Sistem Penyimpan Arsip Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Friday 31 May 2019
1. Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Berdasarkan observasi dan wawancara dengan informasn, diperoleh informasi bahwa system penyimpanan arsip pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar di awali dengan prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, peralatan yang digunakan, system penyimpanan arsip, proses penyimpanan dan prosedur penemuan kembali.
Suatu arsip dapat dikatakan baik dinilai dari system penyimpanan dan penemuan kembali arsip, jika arsip dapat ditemukan dengan waktu yang singkat maka arsip tersebut dapat dikatakan baik namun apabila yang terjadi sebaliknya maka arsip tersebut dapat dikatakan kurang baik. Dengan menggunakan system penyimpanan yang tepat dan peralatan arsip yang baik, maka arsip tentunya dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Penanganan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada bagian SDM dan Umum Kantor Balai Karantina Pertanian dapat diketahui bahwa prosedur surat masuk dan keluar menggunakan asas sentralisasi untuk surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar.
Prosedur surat masuk dan surat keluar pada bagian SDM dan Umum Balai Karantina Pertanian makassar.
a. Prosedur Surat Masuk Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
1) Surat masuk pada bagian Kepagawaian Balai Karantina Pertanian, pertama surat diterima oleh bagian keamanan (security) kemudian diteruskan kepada bagian administrasi/operator
2) Surat yang diterima oleh bagian administrasi/operator dicatat dalam buku agenda surat masuk sebagai bukti benar adanya surat masuk tersebut.
3) Setelah surat masuk tersebut dicatat maka surat tersebut diteruskan ke yang bersangkutan (kepada siapa surat tersebut ditujukan).
4) Kemudia setelah surat itu diterima oleh pihak yang bersangkutan maka surat tersebut akan segera diproses untuk ditindak lanjuti sesuai dengan kebutuhannya.
5) Surat yang diterima akan disimpan ke dalam ordner yang tersedia berdasarkan system penyimpanan yang diterapkan seperti rekening koran
b. Prosedur surat keluar Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
1) Pertama-tama bagian Kepegawaian membuat konsep surat dengan mengetik menggunakan computer
2) Setelah surat tersebut dikonsep maka surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat keluar.
3) Kemudian surat akan diserahkan kepada direktur untuk dikoreksi, jika surat tersebut sudah benar maka pimpinan akan mendatangani surat tersebut.
4) Surat yang telah ditandatangani akan digandakan. Surat yang asli akan dikirim sedangkan surat hasil foto copyan akan disimpan ke dalam ordner berdasarkan system subjek.
5) setelah surat yang telah di fotocopy dan arsip selanjutnya surat yang asli akan dikirim kepada yang bersangkutan.
2. Peralatan Arsip Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Sistem penyimpanan arsip yang baik perlu didukung oleh peralatan arsip yang memadai agar dapat mempermudah dalam penaganan dan perawatan arsip. Dengan tersediannya peralatan kearsipan yang memadai maka semua arsip dapat dikelola dengan baik sehingga arsip tidak menumpuk dan berantakan hingga tercecer dan hilang. Oleh sebab itu peralatan kearsipan merupakan salah satu factor pendukung dalam penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan yang memadai juga dapat menciptakan suasana kerja yang nyaman karena arsip tersusun dengan rapi di tempat yang semesstinya dan tidak mengganggu konsentrasi karyawan dalam melakukan pekerjaannya.
Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa peralatan kearsian yang digunakan oleh Balai Karantina Pertanian adalah sebagai berikut :
- Komputer/laptop
Setiap organisasi perusahaan tentu memiliki berbagai macam alat elektronik seperti komputr untuk menunjang kelancaran organisasinya dan mempermudah karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Komputer memiliki berbagai macam funsi khususnya melakukan fungsi administrasi, sehingga baik arsip maupun dokumen penting lainnya dapat disimpan dalam computer dan menjaga keaslian dokumen-dokumen yang terdapat dalam computer tersebut. Adapun bentuk dari komputer dapat dilihat dalam gambar berikut ini :
- Mesin Foto Copy
Mesin Foto Copy merupakan alat elektronik yang harus ada dalam setiap instansi perusahaan begitupun dengan Balai bersar karantina pertanian. Penggunaan mesin foto coy digunakan untuk menggandakan file/dokumen sesuai dengan format aslinya, mesin foto copy yang digunakan Balai karantina pertanian tidak hanya berfungdi untuk menggandakan dikumen sesuai dengan format aslinnya namun juga dapat digunakan sebagai mesin scan. Adapun bentuk dari mesin foto copy tersebut dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut :
- Ordner
Pada Kantor Balai Karantina Pertanian ordner digunakan untuk menyimpan arsip dengan menggunakan system penyimpanan system subjek. Berikut adlah gambar ordenr yang digunakan pada balai karantina pertanian.
Berdasarakan gambar diatas dapat diperoleh informasi bahwa pada balai karantina pertanian menyimpan file atau dokumen ke dalam ordner menggunakan sistem subjek yang dapat dilihat dari label yang terlihat dari punggung ordner tersebut. Melihat dari uraian tersebut makan dapat disimpulkan bahwa penggunaan ordner telah sesuai dengan fungsinya.
- Lemari arsip
3. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Dalam sistem kearsipan penting bagi sebuah perusahaan mengetahui bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik untuk mempermudah dalam penemuan kembali arsip, mengingat pentingnya arsip sebuah pusat informasi dan sumber ingatan. Dalam sistem penyimpanan arsip yang baik perlu kita ketahui bahwa 5 (lima) jenis sistem penyimpanan arsip yang memiliki ciri masing-masing dalam sistem penyimpanannya. Diantaranya yaitu sistem penyimpanan abjad, sistem nomor, sistem tanggal,sistem subjek, dan sistem wilayah, yang dapat diterapkan dalam suatu organisasi sesuai dengan fungsi dan kebutuhan organisasi tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di bagian Kepegawaian dapat diketehui arsip pada Balai Karantina Pertanian menggunakan asas sentralisasi untuk penanganan surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar, sehingga dapat dikatakan bahwa Balai Karantina Pertanian menggunakan asas campuran (gabungan asas sentralisasi dan desentralisasi). Surat masuk dan surat keluar pada bagian kepegawaian disimpan ke dalam ordner menggunakan sistem subjek atau perihal. Untuk cara penyimpanannya setiap surat masuk dan keluar langsung dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan sistem penyimpanannya yaitu dengan sistem subjek sehingga dalam penemuan kembali surat tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama karena arsip yang ada disimpan tidak menggunakan guide dan mengingat arsip menggunakan sistemm subjek sehingga setiap kali dibutuhkan pencarian arsip dilakukan satu persatu untuk menggunakan arsip yang dibutuhkan seperti pada SK ( surat keterangan) karyawan.
Adapun langkah- langkah dalam penyimpanan arsip yang dirangkum dalam penjelasan berikut ini :
- Memeriksa
Pada tahap ini, sebelum penyimpanan arsip dilakukan pegawai yang bersangkutan akan memeriksa terlebih dahulu surat yang ada untuk memeriksa kelengkapan berkas/ surat – surat yang akan disimpan.
- Mengindeks
Pada bagian kepegawaian Balai Karantina Pertanian, arsip disimpan berdasarkan sistem subjek dan sistem nomor. Perihal surat yang digunakan dalam menyimpan arsip, sementara nomor surat yang akan dijadikan kode indeks.
- Menyortir
Tahap selanjutnya adalah tahap menyortir surat di bagian kepegawaian balai karantina pertanian. Arsip akan disimpan berdasarkan sistem penyimpanan sistem subjek dan sistem nomor dan dikelompokkan sessuai dengan masalahnya dan siurutkan berdasarkan urutan nomor yang lebih kecil dibawah sementara nomor urut yang lebih besar dia atas.
- Menyimpan
Langkah terakhir yang dilakukan adalah tahap menyimpan, pegawai yang ada di bagian kepegawaian balai karantina pertanian makassar akan menyimpan arsip ke dalam ordner yang tersedian sesuai dengan pokok masalahnya.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan pada bagian kepegawaian kantor balai besar karantina pertanian makaasar belum terlaksana dengan baik, karena sistem penyimpanan tersebut tidak sesuai dengan tahapan-tahapan yang sebenarnya dalam ssitem penyimpanan arsip. Melihat terdapat dua tahapan penyimpanan arsip yang belum terlaksana yaitu tahap memberi tanda padan arsip.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
4. Penemuan Kembali Arsip Pada Balai Karantina Pertanian Makassar
Proses penemuan kembali arsip akan mudah dilakukan apabila prosedurr kearsipannya dilakukan dengan baik. Oleh sebab itu, dalam pengelolaan arsip karyawan yang bertugas mengelola arsip harus memperhatikan sistem penyimpanan arsip yang digunakan, agar apabila arsip seaktu-waktu dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali tanpa kesulitan dalam penemuan kembali arsip tersebut.
Adapun langkah- langkah dalam penemuan kembali arsip pada bagian kepegawaian balai Karantina Pertanian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
a. Pertama perlu diketahui arsip apa yang dibutuhkan, dari perusahaan mana, pokok masalah/perihal apa, serta perkiraan bulan dan tahun berapa surat tersebut.
b. Setelah mengetahui sokumen apa yang dibutuhkan karyawan yang bersangkutan langsung mencari dokumen tersebut di dalam lemari arsip dengan melihat subjek/ perihal surat yang tertera ipunggung ordner.
c. Selanjutnya pegawai akan mencari dokumen yang dibtuhkan dengan melihat sumber yang ada dalam ordner tersebut. Hal inilah yang mempersulit pegawai karena harus menelusuri satu persatu/ helai demi helai dokumen arsip yang disimpan.
5. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam sistem penyimpanan arsip
arsip pada kantor balai besar karantina pertanian Makassar.
Berdasarkan hasil pengamatan langsung, maka diperoleh informasi dimana masih terdapat kendala-kendala yang ditemui dalam sistem penyimpanan arsip di balai karantina pertanian dapat dilihat sebagai berikut :
a. Kurang SDM yang harus mengatur mengenai hal-hal pengarsipan sehingga sulit mencari sumber penanggung jawab dalam sistem kearsipan di Balai besar karantina pertanian Makassar.
b. Sulit ditemukan kembali arsip, karena sistem penyimpanan yang tidak menggunakan guide
c. Ada sebagian surat yang disimpan dikardus bukan didalam ordner
d. Peralatan yang kurang memadai sehingga tidak dapat menampung volum arsip secara terus-menerus
Berdasarkan observasi dan wawancara dengan informasn, diperoleh informasi bahwa system penyimpanan arsip pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar di awali dengan prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar, peralatan yang digunakan, system penyimpanan arsip, proses penyimpanan dan prosedur penemuan kembali.
Suatu arsip dapat dikatakan baik dinilai dari system penyimpanan dan penemuan kembali arsip, jika arsip dapat ditemukan dengan waktu yang singkat maka arsip tersebut dapat dikatakan baik namun apabila yang terjadi sebaliknya maka arsip tersebut dapat dikatakan kurang baik. Dengan menggunakan system penyimpanan yang tepat dan peralatan arsip yang baik, maka arsip tentunya dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Penanganan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada bagian SDM dan Umum Kantor Balai Karantina Pertanian dapat diketahui bahwa prosedur surat masuk dan keluar menggunakan asas sentralisasi untuk surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar.
Prosedur surat masuk dan surat keluar pada bagian SDM dan Umum Balai Karantina Pertanian makassar.
a. Prosedur Surat Masuk Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
1) Surat masuk pada bagian Kepagawaian Balai Karantina Pertanian, pertama surat diterima oleh bagian keamanan (security) kemudian diteruskan kepada bagian administrasi/operator
2) Surat yang diterima oleh bagian administrasi/operator dicatat dalam buku agenda surat masuk sebagai bukti benar adanya surat masuk tersebut.
3) Setelah surat masuk tersebut dicatat maka surat tersebut diteruskan ke yang bersangkutan (kepada siapa surat tersebut ditujukan).
4) Kemudia setelah surat itu diterima oleh pihak yang bersangkutan maka surat tersebut akan segera diproses untuk ditindak lanjuti sesuai dengan kebutuhannya.
5) Surat yang diterima akan disimpan ke dalam ordner yang tersedia berdasarkan system penyimpanan yang diterapkan seperti rekening koran
b. Prosedur surat keluar Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
1) Pertama-tama bagian Kepegawaian membuat konsep surat dengan mengetik menggunakan computer
2) Setelah surat tersebut dikonsep maka surat tersebut dicatat ke dalam buku agenda surat keluar.
3) Kemudian surat akan diserahkan kepada direktur untuk dikoreksi, jika surat tersebut sudah benar maka pimpinan akan mendatangani surat tersebut.
4) Surat yang telah ditandatangani akan digandakan. Surat yang asli akan dikirim sedangkan surat hasil foto copyan akan disimpan ke dalam ordner berdasarkan system subjek.
5) setelah surat yang telah di fotocopy dan arsip selanjutnya surat yang asli akan dikirim kepada yang bersangkutan.
2. Peralatan Arsip Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Sistem penyimpanan arsip yang baik perlu didukung oleh peralatan arsip yang memadai agar dapat mempermudah dalam penaganan dan perawatan arsip. Dengan tersediannya peralatan kearsipan yang memadai maka semua arsip dapat dikelola dengan baik sehingga arsip tidak menumpuk dan berantakan hingga tercecer dan hilang. Oleh sebab itu peralatan kearsipan merupakan salah satu factor pendukung dalam penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan yang memadai juga dapat menciptakan suasana kerja yang nyaman karena arsip tersusun dengan rapi di tempat yang semesstinya dan tidak mengganggu konsentrasi karyawan dalam melakukan pekerjaannya.
Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa peralatan kearsian yang digunakan oleh Balai Karantina Pertanian adalah sebagai berikut :
- Komputer/laptop
Setiap organisasi perusahaan tentu memiliki berbagai macam alat elektronik seperti komputr untuk menunjang kelancaran organisasinya dan mempermudah karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Komputer memiliki berbagai macam funsi khususnya melakukan fungsi administrasi, sehingga baik arsip maupun dokumen penting lainnya dapat disimpan dalam computer dan menjaga keaslian dokumen-dokumen yang terdapat dalam computer tersebut. Adapun bentuk dari komputer dapat dilihat dalam gambar berikut ini :
- Mesin Foto Copy
Mesin Foto Copy merupakan alat elektronik yang harus ada dalam setiap instansi perusahaan begitupun dengan Balai bersar karantina pertanian. Penggunaan mesin foto coy digunakan untuk menggandakan file/dokumen sesuai dengan format aslinya, mesin foto copy yang digunakan Balai karantina pertanian tidak hanya berfungdi untuk menggandakan dikumen sesuai dengan format aslinnya namun juga dapat digunakan sebagai mesin scan. Adapun bentuk dari mesin foto copy tersebut dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut :
- Ordner
Pada Kantor Balai Karantina Pertanian ordner digunakan untuk menyimpan arsip dengan menggunakan system penyimpanan system subjek. Berikut adlah gambar ordenr yang digunakan pada balai karantina pertanian.
Berdasarakan gambar diatas dapat diperoleh informasi bahwa pada balai karantina pertanian menyimpan file atau dokumen ke dalam ordner menggunakan sistem subjek yang dapat dilihat dari label yang terlihat dari punggung ordner tersebut. Melihat dari uraian tersebut makan dapat disimpulkan bahwa penggunaan ordner telah sesuai dengan fungsinya.
- Lemari arsip
3. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Balai Besar Karantina Pertanian Makassar
Dalam sistem kearsipan penting bagi sebuah perusahaan mengetahui bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik untuk mempermudah dalam penemuan kembali arsip, mengingat pentingnya arsip sebuah pusat informasi dan sumber ingatan. Dalam sistem penyimpanan arsip yang baik perlu kita ketahui bahwa 5 (lima) jenis sistem penyimpanan arsip yang memiliki ciri masing-masing dalam sistem penyimpanannya. Diantaranya yaitu sistem penyimpanan abjad, sistem nomor, sistem tanggal,sistem subjek, dan sistem wilayah, yang dapat diterapkan dalam suatu organisasi sesuai dengan fungsi dan kebutuhan organisasi tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di bagian Kepegawaian dapat diketehui arsip pada Balai Karantina Pertanian menggunakan asas sentralisasi untuk penanganan surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar, sehingga dapat dikatakan bahwa Balai Karantina Pertanian menggunakan asas campuran (gabungan asas sentralisasi dan desentralisasi). Surat masuk dan surat keluar pada bagian kepegawaian disimpan ke dalam ordner menggunakan sistem subjek atau perihal. Untuk cara penyimpanannya setiap surat masuk dan keluar langsung dimasukkan ke dalam ordner sesuai dengan sistem penyimpanannya yaitu dengan sistem subjek sehingga dalam penemuan kembali surat tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama karena arsip yang ada disimpan tidak menggunakan guide dan mengingat arsip menggunakan sistemm subjek sehingga setiap kali dibutuhkan pencarian arsip dilakukan satu persatu untuk menggunakan arsip yang dibutuhkan seperti pada SK ( surat keterangan) karyawan.
Adapun langkah- langkah dalam penyimpanan arsip yang dirangkum dalam penjelasan berikut ini :
- Memeriksa
Pada tahap ini, sebelum penyimpanan arsip dilakukan pegawai yang bersangkutan akan memeriksa terlebih dahulu surat yang ada untuk memeriksa kelengkapan berkas/ surat – surat yang akan disimpan.
- Mengindeks
Pada bagian kepegawaian Balai Karantina Pertanian, arsip disimpan berdasarkan sistem subjek dan sistem nomor. Perihal surat yang digunakan dalam menyimpan arsip, sementara nomor surat yang akan dijadikan kode indeks.
- Menyortir
Tahap selanjutnya adalah tahap menyortir surat di bagian kepegawaian balai karantina pertanian. Arsip akan disimpan berdasarkan sistem penyimpanan sistem subjek dan sistem nomor dan dikelompokkan sessuai dengan masalahnya dan siurutkan berdasarkan urutan nomor yang lebih kecil dibawah sementara nomor urut yang lebih besar dia atas.
- Menyimpan
Langkah terakhir yang dilakukan adalah tahap menyimpan, pegawai yang ada di bagian kepegawaian balai karantina pertanian makassar akan menyimpan arsip ke dalam ordner yang tersedian sesuai dengan pokok masalahnya.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan pada bagian kepegawaian kantor balai besar karantina pertanian makaasar belum terlaksana dengan baik, karena sistem penyimpanan tersebut tidak sesuai dengan tahapan-tahapan yang sebenarnya dalam ssitem penyimpanan arsip. Melihat terdapat dua tahapan penyimpanan arsip yang belum terlaksana yaitu tahap memberi tanda padan arsip.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
4. Penemuan Kembali Arsip Pada Balai Karantina Pertanian Makassar
Proses penemuan kembali arsip akan mudah dilakukan apabila prosedurr kearsipannya dilakukan dengan baik. Oleh sebab itu, dalam pengelolaan arsip karyawan yang bertugas mengelola arsip harus memperhatikan sistem penyimpanan arsip yang digunakan, agar apabila arsip seaktu-waktu dibutuhkan dapat segera ditemukan kembali tanpa kesulitan dalam penemuan kembali arsip tersebut.
Adapun langkah- langkah dalam penemuan kembali arsip pada bagian kepegawaian balai Karantina Pertanian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
a. Pertama perlu diketahui arsip apa yang dibutuhkan, dari perusahaan mana, pokok masalah/perihal apa, serta perkiraan bulan dan tahun berapa surat tersebut.
b. Setelah mengetahui sokumen apa yang dibutuhkan karyawan yang bersangkutan langsung mencari dokumen tersebut di dalam lemari arsip dengan melihat subjek/ perihal surat yang tertera ipunggung ordner.
c. Selanjutnya pegawai akan mencari dokumen yang dibtuhkan dengan melihat sumber yang ada dalam ordner tersebut. Hal inilah yang mempersulit pegawai karena harus menelusuri satu persatu/ helai demi helai dokumen arsip yang disimpan.
5. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam sistem penyimpanan arsip
arsip pada kantor balai besar karantina pertanian Makassar.
Berdasarkan hasil pengamatan langsung, maka diperoleh informasi dimana masih terdapat kendala-kendala yang ditemui dalam sistem penyimpanan arsip di balai karantina pertanian dapat dilihat sebagai berikut :
a. Kurang SDM yang harus mengatur mengenai hal-hal pengarsipan sehingga sulit mencari sumber penanggung jawab dalam sistem kearsipan di Balai besar karantina pertanian Makassar.
b. Sulit ditemukan kembali arsip, karena sistem penyimpanan yang tidak menggunakan guide
c. Ada sebagian surat yang disimpan dikardus bukan didalam ordner
d. Peralatan yang kurang memadai sehingga tidak dapat menampung volum arsip secara terus-menerus