Peralatan Penyimpanan Arsip Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Menurut Sedarmayanti yang dikutif dalam buku Imasita (2001: 32), peralatan kearsipan ada dua yaitu :
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku Agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pecatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1, 2, 3, 4, …….. dan seterusnya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diteriman atau dikirimnya surat.
3) Nomor dan tanggal surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dengan nomor berkas berdasarkan pola klasifikasi.
5) Pengirim surat yaitu yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
6) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
7) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
8) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
d. Map Schnelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Baki Surat/Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6) Dari: kolom yang berisi asal surat, baik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat: kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat : kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat .
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan
b) Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
d. Guide
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besar dan guide kecil.
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: 1) penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2) pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. 3) penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab.
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
g. Berkas Penyekat/ Tickler File
Tickler file merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10 x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
h. Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian disusun dalam suatu filling cabinet.
i. Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filling Sistem.
j. Vertikal dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpanan dalam bentuk lemari yang digunakan untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical.
k. Data Plan Tray Filling System
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
l. Retrix
Alat ini digunakan untuk menyimpan arsipan yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan. Sehingga bila nomor arsip yang telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
m. Microfilm
Yaitu alat untuk memproses fotografi, di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Microfilm terdiri dari:
1) Alat pemotret, yaitu menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
2) Rol film adalah klise untuk menampung hasil pemotretan.
3) Alat pemroses adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4) Alat pembaca dan pencetak yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
Daftar Pustaka Peralatan Penyimpanan Arsip :
Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Mandar Maju. Bandung. 2001
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku Agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pecatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1, 2, 3, 4, …….. dan seterusnya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal diteriman atau dikirimnya surat.
3) Nomor dan tanggal surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dengan nomor berkas berdasarkan pola klasifikasi.
5) Pengirim surat yaitu yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
6) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
7) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
8) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
d. Map Schnelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Baki Surat/Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi lampiran surat (jika ada)
6) Dari: kolom yang berisi asal surat, baik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat: kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat : kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat .
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan
b) Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
d. Guide
Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besar dan guide kecil.
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: 1) penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. 2) pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. 3) penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filling cabinet dan berfungsi untuk meletakan tab.
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
g. Berkas Penyekat/ Tickler File
Tickler file merupakan suatu alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10 x 15 cm, yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
h. Visible Record Cabinet
Merupakan tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki, kemudian disusun dalam suatu filling cabinet.
i. Rotary Filling System
Merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filling Sistem.
j. Vertikal dan Plan Tray Filling System
Merupakan suatu alat penyimpanan dalam bentuk lemari yang digunakan untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertical.
k. Data Plan Tray Filling System
Alat ini semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal atau vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.
l. Retrix
Alat ini digunakan untuk menyimpan arsipan yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan. Sehingga bila nomor arsip yang telah dipasang dan diproses, maka arsip yang dibutuhkan akan muncul/diambil diantara permukaan arsip lainnya.
m. Microfilm
Yaitu alat untuk memproses fotografi, di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Microfilm terdiri dari:
1) Alat pemotret, yaitu menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
2) Rol film adalah klise untuk menampung hasil pemotretan.
3) Alat pemroses adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4) Alat pembaca dan pencetak yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
Daftar Pustaka Peralatan Penyimpanan Arsip :
Sedarmayanti. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Mandar Maju. Bandung. 2001