Peran dan Tugas Sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero)
Friday 22 September 2017
Peran dan Tugas Sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero)
1. Peran Sekretaris
Seperti yang kita kitahui bahwa setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancara pelaksana tugas-tugas pimpinan. Berdasarkan hasi observasi dan wawancara pada PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut:
a. Sekretaris Sebagai Duta
Salah satu peran sekretaris pada sebuah perusahaan adalah sebagai duta yaitu wakil dari perusahaan, sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) memegang peran sebagai duta perusahaan. Sekretaris hanya diberikan tugas untuk membantu pimpinan yang sifat operasional. Sekretaris sebagai duta itu dapat mengganti atau wakil perusaan artinya, sekretaris dapat menentukan kebijakan perusahaan misalnya, mewakili pimpinan dalam pertemuan rapat dengan perusahaan lain yang bekerja sama dengan PT Pos Indonesia (Persero), mewakili pimpinan dalam peresmian kantor cabang baru PT Pos Indonesia (Persero), mewakili pimpinan dalam undagan makan siang dengan klien.
b. Sekretaris Sebagai Pintu Gerbang
Peranan sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) sebagai pintu gerbang yaitu sekretaris sebagai penerima tamu yang datang ke perusahaan ingin bertemu dengan pimpinan dan harus bertemu kepada sekretaris terlebih dahulu.
Adapun peranan sekretaris dalam hal penerima tamu sebagai berikut:
1. Sekretaris menerima tamu terlebih dahulu menyeleksi tamu tersebut apakah sudah melakukan perjanjian dengan pimpinan atau belum.
2. Jika tamu tersebut telah melakukan perjanjian dengan pimpinan, maka sekretaris langsung mempertemukan pimpinan. Namun, sekretaris dalam hal menerima tamu tidak menggunakan buku tamu untuk mencatat identitas tamu.
3. Jika tamu pimpinan belum melakukan perjanjian dengan pimpinan maka sekretaris menanyakan kesediaan pimpinan untuk menerima tamu tersebut, tetapi kalau tamunya dari kampus-kampus, hotel dan Bank maka Fungsional Perusahaan Huku (FP Hukum) yang menerimanya.
4. Apabila Manajer sekretaris dan Fungsional Perusahaa (FP Hukum) tidak berada di ruangan sekretaris pada saat ada tamu maka Staff sekretarsi yang harus menggantikan untuk sementara.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa sekretarsi berperan sebagai pintu gerbang dalam hal ini sekretarsi memiliki wewenang untuk mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan dan manajer secara baik pertemuan klien dengan pimpinan, serta dengan wewenang tersebut sekretaris bias menolak tamu yang dianggtap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.
Sekretaris Sebagai Ibu Rumah Tangga
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan sekretaris PT Pos Indonesia (Persero) diporoleh bahwa sekretaris berperan sebagai Rumah Tanggan Perusahaan. Tugasnya adalah memperhatikan kebersihan ruangan Kepala Regional, ruangan sekretaris dan sekitarnya, menyiapkan segala kebutuhan yang berkaitan dengan pimpinan seperti menyiapkan makanan kecil atau makanan siang pimpinan ketika pimpinan berada di kantor tersebut, memberi jamuan kepada tamu Kepala Regional atau peserta rapat.
Penjelasan tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa sekretaris berperan sebagai ibu rumah tanggan perusahaan.
Sekretari bekerja dengan rapi, sehingga setiap orang yang masuk ke ruangan sekretaris maupun pimpinan akan merasa nyaman karena sekretaris berperan sebagai ibu rumah tangga..
Sekretaris Sebagai Humas
Sekretaris sebagai hubungan masyarakat yaitu seorang sekretaris harus mengetahui dan mengerti bagaimana cara menghadapi setiap orang yang memiliki sifat dan perilaku yang berbeda-beda.
Berdasarkan hasil wawancara dengan seketaris di PT Pos Indonesia (Persero) bahwa dalam halnya sebagai humas sekretaris harus menjaga etika dalam berkomunikasi dengan public ataupun dengan relasi. Setiap ada tamu atau relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan, maka sekretarislah yang menjadi jembatan penghubung ke dua belah pihak tersebut (Pimpinan dengan relasi), sehingga sekretaris harus mengetahui etika dan cara berkomunikasi yang baik.
Dari penjelasan tersebut di atas dapat dikatakan bahwa sekretarsi dapat menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Sekretaris juga dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
Tugas Sekretaris
Berdasarkan hasil wawancara dengan informasi diperoleh informasi bahwa selain peran yang telah diuraikan diatas, sekretaris juga memiliki tugas sekretarsi pada PT Pos Indonesia (Persero) melakukan tugas-tugas sekretarsi sebagai berikut:
a. Menyusun/ mebuat surat (Korespondensi)
Dalam penyusunan dan pembuatan surat samapi pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan dan lampiran) merupakan tugas seorang sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan. Pimpinan PT Pos Indonesia (Persero) mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekrtaris meliputi:
b. Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok dari isi surat dalam penyusunan surat.
c. Mengetik
setelah menerima surat dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretarsi.
d. Penandatangan Surat
Setelah surat disiapkan serta telah diperiksa kebenaran dan kelelngkapannya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
e. Menggandakan
Menggandakan surat adalah surat yang telah di buat oleh sekretarsi selanjutnya didistribusikan ke unit lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
f. Mengurus dan mengendalikan surat
Setiap surat yang masuk ke PT Pos Indonesia (Persero) terlebih dahulu di terima dan diperiksa kebenarannya oleh bagian seketaris PT Pos Indonesia. Surat di catat di buku agenda kemudian surat masuk kemudian disortir atau diklasifikasikan sesuai dengan masalah dan jenis surat, selanjutnya dilengkapi dengan lembar disposisi lalu di masukkan di ruangan pimpinan, jika semua surat sudah diperiksa oleh pimpinan baru staff sekretaris membagikan ke setiap divisi.
Surat rahasia akan langsung di terima oleh Manajer sekretarsi, untuk surat pribadi diberikan langsung kepada pimpinan, sedangkan untuk surat yang bersangkuta dengan devisi di catat di buku angenda surat masuk.
Dalam mengurus dan mengendalikan surat yand dilakukan oleh sekrtarsi adalah menerima surat, memeriksa kelengkapan surat, mencatat surat ke dalam buku agenda. Serta mengirim surat keluar dengan terlebih dahulu meminta nomor surat kebagian Sekretaris berdasarkan perhihal atau masalah dan dicatat dalam buku agenda keluar.
g. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
Salah satu pekerjaan dari tugas sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) yaitu mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Dimulai dari membuat janji konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Oleh karena itu seorang sekretaris perlu memperlajari tata cara meneruma tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
h. Menerima dan melayani tamu
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang rinigan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekrjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.
Begitu pula dengan melayani tamu, sebelum ke pimpinan, sekretaris yang menerima tamu jika sudah membuat janji oleh pimpinan maka sekretarsi mempersilahkan tamu masuk ke ruangan pimpinan tetapi jika tamu belum buat janji oleh pimpinan maka sekretarsi memberi tahu terlebih dahulu ke pimpinan. Jika tamu yang dari kamupus-kampus, hotel dan Bank maka FP Hukum yang akan menerimanya.
i. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingkatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertantu.
j. Menyiapkan pembuatan laporan
Pembuatan laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, atau riset terhadap suatu masalah yang terjadi. Laporang penting artinya bagi pimpinan PT Pos Indonesia (Persero), karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
Seperti yang tercatat dalam Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero) terlihat Departemen kesekretariatan, yang memiliki tugas dan tanggung jawab melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan.
Adapun tugas-tugas kesekretariatan tersebut adalah:.
a. Manajer sekretaris dan hukum
Adapun tugas pokok dan tanggung jawab Manajer sekretaris dan Hukum adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan kegiatan rumah tangga Regional
2. Mengelola administrasi perkantoran Regional.
3. Melaksanakan kegiatan kesekretarisan Regional.
4. Mengelola kegiatan protokoler Regional.
5. Melaksanakan kegiatan kehumasan Regional.
6. Berkoordinasi dengan semua unit di Kantor Pusat berkenaan dengan kegiatan Perusahaan di Regional.
7. Melaksanakan dan Mengoordinasi proses pengadaan barang dan jasa untuk seluruh wilaya Regionalnya sesuai dengan batas tanggugn jawab dan kewenangannya.
8. Menyusun program kerja dan anggaran di bagiannya.
9. Litigasi dan advokasi dalam rangka mewakili Perusahaan di Regional.
10. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal dalam melakukan litigasi dan advokasi dalam rangka mewakili Perusahaan.
11. Memelihara administrasi data yang berkaitan dengan salinan keputusan pengadilan.
12. Melakukan kajian hukum terhadap permasalahan hukum di lingkungan Regional dan Unit Pelaksanaan Teknik (UPT) yang berhubungan dengan perjanjian atau kontrak kerja sama dengan pihak lain.
13. Menagani pengurusan dokumen perizinan Perusahaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
14. Memelihara administrasi daya yang berkaitan dengan perubahan Anggaran Dasar Perusahaan dan dokumen perizinan Perusahaan.
15. Mengavaluasi pencapaian sasaran kegiatan kajian hukum.
16. Memberikan bimbingan hukum kepada karyawan Perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan Perusahaan.
17. Mengidentifikasi, mengukur, mengevaluasi, mengendalikan risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas Perusahaan dari risiko keuangan, risiko operasional, risiko strategis, dan risiko ekstemalitas dalam tanggung jawab Regional.
18. Memberikan coaching dan counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
19. Menghimpun data dan melakukan perbaikan terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dan memberikan solusi kepada UPT terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dalam lingkup tanggung jawab.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di peroleh informasi manajer sekretaris dan manajer fungsional perusahaan hukum bekerja sama dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) dan sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer sekretaris dan fungsional perusahaan hukum.
b. Manajer Staff sekretaris
1. Membuka sampul surat RHS dan mengagendal dalam buku H sebagai surat masuk dam memberikan lembaran disposisi.
2. Mengatur dan mengelola baik surat yang dan mendapat disposisi maupun naskah yang akan di tanda tangani kawil pos.
3. Mengistribusikan surat RHS ke bagiat terkait.
4. Mencatat kegiatan undangan kawilpos pada papan tulis dan menhingatkan pada waktunya.
5. Memperhatikan kebersihan dan kerapihan ruang kerja kawil pos dan sekretarisnya.
6. Menyajikan jamuan para tamu kawilpos dan peserta rapat dinas.
7. Melakukan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di perolehh informasi manajer saff sekretaris dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer staff sekretaris
c. Manajer Fungsional Perusahaan Pembangunan
Adapun tugas Fungsional Perusahaan Pembangunan dalam Mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) melakukan aktivitas sebagai berikut:
1. Memfasilitas review kinerja Proses Business Process Improvement System (BPIS) di tingkat Regional serta memastikan adanya perbaikan secara berkesinambungan yang tercatat untuk mencegah masalah yang sama terulang.
2. Kooridinasi perubahan perilaku dengan penerapan Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin (5R) Kaizen, dan Genba sebagai fondasi dan kerangka Proses Business Process Improvement System (BPIS) di seluruh Unti Pelayanan Tehnik (UPT) dan kantor Regional.
3. Melakukan sosialisasi dan tindak lanjut Proses Business Process Improvement System (BPIS) baik di Regional atupun di Unti Pelayanan Tehnik (UPT) dengan menerapkan 5PW, mulai penetapan TKG,Tes Potensi Akademik (TPA),Multi National Corporation (MnC), Grauding (GnD), dan Virtual Network Computing (VnC).
4. Membuat pedoman mutu dan standar kinerja mutu di tingkat Regional.
5. Mengembangkan dan membina tim-tim perbaikan mutu operasi di tiingkat Regional
6. Memastikan kebijakan mutu dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) tersosialisasi dengan efektif.
7. Melakukan mengendalian dokumen kerja dan catatan untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan manajemen mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L).
8. Mengelola sistem manajemen mutu dan sistem Keselamatan Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) di semua Regional.
9. Mengendalikan sistem mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) di tingkat Regional.
10. Memastikan rencana mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) serta pengendaliannya di lakukan sesuai aturan.
11. Membentuk Tim Auditor internal mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) di tingkat Regional.
12. Mengevaluasi terhadap pelaksanaan sistem Mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) Perusahaan.
13. Memastikan adanya perbaikan berkesinambungan terhadap sistem Mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L).
14. Memberikan Coaching dan Coourseling kepada karyawan di lingkungan kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
15. Menghimpun data dan melakukan perbaikan terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dan memberikan solusi kepada UPT terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dalam lingkup tanggung Jawabnya.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di peroleh informasi manajer fungsional perusahaan pembangunan dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer fungsional perusahaan pembangunan.
Kendala-kendala yang dihadapi sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero)
Sekretaris PT Pos Indonesia (Persero) dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, tidak terlepas dari berbagai kendala sehingga dapat menghambat pekerjaan serketaris.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa kendala yang dihadapai oleh serketaris pada PT Pos Indonesia (Persero) yaitu:
1. Peralatan seperti telfon, mikrofon yang kurang berfungsi dengan baik.
2. Ruangan dapur terlalu sempit sehingga sekretaris suli melakukan seperti membuat minum, cemilan, atau makanan.
1. Peran Sekretaris
Seperti yang kita kitahui bahwa setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancara pelaksana tugas-tugas pimpinan. Berdasarkan hasi observasi dan wawancara pada PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut:
a. Sekretaris Sebagai Duta
Salah satu peran sekretaris pada sebuah perusahaan adalah sebagai duta yaitu wakil dari perusahaan, sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) memegang peran sebagai duta perusahaan. Sekretaris hanya diberikan tugas untuk membantu pimpinan yang sifat operasional. Sekretaris sebagai duta itu dapat mengganti atau wakil perusaan artinya, sekretaris dapat menentukan kebijakan perusahaan misalnya, mewakili pimpinan dalam pertemuan rapat dengan perusahaan lain yang bekerja sama dengan PT Pos Indonesia (Persero), mewakili pimpinan dalam peresmian kantor cabang baru PT Pos Indonesia (Persero), mewakili pimpinan dalam undagan makan siang dengan klien.
b. Sekretaris Sebagai Pintu Gerbang
Peranan sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) sebagai pintu gerbang yaitu sekretaris sebagai penerima tamu yang datang ke perusahaan ingin bertemu dengan pimpinan dan harus bertemu kepada sekretaris terlebih dahulu.
Adapun peranan sekretaris dalam hal penerima tamu sebagai berikut:
1. Sekretaris menerima tamu terlebih dahulu menyeleksi tamu tersebut apakah sudah melakukan perjanjian dengan pimpinan atau belum.
2. Jika tamu tersebut telah melakukan perjanjian dengan pimpinan, maka sekretaris langsung mempertemukan pimpinan. Namun, sekretaris dalam hal menerima tamu tidak menggunakan buku tamu untuk mencatat identitas tamu.
3. Jika tamu pimpinan belum melakukan perjanjian dengan pimpinan maka sekretaris menanyakan kesediaan pimpinan untuk menerima tamu tersebut, tetapi kalau tamunya dari kampus-kampus, hotel dan Bank maka Fungsional Perusahaan Huku (FP Hukum) yang menerimanya.
4. Apabila Manajer sekretaris dan Fungsional Perusahaa (FP Hukum) tidak berada di ruangan sekretaris pada saat ada tamu maka Staff sekretarsi yang harus menggantikan untuk sementara.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa sekretarsi berperan sebagai pintu gerbang dalam hal ini sekretarsi memiliki wewenang untuk mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan dan manajer secara baik pertemuan klien dengan pimpinan, serta dengan wewenang tersebut sekretaris bias menolak tamu yang dianggtap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.
Sekretaris Sebagai Ibu Rumah Tangga
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan dengan sekretaris PT Pos Indonesia (Persero) diporoleh bahwa sekretaris berperan sebagai Rumah Tanggan Perusahaan. Tugasnya adalah memperhatikan kebersihan ruangan Kepala Regional, ruangan sekretaris dan sekitarnya, menyiapkan segala kebutuhan yang berkaitan dengan pimpinan seperti menyiapkan makanan kecil atau makanan siang pimpinan ketika pimpinan berada di kantor tersebut, memberi jamuan kepada tamu Kepala Regional atau peserta rapat.
Penjelasan tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa sekretaris berperan sebagai ibu rumah tanggan perusahaan.
Sekretari bekerja dengan rapi, sehingga setiap orang yang masuk ke ruangan sekretaris maupun pimpinan akan merasa nyaman karena sekretaris berperan sebagai ibu rumah tangga..
Sekretaris Sebagai Humas
Sekretaris sebagai hubungan masyarakat yaitu seorang sekretaris harus mengetahui dan mengerti bagaimana cara menghadapi setiap orang yang memiliki sifat dan perilaku yang berbeda-beda.
Berdasarkan hasil wawancara dengan seketaris di PT Pos Indonesia (Persero) bahwa dalam halnya sebagai humas sekretaris harus menjaga etika dalam berkomunikasi dengan public ataupun dengan relasi. Setiap ada tamu atau relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan, maka sekretarislah yang menjadi jembatan penghubung ke dua belah pihak tersebut (Pimpinan dengan relasi), sehingga sekretaris harus mengetahui etika dan cara berkomunikasi yang baik.
Dari penjelasan tersebut di atas dapat dikatakan bahwa sekretarsi dapat menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Sekretaris juga dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada.
Tugas Sekretaris
Berdasarkan hasil wawancara dengan informasi diperoleh informasi bahwa selain peran yang telah diuraikan diatas, sekretaris juga memiliki tugas sekretarsi pada PT Pos Indonesia (Persero) melakukan tugas-tugas sekretarsi sebagai berikut:
a. Menyusun/ mebuat surat (Korespondensi)
Dalam penyusunan dan pembuatan surat samapi pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan dan lampiran) merupakan tugas seorang sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan. Pimpinan PT Pos Indonesia (Persero) mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekrtaris meliputi:
b. Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok dari isi surat dalam penyusunan surat.
c. Mengetik
setelah menerima surat dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretarsi.
d. Penandatangan Surat
Setelah surat disiapkan serta telah diperiksa kebenaran dan kelelngkapannya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
e. Menggandakan
Menggandakan surat adalah surat yang telah di buat oleh sekretarsi selanjutnya didistribusikan ke unit lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
f. Mengurus dan mengendalikan surat
Setiap surat yang masuk ke PT Pos Indonesia (Persero) terlebih dahulu di terima dan diperiksa kebenarannya oleh bagian seketaris PT Pos Indonesia. Surat di catat di buku agenda kemudian surat masuk kemudian disortir atau diklasifikasikan sesuai dengan masalah dan jenis surat, selanjutnya dilengkapi dengan lembar disposisi lalu di masukkan di ruangan pimpinan, jika semua surat sudah diperiksa oleh pimpinan baru staff sekretaris membagikan ke setiap divisi.
Surat rahasia akan langsung di terima oleh Manajer sekretarsi, untuk surat pribadi diberikan langsung kepada pimpinan, sedangkan untuk surat yang bersangkuta dengan devisi di catat di buku angenda surat masuk.
Dalam mengurus dan mengendalikan surat yand dilakukan oleh sekrtarsi adalah menerima surat, memeriksa kelengkapan surat, mencatat surat ke dalam buku agenda. Serta mengirim surat keluar dengan terlebih dahulu meminta nomor surat kebagian Sekretaris berdasarkan perhihal atau masalah dan dicatat dalam buku agenda keluar.
g. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
Salah satu pekerjaan dari tugas sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero) yaitu mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Dimulai dari membuat janji konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Oleh karena itu seorang sekretaris perlu memperlajari tata cara meneruma tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
h. Menerima dan melayani tamu
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang rinigan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekrjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.
Begitu pula dengan melayani tamu, sebelum ke pimpinan, sekretaris yang menerima tamu jika sudah membuat janji oleh pimpinan maka sekretarsi mempersilahkan tamu masuk ke ruangan pimpinan tetapi jika tamu belum buat janji oleh pimpinan maka sekretarsi memberi tahu terlebih dahulu ke pimpinan. Jika tamu yang dari kamupus-kampus, hotel dan Bank maka FP Hukum yang akan menerimanya.
i. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingkatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertantu.
j. Menyiapkan pembuatan laporan
Pembuatan laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, atau riset terhadap suatu masalah yang terjadi. Laporang penting artinya bagi pimpinan PT Pos Indonesia (Persero), karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
Seperti yang tercatat dalam Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero) terlihat Departemen kesekretariatan, yang memiliki tugas dan tanggung jawab melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan.
Adapun tugas-tugas kesekretariatan tersebut adalah:.
a. Manajer sekretaris dan hukum
Adapun tugas pokok dan tanggung jawab Manajer sekretaris dan Hukum adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan kegiatan rumah tangga Regional
2. Mengelola administrasi perkantoran Regional.
3. Melaksanakan kegiatan kesekretarisan Regional.
4. Mengelola kegiatan protokoler Regional.
5. Melaksanakan kegiatan kehumasan Regional.
6. Berkoordinasi dengan semua unit di Kantor Pusat berkenaan dengan kegiatan Perusahaan di Regional.
7. Melaksanakan dan Mengoordinasi proses pengadaan barang dan jasa untuk seluruh wilaya Regionalnya sesuai dengan batas tanggugn jawab dan kewenangannya.
8. Menyusun program kerja dan anggaran di bagiannya.
9. Litigasi dan advokasi dalam rangka mewakili Perusahaan di Regional.
10. Berkoordinasi dengan pihak-pihak eksternal dalam melakukan litigasi dan advokasi dalam rangka mewakili Perusahaan.
11. Memelihara administrasi data yang berkaitan dengan salinan keputusan pengadilan.
12. Melakukan kajian hukum terhadap permasalahan hukum di lingkungan Regional dan Unit Pelaksanaan Teknik (UPT) yang berhubungan dengan perjanjian atau kontrak kerja sama dengan pihak lain.
13. Menagani pengurusan dokumen perizinan Perusahaan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
14. Memelihara administrasi daya yang berkaitan dengan perubahan Anggaran Dasar Perusahaan dan dokumen perizinan Perusahaan.
15. Mengavaluasi pencapaian sasaran kegiatan kajian hukum.
16. Memberikan bimbingan hukum kepada karyawan Perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan Perusahaan.
17. Mengidentifikasi, mengukur, mengevaluasi, mengendalikan risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas Perusahaan dari risiko keuangan, risiko operasional, risiko strategis, dan risiko ekstemalitas dalam tanggung jawab Regional.
18. Memberikan coaching dan counseling kepada karyawan di lingkungan kerjanya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
19. Menghimpun data dan melakukan perbaikan terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dan memberikan solusi kepada UPT terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dalam lingkup tanggung jawab.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di peroleh informasi manajer sekretaris dan manajer fungsional perusahaan hukum bekerja sama dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) dan sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer sekretaris dan fungsional perusahaan hukum.
b. Manajer Staff sekretaris
1. Membuka sampul surat RHS dan mengagendal dalam buku H sebagai surat masuk dam memberikan lembaran disposisi.
2. Mengatur dan mengelola baik surat yang dan mendapat disposisi maupun naskah yang akan di tanda tangani kawil pos.
3. Mengistribusikan surat RHS ke bagiat terkait.
4. Mencatat kegiatan undangan kawilpos pada papan tulis dan menhingatkan pada waktunya.
5. Memperhatikan kebersihan dan kerapihan ruang kerja kawil pos dan sekretarisnya.
6. Menyajikan jamuan para tamu kawilpos dan peserta rapat dinas.
7. Melakukan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di perolehh informasi manajer saff sekretaris dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer staff sekretaris
c. Manajer Fungsional Perusahaan Pembangunan
Adapun tugas Fungsional Perusahaan Pembangunan dalam Mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) melakukan aktivitas sebagai berikut:
1. Memfasilitas review kinerja Proses Business Process Improvement System (BPIS) di tingkat Regional serta memastikan adanya perbaikan secara berkesinambungan yang tercatat untuk mencegah masalah yang sama terulang.
2. Kooridinasi perubahan perilaku dengan penerapan Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin (5R) Kaizen, dan Genba sebagai fondasi dan kerangka Proses Business Process Improvement System (BPIS) di seluruh Unti Pelayanan Tehnik (UPT) dan kantor Regional.
3. Melakukan sosialisasi dan tindak lanjut Proses Business Process Improvement System (BPIS) baik di Regional atupun di Unti Pelayanan Tehnik (UPT) dengan menerapkan 5PW, mulai penetapan TKG,Tes Potensi Akademik (TPA),Multi National Corporation (MnC), Grauding (GnD), dan Virtual Network Computing (VnC).
4. Membuat pedoman mutu dan standar kinerja mutu di tingkat Regional.
5. Mengembangkan dan membina tim-tim perbaikan mutu operasi di tiingkat Regional
6. Memastikan kebijakan mutu dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) tersosialisasi dengan efektif.
7. Melakukan mengendalian dokumen kerja dan catatan untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan manajemen mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L).
8. Mengelola sistem manajemen mutu dan sistem Keselamatan Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) di semua Regional.
9. Mengendalikan sistem mutu dan Keselamatan, Kesehatan Kerja Lingkungan (K3L) di tingkat Regional.
10. Memastikan rencana mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) serta pengendaliannya di lakukan sesuai aturan.
11. Membentuk Tim Auditor internal mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) di tingkat Regional.
12. Mengevaluasi terhadap pelaksanaan sistem Mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L) Perusahaan.
13. Memastikan adanya perbaikan berkesinambungan terhadap sistem Mutu dan Kesehatan, Keselamatan Kerja Lingkungan (K3L).
14. Memberikan Coaching dan Coourseling kepada karyawan di lingkungan kerja untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
15. Menghimpun data dan melakukan perbaikan terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dan memberikan solusi kepada UPT terhadap temuan hasil pemeriksaan Auditor dalam lingkup tanggung Jawabnya.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara bahwa di peroleh informasi manajer fungsional perusahaan pembangunan dalam melaksanakan tugas pada PT Pos Indonesia (Persero) sudah dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawabnya sebagai manajer fungsional perusahaan pembangunan.
Kendala-kendala yang dihadapi sekretaris pada PT Pos Indonesia (Persero)
Sekretaris PT Pos Indonesia (Persero) dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, tidak terlepas dari berbagai kendala sehingga dapat menghambat pekerjaan serketaris.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa kendala yang dihadapai oleh serketaris pada PT Pos Indonesia (Persero) yaitu:
1. Peralatan seperti telfon, mikrofon yang kurang berfungsi dengan baik.
2. Ruangan dapur terlalu sempit sehingga sekretaris suli melakukan seperti membuat minum, cemilan, atau makanan.