Jenis-jenis Arsip Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Amsyah (2003: 2) “Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011: 11) Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1) Administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2) Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3) Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4) Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
Daftar Pustaka Jenis-jenis Arsip :
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Prestasi Pustaka, 2011
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Surabaya : Prestasi Pustaka, 2011
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. 2003
1. Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Amsyah (2003: 2) “Arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya”.
Menurut Dewi (2011: 11) Kategori Arsip Dinamis adalah sebagai berikut :
1) Administratif: dokumen prosedur, formulir atau borang dan korespondensi, misal: pedoman staf, roster, buku log menyangkut tugas pemeliharaan, pembukaan perjalanan.
2) Akuntasi: laporan, formulir dan korespondensi terkait. Misal: tagihan, invoce, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3) Proyek: korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk, dan sebagainya. (berkaitan dengan proyek tertentu).
4) Berkas kasus meliputi nasabah, asuransi kontrak dan berkas tuntutan hukum.
Arsip dinamis sebenarnya dapat dirinci lagi menjadi:
1) Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi keberlangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
2) Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Arsip statis yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah (hanya dipergunakan untuk referensi saja).
2. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a. Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
1) Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
2) Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
3) Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu : Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi :
1) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
2) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
3. Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
b. Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
b. Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
4. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
5. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
6. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.
7. Berdasarkan Sifat Kepentingannya
a. Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.
b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
Daftar Pustaka Jenis-jenis Arsip :
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Kearsipan, Jakarta : Prestasi Pustaka, 2011
Dewi, Irra Chrisyanti, Manajemen Perkantoran, Surabaya : Prestasi Pustaka, 2011
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. 2003