Sistem Penyimpanan Arsip Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar

Sistem Penyimpanan Arsip Pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar

Berdasarkan observasi dan wawancara, bahwa ada beberapa hal yang terkait dengan sistem penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar, yaitu:

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada rumah sakit tersebut sebagai berikut :

a. Prosedur Penanganan Surat Masuk

• Surat yang masuk pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar diteirma oleh bagian keamanan kemudian diteruskan ke bagian administrasi.
• Surat yang diterima dibagian administrasi dicatat ke dalam buku agenda surat masuk.
• Setelah surat masuk dicatat maka surat tersebut di arahkan pada Direktur dengan dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi sebagai tempat dalam memberikan tanggapan terhadap surat masuk tersebut.
• Setiap surat yang ditanda tangani dan di disposisikan oleh direktur diserahkan kembali ke bagian administrasi untuk ditindaklanjuti.
• Setelah itu, disimpan/diarsipkan sesuai dengan keterangan yang tercantum pada lembar disposisi.
• Surat disimpan kedalam ordner berdasarkan sistem tanggal.

b.    Prosedur Penangan Surat Keluar

• Staf Administrasi terlebih dahulu membuat konsep dengan mengetik menggunakan komputer.
• Setelah pembuatan surat maka surat tersebut dicatat kedalam buku agenda surat keluar.
• Surat yang sudah dicatat di buku agenda diberikan kepada Direktur untuk ditandatangani.
• Setelah itu surat akan difotocopy surat yang asli akan dikirim dan surat yang hasil copyan akan disimpan kedalam ordner berdasarkan sistem tanggal.

2. Peralatan yang digunakan pada Sistem Penyimpanan Arsip pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar.
Salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran kegiatan admnistrasi dalam kantor adalah peralatan. Peralatan merupakan sarana pendukung pelaksanaan kegiatan kantor terutama dalam pengurusan surat menyurat perlu mendapat perhatian dalam menyediakan peralatan yang memadai dan pemeliharaannya.

Adapun peralatan yang digunakan dalam penanganan surat adalah sebagai berikut:
a. Buku Agenda
Pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, dan juga membantu dalam pencarian dan penemuan kembali arsip.
Adapun hal-hal yang termuat dalam buku agenda surat masuk tersebut adalah: nomor surat, tanggal diterima, dari/pengirim, perihal dan keterangan.

b. Filling Cabinet
Pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar Filling Cabinet digunakan untuk menyimpan ordern dan berbagai macam arsip. Arsip yang masih digunakan untuk menunjang pekerjaan pada bagian administrasi.di simpan pada filling cabinet

c. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertical dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada bagian administrasi Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar:

d. Printer
Salah satu alat yang sering digunakan adalah printer. Semua surat keluar dicetak melalui printer. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung lihat pada kertas, sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer.
Dari hasil pengamatan dan wawancara yang telah dilaksanakan pada bagian administrasi Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar, diketahui bahwa penggunaan mesin printer, foto copy dan scanner sudah digunakan dengan baik.

e. Komputer
Komputer pada bagian administrasi digunakan untuk mengetik surat-surat, seperti surat masuk. Penginputan dengan menggunakan komputer telah membantu pegawai, karena data-data telah dipisahkan dengan menggunakan folder, sehingga mudah dalam pencarian data atau arsip yang diinginkan. Berikut ini komputer yang digunakan.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa peralatan yang digunakan di Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar masih kurang memadai.

3.    Sistem Penyimpanan Arsip pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar.Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada bagian administrasi Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar adalah sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dan dengan menerapkan sistem kearsipan yang digunakan pola lama yakni menggunakan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
Adapun  prosedur penyimpanannya adalah sebagai berikut :
a. Memeriksa
Setiap arsip yang akan disimpan terlebih dahulu diperiksa oleh pegawai administrasi untuk memastikan bahwa arsip tersebut sudah diproses  dan sudah bisa  disimpan dengan baik.
b. Mengindeks
Mengindeks merupakan penentuan kata tangkap atau pokok masalah arsip yang akan disimpan. Kegiatan mengindeks pada rumah sakit ini tidak dilakukan. Hal ini terlihat pada pegawai bagian administrasi langsung menyortir arsip tersebut.
c. Memberi tanda
Kegiatan selanjutnya yang harus dilakukan oleh pegawai bagian administrasi yaitu memberi tanda atau kode dalam penyimpanan arsip tersebut. Tanda atau kode yang diberikan kepada ordner adalah tanda surat masuk dan surat keluar dan tahun.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir arsip dilakukan oleh pegawai administrasi. Hanya saja ada beberapa arsip yang tidak disortir dan langsung dimasukkan ke dalam ordner yang diberi tanda surat masuk dan surat keluar.
e. Menyimpan
Setelah melakukan penyortiran, maka langkah selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Arsip disimpan sesuai dengan sistem tanggal.
Ada beberapa  tumpukan arsip yang tidak ditata dengan baik. Hal ini terlihat pada ruangan bagian administrasi Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar, sebagian ordner diletakkan atau disusun dengan baik.
Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada kantor ini hanya membrikan kode surat masuk atau surat keluar dan tahun. Namun tidak diklasifikasi dengan baik.

4. Penemuan Kembali Arsip
Penyimpanan arsip sangat berpengaruh terhadap penemuan kembali arsip. Prosedur penemuan kembali arsip pada bagian administrasi Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar, seperti berikut ini :

• Pegawai menentukan  arsip yang akan dicari.
• Mencari surat tersebut dengan menelusuri buku agenda.
• Setelah pokok masalah diketahui, langkah selanjutnya adalah mencari arsip tersebut pada lemari yang berisi ordner.

Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan untuk mencari arsip  tersebut ke dalam ordner membutuhkan waktu yang cukup lama dan kadang-kadang tidak ditemukan, karena  arsip yang disimpan  tidak diklasifikasi dengan baik melainkan sistem tumpuk seperti nampak pada gambar 4.7.

C. Kendala-kendala yang dialami dalam Sistem Penyimpanan Arsip Pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar
Berdasarkan hasil wawancara dan penelitian yang dilakukan, diperoleh beberapa informasi tentang  kendala-kendala dalam sistem penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Bersalin Masyita Makassar sebagai berikut:

• Kurangnya sumber daya manusia yang menangani arsip.
• Ketersediaan peralatan yang masih kurang memadai dan tidak digunakan sebagaimana mestinya.
• Pegawai yang menangani arsip tidak memiliki latar belakang pendidikan tentang sistem kearsipan.

Share this post