Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Thursday, 6 April 2017
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
2.1 Beberapa Pengertian
1. Pengertian Sistem
Sistem merupakan kumpulan atau group dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem menurut Wikipedia Indonesia (2008) adalah “Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi”. Menurut Haryadi (2009: 33) mendefinisikan sistem “sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama”. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 18) bahwa “sistem adalah kesatuan secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaaan saling tergantung satu sama lain”.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa bagian yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Menurut Deserno dkk dalam Sukoco (2006: 82) “mengatakan bahwa arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”. Selain itu, Sedarmayanti (2005: 43) menyatakan bahwa “warkat atau arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk suatu keperluan”. Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan :
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Sedangkan dalam UU Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 yang dikutip oleh Wiyasa (2003: 79) tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, disebutkan bahwa definisi arsip adalah :
a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara atau badan pemerintah, dalam bentuk badan-badan pemerintahan dalam corak apapun dalam keadaan tunggal atau kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah yang dibuat dan diterima lembaga swasta atau perorangan, dalam bentuk badan pemerintahan dan dalam corak apapun. Dalam keadaan tunggal atau kelompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan catatan tertulis maupun bergambar yang disimpan karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan cepat ditemukan kambali.
Selanjutnya dari kata arsip berkembang pula istilah “Kearsipan” sehingga maknanya semakin luas, yang mencakup keseluruhan kegiatan atau hal-hal yang maknanya semakin luas, yang mencakup keseluruhan kegiatan atau hal-hal yang berkaitan dengan arsip, mulai dari proses mencatat sesuatu sampai menjadi naskah, menyimpan sesuai prosedur atau ketentuan yang berlaku termasuk memberikan perawatan atasnya, memisah-misahkan segenap arsip sesuai dengan penggolongannya untuk mengetahui arsip dinamis dan arsip statis serta melakukan tindakan-tindakan yang perlu diambil misalnya pengamanan infomasi arsip, penyusutan dan pemusnahan.
Odgers dalam Sukoco (2007: 83) Kearsipan adalah “manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik”.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Kearsipan adalah proses pengumpulan arsip mulai pada saat penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku sehingga apabila diperlukan arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan.
3. Pengertian Sistem Kearsipan
Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sitem infomasi manajemen. Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metode, alat dan eveluasi. Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian sistem keasipan merupakan suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur-unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut Imasita (2007: 31), pada dasarnya sistem kearsipan merupakan sistem pencatatan/pengelolaan arsip mulai dari tahap penerimaan sampai pada tahap penyimpanannya. Sistem kearsipan dikenal ada 3 bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Pencatatan dengan mengunakan buku agenda atau sistem pola lama.
b. Pencatatan dengan menggunakan sistem kartu kendali atau sistem pola baru.
c. Pencatatan dengan sistem Tata Naskah
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.
2.2 Jenis-jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Amsyah (2003: 2) “Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011: 11) Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1) Administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2) Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3) Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4) Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggu jawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
2.3 Peralatan Penyimpanan Arsip
Menurut Imasita (2007: 32), peralatan kearsipan ada dua yaitu :
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku Agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pecatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1, 2, 3, 4, …….. dan seterusnya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diteriman atau dikirimnya surat.
3) Nomor dan tanggal surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dengan nomor berkas berdasarkan pola klasifikasi.
5) Pengirim surat yaitu yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
6) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
7) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
8) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
d. Map Schnelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Baki Surat/Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6) Dari: kolom yang berisi asalsuratbaik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat : kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat : kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat .
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan
b) Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Lateral Filing Cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder dalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
d. Guide
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: 1) penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2) pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. 3) penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
g. Berkas Penyekat/ Tickler File
Tickler file merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10 x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
h. Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian disusun dalam suatu filling cabinet.
i. Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filling System.
j. Vertikal dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpanan dalam bentuk lemari yang digunakan untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical.
k. Data Plan Tray Filling System
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastic atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
l. Retrix
Alat ini digunakan untuk menyimpan arsipn yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan. Sehingga bila nomor arsip yang telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
m. Microfilm
Yaitu alat untuk memproses fotografi, di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Microfilm terdiri dari:
1) Alat pemotret, yaitu menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
2) Rol film adalah klise untuk menampung hasil pemotretan.
3) Alat pemroses adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4) Alat pembaca dan pencetak yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar serta mencetaknya bila diperlukan.
2.4 Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Prosedur Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Penggantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian yang diberi label 1 sampai 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Prosedur Penyimpanan Tetap (File Permanent)
Adapun tahap yang digunakan dalam penyimpana arsip ini :
a. Pemerikasaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip baik itu surat keluar maupun surat masuk untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan, surat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan subjek apa atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda atau Kode
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap akhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.
e. Menyimpan atau Meletakkan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan. Penyimpanan akan lebih efektif apabila didukung oleh peralatan yang sesuai dan memadai.
2.5 Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip
Dalam buku Manajemen Kearsipan dikutip dari Dewi (2011: 12), asas pengorganisasian dan pengelolaan arsip yaitu :
1. Sentralisasi Arsip
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikan pada waktu bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatannya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2. Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaanya di masing-masing unit tidak kontinu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Kombinasi
Asas kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini disenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah (2003: 71) “Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”. Menurut Wursanto (2001: 22) “Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar ada 5 yaitu :
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad :
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip
2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarakan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor :
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaannya. Karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.
1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lama
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.
2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci.
Artikel terkait mengenai sistem penyimpinan arsip :
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem Penyimpanan Arsip
2.1 Beberapa Pengertian
Sistem merupakan kumpulan atau group dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem menurut Wikipedia Indonesia (2008) adalah “Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi”. Menurut Haryadi (2009: 33) mendefinisikan sistem “sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama”. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 18) bahwa “sistem adalah kesatuan secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaaan saling tergantung satu sama lain”.
Related
2. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu Arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Menurut Deserno dkk dalam Sukoco (2006: 82) “mengatakan bahwa arsip sebagai dokumen dalam semua media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga dapat disimpan secara permanen”. Selain itu, Sedarmayanti (2005: 43) menyatakan bahwa “warkat atau arsip adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk suatu keperluan”. Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 1 disebutkan bahwa yang dimaksud dengan :
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
a. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara atau badan pemerintah, dalam bentuk badan-badan pemerintahan dalam corak apapun dalam keadaan tunggal atau kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah yang dibuat dan diterima lembaga swasta atau perorangan, dalam bentuk badan pemerintahan dan dalam corak apapun. Dalam keadaan tunggal atau kelompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan catatan tertulis maupun bergambar yang disimpan karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan cepat ditemukan kambali.
Selanjutnya dari kata arsip berkembang pula istilah “Kearsipan” sehingga maknanya semakin luas, yang mencakup keseluruhan kegiatan atau hal-hal yang maknanya semakin luas, yang mencakup keseluruhan kegiatan atau hal-hal yang berkaitan dengan arsip, mulai dari proses mencatat sesuatu sampai menjadi naskah, menyimpan sesuai prosedur atau ketentuan yang berlaku termasuk memberikan perawatan atasnya, memisah-misahkan segenap arsip sesuai dengan penggolongannya untuk mengetahui arsip dinamis dan arsip statis serta melakukan tindakan-tindakan yang perlu diambil misalnya pengamanan infomasi arsip, penyusutan dan pemusnahan.
Odgers dalam Sukoco (2007: 83) Kearsipan adalah “manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik”.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Kearsipan adalah proses pengumpulan arsip mulai pada saat penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku sehingga apabila diperlukan arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan.
3. Pengertian Sistem Kearsipan
Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan merupakan suatu sitem infomasi manajemen. Komponen sistem kearsipan meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metode, alat dan eveluasi. Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian sistem keasipan merupakan suatu kombinasi dan penyusunan yang unik dari unsur-unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut Imasita (2007: 31), pada dasarnya sistem kearsipan merupakan sistem pencatatan/pengelolaan arsip mulai dari tahap penerimaan sampai pada tahap penyimpanannya. Sistem kearsipan dikenal ada 3 bagian, yaitu sebagai berikut :
a. Pencatatan dengan mengunakan buku agenda atau sistem pola lama.
b. Pencatatan dengan menggunakan sistem kartu kendali atau sistem pola baru.
c. Pencatatan dengan sistem Tata Naskah
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.
2.2 Jenis-jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Amsyah (2003: 2) “Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011: 11) Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1) Administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2) Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3) Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4) Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggu jawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
2.3 Peralatan Penyimpanan Arsip
Menurut Imasita (2007: 32), peralatan kearsipan ada dua yaitu :
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku Agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pecatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1, 2, 3, 4, …….. dan seterusnya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diteriman atau dikirimnya surat.
3) Nomor dan tanggal surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dengan nomor berkas berdasarkan pola klasifikasi.
5) Pengirim surat yaitu yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
6) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
7) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
8) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
d. Map Schnelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Baki Surat/Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6) Dari: kolom yang berisi asalsuratbaik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat : kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat : kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat .
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan
b) Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Lateral Filing Cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder dalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
d. Guide
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: 1) penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2) pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. 3) penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
g. Berkas Penyekat/ Tickler File
Tickler file merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10 x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
h. Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian disusun dalam suatu filling cabinet.
i. Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filling System.
j. Vertikal dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpanan dalam bentuk lemari yang digunakan untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical.
k. Data Plan Tray Filling System
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastic atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
l. Retrix
Alat ini digunakan untuk menyimpan arsipn yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan. Sehingga bila nomor arsip yang telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
m. Microfilm
Yaitu alat untuk memproses fotografi, di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Microfilm terdiri dari:
1) Alat pemotret, yaitu menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
2) Rol film adalah klise untuk menampung hasil pemotretan.
3) Alat pemroses adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4) Alat pembaca dan pencetak yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar serta mencetaknya bila diperlukan.
2.4 Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Prosedur Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Penggantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian yang diberi label 1 sampai 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Prosedur Penyimpanan Tetap (File Permanent)
Adapun tahap yang digunakan dalam penyimpana arsip ini :
a. Pemerikasaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip baik itu surat keluar maupun surat masuk untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan, surat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan subjek apa atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda atau Kode
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap akhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.
e. Menyimpan atau Meletakkan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan. Penyimpanan akan lebih efektif apabila didukung oleh peralatan yang sesuai dan memadai.
2.5 Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip
Dalam buku Manajemen Kearsipan dikutip dari Dewi (2011: 12), asas pengorganisasian dan pengelolaan arsip yaitu :
1. Sentralisasi Arsip
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikan pada waktu bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatannya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2. Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaanya di masing-masing unit tidak kontinu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Kombinasi
Asas kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini disenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
2.6 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah (2003: 71) “Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”. Menurut Wursanto (2001: 22) “Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar ada 5 yaitu :
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad :
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip
2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarakan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor :
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaannya. Karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.
2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip
Pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.
1. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Lama
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Carilah surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan kolom buku agenda pengirim atau asal.
c. Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan tersebut pada lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnelehter map.
d. Setelah ordner atau schnelehter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip.
2. Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru
a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar peminjaman arsip.
c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari dengan melihat kartu indeks.
d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui dalam laci.
Artikel terkait mengenai sistem penyimpinan arsip :
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem Penyimpanan Arsip
