Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Thursday, 6 April 2017
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
4.1 Sistem Penyimpanan Arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Dalam meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolaan kearsipan yang baik. Pengelolaan arsip yang baik sangat membantu jalannya suatu instansi, karena arsip merupakan alat bantu pengambilan keputusan, sumber ingatan, dan sumber informasi. Jadi demi kelancaran administrasi dan tercapainya tujuan kantor, arsip harus dikelolah dengan baik dan teratur.
Setiap instansi dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsipnya menggunakan sistem yang berbeda-beda, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kebijakan yang diberlakukan dalam instansi tersebut. Hal ini juga berlaku pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan arsipnya Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros menggunakan azas desentralisasi, sehingga setiap bagian dalam instansi tersebut mengelolah kegiatan kearsipan sendiri sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Begitu halnya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan antara satu bagian berbeda dengan bagian yang lain.
Berdasarkan uraian di atas, bahwa ada beberapa hal yang terkait dengan sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros, yaitu :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada kantor tersebut seperti berikut ini :
a. Prosedur penanganan surat masuk meliputi :
1) Surat yang masuk baik dari kantor pusat maupun dari instansi lain semua diproses pada Bagian Tata Usaha Kantor atau biasa disebut Bagian Umum, surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
2) Semua surat masuk terlebih dahulu dibuatkan lembar disposisi kemudian disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan langsung kepada kepala bagian bersama dengan lembar disposisi untuk instruksi lebih lanjut.
3) Setelah surat diproses, kemudian surat masuk di simpan ke dalam ordner berdasarkan tanda tahun kerja dan disusun menurut tanggal surat masuk diterima, selanjutnya ordner dimasukkan kedalam lemari arsip sebagai arsip pada setiap bagian yang menerima surat.
b. Prosedur penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh staf bagian masing-masing, kemudian dibaca dan diatur ulang sesuai model surat yang benar dan sesuai ejaan yang disempurnakan.
2) Setelah konsep surat disetujui oleh kepala bagian, langkah selanjutnya adalah pengetikan. Tahap ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu alamat yang di tuju dan berapa tembusan yang diperlukan.
3) Surat yang telah diketik terlebih dahulu di periksa oleh kepala bagian untuk diberi paraf, setelah itu surat tersebut diberi nomor selanjutnya digandakan sesuai kebutuhan.
4) Surat yang siap dikirim diserahkan kepada kepala bagian untuk ditandatangani dan distempel.
5) Sebelum surat dikirim, surat terlebih dicatat ke dalam buku agenda surat keluar selanjutnya difotocopy dengan menggunakan mesin fotocopy. Surat asli yang akan dikirim, dimasukkan ke dalam amplop dan selanjutnya dikirim oleh staf atau tenaga honorer.
6) Arsip surat keluar kemudian disimpan ke dalam ordner berdasarkan tanda tahun kerja dan disusun menurut tanggal surat keluar, selanjutnya disimpan dalam lemari arsip oleh setiap bagian.
2. Peralatan Kearsipan yang Digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan oleh setiap bagian pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros adalah :
a. Buku Agenda
Buku agenda berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan setiap bagian di Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda yang digunakan pada bagian ini untuk pencatatan surat masuk berisi : Nomor urut surat, Nomor berkas, Alamat pengirim (sesuai dengan bagian), Tanggal, nomor dan perihal surat, Nomor petunjuk dan nomor paket. Sedangkan untuk pencatatan surat keluar berisi : Nomor urut surat, Nomor berkas, Alamat tujuan, Tanggal, Perihal, Nomor petunjuk dan nomor.
b. Lembar Disposisi
Lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat yang dilampirkan bersama surat masuk. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
c. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
d. Lemari arsip
Lemari arsip digunakan untuk menyimpan ordner dan berbagai macam arsip. Arsip yang masih digunakan untuk menunjang pekerjaan pada bagian Tata Usaha yang jangka waktunya kurang dari 1 (satu) tahun atau masih tergolong aktif di simpan pada lemari arsip seperti yang terlihat pada gambar 28 berikut ini.
e. Komputer
Komputer digunakan untuk menginput dokumen-dokumen seperti surat keluar. Penginputan dengan menggunakan komputer belum membantu pegawai, karena program yang digunakan masih berupa file Microsoft Word maupun Microsoft Excel dan masih menggunakan sistem manual dalam pencarian arsip.
f. Printer
Printer dalam hal ini digunakan untuk mencetak dokumen-dokumen yang dijadikan sebagai arsip di Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
4.2 Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros adalah sistem penyimpanan berdasarkan tanggal diterima maupun tanggal keluar dan sistem kearsipan yang digunakan adalah berdasarkan tanda tahun kerja.
Adapun prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu diperiksa oleh pegawai Tata Usaha untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik.
2. Mengindeks
Mengindeks merupakan penentuan kata tangkap atau pokok masalah arsip yang akan disimpan. Kegiatan mengindeks pada kantor ini berdasarkan tanggal arsip, baik tanggal masuk maupun tanggal keluarnya arsip. Setelah itu pegawai bagian Tata Usaha menyortir arsip tersebut.
3. Memberi tanda
Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan oleh pegawai bagian tata usaha yaitu memberi tanda atau kode. Kegiatan ini dilakukan oleh bagian tata usaha berdasarkan tahun kerja dalam penyimpanan arsip tersebut.
4. Menyortir
Kegiatan menyortir arsip dilakukan oleh pegawai tata usaha. Setelah disortir kemudian dimasukkan kedalam ordner.
5. Menyimpan
Setelah melakukan penyortiran, maka langkah selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Arsip disimpan sesuai dengan klasifikasi sistem tanggal ke dalam ordner.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk sistem penyimpan arsip tersebut ke dalam ordner cukup baik, namun sebaiknya arsip juga disimpan ke dalam komputer, misalnya setiap surat masuk discan dan surat keluar disimpan dalam bentuk file pdf, kemudian disimpan dalam suatu folder arsip di komputer.
4.2.2 Sistem Penemuan Kembali Arsip
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip, begitupun penemuan untuk arsip yang masuk maupun arsip keluar.
Berdasarkan hasil wawancara prosedur penemuan kembali arsip pada Bagian Tata Usaha Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros, seperti berikut ini :
1. Tahapan-tahapan untuk mencari surat masuk yang dibutuhkan :
a. Menyiapkan buku agenda surat masuk.
b. Membuka agenda surat masuk, kemudian mencari nomor urut surat masuk dan melihat nomor berkas.
c. Melihat alamat pengirim.
d. Mencari surat masuk yang diperlukan didalam ordner surat masuk.
2. Tahapan-tahapan untuk mencari surat keluar yang dibutuhkan :
a. Menyiapkan buku agenda surat keluar.
b. Membuka buku agenda surat keluar, kemudian mencari nomor urut atau nomor berkas surat keluar.
c. Melihat alamat tujuan surat keluar.
d. Mencari surat keluar yang dibutuhkan dalam ordner surat keluar.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk mencari arsip tersebut ke dalam ordner cukup baik, karena sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip, sehingga arsip yang diperlukan mudah ditemukan.
Artikel terkait mengenai sistem penyimpinan arsip :
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem Penyimpanan Arsip
4.1 Sistem Penyimpanan Arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Setiap instansi dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsipnya menggunakan sistem yang berbeda-beda, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kebijakan yang diberlakukan dalam instansi tersebut. Hal ini juga berlaku pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
Related
Berdasarkan uraian di atas, bahwa ada beberapa hal yang terkait dengan sistem penyimpanan arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros, yaitu :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada kantor tersebut seperti berikut ini :
a. Prosedur penanganan surat masuk meliputi :
2) Semua surat masuk terlebih dahulu dibuatkan lembar disposisi kemudian disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan langsung kepada kepala bagian bersama dengan lembar disposisi untuk instruksi lebih lanjut.
3) Setelah surat diproses, kemudian surat masuk di simpan ke dalam ordner berdasarkan tanda tahun kerja dan disusun menurut tanggal surat masuk diterima, selanjutnya ordner dimasukkan kedalam lemari arsip sebagai arsip pada setiap bagian yang menerima surat.
b. Prosedur penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh staf bagian masing-masing, kemudian dibaca dan diatur ulang sesuai model surat yang benar dan sesuai ejaan yang disempurnakan.
2) Setelah konsep surat disetujui oleh kepala bagian, langkah selanjutnya adalah pengetikan. Tahap ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu alamat yang di tuju dan berapa tembusan yang diperlukan.
3) Surat yang telah diketik terlebih dahulu di periksa oleh kepala bagian untuk diberi paraf, setelah itu surat tersebut diberi nomor selanjutnya digandakan sesuai kebutuhan.
4) Surat yang siap dikirim diserahkan kepada kepala bagian untuk ditandatangani dan distempel.
5) Sebelum surat dikirim, surat terlebih dicatat ke dalam buku agenda surat keluar selanjutnya difotocopy dengan menggunakan mesin fotocopy. Surat asli yang akan dikirim, dimasukkan ke dalam amplop dan selanjutnya dikirim oleh staf atau tenaga honorer.
6) Arsip surat keluar kemudian disimpan ke dalam ordner berdasarkan tanda tahun kerja dan disusun menurut tanggal surat keluar, selanjutnya disimpan dalam lemari arsip oleh setiap bagian.
2. Peralatan Kearsipan yang Digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan oleh setiap bagian pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros adalah :
a. Buku Agenda
Buku agenda berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan setiap bagian di Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda yang digunakan pada bagian ini untuk pencatatan surat masuk berisi : Nomor urut surat, Nomor berkas, Alamat pengirim (sesuai dengan bagian), Tanggal, nomor dan perihal surat, Nomor petunjuk dan nomor paket. Sedangkan untuk pencatatan surat keluar berisi : Nomor urut surat, Nomor berkas, Alamat tujuan, Tanggal, Perihal, Nomor petunjuk dan nomor.
b. Lembar Disposisi
Lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat yang dilampirkan bersama surat masuk. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
c. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
d. Lemari arsip
Lemari arsip digunakan untuk menyimpan ordner dan berbagai macam arsip. Arsip yang masih digunakan untuk menunjang pekerjaan pada bagian Tata Usaha yang jangka waktunya kurang dari 1 (satu) tahun atau masih tergolong aktif di simpan pada lemari arsip seperti yang terlihat pada gambar 28 berikut ini.
e. Komputer
Komputer digunakan untuk menginput dokumen-dokumen seperti surat keluar. Penginputan dengan menggunakan komputer belum membantu pegawai, karena program yang digunakan masih berupa file Microsoft Word maupun Microsoft Excel dan masih menggunakan sistem manual dalam pencarian arsip.
f. Printer
Printer dalam hal ini digunakan untuk mencetak dokumen-dokumen yang dijadikan sebagai arsip di Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros.
4.2 Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros
4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros adalah sistem penyimpanan berdasarkan tanggal diterima maupun tanggal keluar dan sistem kearsipan yang digunakan adalah berdasarkan tanda tahun kerja.
Adapun prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu diperiksa oleh pegawai Tata Usaha untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik.
2. Mengindeks
Mengindeks merupakan penentuan kata tangkap atau pokok masalah arsip yang akan disimpan. Kegiatan mengindeks pada kantor ini berdasarkan tanggal arsip, baik tanggal masuk maupun tanggal keluarnya arsip. Setelah itu pegawai bagian Tata Usaha menyortir arsip tersebut.
3. Memberi tanda
Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan oleh pegawai bagian tata usaha yaitu memberi tanda atau kode. Kegiatan ini dilakukan oleh bagian tata usaha berdasarkan tahun kerja dalam penyimpanan arsip tersebut.
4. Menyortir
Kegiatan menyortir arsip dilakukan oleh pegawai tata usaha. Setelah disortir kemudian dimasukkan kedalam ordner.
5. Menyimpan
Setelah melakukan penyortiran, maka langkah selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Arsip disimpan sesuai dengan klasifikasi sistem tanggal ke dalam ordner.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk sistem penyimpan arsip tersebut ke dalam ordner cukup baik, namun sebaiknya arsip juga disimpan ke dalam komputer, misalnya setiap surat masuk discan dan surat keluar disimpan dalam bentuk file pdf, kemudian disimpan dalam suatu folder arsip di komputer.
4.2.2 Sistem Penemuan Kembali Arsip
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip, begitupun penemuan untuk arsip yang masuk maupun arsip keluar.
Berdasarkan hasil wawancara prosedur penemuan kembali arsip pada Bagian Tata Usaha Badan Pelaksana Penyuluhan dan Ketahanan Pangan Kabupaten Maros, seperti berikut ini :
1. Tahapan-tahapan untuk mencari surat masuk yang dibutuhkan :
a. Menyiapkan buku agenda surat masuk.
b. Membuka agenda surat masuk, kemudian mencari nomor urut surat masuk dan melihat nomor berkas.
c. Melihat alamat pengirim.
d. Mencari surat masuk yang diperlukan didalam ordner surat masuk.
2. Tahapan-tahapan untuk mencari surat keluar yang dibutuhkan :
a. Menyiapkan buku agenda surat keluar.
b. Membuka buku agenda surat keluar, kemudian mencari nomor urut atau nomor berkas surat keluar.
c. Melihat alamat tujuan surat keluar.
d. Mencari surat keluar yang dibutuhkan dalam ordner surat keluar.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk mencari arsip tersebut ke dalam ordner cukup baik, karena sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip, sehingga arsip yang diperlukan mudah ditemukan.
Artikel terkait mengenai sistem penyimpinan arsip :
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem Penyimpanan Arsip
