersebut memerlukan pembenahan dalam pengarsipannya, terutama dengan menggunakan sistem pola yang baru. Oleh karena itu dipilihlah “Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros” sebagai judul tugas akhir.

Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat diidentifikasikan masalah oleh perusahaan dalam mengatur sistem penyimpanan arsip yang baik yang diduga belum berjalan dengan baik.

Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi tersebut dapat ditetapkan rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros ?
2. Peralatan-peralatan apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros ?
3. Bagaimana sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros ?

Batasan Masalah
Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka penulis membuat suatu batasan masalah yaitu bagaimana sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.

Tujuan Penelitian
Ada tiga tujuan yang diharapkan dari penelitian ini, antara lain sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
2. Peralatan-peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
3. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.

Kegunaan Penelitian
Ada tiga manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini. Ketiga manfaat yang dimaksud ialah :
1. Pengembangan pengetahuan tugas kesekretarisan.
2. Sebagai bahan perbandingan antara teori dengan kenyataan atau praktek yang ada diperusahaan, khususnya Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
3. Diharapkan penulis dapat memberikan masukan atau sumber pemikiran kepada perusahaan dan dapat membantu memecahkan masalah bagi Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros dalam mengatur sistem penyimpanan arsip.

Desain Penelitian
1. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif yaitu memberikan gambaran secara sistematis untuk menghasilkan kesimpulan tentang sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
2. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data adalah sebagai berikut :
- Observasi
Observasi yaitu cara yang dilakukan dengan mengamati secara langsung kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros. Kegiatan ini dilakukan untuk mengamati pengelolaan arsip sampai pada tahap penyimpanannya.
- Wawancara
Wawancara yaitu suatu teknik yang digunakan dalam mengumpulkan data dengan menanyakan langsung kepada informan. Adapun yang dijadikan informan adalah Kepala Bidang Penyuluhan, karena Kepala Bidang Penyuluhan adalah orang yang dapat membantu peneliti dalam pengambilan data penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
- Dokumentasi
Dokumentasi adalah pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua aktivitas manusia atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu objek. Kegiatan dokumentasi dilakukan untuk mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.

Teknik Analisis Data
Analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif untuk memberikan gambaran mengenai sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.

Artikel terkait mengenai sistem penyimpinan arsip :
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem Penyimpanan Arsip

Share this post