Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat
Wednesday, 14 December 2016
Tugas Akhir - Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
A. Beberapa Pengertian
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief” sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun dari bahasa Yunani, yaitu dari kata "Arche" yang berarti "permulaan". Kemudian kata "Arche" ini berkembang menjadi kata "Archia" yang berarti "Catatan".
Selanjutnya dari kata "Arche" baru lagi menjadi kata “Archeion” yang berarti “Gedung Pemerintah”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, atau “Archium”, dan akhirnya ari kata lain dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini. Di samping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah “File” (dalam bahasa Latin “Fillum”, yang berarti tali), dan istilah "Records", yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Berikut ini beberapa pengertian arsip menurut undang-undang dan para ahli:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dirumuskan sebagai berikut:
”a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan”.
Kemudian Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok, ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
2. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Pasal 1 menyatakan bahwa:
“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.
3. The Liang Gie (2009:115) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) memberikan pengertian arsip sama dengan warkat. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
4. Sedarmayanti (2008:32) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;
b. Gedung (ruang) penyimpanan kompulan naskah atau dokumen;
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
5. Lebih jauh Sedarmayanti (2008:32) dalam Hirman dan Imasita (2012:10) menyatakan bahwa pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
6. Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013:157) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.
7. International Standards Organization (ISO) dalam Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013:9) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan naskah-naskah atau dokumen-dokumen yang berbentuk apa saja, yang mengandung informasi yang dapat disimpan untuk ditemukan kembali.
Berikut ini akan dijelaskan pengertian kearsipan, pengertian kearsipan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009, Bab 1 Pasal 1 bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Menurut Sedarmayanti (2008:34) pengertian kearsipan dikemukakan sebagai berikut:
a. Ilmu Kearsipan adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perseorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari.
b. Administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan, pengelolaan warkat, sampai dengan penghapusannya.
c. Badan kearsipan adalah satuan organisasi, instansi, atau kantor yang mempunyai tugas penyelenggaran pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip, sebagai bahan pertanggung-jawaban dan sebagai bahan bukti.
3. Moekijat (2008:118) mendefinisikan kearsipan sebagai dasar penyimpanan warkat-warkat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan warkat-warkat, sedemikian rupa, sehingga warkat-warkat tersebut diketemukan kembali apabila diperlukan.
4. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005:2) suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
B. Peranan dan Fungsi Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Sedarmayanti dalam Hirman dan Imasita (2012:13) menjelaskan bahwa:
”1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Baromoter kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya”.
A.W. Widjaja dalam Hirman dan Imasita (2012:143) mengemukakan peranan arsip diawali dengan pengertian inti sari arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka perananan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi.
Sedangkan fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua bahagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sedarmayanti, Danni Juni Priansa dan Agus Garinda, dan A.W. Widjaja dalam Hirman dan Imasita (2012:14) menjelaskan bahwa:
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut records. Arsip dinamis, terdiri dari dua macam:
a. Arsip Dinamis Aktif (Active Records), yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
b. Arsip Dinamis Inaktif (Inactive Records), yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
C. Nilai Guna Arsip
Menurut Badri Munir Sukoco, memberikan nilai guna arsip yang berdasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi 2 (dua):
1. Nilai guna primer yaitu yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:
a) Nilai guna administratif yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan organisasi memiliki nilai guna administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi.
b) Nilai guna fiskal yaitu nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti penjualan dan pembelian.
c) Nilai guna hukum yaitu nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transasi, kontrak, bukti penyelesaian tugas sesuai dengan persyaratan hukum.
d) Nilai guna historis yaitu nilai guna dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan historis yang bertautan dengan suatu kegiatan.
2. Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan dipertanggung jawabkan secara sosial. Ada dua nilai guna yang terdapat di dalamnya yaitu :
a) Nilai guna kebuktian yaitu mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna infomasional yaitu menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
D. Asas Pengorganisasian dan Pengelolahan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azas pengorganisasian yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan antara azas sentralisasi dan desentralisasi yaitu :
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat atau dokumen yang disimpan dalam suatu tempat atau ruang yang dikelola oleh suatu unit tersendiri/terpusat pada bagian kearsipan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentaslisasi ialah penyelenggaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tapi penyimpanan surat/warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri/per unit ada.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan dengan memaduhkan kelebihan asas sentralisasi dan desentralissi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir pada pelaksanaan, selama arsip/dokumen masih digunakan (aktif) disimpan oleh masing-masing bagian perunit, setelah arsip/dokumen In aktif baru diserahkan kebagian pusat kearsipan atau pusat unit. (Sedarmayati : 2003 : 21-22).
E. Pola Klasifikasi dan Kode Arsip
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas berdasarkan masalah (subjek).
1. Pola klasifikasi arsip
Klasifikasi adalah pengelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instruksi/kantor yang menciptakan dan menghimpumnya.
2. Guna klasifikasi arsip
a) Untuk pengelompokkan arsip urusan/masalahnya sama dalam satu berkas.
b) Untuk mengatur penyimpanan dan penemuan kembali arsip hingga dapat dicapai efisiensi kerja.
c) Untuk memudahkan penyimpanandan penemuan kembali arsip. Hingga dapat dicapai efesiensi kerja.
3. jenis klasifikasi arsip
Ada dua jenis klasifikasi yaitu:
a) Fisik (kebendaan), yaitu klasifikasi arsip yang ada yang didasarkan pada bentuk fisik arsip yaitu Surat keputusan, formulir, majalah, pesta dll.
b) Masalah (subyek) yaitu klasifikasi arsip yang sangat didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat dalam suatu berkas yaitu kepegawaian, keuangan, pendidikan dan latihan dan sebagainya.
4. Syarat-syarat klasifikasi arsip:
a) Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antar masalah yang satu dengan masalah yang lainnya.
b) Menggambarkan ruang lingkup dan proses kegiatan suatu kantor
c) Sesuatu dengan kekuatan
d) Disusun secara sistematis
e) Perlu dilengkapi dengan kode, untuk memiiliara hubungan logis dan kronologis.
F. Peralatan Penyimpanan Arsip
Jenis peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama berbeda dengan peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola baru.
Adapun jenis peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Peralatan Arsip Pola Lama
Peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama yaitu:
a) Buku agenda
Buku agenda adalah sejenis buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar pada suatu kantor atau organisasi.
b) Ordner
Semacam map yang terbuat dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Didalamnya terdapat besi yang berfungsi intuk mengait
arsip yang telah dilubangi. Adapun kegunaan ordner adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c) Letter Tray (Baki Surat)
Semacam baki yang terbuat dari plastic atau metal, alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
d) Safe Keeping Document (Brankas)
Lemari yang terbuat dari besi (baja, atau logam lain) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan uang atau barang berharga.
e) Lemari Arsip
Lemari yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan map-map arsip.
f) Schnelhecter Map
Alat ini sejenis dengan map dan digunakan untuk menyimpan arsip yang mana berkas tersebut sudah dilubangi terlebih dahulu sehingga arsip tidak mudah lepas.
2. Peralatan Arsip Pola Baru
Peralatan yang digunakan pada system kearsipan pola baru yaitu:
a) Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1. Tanggal yaitu kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar
2. Nomor urut yaitu kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali
3. Kode yaitu kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan
4. Isi ringkas yaitu kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat
5. Lampiran yaitu kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6. Dari yaitu kolom yang berisi asal surat baik perusahaan maupun perorangan
7. Kepada yaitu kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar
8. Tanggal surat yaitu kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat
9. Nomor surat yaitu kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat.
10.Pengolah surat yaitu untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memprosestindaklanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan. Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat.
11.Catatan atau keterangan yaitu kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses
12.Paraf yaitu kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat Di bawah ini terdapat salah satu bentuk kartu kendali yang pada umumnya sering digunakan.
b) Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan sebuah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci yang besar untuk menyimpan arsip secara vertical.
c) Tab
Tab adalah bagian yang menonjol sebelah atas guide atau map dengan ukuran lebar 1,15 cm panjang 10 cm. Adapun kegunaan tab ini adalah untuk mencamtumkan pokok masalah.
d) Sekat atau Guide
Alat ini merupakan penunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan yang lainnya sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.
e) Hang Map (Map Gantung)
Merupakan jenis map yang dilengkapi tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk melekatkan tab.
f) Folder
Merupakan map tanpa penutup dan dilengkapi dengan tab, tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
g) Berkas Penyekat
Alat atau kotak kecil berukuran 10 x 15 cm yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
h) Kardek
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastik untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical.
i) Retrix
Alat ini dipergunakan untuk menyimpan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip.
j) Rotary Filling System
Peralatan sistem file yang bertingkat dilengkapi dengan system kode, angka, abjad dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar serta dapat mendeteksi jika ada kekeliruan.
k) Microfilm
Alat untuk memproses fotografi dimana arsip direkam pada film untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penggunaannya.
l) Mobilplan Filling System
Alat ini dipergunakan untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal.
G. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penyimpanan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:
a. Sistem Nomor/Numerical Filing System.
Sistem nomor adalah sistem, dimana setiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan berturut-turut menurut urutan nomor. Keuntungan dari pada sistem ini, yaitu penyimpanan lebih teliti, nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
Sedangkan kerugiannya yaitu biaya indeks mahal dan ruangan yang dipergunakan, pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.
b. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.
Sistem abjad adalah sistem, dimana dokumen dokumen-dokumen disimpan menurut huruf yang pertama, kemudian menurut urutan huruf-huruf yang kedua. Keuntungannya yaitu mudah menggolongkan surat-surat menurut nama perusahaan dan sebagainya, penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks, sederhana dan mudah dimengerti, perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam surat (dokumen).
Kerugiannya yaitu dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat, sulit bila ada nama-nama yang sama, surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya, sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan.
c. Sistem Perihal/Subject Filing System
Sistem perihal adalah sistem, dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihalnya, bukan menurut nama perusahaan, penulis dokumen, dan sebagainya. Keuntungannya yaitu : mudah mencari keterangan, apabila hanya perihal yang diketahui, dapat diperluas secara tidak terbatas,
Kerugiannya yaitu: sulit mengadakan klasifikasi, tidak begitu cocok untuk bermacam-macam surat, mungkin diperlukan suatu indeks.
d. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah sistem, dimana surat-surat atau dokumen-dokumen dipisahkan menurut letak wilayah. Keuntungannya yaitu : mudah mencari keterangan, apabila letak (tempat) telah diketahui, biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung.
Kerugiannya yaitu: kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang wilayah (ilmu bumi) yang cukup, letak geografis harus diketahui, mungkin diperlukan suatu indeks.
e. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah sistem, dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya. Keuntungannya yaitu: bermanfaat apabila tanggal-tanggal telah diketahui,
Kerugiannya yaitu: tidak selalu cocok, surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari surat-surat yang keluar.
H. Prosedur Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip yang dimaksud dapat ditemukan dengan mudah.
Adapun langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Tahap pemeriksaan merupakan penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai untuk disimpan, maka warkat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Tahap mengindeks merupakan pekerjaan menentukan nama apa atau subyek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan apa yang digunakan.
c. Memberi tanda
Memberi tanda merupakan tahap yang disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan member tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah arsip-arsip dikelompokkan untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
e. Menyimpan
Tahap terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Penemuan kembali arsip juga sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu, perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan kembali arsip sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu diadakan penelitian agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian hari dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip
A. Beberapa Pengertian
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief” sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun dari bahasa Yunani, yaitu dari kata "Arche" yang berarti "permulaan". Kemudian kata "Arche" ini berkembang menjadi kata "Archia" yang berarti "Catatan".
Selanjutnya dari kata "Arche" baru lagi menjadi kata “Archeion” yang berarti “Gedung Pemerintah”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, atau “Archium”, dan akhirnya ari kata lain dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini. Di samping pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah “File” (dalam bahasa Latin “Fillum”, yang berarti tali), dan istilah "Records", yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Berikut ini beberapa pengertian arsip menurut undang-undang dan para ahli:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dirumuskan sebagai berikut:
”a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan”.
Kemudian Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok, ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
2. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Pasal 1 menyatakan bahwa:
“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.
3. The Liang Gie (2009:115) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) memberikan pengertian arsip sama dengan warkat. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
4. Sedarmayanti (2008:32) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;
b. Gedung (ruang) penyimpanan kompulan naskah atau dokumen;
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
5. Lebih jauh Sedarmayanti (2008:32) dalam Hirman dan Imasita (2012:10) menyatakan bahwa pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
6. Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013:157) dalam Hirman dan Imasita (2012:9) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.
7. International Standards Organization (ISO) dalam Donni Juni Priansa dan Agus Garnida (2013:9) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan naskah-naskah atau dokumen-dokumen yang berbentuk apa saja, yang mengandung informasi yang dapat disimpan untuk ditemukan kembali.
Berikut ini akan dijelaskan pengertian kearsipan, pengertian kearsipan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009, Bab 1 Pasal 1 bahwa kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Menurut Sedarmayanti (2008:34) pengertian kearsipan dikemukakan sebagai berikut:
a. Ilmu Kearsipan adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perseorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari.
b. Administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan, pengelolaan warkat, sampai dengan penghapusannya.
c. Badan kearsipan adalah satuan organisasi, instansi, atau kantor yang mempunyai tugas penyelenggaran pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip, sebagai bahan pertanggung-jawaban dan sebagai bahan bukti.
3. Moekijat (2008:118) mendefinisikan kearsipan sebagai dasar penyimpanan warkat-warkat, kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan warkat-warkat, sedemikian rupa, sehingga warkat-warkat tersebut diketemukan kembali apabila diperlukan.
4. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005:2) suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, dokumen-dokumen itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
B. Peranan dan Fungsi Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Sedarmayanti dalam Hirman dan Imasita (2012:13) menjelaskan bahwa:
”1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Baromoter kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya”.
A.W. Widjaja dalam Hirman dan Imasita (2012:143) mengemukakan peranan arsip diawali dengan pengertian inti sari arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka perananan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi.
Sedangkan fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua bahagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Sedarmayanti, Danni Juni Priansa dan Agus Garinda, dan A.W. Widjaja dalam Hirman dan Imasita (2012:14) menjelaskan bahwa:
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut records. Arsip dinamis, terdiri dari dua macam:
a. Arsip Dinamis Aktif (Active Records), yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
b. Arsip Dinamis Inaktif (Inactive Records), yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
C. Nilai Guna Arsip
Menurut Badri Munir Sukoco, memberikan nilai guna arsip yang berdasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi 2 (dua):
1. Nilai guna primer yaitu yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi suatu organisasi, antara lain:
a) Nilai guna administratif yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan organisasi memiliki nilai guna administratif. Dokumen semacam itu meliputi bagan organisasi, pernyataan visi dan misi, serta tata tertib yang mengatur operasional organisasi.
b) Nilai guna fiskal yaitu nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyesuaikan pengisian pajak organisasi, berkas transaksi seperti penjualan dan pembelian.
c) Nilai guna hukum yaitu nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Dokumen yang berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transasi, kontrak, bukti penyelesaian tugas sesuai dengan persyaratan hukum.
d) Nilai guna historis yaitu nilai guna dokumen yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis, melainkan karena kepentingan historis yang bertautan dengan suatu kegiatan.
2. Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini digunakan sebagai bahan bukti dan dipertanggung jawabkan secara sosial. Ada dua nilai guna yang terdapat di dalamnya yaitu :
a) Nilai guna kebuktian yaitu mengenai bagaimana organisasi atau perusahaan didirikan, dikembangkan, diatur serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna infomasional yaitu menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.
D. Asas Pengorganisasian dan Pengelolahan Arsip
Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azas pengorganisasian yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan antara azas sentralisasi dan desentralisasi yaitu :
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua warkat atau dokumen yang disimpan dalam suatu tempat atau ruang yang dikelola oleh suatu unit tersendiri/terpusat pada bagian kearsipan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentaslisasi ialah penyelenggaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tapi penyimpanan surat/warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri/per unit ada.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan dengan memaduhkan kelebihan asas sentralisasi dan desentralissi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir pada pelaksanaan, selama arsip/dokumen masih digunakan (aktif) disimpan oleh masing-masing bagian perunit, setelah arsip/dokumen In aktif baru diserahkan kebagian pusat kearsipan atau pusat unit. (Sedarmayati : 2003 : 21-22).
E. Pola Klasifikasi dan Kode Arsip
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas berdasarkan masalah (subjek).
1. Pola klasifikasi arsip
Klasifikasi adalah pengelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instruksi/kantor yang menciptakan dan menghimpumnya.
2. Guna klasifikasi arsip
a) Untuk pengelompokkan arsip urusan/masalahnya sama dalam satu berkas.
b) Untuk mengatur penyimpanan dan penemuan kembali arsip hingga dapat dicapai efisiensi kerja.
c) Untuk memudahkan penyimpanandan penemuan kembali arsip. Hingga dapat dicapai efesiensi kerja.
3. jenis klasifikasi arsip
Ada dua jenis klasifikasi yaitu:
a) Fisik (kebendaan), yaitu klasifikasi arsip yang ada yang didasarkan pada bentuk fisik arsip yaitu Surat keputusan, formulir, majalah, pesta dll.
b) Masalah (subyek) yaitu klasifikasi arsip yang sangat didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat dalam suatu berkas yaitu kepegawaian, keuangan, pendidikan dan latihan dan sebagainya.
4. Syarat-syarat klasifikasi arsip:
a) Diusahakan mempunyai hubungan logis dan kronologis antar masalah yang satu dengan masalah yang lainnya.
b) Menggambarkan ruang lingkup dan proses kegiatan suatu kantor
c) Sesuatu dengan kekuatan
d) Disusun secara sistematis
e) Perlu dilengkapi dengan kode, untuk memiiliara hubungan logis dan kronologis.
F. Peralatan Penyimpanan Arsip
Jenis peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama berbeda dengan peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola baru.
Adapun jenis peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Peralatan Arsip Pola Lama
Peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama yaitu:
a) Buku agenda
Buku agenda adalah sejenis buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar pada suatu kantor atau organisasi.
b) Ordner
Semacam map yang terbuat dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Didalamnya terdapat besi yang berfungsi intuk mengait
arsip yang telah dilubangi. Adapun kegunaan ordner adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c) Letter Tray (Baki Surat)
Semacam baki yang terbuat dari plastic atau metal, alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
d) Safe Keeping Document (Brankas)
Lemari yang terbuat dari besi (baja, atau logam lain) yang berfungsi sebagai tempat menyimpan uang atau barang berharga.
e) Lemari Arsip
Lemari yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan map-map arsip.
f) Schnelhecter Map
Alat ini sejenis dengan map dan digunakan untuk menyimpan arsip yang mana berkas tersebut sudah dilubangi terlebih dahulu sehingga arsip tidak mudah lepas.
2. Peralatan Arsip Pola Baru
Peralatan yang digunakan pada system kearsipan pola baru yaitu:
a) Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1. Tanggal yaitu kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar
2. Nomor urut yaitu kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali
3. Kode yaitu kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan
4. Isi ringkas yaitu kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat
5. Lampiran yaitu kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6. Dari yaitu kolom yang berisi asal surat baik perusahaan maupun perorangan
7. Kepada yaitu kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar
8. Tanggal surat yaitu kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat
9. Nomor surat yaitu kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat.
10.Pengolah surat yaitu untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memprosestindaklanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan. Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat.
11.Catatan atau keterangan yaitu kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses
12.Paraf yaitu kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat Di bawah ini terdapat salah satu bentuk kartu kendali yang pada umumnya sering digunakan.
b) Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan sebuah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci yang besar untuk menyimpan arsip secara vertical.
c) Tab
Tab adalah bagian yang menonjol sebelah atas guide atau map dengan ukuran lebar 1,15 cm panjang 10 cm. Adapun kegunaan tab ini adalah untuk mencamtumkan pokok masalah.
d) Sekat atau Guide
Alat ini merupakan penunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan yang lainnya sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikasi arsip.
e) Hang Map (Map Gantung)
Merupakan jenis map yang dilengkapi tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk melekatkan tab.
f) Folder
Merupakan map tanpa penutup dan dilengkapi dengan tab, tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
g) Berkas Penyekat
Alat atau kotak kecil berukuran 10 x 15 cm yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip.
h) Kardek
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastik untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical.
i) Retrix
Alat ini dipergunakan untuk menyimpan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip.
j) Rotary Filling System
Peralatan sistem file yang bertingkat dilengkapi dengan system kode, angka, abjad dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar serta dapat mendeteksi jika ada kekeliruan.
k) Microfilm
Alat untuk memproses fotografi dimana arsip direkam pada film untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penggunaannya.
l) Mobilplan Filling System
Alat ini dipergunakan untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal.
G. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.
Tujuan penyimpanan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Dewasa ini, dikenal 5 (lima) macam sistem penataan arsip, yaitu:
a. Sistem Nomor/Numerical Filing System.
Sistem nomor adalah sistem, dimana setiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan berturut-turut menurut urutan nomor. Keuntungan dari pada sistem ini, yaitu penyimpanan lebih teliti, nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
Sedangkan kerugiannya yaitu biaya indeks mahal dan ruangan yang dipergunakan, pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.
b. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.
Sistem abjad adalah sistem, dimana dokumen dokumen-dokumen disimpan menurut huruf yang pertama, kemudian menurut urutan huruf-huruf yang kedua. Keuntungannya yaitu mudah menggolongkan surat-surat menurut nama perusahaan dan sebagainya, penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks, sederhana dan mudah dimengerti, perlengkapan yang berguna untuk bermacam-macam surat (dokumen).
Kerugiannya yaitu dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat, sulit bila ada nama-nama yang sama, surat mungkin lebih tepat apabila disimpan menurut perihalnya, sulit memperkirakan persyaratan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan.
c. Sistem Perihal/Subject Filing System
Sistem perihal adalah sistem, dimana dokumen-dokumen disusun menurut perihalnya, bukan menurut nama perusahaan, penulis dokumen, dan sebagainya. Keuntungannya yaitu : mudah mencari keterangan, apabila hanya perihal yang diketahui, dapat diperluas secara tidak terbatas,
Kerugiannya yaitu: sulit mengadakan klasifikasi, tidak begitu cocok untuk bermacam-macam surat, mungkin diperlukan suatu indeks.
d. Sistem Wilayah/Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah sistem, dimana surat-surat atau dokumen-dokumen dipisahkan menurut letak wilayah. Keuntungannya yaitu : mudah mencari keterangan, apabila letak (tempat) telah diketahui, biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung.
Kerugiannya yaitu: kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang wilayah (ilmu bumi) yang cukup, letak geografis harus diketahui, mungkin diperlukan suatu indeks.
e. Sistem Tanggal/Chronological Filing System
Sistem tanggal adalah sistem, dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggalnya. Keuntungannya yaitu: bermanfaat apabila tanggal-tanggal telah diketahui,
Kerugiannya yaitu: tidak selalu cocok, surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari surat-surat yang keluar.
H. Prosedur Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip yang dimaksud dapat ditemukan dengan mudah.
Adapun langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Tahap pemeriksaan merupakan penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai untuk disimpan, maka warkat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Tahap mengindeks merupakan pekerjaan menentukan nama apa atau subyek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan apa yang digunakan.
c. Memberi tanda
Memberi tanda merupakan tahap yang disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan member tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah arsip-arsip dikelompokkan untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
e. Menyimpan
Tahap terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Penemuan kembali arsip juga sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Oleh sebab itu, perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan kembali arsip sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu diadakan penelitian agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau kegagalan tersebut, untuk kemudian hari dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip