Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tuesday, 11 April 2017
A.Beberapa Pengertian
1. Pengertian Sistem
Kata “Sistem” berasal dari Bahasa Latin (Systema) dan bahasa Yunani (Sustema) yang diartikan sebagai sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Haryadi (2009:23) “Sistem merupakan seperangkat element yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk satu tujuan bersama”. Pengertian sistem menurut Sugandi (2011:2). “Sistem data diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan eleme yang saling berkaitang dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Pengertian Penyimpanan
Menurut Kamus Besar Indonesia (2008:1138) menyatakan bahwa penyimpanan adalah tempat menyimpan (mengumpulkan dan sebagainya), proses, cara, perbuatan menyimpanan, atau kegiatan pemasaran yang bersangkutan dengan menahan dan menyimpan produk sejak dihasilkan sampai waktu dijual.
3. Pengertian Arsip
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Menurut Gie (2007:118) “arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistenatis, teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan”.
Menurut Barthos (2007:2) adalah “Suatu badan (Agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non–pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan”.
Dari beberapa pengertian diatas disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan warkat atau dokumen yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.
4. Peran dan Fungsi Arsip
a. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Hirman dan Imasita (2013:11) mengemukakan bahwa peranan arsip sebagai berikut :
1) Alat utama ingatan organisasi
2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
b. Fungsi Arsip
Barthos (2007:11), mengemukakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari segi kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengelolaan dari suatu organisasi atau kantor.
b) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi.
2) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Asas Pengorganisasian Arsip
Sedarmayanti (2012:45) menjelaskan bahwa dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 Asas pengorganisasian, yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
Keuntungan Asas Sentralisasi
1) Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh.
2) Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan.
3) Memudahkan pelaksanaan dan penyusutan.
4) Menghemat ruangan.
5) Adanya petugas khusus.
6) Hanya ada 1 arsip yang disimpan, duplikasinya dapat dimusnahkan.
Kerugian Asas Sentralisasi
1) Dapat menimbulkan keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2) Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada dalam unit lain, mengakibatkan penyusutan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik.
3) Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut bertanggungjawab mengelola arsip sesuai kebutuhannya masing-masing.
Keuntungan Asas Desentralisasi
1) Arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.
2) Penanganannya lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Kerugian Asas Desentralisasi
1) Pengawasan agak sulit dilakukan.
2) Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan yang dimaksud adalah gabungan antara Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada Asas sentralisasi atau Asas desentralisasi.
Di dalam penanganan arsip secara gabungan, arsip yang masih aktif dipergunakan atau arsip aktif dikelolah di unit kerja masing-masing pengelolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelolah di pusat penyimpanan arsip atau sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
6. Peralatan Arsip
a. Peralatan Sistem Kearsipan Pola Lama
Menurut Hirman dan Imasita (2013:26) mengemukakan bahwa peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama yaitu:
1) Buku Agenda
Buku agenda adalah sejenis buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar suatu organisasi. Buku agenda terdiri dari kolom seperti dibawah ini:
a) Nomor urut, yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masukmulai dari nomor 1,2,3,4....dan seterusnya
b) Tanggal terima, yaitu buku tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diterimanya surat
c) Tanggal dan nomor surat, yaitu kolomini diisi sesuai dengan tanggal dan nomor yang tercantum pada surat
d) Pengirim surat, yaitu kolom pengirim yang diisi sesuai dengan alamat pengirim surat atau nama pengirim surat
e) Perihal, yaitu kolom yang diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal
f) Isi ringkas, yaitu kolom yang diisi berdasarkan isi ringkas surat
g) Kode arsip, yaitu kolom yang diisi berdasarkan kode arsip surat
h) Ket, yaitu kolom yang diisi berdasarkan keterangan surat
2) Ordner
Ordner semacam maap dari karto tebal yang dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubang pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini dalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
3) Baki surat
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
4) Brankas (Safe keeping document)
Merupakan suatu lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
5) Lemari Arsip
Lemari ini digunakan untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. Berkas-berkas atau arsip dalam suatu lemari sebaiknya secara berderet kesamping.
6) Rak Arsip (Lemari Terbuka)
Rak arsip adalah lemari yang digunakan untuk menyimpan Box arsip.
7) Schnelhekter Maap
Maap yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitannya.
b. Peralatan Sistem Kearsipan Pola Baru
Jenis peralatan yang di gunakan pada sistem kearsipan pola baru antara lain:
1) Kartu kendali
Kartu kendali adalah lembaran tipis yang berukuran 10 cm x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang nama penggunaannya dibuat tiga rangkap masing-masing rangkap I (warna putih) disimpan dibagian pencatat surat sebagai alat kontrol, rangkap II (warna kuning) disimpan dipenata arsip sebagai pengendali arsip dan rangkap III (warna merah muda) disimpan bersama arsip. Untuk kartu kendali digunakan khusus untuk surat penting.
2) Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan sebuah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar digunakan untuk menyimpan arsip secara vertical. Filling cabinet mempunyai 2, 4, sampai 5 laci dengan ukuran setiap laci.
3) Tab
Tab adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau maap dengan ukuran: Lebar 1,15 cm dan Panjang 10 cm.
Adapun kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk file lainnya.
4) Sekat atau guide
Alat ini merupakan petunjuk atau pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok lainnya, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
5) Hang Maap (maap Gantung)
Merupakan jenis maap yang dilenglapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakkan tab.
6) Folder (sampul arsip)
Menggunakan map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tab, untuk menempatkan kode arsip.
7) Tickler File (Berkas Penyekat)
Tickler merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran 10 cm x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjaman arsip.
8) Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong. Kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit dalam laci atau baki, kemudiandisusun dalam sebuah filling cabinet.
9) Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, abjad dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan.
10) Vertical dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpan dalam bentuk lemari yang digunakan untum menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal.
7. Prosedur Penyimpanan dan Pengembalian Arsip
Hirman dan Imasita (2013:65) mengemukakan bahwa dalam penyimpanan arsip terdapat dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan arsip yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan yang sudah diproses (file tetap).
a) Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak (follow up file) adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan yang diberi label tanggal 1 sampai 31. Arsip yang ditunda sampai waktu tertentu dapatt dimasukkan dalam map di bawah pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan.
b) Proses Tetap (file permanent)
Umumnya instansi, baik itu pemerintaha maupun swasta kurang memperhatikan prosedur atau langkah penyimpanan arsip. Biasanya sering terjadi bahwa banyak dokumen atau arsip yang hilang pada prosedur awal atau permulaan, sedangkan jika sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan ini tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas arsip.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut :
1) Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan surat tersebut perlu dimintakan kejelasaannya
2) Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nma apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penandatangan surat untuk jenis surat masuk dan nama badan atau individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan. Dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan disimpan pada satu map dengan tata tangkap yang sama.
3) Memberi tanda
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
4) Menyortir
Tahap menyortir adalah pengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tapa ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem yang dipergunakan.
5) Menyimpan/Meletakkan
Pada tahap terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatakan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan yaitu abjad, geografis, subjek, dan numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Selanjutnya dalam penemuan kembali arsip menurut Hirman dan Imasita (2012:75) mengemukakan bahwa ada dua sistem penemuan kembali arsip yaitu, penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola lama dan penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola baru sebagai berikut :
a) Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola lama
1) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contih surat masuk dari PT. Alba Pedu
2) Cari surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan asal, tujuan dana nama perusahaan yang dicari.
3) Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan di lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnehekter map yang diberi A yang dicari.
4) Setelah ordner atau schenehekter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip, selanjutnya dikeluaran arsip yang dicari atas nama PT. Alba Pedu.
b) Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola Baru
1) Mementukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contoh surat masuk dari PT. Alibaba Alink.
2) Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diharuskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali. Jika, kartu kendali tidak ditentukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar pinjaman.
3) Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari, dengan melihat kartu indeks PT. Alibaba Alink dengan kode A.
4) Dengan mengetahui kode arsip tersebut selanjutnya dapat diketahui dalam laci, dibelakang guide dengan kode A dalam folder dengan kode A arsip tersebut dismpan.
8. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Dalam penyimpanan atau penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penyimpanan arsip. Menurut Hirman dan Imasita (2013:95) ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan atau penataan arsip yaitu :
a) Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dari kata tangkap nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri atas dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
1) Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan adalah terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swast dan nama organisasi.
Kelebihan Sistem Abjad :
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sistem langsung.
d. Susunan guide dan folder sederhana.
e. Dapat juga menjadi file campuran.
Kekurangan Sistem Abjad :
a. Pencarian untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
c. Harus memakai peraturan mengindeks.
b) Sistem masalah/perihal/subjek adalah sistem penyimpanan, dokumen yang berdasarkan pada isi dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini banyak dipakai pada instansi-instansi pemerintah.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek/perihal dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambahkan sub-subjek pada sub-subjek atau sub pokok masalah.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah, yaitu:
a. Ada kecenderungan daftar subjek/pokok masalah atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjaek.perihal juga tidak akan efektif bila istilah yang dipergunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
d. Dipergunakan petunjuk silang yang berpengalaman.
e. Dipergunakan petunjuk silang yang memandai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
c) Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahn yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Pada sistem ini pula dapat dilihat pada gambar berikut. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
1) Menyusun pola klasifikasi arsip
2) Menyiapkan peralatan arsip
d) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Kelebihan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua tanggal dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan atau menambahkan bulan atau tanggal.
c. Mudah untuk menyimpan arsip tersebut, karena tanggal dan bulan sudah nampak pada tanggal surat.
d. Sistem tanggal hanya cocok pada perusahaan atau unit kerja tertentu.
Kelemahan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Sistem ini tidak dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
b. Penyimpanan berdasarkan tanggal tidak akan efektif dan efisien bila diterapkan pada perusahaan besar.
c. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
e) Sistem wilayah/daerah/regional adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila mana tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.
a. Perlu indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai hatus menyusun dua berkas, yaitu berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks.
b. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
c. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografi dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.
d. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
B. Kendala-kendala dalam Pengelolaan Arsip
Sedarmayanti (2012:47) mengatakan bahwa kendala dalam pengelolaan arsip yang ada pada umumnya yang dihadapi dalam setiap kantor, antara lain: Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Belum atau kurang dipahami pengertian arsip mengakibatkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, akhirnya tugas-tugas kearsipan dipandang rendah.
1. Kualifikasi persyaratan pegawai dipenuhi. Hal ini dapat dilihat pada penempatan pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan. Bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pengawai yang berpendidikan dasar.
2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
3. Belum memiliki pedoman tata kerja kearsipan yang diberdayakan secara baku dalam organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman dan tujuan yang jelas.
4. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip tanpa ada peraturan yang jelas.
5. Penggunaan arsip oleh pengelola atau pihak lainnya yang bahkan membutuhkan jangka waktu lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembangkan.
6. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsipdengan cepat tepat bila diperlukan oleh pihak lainnya. Hal tersebut mungkin terjadi karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum/kurang terampil.
7. Belum dipikirkannya rencana untuk melakukan penyusutan arsip diunit opersional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsipsemakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat bertampung lagi. adanya arsip yang diterima atau dikirim oleh satu unit lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagai mestinya).
Tugas Akhir Terkait Sistem Penyimpanan Arsip :
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Metode Penelitian Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Penutup Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
1. Pengertian Sistem
Kata “Sistem” berasal dari Bahasa Latin (Systema) dan bahasa Yunani (Sustema) yang diartikan sebagai sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan eleme yang saling berkaitang dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Related
2. Pengertian Penyimpanan
Menurut Kamus Besar Indonesia (2008:1138) menyatakan bahwa penyimpanan adalah tempat menyimpan (mengumpulkan dan sebagainya), proses, cara, perbuatan menyimpanan, atau kegiatan pemasaran yang bersangkutan dengan menahan dan menyimpan produk sejak dihasilkan sampai waktu dijual.
3. Pengertian Arsip
Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat maupun diterima oleh lembaga pemerintahan swasta maupun perorangan dan mempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Menurut Barthos (2007:2) adalah “Suatu badan (Agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non–pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan”.
Dari beberapa pengertian diatas disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan warkat atau dokumen yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.
4. Peran dan Fungsi Arsip
a. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Hirman dan Imasita (2013:11) mengemukakan bahwa peranan arsip sebagai berikut :
1) Alat utama ingatan organisasi
2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
b. Fungsi Arsip
Barthos (2007:11), mengemukakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
1) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari segi kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
a) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengelolaan dari suatu organisasi atau kantor.
b) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi.
2) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Asas Pengorganisasian Arsip
Sedarmayanti (2012:45) menjelaskan bahwa dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 Asas pengorganisasian, yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
Keuntungan Asas Sentralisasi
1) Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh.
2) Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan.
3) Memudahkan pelaksanaan dan penyusutan.
4) Menghemat ruangan.
5) Adanya petugas khusus.
6) Hanya ada 1 arsip yang disimpan, duplikasinya dapat dimusnahkan.
Kerugian Asas Sentralisasi
1) Dapat menimbulkan keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan, beberapa unit kemungkinan meminta arsip.
2) Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah yang ada dalam unit lain, mengakibatkan penyusutan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik.
3) Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut bertanggungjawab mengelola arsip sesuai kebutuhannya masing-masing.
Keuntungan Asas Desentralisasi
1) Arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit.
2) Penanganannya lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Kerugian Asas Desentralisasi
1) Pengawasan agak sulit dilakukan.
2) Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan yang dimaksud adalah gabungan antara Asas sentralisasi dan Asas desentralisasi dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada Asas sentralisasi atau Asas desentralisasi.
Di dalam penanganan arsip secara gabungan, arsip yang masih aktif dipergunakan atau arsip aktif dikelolah di unit kerja masing-masing pengelolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelolah di pusat penyimpanan arsip atau sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.
6. Peralatan Arsip
a. Peralatan Sistem Kearsipan Pola Lama
Menurut Hirman dan Imasita (2013:26) mengemukakan bahwa peralatan yang digunakan pada sistem kearsipan pola lama yaitu:
1) Buku Agenda
Buku agenda adalah sejenis buku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar suatu organisasi. Buku agenda terdiri dari kolom seperti dibawah ini:
a) Nomor urut, yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masukmulai dari nomor 1,2,3,4....dan seterusnya
b) Tanggal terima, yaitu buku tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diterimanya surat
c) Tanggal dan nomor surat, yaitu kolomini diisi sesuai dengan tanggal dan nomor yang tercantum pada surat
d) Pengirim surat, yaitu kolom pengirim yang diisi sesuai dengan alamat pengirim surat atau nama pengirim surat
e) Perihal, yaitu kolom yang diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal
f) Isi ringkas, yaitu kolom yang diisi berdasarkan isi ringkas surat
g) Kode arsip, yaitu kolom yang diisi berdasarkan kode arsip surat
h) Ket, yaitu kolom yang diisi berdasarkan keterangan surat
2) Ordner
Ordner semacam maap dari karto tebal yang dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubang pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini dalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
3) Baki surat
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan diatas meja.
4) Brankas (Safe keeping document)
Merupakan suatu lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
5) Lemari Arsip
Lemari ini digunakan untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip. Berkas-berkas atau arsip dalam suatu lemari sebaiknya secara berderet kesamping.
6) Rak Arsip (Lemari Terbuka)
Rak arsip adalah lemari yang digunakan untuk menyimpan Box arsip.
7) Schnelhekter Maap
Maap yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitannya.
b. Peralatan Sistem Kearsipan Pola Baru
Jenis peralatan yang di gunakan pada sistem kearsipan pola baru antara lain:
1) Kartu kendali
Kartu kendali adalah lembaran tipis yang berukuran 10 cm x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang nama penggunaannya dibuat tiga rangkap masing-masing rangkap I (warna putih) disimpan dibagian pencatat surat sebagai alat kontrol, rangkap II (warna kuning) disimpan dipenata arsip sebagai pengendali arsip dan rangkap III (warna merah muda) disimpan bersama arsip. Untuk kartu kendali digunakan khusus untuk surat penting.
2) Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan sebuah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar digunakan untuk menyimpan arsip secara vertical. Filling cabinet mempunyai 2, 4, sampai 5 laci dengan ukuran setiap laci.
3) Tab
Tab adalah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau maap dengan ukuran: Lebar 1,15 cm dan Panjang 10 cm.
Adapun kegunaan tab adalah untuk mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk file lainnya.
4) Sekat atau guide
Alat ini merupakan petunjuk atau pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok lainnya, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.
5) Hang Maap (maap Gantung)
Merupakan jenis maap yang dilenglapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakkan tab.
6) Folder (sampul arsip)
Menggunakan map tanpa daun penutup pada sisinya dan dilengkapi dengan tab, untuk menempatkan kode arsip.
7) Tickler File (Berkas Penyekat)
Tickler merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran 10 cm x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjaman arsip.
8) Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong. Kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit dalam laci atau baki, kemudiandisusun dalam sebuah filling cabinet.
9) Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, abjad dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan.
10) Vertical dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpan dalam bentuk lemari yang digunakan untum menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal.
7. Prosedur Penyimpanan dan Pengembalian Arsip
Hirman dan Imasita (2013:65) mengemukakan bahwa dalam penyimpanan arsip terdapat dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan arsip yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan yang sudah diproses (file tetap).
a) Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak (follow up file) adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan yang diberi label tanggal 1 sampai 31. Arsip yang ditunda sampai waktu tertentu dapatt dimasukkan dalam map di bawah pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan.
b) Proses Tetap (file permanent)
Umumnya instansi, baik itu pemerintaha maupun swasta kurang memperhatikan prosedur atau langkah penyimpanan arsip. Biasanya sering terjadi bahwa banyak dokumen atau arsip yang hilang pada prosedur awal atau permulaan, sedangkan jika sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan ini tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas arsip.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut :
1) Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan surat tersebut perlu dimintakan kejelasaannya
2) Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nma apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penandatangan surat untuk jenis surat masuk dan nama badan atau individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan. Dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan disimpan pada satu map dengan tata tangkap yang sama.
3) Memberi tanda
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
4) Menyortir
Tahap menyortir adalah pengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tapa ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem yang dipergunakan.
5) Menyimpan/Meletakkan
Pada tahap terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatakan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan yaitu abjad, geografis, subjek, dan numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Selanjutnya dalam penemuan kembali arsip menurut Hirman dan Imasita (2012:75) mengemukakan bahwa ada dua sistem penemuan kembali arsip yaitu, penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola lama dan penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola baru sebagai berikut :
a) Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola lama
1) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contih surat masuk dari PT. Alba Pedu
2) Cari surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan asal, tujuan dana nama perusahaan yang dicari.
3) Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan di lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnehekter map yang diberi A yang dicari.
4) Setelah ordner atau schenehekter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip, selanjutnya dikeluaran arsip yang dicari atas nama PT. Alba Pedu.
b) Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola Baru
1) Mementukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contoh surat masuk dari PT. Alibaba Alink.
2) Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diharuskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali. Jika, kartu kendali tidak ditentukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar pinjaman.
3) Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari, dengan melihat kartu indeks PT. Alibaba Alink dengan kode A.
4) Dengan mengetahui kode arsip tersebut selanjutnya dapat diketahui dalam laci, dibelakang guide dengan kode A dalam folder dengan kode A arsip tersebut dismpan.
8. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Dalam penyimpanan atau penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penyimpanan arsip. Menurut Hirman dan Imasita (2013:95) ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan atau penataan arsip yaitu :
a) Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dari kata tangkap nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri atas dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
1) Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan adalah terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swast dan nama organisasi.
Kelebihan Sistem Abjad :
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sistem langsung.
d. Susunan guide dan folder sederhana.
e. Dapat juga menjadi file campuran.
Kekurangan Sistem Abjad :
a. Pencarian untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
c. Harus memakai peraturan mengindeks.
b) Sistem masalah/perihal/subjek adalah sistem penyimpanan, dokumen yang berdasarkan pada isi dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini banyak dipakai pada instansi-instansi pemerintah.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek/perihal dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambahkan sub-subjek pada sub-subjek atau sub pokok masalah.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah, yaitu:
a. Ada kecenderungan daftar subjek/pokok masalah atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjaek.perihal juga tidak akan efektif bila istilah yang dipergunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
d. Dipergunakan petunjuk silang yang berpengalaman.
e. Dipergunakan petunjuk silang yang memandai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
c) Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahn yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Pada sistem ini pula dapat dilihat pada gambar berikut. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
1) Menyusun pola klasifikasi arsip
2) Menyiapkan peralatan arsip
d) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Kelebihan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua tanggal dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan atau menambahkan bulan atau tanggal.
c. Mudah untuk menyimpan arsip tersebut, karena tanggal dan bulan sudah nampak pada tanggal surat.
d. Sistem tanggal hanya cocok pada perusahaan atau unit kerja tertentu.
Kelemahan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Sistem ini tidak dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
b. Penyimpanan berdasarkan tanggal tidak akan efektif dan efisien bila diterapkan pada perusahaan besar.
c. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
e) Sistem wilayah/daerah/regional adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila mana tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.
a. Perlu indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai hatus menyusun dua berkas, yaitu berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks.
b. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
c. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografi dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.
d. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
B. Kendala-kendala dalam Pengelolaan Arsip
Sedarmayanti (2012:47) mengatakan bahwa kendala dalam pengelolaan arsip yang ada pada umumnya yang dihadapi dalam setiap kantor, antara lain: Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Belum atau kurang dipahami pengertian arsip mengakibatkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, akhirnya tugas-tugas kearsipan dipandang rendah.
1. Kualifikasi persyaratan pegawai dipenuhi. Hal ini dapat dilihat pada penempatan pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan. Bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pengawai yang berpendidikan dasar.
2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
3. Belum memiliki pedoman tata kerja kearsipan yang diberdayakan secara baku dalam organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman dan tujuan yang jelas.
4. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip tanpa ada peraturan yang jelas.
5. Penggunaan arsip oleh pengelola atau pihak lainnya yang bahkan membutuhkan jangka waktu lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembangkan.
6. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsipdengan cepat tepat bila diperlukan oleh pihak lainnya. Hal tersebut mungkin terjadi karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum/kurang terampil.
7. Belum dipikirkannya rencana untuk melakukan penyusutan arsip diunit opersional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsipsemakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat bertampung lagi. adanya arsip yang diterima atau dikirim oleh satu unit lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagai mestinya).
Tugas Akhir Terkait Sistem Penyimpanan Arsip :
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Metode Penelitian Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
Penutup Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Personalia PT Bosowa Berlian Motor Makassar
