Sistem Penyimpanan Arsip Pengembangan Usaha Pariwisata
Saturday, 25 April 2015
Sistem Penyimpanan Arsip Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Dalam meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolaan kearsipan yang baik. Pengelolaan arsip yang baik sangat membantu jalannya suatu instansi, karena arsip merupakan alat bantu pengambilan keputusan, sumber ingatan dan sumber informasi. Jadi demi kelancaran administrasi dan tercapainya tujuan kantor, arsip harus dikelolah dengan baik dan teratur.
Setiap instansi dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsipnya menggunakan sistem yang berbeda-beda, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kebijakan yang diberlakukan dalam instansi tersebut. Hal ini juga berlaku pada Kantor Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan arsipnya Kantor Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar menggunakan azas desentralisasi, sehingga setiap bagian dalam instansi tersebut mengelolah kegiatan kearsipan sendiri sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Begitu halnya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan antara satu bagian berbeda dengan bagian yang lain.
Berdasarkan uraian di atas, bahwa ada beberapa hal yang terkait dengan sistem penyimpanan arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar yaitu :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada kantor tersebut seperti berikut ini :
a. Prosedur penanganan surat masuk meliputi :
1) Surat yang masuk baik dari kantor pusat, maupun dari instansi lain pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata, dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
2) Surat yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan kepada pimpinan. bersama dengan lembar disposisi untuk instruksi lebih lanjut.
3) Surat selanjutnya diteruskan ke unit kerja berdasarkan instruksi dari pimpinan, dengan menggunakan buku ekspedisi intern. Setelah surat diproses, kemudian di simpan berdasarkan sistem yang di terapkan pada masing-masing bagian.
b. Prosedur penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh staf berdasarkan instruksi dari pimpinan.
2) Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, langkah selanjutnya adalah pengetikan. Tahap ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu alamat yang di tuju dan berapa tembusan yang diperlukan.
3) Surat yang telah diketik terlebih dahulu di periksa oleh kepala bagian untuk diberi paraf, setelah itu surat tersebut diberi nomor selanjutnya digandakan sesuai kebutuhan.
4) Surat yang siap dikirim diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan distempel.
5) Sebelum surat dikirim, surat terlebih dicatat ke dalam buku agenda surat keluar, selanjutnya difotocopy dengan menggunakan printer fotocopy.
6) Arsip surat keluar kemudian disimpan ke dalam ordner.
Berdasarkan pengamatan langsung yang dilakukan, diketahui bahwa kadang-kadang surat keluar tidak difotocopy khususnya surat dari bagian lain yang telah diberi nomor pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata. Hal ini dikarenakan pegawai pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata kurang teliti, sehingga ada surat yang lupa untuk difotocopy.
2. Peralatan Kearsipan yang Digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan oleh bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar antara lain :
a. Buku Agenda
Buku agenda berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda yang digunakan pada bagian ini untuk agenda surat masuk berisi kolom nomor, tanggal masuk surat, asal surat, tanggal surat, nomor surat, perihal dan keterangan. Untuk agenda surat keluar berisi kolom nomor surat, tanggal surat, perihal dan penerima.
b. Komputer
Komputer pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata digunakan untuk mengetik surat-surat, seperti surat masuk. Penginputan dengan menggunakan komputer telah membantu pegawai, karena data-data telah dipisahkan dengan menggunakan folder, sehingga mudah dalam pencarian data atau arsip yang diinginkan.
c. Printer, Fotocopy dan Scanner
Salah satu alat yang sering digunakan adalah printer. Semua surat keluar dicetak melalui printer. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung lihat pada kertas, sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer.
d. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar.
e. Lemari arsip
Lemari arsip digunakan untuk menyimpan ordner dan berbagai macam arsip. Arsip yang masih digunakan untuk menunjang pekerjaan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata yang jangka waktunya kurang dari 3 (tiga) tahun atau masih tergolong aktif di simpan pada lemari arsip.
3. Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar adalah sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dan sistem kearsipan yang digunakan pola lama dan sistem komputerisasi. Namun pada kenyataannya hasil wawancara tidak sesuai dengan hasil pengamatan, karena dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa arsip tidak disimpan berdasarkan sistem tanggal melainkan hanya disimpan didalam ordner.
Adapun prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut :
a.Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu diperiksa oleh pegawai Pengembangan Usaha Pariwisata untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik.
b. Mengindeks
Mengindeks merupakan penentuan kata tangkap atau pokok masalah arsip yang akan disimpan. Kegiatan mengindeks pada kantor ini tidak dilakukan. Hal ini terlihat pada pegawai bagian Pengembangan Usaha Pariwisata langsung menyortir arsip tersebut.
c. Memberi tanda
Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan oleh pegawai bagian Pengembangan Usaha Pariwisata yaitu memberi tanda atau kode. Kegiatan ini tidak dilakukan oleh pegawai karena pegawai tersebut kurang memahami dalam memberikan kode atau tanda dalam penyimpanan arsip tersebut.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir arsip dilakukan oleh pegawai Pengembangan Usaha Pariwisata. Hanya saja ada beberapa arsip yang tidak disortir dan langsung dimasukkan ke dalam ordner.
e. Menyimpan
Setelah melakukan penyortiran, maka langkah selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Arsip disimpan tidak sesuai dengan sistem tanggal melainkan hanya disimpan dalam ordner tanpa adanya klasifikasi dan diletakkan di lantai.
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip. Prosedur penemuan kembali arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar, seperti berikut ini :
a. Menentukan arsip yang akan dicari.
b. Mencari surat tersebut dengan menelusuri buku agenda.
c. Setelah pokok masalah diketahui, langkah selanjutnya adalah mencari arsip tersebut pada lemari yang berisi ordner atau dengan cara mencari file arsip tersebut di dalam komputer.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk mencari arsip tersebut ke dalam ordner membutuhkan waktu yang cukup lama dan kadang-kadang tidak ditemukan, karena yang disimpan tidak diklasifikasi dengan baik melainkan sistem tumpuk.
Dalam meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolaan kearsipan yang baik. Pengelolaan arsip yang baik sangat membantu jalannya suatu instansi, karena arsip merupakan alat bantu pengambilan keputusan, sumber ingatan dan sumber informasi. Jadi demi kelancaran administrasi dan tercapainya tujuan kantor, arsip harus dikelolah dengan baik dan teratur.
Setiap instansi dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsipnya menggunakan sistem yang berbeda-beda, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kebijakan yang diberlakukan dalam instansi tersebut. Hal ini juga berlaku pada Kantor Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar.
Related
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan arsipnya Kantor Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar menggunakan azas desentralisasi, sehingga setiap bagian dalam instansi tersebut mengelolah kegiatan kearsipan sendiri sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Begitu halnya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan antara satu bagian berbeda dengan bagian yang lain.
Berdasarkan uraian di atas, bahwa ada beberapa hal yang terkait dengan sistem penyimpanan arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar yaitu :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
a. Prosedur penanganan surat masuk meliputi :
1) Surat yang masuk baik dari kantor pusat, maupun dari instansi lain pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata, dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
2) Surat yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan kepada pimpinan. bersama dengan lembar disposisi untuk instruksi lebih lanjut.
3) Surat selanjutnya diteruskan ke unit kerja berdasarkan instruksi dari pimpinan, dengan menggunakan buku ekspedisi intern. Setelah surat diproses, kemudian di simpan berdasarkan sistem yang di terapkan pada masing-masing bagian.
b. Prosedur penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan konsep surat yang dilakukan oleh staf berdasarkan instruksi dari pimpinan.
2) Setelah konsep surat disetujui oleh pimpinan, langkah selanjutnya adalah pengetikan. Tahap ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu alamat yang di tuju dan berapa tembusan yang diperlukan.
3) Surat yang telah diketik terlebih dahulu di periksa oleh kepala bagian untuk diberi paraf, setelah itu surat tersebut diberi nomor selanjutnya digandakan sesuai kebutuhan.
4) Surat yang siap dikirim diserahkan kepada pimpinan untuk ditandatangani dan distempel.
5) Sebelum surat dikirim, surat terlebih dicatat ke dalam buku agenda surat keluar, selanjutnya difotocopy dengan menggunakan printer fotocopy.
6) Arsip surat keluar kemudian disimpan ke dalam ordner.
Berdasarkan pengamatan langsung yang dilakukan, diketahui bahwa kadang-kadang surat keluar tidak difotocopy khususnya surat dari bagian lain yang telah diberi nomor pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata. Hal ini dikarenakan pegawai pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata kurang teliti, sehingga ada surat yang lupa untuk difotocopy.
2. Peralatan Kearsipan yang Digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan oleh bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar antara lain :
a. Buku Agenda
Buku agenda berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda yang digunakan pada bagian ini untuk agenda surat masuk berisi kolom nomor, tanggal masuk surat, asal surat, tanggal surat, nomor surat, perihal dan keterangan. Untuk agenda surat keluar berisi kolom nomor surat, tanggal surat, perihal dan penerima.
b. Komputer
Komputer pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata digunakan untuk mengetik surat-surat, seperti surat masuk. Penginputan dengan menggunakan komputer telah membantu pegawai, karena data-data telah dipisahkan dengan menggunakan folder, sehingga mudah dalam pencarian data atau arsip yang diinginkan.
c. Printer, Fotocopy dan Scanner
Salah satu alat yang sering digunakan adalah printer. Semua surat keluar dicetak melalui printer. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung lihat pada kertas, sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer.
d. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar.
e. Lemari arsip
Lemari arsip digunakan untuk menyimpan ordner dan berbagai macam arsip. Arsip yang masih digunakan untuk menunjang pekerjaan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata yang jangka waktunya kurang dari 3 (tiga) tahun atau masih tergolong aktif di simpan pada lemari arsip.
3. Sistem Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar adalah sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dan sistem kearsipan yang digunakan pola lama dan sistem komputerisasi. Namun pada kenyataannya hasil wawancara tidak sesuai dengan hasil pengamatan, karena dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa arsip tidak disimpan berdasarkan sistem tanggal melainkan hanya disimpan didalam ordner.
Adapun prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut :
a.Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu diperiksa oleh pegawai Pengembangan Usaha Pariwisata untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses dan sudah bisa disimpan dengan baik.
b. Mengindeks
Mengindeks merupakan penentuan kata tangkap atau pokok masalah arsip yang akan disimpan. Kegiatan mengindeks pada kantor ini tidak dilakukan. Hal ini terlihat pada pegawai bagian Pengembangan Usaha Pariwisata langsung menyortir arsip tersebut.
c. Memberi tanda
Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan oleh pegawai bagian Pengembangan Usaha Pariwisata yaitu memberi tanda atau kode. Kegiatan ini tidak dilakukan oleh pegawai karena pegawai tersebut kurang memahami dalam memberikan kode atau tanda dalam penyimpanan arsip tersebut.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir arsip dilakukan oleh pegawai Pengembangan Usaha Pariwisata. Hanya saja ada beberapa arsip yang tidak disortir dan langsung dimasukkan ke dalam ordner.
e. Menyimpan
Setelah melakukan penyortiran, maka langkah selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Arsip disimpan tidak sesuai dengan sistem tanggal melainkan hanya disimpan dalam ordner tanpa adanya klasifikasi dan diletakkan di lantai.
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip. Prosedur penemuan kembali arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar, seperti berikut ini :
a. Menentukan arsip yang akan dicari.
b. Mencari surat tersebut dengan menelusuri buku agenda.
c. Setelah pokok masalah diketahui, langkah selanjutnya adalah mencari arsip tersebut pada lemari yang berisi ordner atau dengan cara mencari file arsip tersebut di dalam komputer.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk mencari arsip tersebut ke dalam ordner membutuhkan waktu yang cukup lama dan kadang-kadang tidak ditemukan, karena yang disimpan tidak diklasifikasi dengan baik melainkan sistem tumpuk.
