Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip
Dalam buku Manajemen Kearsipan dikutip dari Dewi (2011: 12), asas pengorganisasian dan pengelolaan arsip yaitu :
1. Sentralisasi Arsip
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikan pada waktu bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2.Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaanya di masing-masing unit tidak kontinu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Kombinasi
Asas kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini disenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
Daftar Pustaka Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip :
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Prestasi Pustaka, 2011
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Surabaya : Prestasi Pustaka, 2011
Dalam buku Manajemen Kearsipan dikutip dari Dewi (2011: 12), asas pengorganisasian dan pengelolaan arsip yaitu :
1. Sentralisasi Arsip
Asas sentralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat secara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu :
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikan pada waktu bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2.Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu :
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaanya di masing-masing unit tidak kontinu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Kombinasi
Asas kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini disenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf pekembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
Daftar Pustaka Azas Pengorganisasian dan Pengelolaan Arsip :
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Prestasi Pustaka, 2011
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Surabaya : Prestasi Pustaka, 2011