Sistem Penyimpanan Arsip Kantor Badan Pusat Statistik Makassar
Tuesday, 22 August 2017
Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Setiap instansi menerapkan sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan yang diterapkan pada instansi tersebut.
Baik tidaknya suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip. Apabila suatu arsip dapat ditemukan dengan lama maka arsip tersebut dianggap kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Kantor Badan Pusat Statistik Makassar merupakan kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar. Tidak hanya surat masuk dan surat keluar yang ditangani oleh kantor tersebut tetapi arsip juga yang berhubungan dengan data-data pegawai. Oleh karena itu. Arsip perlu dikeloala dan disimpan dengan baik, sehingga jika diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
Asas penyimpanan yang diterapkan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah asas desentralisai. Asas desentralisasi ini merupakan suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja. Pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar setiap unit kerja mengolah dan menyimpan arsipnya masing-masing dengan jangka waktu penyimpanan satu tahun dan jangka waktu pemusnahan arsip 5 tahun.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kantor ini menggunakan sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan buku agenda untuk melakukan pencatatan untuk surat masuk dan surat keluar. Berikut prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah sebagai berikut :
1. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada kantor Badan Pusat Statistik.
Berdasarkan hasil wawancara oleh bapak Basri, SPd. bahwa prosedur penanganan surat masuk pada Kantor Badan Pusat Statistik adalah sebagai berikut:
Selanjutnya, berdasarkan hasil wawancara bahwa prosedur penaganan surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar sebagai berikut:
Penanganan surat masuk dan keluar tidak berhenti begitu saja, tetapi setelah surat diproses maka arsip tersebut harus disimpan menggunakan peralatan untuk menyimpan arsip.
2. Peralatan Arsip Yang Gunakan Pada Kantor Badan Pusat Statistik.
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip.
Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar antara lain:
1. Buku agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan oleh Kantor Badan Pusat Statistik Makassar terdiri dari kolom nomor urut, alamat pengirim, nomor dan tanggal surat, perihal Surat, penanggung jawab penggelola, dan keterangan. Berikut gambar buku agenda yang digunakan:
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bagian tata usaha mengatakan bahwa buku agenda yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik adalah sudah baik,
Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah sudah Baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari surat yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar telah dipisahkan.
2. Lembar disposisi
Setiap surat yang masuk pada kantor Badn Pusat Satistik Makassar menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh bagian Kepegawaian Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara, bagian tata usaha mengatakan bahwa pengunaan lembar disposisi pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar masih kurang baik karena hal ini dilihat komponen lembar disposisi tersebut. Sedangkan, satu dari enam orang pegawai tersebut mengatakan bahwa pengunaan lembar disposisi pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar sudah baik karena sudah sesuia dengan yang dibutuhkan oleh pegawai pada kantor tersebut.
Penggunaan lembar disposisi yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar, masih kurang baik hal ini dapat dilihat dari kelengkapan komponen pada lembar disposisi pada gambar 13. Sebaiknya komponen pada lembar disposisi terdiri dari : sifat surat, indeks, tanggal penyelesaian, perihal, tanggal surat, nomor surat, asal surat, lampiran, instruksi/informasi, dan diteruskan kepada siapa.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Lemari arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar dapat dikatakan sudah baik. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Berdasarkan hasil wawancara Bagian Tata usaha mengatakan bahwa penataan ordner pada lemari arsip tersebut masih kurang rapi. Sedangkan dua dari enam pegawai mengatakan bahwa penataan ordner dalam lemari arsip sudah baik.
Penataan ordner dalam lemari arsip masih kurang rapi hal ini disebabkan karena lemari arsip yang digunakan hanya satu buah, sehingga tidak dapat menampung semua ordner atau map yang digunakan untuk menyimpan arsip.
4. Schnelhekter Map
Schenelhekter map digunakan untuk menyimpan arsip, bentuknya lebih kecil dan tipis daripada ordner, terbuat dari plastik. Sebelum arsip disimpan dalam schenelhekter map, arsip harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan alat pelubang kertas. Dibawah ini adalah contoh schenelhekter map yang digunakan pada bagian Kepegawaian pada Kantor Badan Pusat Statistik Kota Makassar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa empat dari enam orang pegawai yang mengatakan bahwa schnelhekter map yang digunakan pada kantor tersebut tersebut masih kurang efektif, dikarenakan jumlah surat yang disimpan terlalu banyak atau tidak sebanding dengan volume arsip yang ada pada kantor tersebut.
5. Dos Arsip
Dos arsip digunakan untuk menyimpan surat/arsip yang memiliki jangka waktu tertentu. Arsip yang jangka waktunya sudah lebih dari 5 (lima) tahun atau arsip yang tergolong arsip inaktif disimpan pada dos arsip yang terlihat pada gambar.
Berdasarkan hasil wawancara bagian tata usaha mengatakan bahwa peralatan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan alasan, dos yang digunakan adalah dos yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip. Namun, ada satu orang pegawai yang mengatakan bahwa dos yang gunakan dalam menyimpan arsip masih kurang baik hal ini dapat dilihat dari dos arsip yang ada pada gambar 16.
Berdasarkan gambar 16, dapat dikatakan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar masih ada yang kurang memadai seperti lemari arsip dan ordner. Peralatan tersebut sangat mempengaruhi sistem peyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
3. Prosedur penyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa dalam penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar menerapkan asas sentralisasi. Penerapan asas ini dilakukan pada bagian kepegawaian khususnya pada arsip akif. Jika arsip yang nilai kegunaannya sudah melebihi 5 (lima) tahun atau tergolong in aktif, maka arsip tersebut dikelola atau disimpan oleh kepala bagian kepegawaian Sebelum arsip tersebut disimpan, perlu diproses dengan melalui prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah dalam prosedur penyimpanan arsip permanent tersebut sebagai berikut:
Berdasarkan hasil wawancara bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar belum tepat karena arsip yang ada di dalam dos arsip masih kurang baik karena hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasi dengan baik. Penyebab menumpuknya arsip tersebut karena peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip tidak seimbang dengan volume arsip yang ada pada kantor tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Masih ada beberapa arsip yang tidak ditata dengan baik, tetapi hanya disimpan dan ditumpuk dilantai, sehingga arsip tersebut sulit ditemukan kembali.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur penemuan kembali arsip pada kantor Badan Pusat Statistik makassar adalah sebagai berikut:
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pegawai kantor tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan utamanya arsip yang sudah lama disimpan (arsip disimpan satu tahun ke atas).
Selain itu, penyebab lain tidak ditemukannya arsip tersebut karena kadang-kadang arsip tidak berada pada tempat penyimpanan arsip. Arsip yang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain. Pegawai yang meminjam arsip tersebut tidak menggunakan lembar peminjaman arsip (sumber: hasil wawancara, kamis, 06 April 2017. Pukul 12:38).
C. Kendala-kendala Menghambat Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh informasi bahwa penyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar mengalami beberapa kendala sebagai berikut:
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa pegawai pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar belum sepenuhnya mendapatkan pelatihan mengenai sistem kearsipan, serta peralatan arsip yang belum memadai dan kurangnya ruangan untuk dijadikan sebagai tempat pemusatan penyimpanan arsip.
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Setiap instansi menerapkan sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan yang diterapkan pada instansi tersebut.
Baik tidaknya suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip. Apabila suatu arsip dapat ditemukan dengan lama maka arsip tersebut dianggap kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Kantor Badan Pusat Statistik Makassar merupakan kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar. Tidak hanya surat masuk dan surat keluar yang ditangani oleh kantor tersebut tetapi arsip juga yang berhubungan dengan data-data pegawai. Oleh karena itu. Arsip perlu dikeloala dan disimpan dengan baik, sehingga jika diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
Asas penyimpanan yang diterapkan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah asas desentralisai. Asas desentralisasi ini merupakan suatu kegiatan penyimpanan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja. Pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar setiap unit kerja mengolah dan menyimpan arsipnya masing-masing dengan jangka waktu penyimpanan satu tahun dan jangka waktu pemusnahan arsip 5 tahun.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, kantor ini menggunakan sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan buku agenda untuk melakukan pencatatan untuk surat masuk dan surat keluar. Berikut prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah sebagai berikut :
1. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada kantor Badan Pusat Statistik.
Berdasarkan hasil wawancara oleh bapak Basri, SPd. bahwa prosedur penanganan surat masuk pada Kantor Badan Pusat Statistik adalah sebagai berikut:
- Menerima dan memeriksa surat untuk mengetahui tujuan surat tersebut.
- Setelah itu, bagian kepegawaian mencatat surat masuk kedalam buku agenda, sesuai dengan komponen yang ada.
- Kemudian, bagian kepegawaian menyediakan lembar disposisi untuk diserahkan kepada Kepala Badan Pusat Statistik Makassar.
- Selanjutnya, kepala Badan Pusat Statistik mengisi lembar disposisi berupa intruksi atau informasi untuk ditujukan kepada bagian kepegawaian.
- Setelah surat didisposisikan, kemudian diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk segera diproses.
Selanjutnya, berdasarkan hasil wawancara bahwa prosedur penaganan surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar sebagai berikut:
- Bagian kepegawaian mengokonsep dan mengetik surat yang akan dikirim ke instansi lain baik pemerintah maupun swasta, setelah surat tersebut diketik, kemudian diberikan kepada kepala bagian kepegawaian untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran surat.
- Setelah itu, surat tersebut diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk diberikan nomor surat, kemudian diparaf, setelah diparaf kemudian digandakan kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat keluar.
- Kemudian, Surat tersebut dikirim sesuai tujuan.
Penanganan surat masuk dan keluar tidak berhenti begitu saja, tetapi setelah surat diproses maka arsip tersebut harus disimpan menggunakan peralatan untuk menyimpan arsip.
2. Peralatan Arsip Yang Gunakan Pada Kantor Badan Pusat Statistik.
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip.
Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar antara lain:
1. Buku agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan oleh Kantor Badan Pusat Statistik Makassar terdiri dari kolom nomor urut, alamat pengirim, nomor dan tanggal surat, perihal Surat, penanggung jawab penggelola, dan keterangan. Berikut gambar buku agenda yang digunakan:
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bagian tata usaha mengatakan bahwa buku agenda yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik adalah sudah baik,
Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah sudah Baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari surat yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar telah dipisahkan.
2. Lembar disposisi
Setiap surat yang masuk pada kantor Badn Pusat Satistik Makassar menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh bagian Kepegawaian Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara, bagian tata usaha mengatakan bahwa pengunaan lembar disposisi pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar masih kurang baik karena hal ini dilihat komponen lembar disposisi tersebut. Sedangkan, satu dari enam orang pegawai tersebut mengatakan bahwa pengunaan lembar disposisi pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar sudah baik karena sudah sesuia dengan yang dibutuhkan oleh pegawai pada kantor tersebut.
Penggunaan lembar disposisi yang digunakan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar, masih kurang baik hal ini dapat dilihat dari kelengkapan komponen pada lembar disposisi pada gambar 13. Sebaiknya komponen pada lembar disposisi terdiri dari : sifat surat, indeks, tanggal penyelesaian, perihal, tanggal surat, nomor surat, asal surat, lampiran, instruksi/informasi, dan diteruskan kepada siapa.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Lemari arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar dapat dikatakan sudah baik. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Berdasarkan hasil wawancara Bagian Tata usaha mengatakan bahwa penataan ordner pada lemari arsip tersebut masih kurang rapi. Sedangkan dua dari enam pegawai mengatakan bahwa penataan ordner dalam lemari arsip sudah baik.
Penataan ordner dalam lemari arsip masih kurang rapi hal ini disebabkan karena lemari arsip yang digunakan hanya satu buah, sehingga tidak dapat menampung semua ordner atau map yang digunakan untuk menyimpan arsip.
4. Schnelhekter Map
Schenelhekter map digunakan untuk menyimpan arsip, bentuknya lebih kecil dan tipis daripada ordner, terbuat dari plastik. Sebelum arsip disimpan dalam schenelhekter map, arsip harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan alat pelubang kertas. Dibawah ini adalah contoh schenelhekter map yang digunakan pada bagian Kepegawaian pada Kantor Badan Pusat Statistik Kota Makassar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa empat dari enam orang pegawai yang mengatakan bahwa schnelhekter map yang digunakan pada kantor tersebut tersebut masih kurang efektif, dikarenakan jumlah surat yang disimpan terlalu banyak atau tidak sebanding dengan volume arsip yang ada pada kantor tersebut.
5. Dos Arsip
Dos arsip digunakan untuk menyimpan surat/arsip yang memiliki jangka waktu tertentu. Arsip yang jangka waktunya sudah lebih dari 5 (lima) tahun atau arsip yang tergolong arsip inaktif disimpan pada dos arsip yang terlihat pada gambar.
Berdasarkan hasil wawancara bagian tata usaha mengatakan bahwa peralatan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan alasan, dos yang digunakan adalah dos yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip. Namun, ada satu orang pegawai yang mengatakan bahwa dos yang gunakan dalam menyimpan arsip masih kurang baik hal ini dapat dilihat dari dos arsip yang ada pada gambar 16.
Berdasarkan gambar 16, dapat dikatakan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang ada pada kantor Badan Pusat Statistik Makassar masih ada yang kurang memadai seperti lemari arsip dan ordner. Peralatan tersebut sangat mempengaruhi sistem peyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
3. Prosedur penyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa dalam penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar menerapkan asas sentralisasi. Penerapan asas ini dilakukan pada bagian kepegawaian khususnya pada arsip akif. Jika arsip yang nilai kegunaannya sudah melebihi 5 (lima) tahun atau tergolong in aktif, maka arsip tersebut dikelola atau disimpan oleh kepala bagian kepegawaian Sebelum arsip tersebut disimpan, perlu diproses dengan melalui prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah dalam prosedur penyimpanan arsip permanent tersebut sebagai berikut:
- Memeriksa. Tahap pertama, bagian kepegawaian diberikan tugas untuk memeriksa setiap surat/arsip yang akan disimpan untuk memastikan bahwa surat tersebut sudah diproses, sehingga arsip tersebut sudah bisa disimpan.
- Mengindeks. Kemudian tahap kedua yaitu bagian kepegawaian mengklasifikasi arsip yang akan disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang diterapkan yaitu sistem penyimpanan berdasarkan perihal/subjek.
- Memberi Tanda. Pada tahap ketiga, Pegawai memberikan tanda atau kode penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dan akan disimpan sesuai dengan perihal surat.
- Menyortir. Pada tahap ke empat, Pegawai melakukan penyortiran atau pengelompokan berdasarkan perihal penyimpanan yang sama sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Namun, berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasikan berdasarkan sistem perihal yang digunakan.
- Menyimpan. Selanjutnya, bagian kepegawaian melakukan penyimpanan arsip berdasarkan perihal surat. Namun penyimpanan arsip tersebut tidak memiliki kode klasifikasi berdasarkan sub masalah, sub-sub masalah, melainkan hanya berdasarkan pokok masalah. Selain itu, sebagian besar arsip tersebut disimpan dilantai dan lemari arsip yang ada masih kurang dan tidak dapat menampung lagi volume arsip yang setiap saat bertambah.
Berdasarkan hasil wawancara bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar belum tepat karena arsip yang ada di dalam dos arsip masih kurang baik karena hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasi dengan baik. Penyebab menumpuknya arsip tersebut karena peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip tidak seimbang dengan volume arsip yang ada pada kantor tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Masih ada beberapa arsip yang tidak ditata dengan baik, tetapi hanya disimpan dan ditumpuk dilantai, sehingga arsip tersebut sulit ditemukan kembali.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur penemuan kembali arsip pada kantor Badan Pusat Statistik makassar adalah sebagai berikut:
- Pegawai yang menangani arsip terlebih dahulu menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari
- Menelusuri buku agenda.
- Setelah menelusuri buku agenda, kemudian surat/arsip tersebut dicari di ordner atau di dalam dos arsip. Dos dan ordner sebagian besar diletakkan di lantai dengan alasan peralatan arsip kurang memadai.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pegawai kantor tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan utamanya arsip yang sudah lama disimpan (arsip disimpan satu tahun ke atas).
Selain itu, penyebab lain tidak ditemukannya arsip tersebut karena kadang-kadang arsip tidak berada pada tempat penyimpanan arsip. Arsip yang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain. Pegawai yang meminjam arsip tersebut tidak menggunakan lembar peminjaman arsip (sumber: hasil wawancara, kamis, 06 April 2017. Pukul 12:38).
C. Kendala-kendala Menghambat Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh informasi bahwa penyimpanan arsip pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar mengalami beberapa kendala sebagai berikut:
- Kurangnya sarana dalam hal ini adalah peralatan arsip yang digunakan untuk penyimpanan arsip seperti odner, lemari arsip dan filing cabinet.
- Pegawai yang ditugaskan untuk menangani arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan tentang sistem kearsipan.
- Pegawai kurang memahami kode klasifikasi arsip yang ada pada kantor tersebut.
- Kurangnya tempat dalam hal in ruangan yang digunakan sebagai tempat pemusatan penyimpanan arsip.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa pegawai pada Kantor Badan Pusat Statistik Makassar belum sepenuhnya mendapatkan pelatihan mengenai sistem kearsipan, serta peralatan arsip yang belum memadai dan kurangnya ruangan untuk dijadikan sebagai tempat pemusatan penyimpanan arsip.