Sistem Informasi Pendistribusian pada PT Pertamina (Persero) MOR VII Makassar

Sistem Informasi Pendistribusian pada PT Pertamina (Persero) MOR VII Makassar

1. Penjelasan mengenai LPG Bright Gas
Berdasarkan hasil penelitian berikut ini penjelasan mengenai LPG Bright Gas:
a. LPG Bright Gasadalah lequified petroleum gas yang merupakan gas hasil pengelohan minyak dan gas bumi yang terdiri dari propana dan butana yang dicairkan.
b. Perencanaan pengadaan LPG Bright Gas adalah seluruh kegiatan yang dilakukan dalam usaha perencanaan pengadaan LPG Bright Gas meliputi penjualan domestik dan impor serta suplai di depot
c. Persediaan bulk product LPG Bright Gas adalah seluruh produk LPG Bright Gas yang terdapat di terminal/depot dan (SPPBE).
d. Pengendalian dan pengawasan mutu LPG Bright Gas adalah seluruh kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam usaha pengendalian mutu LPG Bright Gas tetap terjaga dan memenuhi spesifikasi yang disyaratkan.
e. Pengendalian susut LPG Bright Gas dalam hal khusus adalah seluruh kegiatan yang dilakukan dalam usaha mengendalikan dan menekan berkurangnya  volume atau kuantitas.
f. Penanganan LPG Bright Gasdalam hal khusus adalah penanganan LPG Bright Gas pada pelaksanaan tank cleaning,dll.
g. Master program LPG Bright Gas adalah perencanaan suplai demand LPG yang dilakukan bersama antara fungsi LPG Bright Gas, ISC, Refinery,dan perkapalan

2. Tujuan Suplai Dan Distribusi LPG Bright Gas
Pedoman suplai dan Distribusi LPG Bright Gas ini di maksudkan untuk standarisasi pola suplai dan distribusi dalam oprasional penanganan LPG Bright Gas mulai dari penerimaan, penimbunan dan penyaluran sehingga memudahkan bagi para perencana dan pelaksanaan dalam melaksanakan proses tersebut sesuai fungsi, tugas, dan perang masing-masing, dengan tujuan untuk:
a. Menjaga kehandalan suplai
b. Menjaga ketahanan stok
c. Mengendalikan mutu
d. Mendukung penciptaan nilai tambah bagi perusahaan
e. Menyederhanakan dan mempercepat proses pengambilan keputusan
f. Meningkatkan kemandirian, tanggung jawab dan profesionalisme
g. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan.
h. Meningkatkan kepuasan pelanggan.

3. PENGELOLAAN LPG Bright GAS
Pengelolaan LPG Bright Gas meliputi kegiatan terintegrasi dari perencanaan, pengaturan pengankutan, penerimaan, penimbunan di depot/terminal, dan penyaluran ke SPPBE, SPBE, SPPEK, dan agen, termasuk pengawasan dan pengendalian mutu LPG Bright Gas.Fasilitas dan jalur distribusi LPG Bright Gas meliputi:
a. Depot/terminal LPG milik maupun sewa termasuk floating storage
b. Stasiun pengisian bulk elpiji (SPBE)
c. Stasiun pengisian dan pengankutan bulk elpiji (SPPBE)
d. Stasiun pengisian dan pengankutan elpiji khusus (SPPEK)
e. Stasiun pengisian bahan bakar umum (SPBU) vi-gas
f. Transportir LPG/produk gas
g. Dealer musicool/HAP
h. Agen LPG

4. Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Pendistribusian Bright Gas:
a. Fungsi Domgas :
Sebagai Pemilik atau penyedia LPG Bright Gas sebagai bahan baku dan bakar untuk keperluan rumah tangga,dalam era “langit biru” unit gas domestik memegang peranan penting dalam menyukseskan program ini.
b. Keuangan :
Melakukan Pencatatan
c. Bank :
membantu memonitor pencatatan transaksi dan distribusi LPG bersubsidi sampai kepangkalan LPG dengan menghubungkan antara aplikasi elektronik banking dengan aplikasi SIMOL3K milik pertamina dengan menggunakan koneksi host-to-host yang tidak dibatasi oleh jam buka bank maupun tidak harus datang ke bank karena semua transaksi dapat dioperasikan dengan handphone melalui mandiri supply chain (msc),kerja sama ini merupakan perwujudan dari sinergi kedua BUMN tersebut,sekaligus mewujudkan cashlesssociety.Transaksi chashless ini memungkinkan pangkalan melakukan pemesanan, dan pembayaran melalui SMS banking,sedangkan agen mendapatkan laporan rekonsiliasi pencatatan transaksi secara otomatis dan real team dan rekap bulanan yang lebih akurat.
d. Costemer:
orang atau sekolompok orang yang merupakan pengguna akhir produk yang dihasilkan yaitu LPG Bright Gas.

Flow chart sistem transaksi
AGEN    ADMINISTRASI    KEUANGAN    DEPOT
Gambar 4.2 flowchart sistem transaksi
Prosedur :
a. Agen melakukan permintaan pembelian dengan bukti so setelah itu so dan lo di proses
b. Cek LO di depot
c. Agen menuju depot dengan memberi bukti setoran dan SO
d. Agen cek LO sesuai SO dan bukti
e. Pengangkutan LPG di depot
f. Proses DO
g. Mobil dari depot melakukan proses GI
h. Dari agen menuju gudang dan melakukan pengeluaran produk
i. Administrasi melakukan rekap harian SO,LO,
j. Rekap SO, LO, GR dan cek dengan rekap keuangan.

5. Proses Pendistribusian Bright Gas :
a. Penerimaan LPG Bright Gas
Penerimaan LPG Bright Gas adalah seluruh kegiatan yang dilakukan dalam usaha menerima LPG baik melalui darat maupun air/laut dengan menggunakan fasilitas yang dipersyaratkan sehingga mutu LPG Bright Gas tetap terjaga (memenuhi spesifikasi yang disyaratkan) dan dalam jumlah yang sesuai serta memenuhi persyaratan health, safety, security, and environtment (HSSE) yang berlaku,penerimaan meliputi :
1) Penerimaan melalui Tanker/Tongkang
2) Penerimaan melalui SKID/ISO TANK
3) Penerimaan melalui Pipa
4) Penerimaan LPG & Gas Produk dalam kemasan tabung
b. Penimbunan LPG Bright Gas
Penimbunan LPG Bright Gas adalah seluruh kegiatan yang dilakukan dalam usaha menimbun LPG Bright Gas dengan menggunakan fasilitas penimbunan yang memenuhi persyaratan teknis HSSE yang berlaku sehingga mutu dan kuantitas LPG Bright Gas tetap terjaga ( memenuhi spesifikasi yang disyaratkan).penimbunan meliputi Penimbunan dalam tangki timbun
c. Penyaluran LPG Bright Gas
Penyaluran LPG Bright Gas adalah seluruh kegiatan yang dilakukan dalam usaha penyaluran LPG Bright Gas baik melalui darat maupun air/laut dengan menggunakan fasilitas yang memenuhi persyaratan teknis HSSE yang berlaku sehingga mutu LPG Bright Gas tetap terjaga ( memenuhi spesifikasi yang disyaratkan),penyaluran meliputi:
1) Penyaluran suplai LPG menggunakan tangker/tongkang
2) Penyaluran menggunakan pipa
3) Penyaluran ke truk tanki LPG
4) Penyaluran menggunakan kemasan tabung

Tata Kerja Organisasi Penyaluran LPG Bright Gas Menggunakan Tabung
a. Unit kerja/fungsi/jabatan terkait
1) operation head
2) SS RD&D
3) Assistent sales & general adm
4) Assistent distribution verifikation (ADV) sebagai gate keeper
5) Assistent distribution bottle LPG (AD BOTTLE LPG)
6) Fungsi HSE dan securiy

Gambar 4.3 Sistem Pendistribusian
DIAGRAM ALIR
Penyaluran LPG  Bright Gas Menggunakan Tabung
FUNGSI ADM PENJUALAN    FUNGSI PENYALURAN PENJUALAN    FUNGSI HBE DAN SECURITY    FUNGSI GATE KEEPER    AGEN LPG    KRU AGEN   
Gambar 4.4 flow chart diagram alur
Prosedur :
a. agen LPG menyerahkan SO kepada ast.bales & general adm.
b. fungsi sales & general adm memeriksa keabsahan SO, mencetal LO dan shipment, serta menyerahkan kepada agen
c. agen LPG menyerahkan dokumen pengisian berupa surat jalan agen kepada gate keeper
d. fungsi gate keeper menghitung kesesuaian jumlah tabung yang masuk dengan LO dan surat jalan
e. fungsi HBE dan security memeriksa aspek HBE dan security pada kendaraan dan personal sesuai dengan peraturan yang berlaku
f. agen LPG  supir agen memasukkan mobil ketempat pengisian , salah satu kru agen menyaksikan quality control setiap tabung yang telah diisi dan diangkut kedalam armada

a. fungsi pelaksanaan penyaluran Melakukan kegiatan:
1) Mengecek dokumen penyaluran apakah telah diregistrasi oleh gate keeper (ADV)
2) Menghitung jumlah tabung yang di angkut oleh armada
3) Memeriksa kondisi tabung sebelum pengisian
4) Tabung tidak layak isi (bocor, habis masa edar, rusak dan berkarat) tidak diperkenakan di isi
5) Memeriksa kondisi rubbel seal, jika rusak/tidak ada di lakukan penggatian
6) Memastikan semua tabung yang telah diisi beratnya sesuai dan dilakukan leak test/tes kebocoran
7) Memastikan keberadaan rubber seal pada setiap tabung yang telah diisi dan memasang seal cap serta pelastik wrap
8) Menyusun tabung LPG isi kedalam truk sesuai ketentuan dan memastikan jumlah sesuai dengan LO
9) Menandatangani berita acara serah terima penyerahan produk berupa tabung dan isi

kru agen
a. kru agen menandatangani berita acara serah terima penyerahan produk berupa tabung dan isi.
b. supir agen mengeluarkan mobil menuju ke gate keeper.
c. fungsi gate keeper Mengecek ulang jumlah tabung yang keluar sesuai LO, melakukan good issue, mencetak surat jalan dan memberikan stempel semua dokumen

c. dokumen terkait/formulir
1). loading order (LO)
2). sales order (SO)
3). surat pengantar pengiriman (SPP) sebagai surat jalan

d. Pengertian dan batasan
1) penyaluran LPG Bright Gas adalah penyerahan  kepada dealer/agen yang di tunjuk, sesuasi jenis produk, tujuan dan berat isi atas dasar data scale weight tester
2) dealetr/agen adalah pihak yang langsung menerima dari PT. PERTAMINA (persero) dalam sistem penyaluran LPG dan produk gas
3) loading order (LO) adalah surat perintah untuk di lakukanya pengisian LPG dan produk gas.

e. Persyaratan legal & regulation
Unit domgas menjamin pemenuhan persyaratan legal dalam regulasi dengan cara:
1) Diterapkannya compliance terhadap semua regulasi yang ada.
2) Mensosialisasi dan memonitori pelaksanaan GCG dan COC secara konsisten kepada semua pekerja domestic gas area sulawesi setiap triwulan.
3) Mengidentifikasi dampak buruk penggunaan product LPG dan produk gas
4) Melakukan sertifikasil
5) Mempersiapkan dan mengikutsertakan depot suplai point LPG pada program PROPER yaitu program pemerintah atas kepatuhan perusahaan menjalankan operasional usahanya sesuai dengan standar lindungan lingkungan dari kementrian lingkungan hidup.
6) Mewajibkan kepada semua SPBE / SPPBE / SPPEK mengikuti program sertifikasi PERTAMINA way LPG yaitu program pertamina tentang standarisasi fisik, sarana dan fasilitas, pelaksanaan administrasi dan kepatuhan operasional SPBE / SPPBE / SPPEK.
7) Menerapkan SNI untuk tabung beserta materai konversi LPG,keselamatan pemakaian refrigeran
8) Menerapkan SNI untuk tabung beserta material konversi LPG, keselematan pemakaian refrigeran hidrokarbon dan ASTMuntuk sarana dan prasarana antara lain skid tank, storage LPG, compressor dan lain lain.
9) Melakukan pemeriksaan mutu produk LPG dan produk LPG dan produk gas yang diterima maupunyang dipasarkan pada laboratorium pertamina agar produk tersebut dipastikan sesuai dengan spesifikasi dirjen migas.
10) Menjalankan dan memperbaharui TKO, TKI dan SOP setiap proses kegiatan termasuk untuk kondisi keadaan darurat.
11) Mensosialisasikan kepada seluruh tenaga kerja yang terkait dan kepada pengguna tentang dampak produk Bright Gas.

6. Tugas dan tanggung jawab
Penerimaan, penimbunan, dan penyaluran LPG Bright Gas dilakukan oleh fungsi-fungsi yaitu:
a. Operation head/Pws. Terminal bertanggung jawab terhadap kegiatan penerimaan di depot/terminal
b. Fungsi operasi region bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan FSO
c. Operation Head/Pws. Terminal bertanggung jawab terhadap pergerakan dan susut produksi di depot/terminal milik maupun sewa
d. Fungsi operasi region bertanggung jawab terhadap pergerakan dan susut produk di FSO maupun terminal sewa
e. Operation Head/Pws. Terminal bertanggung jawab dalam menjaga penyaluran LPG di depot/terminal milik maupun sewa sesuai sesuai dengan perencanaan
f. Fungsi operasi region bertanggung jawab dalam menjaga kinerja penyaluran LPG di FSO maupun terminal sewa sesuai dengan perencanaan.

Flow Chart Program Data Agen
Gambar 4.5 Data Agen
Flow chart Data Tabung
Gambar 4.6 Siklus Informasi

Kinerja Penjualan Produk LPG Bright Gas
Dalam Satuan MT
Gambar 4.7 Overview Bussnis

Pembahasan Sistem Informasi Pendistribusian pada PT Pertamina (Persero) MOR VII Makassar
Mengkaji mengenai sistem informasi pendistribusian pada PT PERTAMINA (Persero) Makassar berdasarkan uraian sebelumnya dan penelitian yang penulis lakukan pada bagian Keuangan dan bagian Domestic Gas, penulis akan melakukan pengamatan terhadap sistem informasi terhadap pendistribusian yang meliputi dokumen yang digunakan, dan jaringan. Berikut ini adalah sistem informasi distribusi pada PT PERTAMINA MOR VII (Persero) Makassar.
1. Dokumen Terkait Sistem Informasi Akuntansi Distribusi Bright Gas:
a. SO(Sales Order) berfungsi untuk mencatat PO (Purchase Order)PO (Purchase Order) adalah permintaan pesanan sejumlah produk untuk kebutuhan satu bulan berjalan secara sistem MySap
b. LO (Loading Order) adalah bukti penyerahan produk secara sistem MySap
c. DO (Delivery Order) yaitu dokumen yang berfungsi sebagai suatu surat perintah penyerahan barang
d. GI (Good Issue) adalah pengeluaran produk secara sistem MySap
e. GR (Good Receipt) adalah Penerimaan Produk secara sistem MySap.
f. Kesalahan pembuatan LO->DO->GI->GR tidak dilakukan secara berurutan proses transaksinya harus dicek kembali dari mulai prose DO

2. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam pendistribusian Bright   Gas
Sistem informasi akuntansi PT PERTAMINA (Persero) menggunakan sebuah sistem informasi berbasis ERP (Enterprise Resource Planning) dari SAP R/3 ke generasi mySAP sistem yang dapat menjadi sebuah alat perubahan dari sistem manual dalam hal pencatatan ke sistem komputerisasi yang terintegrasi dan real time. Penerapan software MySap agar dapat memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan jajaran manajemen di PT PERTAMINA (Persero). Pada umumnya  PT PERTAMINA (Persero) MOR VII MAKASSAR, Sistem my shap tidak semuanya menangani pencatatan akuntansi lpg namun juga memberikan data mengenai catatan akuntansi minyak dan lainya yang ada di PT PERTAMINA (Persero) MOR VII MAKASSAR.

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel