Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
Wednesday, 14 December 2016
Tugas Akhir - Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
Pendahuluan Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
Latar Belakang Masalah
Kearsipan memegang peranan penting dalam jalannya sebuah organisasi. Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan suatu peraturan perundang-undangan agar kegiatan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik seperti yang terdapat pada Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip”, otomatis timbul bayangan/citra tentang tumpukan kertas kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang kurang terdidik, dan sebagainya. Hal tersebut tidak hanya dapat merugikan petugas arsip, tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik.
Penataan arsip yang baik, tentu saja mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta karena arsip merupakan pusat informasi yang berguna bila diperlukan. Tanpa arsip mungkin seseorang tidak akan mengingat dokumen dan catatan penting terutama yang mengenai pengelolaan administrasi.
Semua pekerjaan dan kegiatan perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari awal kegiatan sampai kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Jadi dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran berkaitan dengan warkat. Warkat-warkat tersebut perlu disimpan karena mempunyai kegunaan bagi organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip dalam suatu organisasi. Kemungkinan lain adalah tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana pendukung sebagai fasilitas kearsipan seperti lemari arsip, rak, folder dan lain-lain juga ikut mempengaruhi pelaksanaan kearsipan. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang khusus, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Supaya semua proses dalam pekerjaan yang membutuhkan arsip tersebut dapat berjalan dengan baik dan dapat memberikan kelancaran kegiatan organisasi, maka sistem kearsipan harus dibenahi dan dirubah dengan sistem yang lebih cocok. Sehingga bidang kearsipan benar-benar dapat membantu kelancaran kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi maka diperlukan suatu penanganan penyimpana asrip yang baik.
Arsip mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik meskipun arsip memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Bagi suatu organisasi atau kantor, tanpa adanya pelaksanaan kearsipan yang teratur maka hampir seluruh aktivitas organisasi akan tertahan atau macet.
Arsip merupakan pusat ingatan bagi organisasi. Apabila dalam suatu kantor memiliki penyimpanan arsip yang kurang baik, maka akibatnya akan dipengaruhi oleh tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi akan mengalami hambatan dalam mencapai suatu tujuan. Informasi yang mengenai arsip akan membantu pihak administrasi dalam mencapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, arsip atau warkat tersebut harus disimpan menurut sistem tertentu yang sesuai dengan keadaan organisasi tersebut.
Seperti yang kita ketahui, sistem kearsipan yang baik akan sangat membantu kegiatan administrasi perusahaan. Jika Arsip yang dimiliki oleh sebuah perusahaan kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Namun kenyataannya yang terjadi di lapangan sistem penyimpanan arsip pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat tersebut belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari banyaknya arsip yang masih belum tersimpan pada ordner sesuai dengan sistem yang diterapkan dan pada bagian umum yang kesehariannya selalu berhubungan dengan arsip-arsip belum tertata dengan baik karena masih banyak tumpukan kertas di atas meja yang belum dimasukkan ke dalam odner dan disusun dengan baik, sehingga pegawai menggunakan waktu yang lama untuk menemukan arsip tersebut dan mengakibatkan terhambatnya pencarian arsip penting pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat. Dengan demikian, penemuan kembali arsip tersebut menggunakan waktu yang relatif lebih lama sehingga memerlukan pembenahan.
Berdasarkan uraian di atas, maka ditetapkan judul penelitian “Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat ditetapkan masalah pokok sebagai berikut:
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini:
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip
Pendahuluan Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
Latar Belakang Masalah
Kearsipan memegang peranan penting dalam jalannya sebuah organisasi. Mengingat pentingnya sebuah arsip, diperlukan suatu peraturan perundang-undangan agar kegiatan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik seperti yang terdapat pada Pasal 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Masih banyak orang yang apabila mendengar istilah “arsip”, otomatis timbul bayangan/citra tentang tumpukan kertas kotor, penuh kertas berserakan, dengan petugas yang kurang terdidik, dan sebagainya. Hal tersebut tidak hanya dapat merugikan petugas arsip, tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik.
Penataan arsip yang baik, tentu saja mempunyai pengaruh yang sangat besar terhadap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta karena arsip merupakan pusat informasi yang berguna bila diperlukan. Tanpa arsip mungkin seseorang tidak akan mengingat dokumen dan catatan penting terutama yang mengenai pengelolaan administrasi.
Semua pekerjaan dan kegiatan perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari awal kegiatan sampai kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Jadi dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran berkaitan dengan warkat. Warkat-warkat tersebut perlu disimpan karena mempunyai kegunaan bagi organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan terhadap arsip sebagaimana mestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip dalam suatu organisasi. Kemungkinan lain adalah tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana pendukung sebagai fasilitas kearsipan seperti lemari arsip, rak, folder dan lain-lain juga ikut mempengaruhi pelaksanaan kearsipan. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang khusus, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.
Supaya semua proses dalam pekerjaan yang membutuhkan arsip tersebut dapat berjalan dengan baik dan dapat memberikan kelancaran kegiatan organisasi, maka sistem kearsipan harus dibenahi dan dirubah dengan sistem yang lebih cocok. Sehingga bidang kearsipan benar-benar dapat membantu kelancaran kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Agar arsip dapat membantu kelancaran aktivitas organisasi maka diperlukan suatu penanganan penyimpana asrip yang baik.
Arsip mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya. Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik meskipun arsip memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Bagi suatu organisasi atau kantor, tanpa adanya pelaksanaan kearsipan yang teratur maka hampir seluruh aktivitas organisasi akan tertahan atau macet.
Arsip merupakan pusat ingatan bagi organisasi. Apabila dalam suatu kantor memiliki penyimpanan arsip yang kurang baik, maka akibatnya akan dipengaruhi oleh tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi akan mengalami hambatan dalam mencapai suatu tujuan. Informasi yang mengenai arsip akan membantu pihak administrasi dalam mencapai efisiensi kerja. Oleh karena itu, arsip atau warkat tersebut harus disimpan menurut sistem tertentu yang sesuai dengan keadaan organisasi tersebut.
Seperti yang kita ketahui, sistem kearsipan yang baik akan sangat membantu kegiatan administrasi perusahaan. Jika Arsip yang dimiliki oleh sebuah perusahaan kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Namun kenyataannya yang terjadi di lapangan sistem penyimpanan arsip pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat tersebut belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari banyaknya arsip yang masih belum tersimpan pada ordner sesuai dengan sistem yang diterapkan dan pada bagian umum yang kesehariannya selalu berhubungan dengan arsip-arsip belum tertata dengan baik karena masih banyak tumpukan kertas di atas meja yang belum dimasukkan ke dalam odner dan disusun dengan baik, sehingga pegawai menggunakan waktu yang lama untuk menemukan arsip tersebut dan mengakibatkan terhambatnya pencarian arsip penting pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat. Dengan demikian, penemuan kembali arsip tersebut menggunakan waktu yang relatif lebih lama sehingga memerlukan pembenahan.
Berdasarkan uraian di atas, maka ditetapkan judul penelitian “Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat ditetapkan masalah pokok sebagai berikut:
- Bagaimana sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat?
- Kendala-kendala apa saja yang dialami dalam sistem penyimpanan arsip pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat?
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini:
- Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat?
- Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami dalam sistem penyimpanan arsip pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan Tenggara dan Barat?
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
- Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi dan memperoleh pegelar Ahli Madya pada Politeknik Informatika Nasional Makassar.
- Sebagai bahan referensi bagi pembaca yang ingin mengetahui tentang tinjauan kearsipan.
- Sebagai bahan masukan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip