Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tuesday, 11 April 2017
Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Sebelum membahas mengenai pelaksanaan sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar, maka terlebih dahulu dijelaskan mengenai sistem kearsipan yang diterapkan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang diterapkan pada kantor ini adalah sistem kearsipan pola lama, sistem ini menggunakan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta dalam pencarian dan penemuan kembali surat.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem tanggal, dimana setiap surat yang masuk maupun surat yang keluar disimpan ke dalam ordner berdasarkan sistem kronologis yaitu surat yang tertanggal muda disimpan dibawah dan surat yang tertanggal tua disimpan diatas. Surat yang berada diordner tidak diberi sekat.
Untuk mengetahui lebih jelas tentang penanganan surat masuk dan keluar pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dapat dilihat pada uraian berikut:
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar tersebut adalah sebagai berikut:
a. Prosedur penanganan surat masuk:
1) Surat yang masuk dari kantor pusat atau instansi yang lain di proses oleh Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dan kemudian disetujui oleh kepala personalia.
2) Setelah surat tersebut disetujui maka pegawai bagian personalia mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda.
3) Setelah dilakukan pencatatan pada buku agenda, maka surat tersebut dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan prihal surat berdasarkan tanggal.
b. Prosedur penanganan surat keluar:
1) Pegawai Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar membuat surat keluar sesuai dengan persetujuan kepala bagian personalia.
2) Setelah surat keluar selesai dikerjakan maka kepala bagian personalia memberikan tanda tangan atau stempel pada surat tersebut.
3) Sebelum melakukan pengiriman surat terlebih dahulu pegawai arsip melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar
4) Kemudian surat keluar tersebut difotocopy. Surat asli yang akan dikirim dan dimasukkan ke dalam amplop dan surat keluar yang difotocopy akan disimpan di ordner sesuai prihal surat tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa prosedur surat masuk dan keluar pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sudah terlaksana dengan baik.
2. Peralatan Yang Digunakan
Untuk mendukung dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar didukung oleh beberapa peralatan antara lain:
a. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk, surat keluar dan juga dapat digunakan untuk membantu dalam pencarian dan penemuan kembali arsip. Buku agenda yang digunakan dibuat sesuai kebijakan yang ada pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
b. Filling Cabinet
Digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yang berupa data-data pegawai secara vertikal. Berikut contoh filling cabinet yang digunakan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dapat dikatakan bahwa filling cabinet tidak digunakan sebagaimana mestinya dikarenakan filling cabinet digunakan sebagai tempat menyimpan ATK.
c. Lemari Arsip
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah dibundel. Berikut contoh lemari arsip yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Lemari arsip tersebut tidak digunakan sebagai tempat menyimpan ordner melainkan tempat penyimpanan arsip yang sudah dibundel, sebagai mana prosedur penyimpanan yang telah ditetapkan oleh Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
d. Rak Arsip
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah di dosil. Berikut contoh rak yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
e. Ordner
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah dirapikan atau disortir. Berikut contoh ordner yang dipakai pada Bagian Personlia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
f. Dosil
Digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yang sudah dibundel menjadi 1 warkat. Berikut contoh dosil yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
g. Paper Fastener
Digunakan sebagai alat untuk mengikat bundel arsip agar terkait satu warkat dan warkat yang lain. Berikut contoh paper fastener yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
h. Komputer
Selain buku agenda digunakan sebagai tempat pencatatan surat masuk dan surat keluar juga digunakan komputer untuk mencatat surat masuk dan keluar. Komputer digunakan sebagai pencarian data surat masuk dan surat keluar sehingga proses pencarian data lebih mudah untuk ditemukan.
i. Printer
Printer digunakan untuk mencetak surat masuk dan surat keluar dan juga digunakan untuk menscan surat masuk dan surat keluar yang datanya disimpan di dalam komputer.
3. Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor memiliki langkah-langkah dalam penyimpanan arsip sebagai berikut:
a. Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu pegawai meminta kepada yang bersangkutan untuk menyerahkan bukti daftar arsip yang akan disimpan kemudian akan diperiksa oleh pegawai arsip untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik. Jika arsip tersebut belum diproses maka pegawai arsip mengeluarkan arsip tersebut untuk dirapikan atau disusun dengan rapi.
b. Mengindeks
Mengindeks merupakan hal pokok bagi pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Pegawai melakukan kegiatan mengindeks berdasarkan tanggal agar arsip tersusun rapi dan mudah ditemukan jika diperlukan.
c. Memberi tanda
Setelah pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melakukan kegiatan mengindeks maka kegiatan selanjutnya adalah memberi tanda. Pegawai memberi tanda garis yang berwarna mencolok pada tanggal yang sudah ditentukan pada langkah mengindeks.
d. Menyortir
Selanjutnya pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melalukan kegiatan pengelompokkan arsip dimana pegawai akan membundel arsip yang sudah disusun dan diberi tanda pada tahap sebelumnya. Kemudian cover pada arsip yang sudah dibundel diberi tanda berdasarkan nomor.
e. Menyimpan
Pada tahap terakhir ini yaitu menyimpan, pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melakukan penyimpanan arsip yang telah dibundel kedalam dosil kemudian dosil tersebut diberi tanda berdasarkan sistem nomor selelah itu dosil akan disimpan dilemari atau dirak arsip yang ada diruangan arsip. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.9.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sudah terlaksana dengan baik karena sistem penyimpanan tersebut sesuai dengan tahap-tahap yang sebenarnya.
4. Penemuan Kembali Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa penemuan kembali arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Menetapkan perihal arsip yang akan dicari
b. Setelah perihal surat tersebut ditetapkan, maka dilanjutkan pencarian arsip dengan bantuan yaitu : mencari arsip dengan buku agenda dan mencari dengan menggunakan excel di komputer.
c. Kemudian mencari arsip di lemari atau di rak arsip.
Dari tahapan penemuan arsip tersebut diatas, dapat dikatan bahwa penemuan kembali arsip belum terlaksana dengan baik dikarenakan pegawai yang melakukan pencarian arsip kadang-kadang tidak menemukan arsip yang dicari. Hal ini disebabkan karena pegawai yang meminjam arsip terkadang tidak mengembalikan arsip pada tempatnya semula.
Kendala-kendala yang dialami dalam sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara dan paenelitian yang dilakukan, diperoleh beberapa informasi tentang kendala-kendala dalam sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sebagai berikut:
Tugas Akhir Terkait Sistem Penyimpanan Arsip :
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Metode Penelitian Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Penutup Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Sebelum membahas mengenai pelaksanaan sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar, maka terlebih dahulu dijelaskan mengenai sistem kearsipan yang diterapkan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang diterapkan pada kantor ini adalah sistem kearsipan pola lama, sistem ini menggunakan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta dalam pencarian dan penemuan kembali surat.
Related
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar tersebut adalah sebagai berikut:
a. Prosedur penanganan surat masuk:
1) Surat yang masuk dari kantor pusat atau instansi yang lain di proses oleh Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dan kemudian disetujui oleh kepala personalia.
2) Setelah surat tersebut disetujui maka pegawai bagian personalia mencatat surat tersebut ke dalam buku agenda.
b. Prosedur penanganan surat keluar:
1) Pegawai Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar membuat surat keluar sesuai dengan persetujuan kepala bagian personalia.
2) Setelah surat keluar selesai dikerjakan maka kepala bagian personalia memberikan tanda tangan atau stempel pada surat tersebut.
3) Sebelum melakukan pengiriman surat terlebih dahulu pegawai arsip melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar
4) Kemudian surat keluar tersebut difotocopy. Surat asli yang akan dikirim dan dimasukkan ke dalam amplop dan surat keluar yang difotocopy akan disimpan di ordner sesuai prihal surat tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa prosedur surat masuk dan keluar pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sudah terlaksana dengan baik.
2. Peralatan Yang Digunakan
Untuk mendukung dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar didukung oleh beberapa peralatan antara lain:
a. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk, surat keluar dan juga dapat digunakan untuk membantu dalam pencarian dan penemuan kembali arsip. Buku agenda yang digunakan dibuat sesuai kebijakan yang ada pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
b. Filling Cabinet
Digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yang berupa data-data pegawai secara vertikal. Berikut contoh filling cabinet yang digunakan pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dapat dikatakan bahwa filling cabinet tidak digunakan sebagaimana mestinya dikarenakan filling cabinet digunakan sebagai tempat menyimpan ATK.
c. Lemari Arsip
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah dibundel. Berikut contoh lemari arsip yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Lemari arsip tersebut tidak digunakan sebagai tempat menyimpan ordner melainkan tempat penyimpanan arsip yang sudah dibundel, sebagai mana prosedur penyimpanan yang telah ditetapkan oleh Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
d. Rak Arsip
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah di dosil. Berikut contoh rak yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
e. Ordner
Digunakan sebagai tempat penyimpan arsip yang sudah dirapikan atau disortir. Berikut contoh ordner yang dipakai pada Bagian Personlia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
f. Dosil
Digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip yang sudah dibundel menjadi 1 warkat. Berikut contoh dosil yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
g. Paper Fastener
Digunakan sebagai alat untuk mengikat bundel arsip agar terkait satu warkat dan warkat yang lain. Berikut contoh paper fastener yang dipakai pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
h. Komputer
Selain buku agenda digunakan sebagai tempat pencatatan surat masuk dan surat keluar juga digunakan komputer untuk mencatat surat masuk dan keluar. Komputer digunakan sebagai pencarian data surat masuk dan surat keluar sehingga proses pencarian data lebih mudah untuk ditemukan.
i. Printer
Printer digunakan untuk mencetak surat masuk dan surat keluar dan juga digunakan untuk menscan surat masuk dan surat keluar yang datanya disimpan di dalam komputer.
3. Sistem Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor memiliki langkah-langkah dalam penyimpanan arsip sebagai berikut:
a. Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu pegawai meminta kepada yang bersangkutan untuk menyerahkan bukti daftar arsip yang akan disimpan kemudian akan diperiksa oleh pegawai arsip untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik. Jika arsip tersebut belum diproses maka pegawai arsip mengeluarkan arsip tersebut untuk dirapikan atau disusun dengan rapi.
b. Mengindeks
Mengindeks merupakan hal pokok bagi pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar. Pegawai melakukan kegiatan mengindeks berdasarkan tanggal agar arsip tersusun rapi dan mudah ditemukan jika diperlukan.
c. Memberi tanda
Setelah pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melakukan kegiatan mengindeks maka kegiatan selanjutnya adalah memberi tanda. Pegawai memberi tanda garis yang berwarna mencolok pada tanggal yang sudah ditentukan pada langkah mengindeks.
d. Menyortir
Selanjutnya pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melalukan kegiatan pengelompokkan arsip dimana pegawai akan membundel arsip yang sudah disusun dan diberi tanda pada tahap sebelumnya. Kemudian cover pada arsip yang sudah dibundel diberi tanda berdasarkan nomor.
e. Menyimpan
Pada tahap terakhir ini yaitu menyimpan, pegawai arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar melakukan penyimpanan arsip yang telah dibundel kedalam dosil kemudian dosil tersebut diberi tanda berdasarkan sistem nomor selelah itu dosil akan disimpan dilemari atau dirak arsip yang ada diruangan arsip. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.9.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sudah terlaksana dengan baik karena sistem penyimpanan tersebut sesuai dengan tahap-tahap yang sebenarnya.
4. Penemuan Kembali Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa penemuan kembali arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Menetapkan perihal arsip yang akan dicari
b. Setelah perihal surat tersebut ditetapkan, maka dilanjutkan pencarian arsip dengan bantuan yaitu : mencari arsip dengan buku agenda dan mencari dengan menggunakan excel di komputer.
c. Kemudian mencari arsip di lemari atau di rak arsip.
Dari tahapan penemuan arsip tersebut diatas, dapat dikatan bahwa penemuan kembali arsip belum terlaksana dengan baik dikarenakan pegawai yang melakukan pencarian arsip kadang-kadang tidak menemukan arsip yang dicari. Hal ini disebabkan karena pegawai yang meminjam arsip terkadang tidak mengembalikan arsip pada tempatnya semula.
Kendala-kendala yang dialami dalam sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara dan paenelitian yang dilakukan, diperoleh beberapa informasi tentang kendala-kendala dalam sistem penyimpanan arsip pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar sebagai berikut:
- Ketersediaan perlengkapan/peralatan arsip kurang memadai sehingga proses penanganan arsip tidak berjalan sebagaimana mestinya..
- Pengawai yang menangani arsip tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai, dan tidak pernah melakukan pendidikan pelatihan tentang kearsipan.
- Kurangnya tenaga pegawai di bagian arsip sehingga proses pengerjaan arsip membutuhkan waktu yang cukup lama.
- Kurangnya kesadaran para pegawai tentang pentingnya menjaga arsip dengan baik.
Tugas Akhir Terkait Sistem Penyimpanan Arsip :
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Metode Penelitian Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Penutup Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
