Prosedur Penyimpanan Arsip Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Prosedur Penyimpanan Arsip Menurut Ahli
1. Prosedur Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Penggantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian yang diberi label 1 sampai 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Prosedur Penyimpanan Tetap (File Permanent)
Adapun tahap yang digunakan dalam penyimpanan arsip ini :
a. Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip baik itu surat keluar maupun surat masuk untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan, surat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan subjek apa atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda atau Kode
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap akhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.
e. Menyimpan atau Meletakkan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan. Penyimpanan akan lebih efektif apabila didukung oleh peralatan yang sesuai dan memadai.
1. Prosedur Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Penggantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Secara praktis, penyimpanan sementara ini dapat dilakukan dengan menyediakan beberapa kotak file. Setiap kotak memuat 31 map harian yang diberi label 1 sampai 31 (sesuai jumlah tanggal pada bulan yang bersangkutan).
2. Prosedur Penyimpanan Tetap (File Permanent)
Adapun tahap yang digunakan dalam penyimpanan arsip ini :
a. Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip baik itu surat keluar maupun surat masuk untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan, surat tersebut perlu dimintakan kejelasannya.
b. Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan subjek apa atau kata tangkap apa surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan.
c. Memberi Tanda atau Kode
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Pada tahap menyortir adalah mengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap akhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk volume arsip yang banyak, sehingga memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
Penyortiran sangat penting dilakukan segera mungkin setelah pemberian kode, agar pemberkasan tidak tertunda. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga kegiatan pemberian kode selesai, maka itu berarti melakukan pekerjaan dua kali, dan itu memakan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Setelah dikode, berkas langsung disortir sesuai dengan tempat atau kelompok yang sama. Contoh bulan Januari yang terdiri atas tanggal 1 s.d tanggal 31 dijadikan satu kelompok, surat yang diterima dan dibuat bulan Februari dikumpulkan menjadi satu, dan seterusnya. Apabila kegiatan penyortiran ditunda hingga semua kegiatan pemberian kode selesai, arsip akan disimpan dalam tumpukan yang tidak teratur.
e. Menyimpan atau Meletakkan
Kegiatan penyimpanan adalah kegiatan yang sangat penting dalam kegiatan kantor, yaitu menempatkan berkas di dalam tempat penyimpanannya sesuai dengan sistem penyimpanan. Penyimpanan akan lebih efektif apabila didukung oleh peralatan yang sesuai dan memadai.