Tinjauan Pustaka Tugas Rutin Sekretaris Pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan
Monday, 23 October 2017
1. Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Belanda “secretaris” atau Bahasa Inggris “secretary” berasal dari Bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”. adapun orang yang memengan rahasia disebut “secretarium” atau “secretaries” dalam Bahasa Latin dan dalam Bahasa Perancis “secretaire”. Ditinjau dari sejarah, sekretaris pada awalnya adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data rahasia. Dalam perkembangannya, sekretaris berarti petugas yang meyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pimpinan yang kadang-kadang meliputi surat rahasia atau surat pribadi yang tidak untuk disebarluaskan. Sekretaris berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara peruasahaan dengan masyarakat luas karena disamping memberi informasi yang diperlukan pimpinannya sekretaris juga membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya.
Semakin besar suatu organisasi, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi tercapainya tujuan bersama dalam suatu organisasi.
Menurut Daniel Barun dan Roman dalam Hirman dan Masita
(2013:31) bahwa :
“(Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya untuk mengingatkan efektifitas kerja pimpinan)”
Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25) mengatakan bahwa “ Sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala pimpinan.
Menurut C. L Barnhart dalam Nani Nurhaeni (2008:2) mengatakan bahwa “ Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi, seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu, sebuah meja dan rak buku di atasnya
Menurut Lois dan William dalam Hirman dan Masita (2012:32) bahwa “(Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenoggraper atau tugas-tugasnya yang biasanya dilakukan penyalinan dikte, berurusan untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau menata arsip warkat-warkat, surat-surat dan administrator atau sebagai pimpinan mudah.
Menurut Nita Ariska, (2004;2), menyatakan bahwa :
“sekretaris adalah Pegawai kantor yang kedudukannya memiliki tanggung jawab yang kedudukannya lebih dari pada tanggung jawab seorang stonegrefer. Tugas-tugasnya biasa meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan kedalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon. Mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memilihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris harus bertindak sebagai pembantu administrasi atau pimpinan muda”.
Dari beberapa defenisi di atas, jelas bahwa seorang sekretaris bukan hanya sekedar membantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointment), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.
2. Sekretariat dan Kesekretarisan
a. Sekretariat
Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:31) bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembagayang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur:
1. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
2. Manusai atau para pegawai pelaksana, pencita tata cara dan tata kerja.
3. Alat atau sarana yang diperlukan demi trcapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.
Secara umum sekretariat dikontkritkan dengan adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi lembaga akan adanya sebuah organisasi atau pun lembaga. Pada kantor atau tempat tersebut menjadi suatu aktivitas sehari-hari sesuai visi dan misi serta tujuan organisasi ataupun lembaga tersebut ada dan aktif.
b. Kesekretariatan
Menurut Hirman & Masita dalam buku Modern Office Administrasi (2013:33-34) “Kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja seorang sekretaris atau merupakan sifat dan macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan pada jabatan sekretaris”.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretariat dari perusahaan-perusahaan umumnya sebagai berikut:
1) Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
2) Penyelenggaraan surat menyurat.
3) Pengaturan hubungan keluar.
4) Penganggaran belanja.
5) Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan
6) Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.
7) Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
8) Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
9) Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretariat tersebut dapat dikatakan aktif maupun tidak aktif.
3. Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris
Menurut Saiman (2002:25-27), seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan, sesuai dengan pengertian ataupun definisi tentang sekretaris tersebut. Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi seorang sekretaris dapat kita cermati sebagai berikut:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan mengangkat nama baik perusahaan misalnya:
1) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris Itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat Keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat Praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya sebagai
a. Resepsionis
b. Operator
c. korespondensi dan lain-lain.
4. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
a. Tugas Sekretaris
Sebagian besar waktu dan pikiran seorang pimpinan dikonsentrasikan pada tugas-tugas kepemimpinannya, sehingga apabila seorang pimpinan masih harus mengerjakan tugas sampai yang kesekecil-kecilnya, maka tugas-tugas kepemimpinannya bisa kurang terkontrol dan dapat berakibat kurang berhasilnya seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan agar pimpinan tidak lagi mengurusi semua tugas-tugas yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan data-data ataupun catatan-catatan, korespondensi dan sebagainya.
Tugas sekteraris menurut Hirman dan Masita dalam buku Modern Office Administration bahwa pada prinsipnya tugas seorang sekretaris pimpinan meliputi:
1) Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Tugas rutin sekretaris meliputi :
a) Menyusun dan membuat surat (korespondensi)
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerjasama sangat penting. Agar terlaksana dengan baik maka perlu adanya komunikasi tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dengan cara tertulis misalnya dengan surat.
Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat. Dengan diangkatnya seorang sekretaris, pimpinan tidak lagi harus menyusun sendiri korespondensi. Pimpinan cukup mendiktekan pokok-pokok isi surat saja, sedangkan menyusun sampai kepada pengetikan dapat diserahkan kepada sekretaris. Hal ini termasuk kepada siapa tembusan surat, alamat dan lampiran yang perlu disampaikan.
1) Pendiktean
Dikte dapat dilakukan dengan berbicara langsung atau bicara lewat telepon dengan menggunakan mesin tik atau menulis singkat (stenografi).
2) Pelatihan
Yang dimaksud dengan pelatihan disini adalah keterampilan mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa.
3) Mengetik
Sebuah surat dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik. Sekretaris harus memahami ketentuan dari bentuk surat yang biasa dipergunakan oleh kantor tempat sekretaris bekerja.
4) Mengoreksi
Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
5) Penandatanganan surat
Langkah terakhir dari mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang sudah sesuai dengan konsep oleh pimpinan.
6) Menggandakan
Yang dimaksud menggandakan surat adalah kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi warkat.
b) Menata arsip (kearsipan)
Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu arsip tersebut ditata sebaik mungkin, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat pada saat arsip dibutuhkan.
Pimpinan sangat mengharapkan adanya arsip yang rapi guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Sebagai sektetaris diperlukan kemampuan untuk menata dan menyimpan arsip dengan baik.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu :
a. Memisahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang diproses. Segala kelengkapan arsip yang tidak diperlukan seperti amplop dan lembar disposisi yang isinya tidak mengandung informasi penting dapat disisihkan. Memeriksa kelengkapan lampiran-lampiran, apakah lampiran-lampirannya sesuai dengan apa yang dicantumkan surat, yang lampirannya tidak lengkap maka harus dicatat dalam kolom catatan pada kartu kendali.
b. Mengamplopkan arsip atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
c. Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Ada lima macam sistem penataan arsip yaitu :
1) Sistem Abjad
2) Sistem Masalah
3) Sistem Nomor
4) Sistem Tanggal
5) Sistem Wilayah
c) Mengurus dan mengendalikan surat
Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat yang masuk meliputi:
1) Penerimaan
2) Pencatatan
3) Pengarahan
4) Pendistribusian
5) pemprosesan lebih lanjut
6) pengiriman surat keluar.
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dan pengorganisasiannya berbeda dengan kantor yang lainnya.
d) Menerima dan melayani tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu dikantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati para tamu yang berkunjung ke kantor. Untuk itu, seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik.
Tata cara menerima dan melayani tamu tersebut yaitu:
1) Memberi salam dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan tamu mengisi agenda buku tamu.
2) Sebagai penerima tamu, harus dapat menjaga dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.
3) Memberikan informasi yang dibutuhkan.
4) Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan tidak sampai menyinggung perasaan tamu.
5) Usahakan agar tamu merasa senang, apabila tamu ternyata harus menunggu, sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dll) di ruang tamu.
6) Berikan perhatian yang besar kepada tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat bila tamu tersebut ternyata harus disalurkan kebagian lain.
7) Memiliki buku harian untuk mencatat perjanjian dengan para tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan.
8) Mengingatkan pimpinan akan tanggal dan waktu yang telah dijanjikan.
9) Mengingat nama-nama tamu yang sering berkunjung karena biasanya orang lebih suka bila dikenal.
e) Menerima dan melayani telepon
Menerima dan melayani telepon merupakan salah satu tugas rutin sekretaris. Agar penelpon merasa nyaman dan dihargai, maka hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris saat menerima telepon yaitu:
1) Begitu telepon berdering maka gagang telepon harus diangkat sebelum berdering untuk ketiga kalinya.
2) Menjawab telepon dengan suara yang jelas, mengucapkan salam dan menyebutkan nama perusahaannya atau nomor teleponnya.
3) Memberi informasi yang jelas dan sopan apabila:
a. Penelpon salah sambung
b. Penelpon ingin bicara dengan yang sedang tidak berada di tempat
c. Penelpon ingin menelpon nomor lain atau orang lain
d. Apabila penelpon tidak menyebut namanya atau nama perusahaan secara langsung, sebaiknya identitas penelpon ditanyakan.
e. Jika pimpinan tidak berada ditempat kerja maka sekretaris harus menghubungi orang yang diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan dan menanyakan apakah pesan yang dapat disampaikan
f. Bila pimpinan tidak dapat menerima telepon, mengingat pekerjaan seorang pimpinan sangat banyak, maka sekretaris sebaiknya mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat, hal ini dilakukan untuk menghindari perkiraan-perkiraan negatif bagi penelpon, yang akan menimbulkan kesan tidak baik terhadap perusahaan
g. Jika ada suatu keperluan sehingga sekretaris harus meninggalkan tempat duduknya maka sebaiknya sekretaris meminta rekan kerja atau seseorang yang dapat menggantikanya menerima telepon selama ia tidak berada di tempat
h. Seorang sekretaris wajib membantu pimpinan dengan menerima pesan atau permintaan-permintaan melalui telepon dan mencoba menanganinya tanpa mengganggu pimpinan
i. Bila hubungan telepon terputus maka sekretaris harus meletakkan gagang telepon tersebut.
Dari aktivitas di atas, apabila nama/identitas jelas dan urusannya penting sehingga layak untuk dihubungkan dengan pimpinan, caranya adalah dengan terlebih dahulu menawarkan kepada pimpinan. Apabila pimpinan bersedia, sekretaris dapat langsung menghubungkannya tetapi apabila tidak, biasanya pimpinan akan memberikan alternatif atau petunjuk untuk dihubungkan kepada orang lain. Apabila tidak, sekretaris harus dapat memutuskan kemana telepon itu harus dihubungkan. Sehubungan dengan menjawab telepon untuk pimpinan sedang tidak berada ditempat, ada beberapa hal yang perlu dilakukan:
1) Memberitahu/menerangkan seperlunya kepada penelpon tentang keberadaan pimpinan beserta waktu keberadaannya.
2) Mengetahui identitas penelpon secara jelas
3) Menanyakan tentang pesan yang akan disampaikan oleh si penelpon kepada pimpinan.
4) Segera memberitahu kepada pimpinan tentang penelpon yang masuk beserta pesannya.
f) Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
Mengatur jadwal tugas dan kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris. Tujuannya untuk membantu pimpinan dalam mengatur jadwal kegiatan yang terkadang sangat sibuk.
Seorang pimpinan tidak mungkin mengingat jadwal kegiatan dari hari ke hari. Tidak jarang rencana yang ditetapkan beberapa minggu sebelumnya secara mendadak harus dirubah karena bersamaan waktunya dengan acara lain. Pada umumnya pembatalan acara ini ditetapkan oleh pimpinan tetapi dalam hal-hal tertentu, sekretaris diharapkan dapat merubah acara pimpinan apabila dipandang memang harus demikian. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkan pada whiteboard atau lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan:
1) Menerima dan menghimpun surat/bahan acara kegiatan pimpinan.
2) Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan, dan bulanan.
3) Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4) Mengingat acara kegiatan pimpinan.
5) Selalu mengikuti kegiatan kemungkinan terdapat perubahan acara kegiatan pimpinan.
Bantuan seorang sekretaris sangat di perlukan oleh pimpinan karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain – lain. Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang di bantunya dalam beberapa masalah.
Pada umumnya perencanaan kerja yang akan di lakukan untuk jangka waktu tertentu atau sehari berikutnya, biasanya baru dapat di lakukan oleh sekretaris setelah ia selesai memproses surat, karena dari isi surat tersebut, sekretaris dapat mengetahui serta mempelajari beberapa masalah yang perluh di selesaikan dengan segera dan mengetahui kegiatan apa yang memerluhkan prioritas utnuk segera di proses, di samping itu perencanaan yang dibuat sekretaris, banyak pula tergantung kepada jadwal acara kerja pimpinan serta perkembangan keadaan yang tidak seperti biasanya, sehingga adakalanya perluh penanganan khusus, inisiatif atau pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh sekretaris.
Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya sehari – hari, tidak dapat terhindar dari tugas pengetikan, sekretaris yang berhasil guna dan berdaya guna adalah sekretaris yang dapat bekerja dengan cepat, cermat, dan rapi, sekretaris harus selalu siap membantu dan mengerti keinginan pimpinan, meringankan beban dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan, tingkat awal bagi kepentingan pimpinan dan memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan.
g) Mempersiapkan laporan
Menyiapkan pembuatan laporan adalah salah satu tugas rutin sekretaris yang hampir setiap hari dilakukan, ada beberapa jenis laporan manajerial untuk itulah sekretaris hendaknya menguasai bentuk-bentuk laporan sehingga ketika seorang sekretaris mendapat tugas untuk membantu penyusunan manajerial tidak mengalami kebingungan. Laporan menajerial dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
a. Menurut tujuan meliputi:
a) Laporan perencanaan
Yaitu laporan yang mengikuti proses perencanaan serta menentukan tujuan pokok suatu organisasi. Misalnya laporan yang berkaitan dengan penyusunan anggaran keuangan dan terget penjual produksi.
b) Laporan pengendalian
Merupakan dokumen yang terlibat dalam proses kontrol dan menggambarkan pelaksanaan kerja yang telah berlangsung mislnya pengeluaran biaya dan kepegawaian.
b. Menurut waktu meliputi:
a) Laporan berkala/laporan periodik
Laporan berkala/laporan periodik adalah laporan yang dibuat secara berkala ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamis sesuai periodenya. Contohnya: Laporan harian, mingguan, bulanan dan seterusnya.
b) Laporan khusus/Laporan Insedental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali-sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2) Tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi
b. Menyusun surat-surat rahasia atau konfidense
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
d. Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan
e. Menyelenggarakan rapat
f. Memegang dana petty cash
g. Dan lain sebagainya
3) Tugas Istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, meliputi:
a. Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan-keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana/uang, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping selama mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4) Tugas Kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri tanpa diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik.
Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)
d. Pemantapan kepribadian
e. Efesiensi kerja.
f. Pengembangan diri sekretaris
5) Tugas Keuangan
Tugas keuangan sekretaris biasanya berkaitan dengan mengurus uang cadangan atau kas kecil sebagai berikut:
a) Menangani urusan keuangan pimpinan di bank, misalnya menyimpan, mengambil uang, atau menarik cek.
b) Membayar rekening-rekening, pajak, atau sumbangan dana atas nama pimpinan.
c) Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.
b. Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008:28-33), selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris sebagai berikut:
1) Tanggung jawab indinvidu (Personal Responsibility)
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja pimpinan dengan bagian lain.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih fokus kepada hal strategis dan memiliki pengaruh jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2) Tanggung jawab dalam (Internal Responsibility)
a. Mengelola sumber daya dan keuangan kantor.
b. Menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja.
c. Membantu menciptakan kelompok informal positif
d. Membantu menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
3) Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Net-working)
Tanggung jawab cabang perusahaan merupakan salah satu tanggung jawab yang mengharuskan seorang sekretaris melakukan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuannya yang telah ditetapkan.
4) Tanggung Jawab atas Keberhasilan Perusahaan
Berkaitan dengan tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuannya yang telah ditetapkan.
5) Tanggung Jawab Hukum
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis adalah tanggung jawab hukum, yaitu sebagai perantara pimpinan dalam transaksi sebagai perantara. Sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga karena memang sekretaris mempunyai wewenang ini. Dalam melakukan tanggung jawab hukum ada beberapa hal harus diperhatikan oleh sekretaris.
a) Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali jika perusahaan memberi izin
b) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik dalam masa bekerja maupun setelah masa kerja berakhir
c) Sekretaris tidak dapat bekecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan
d) Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin
e) Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-sekali bertindak malampaui batas-batas tersebut.
3. Jenis-Jenis Sekretaris
a. Berdasarkan Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab
Menurut Nuraeni (2008:4-5), berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi dua jenis:
1. Sekretaris Eksekutif
Sekretaris Eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi. Contohnya sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jederal dan sekretaris yayasan.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Walaupun begitu tidak berarti bahwa sekretaris pribadi tidak bertanggung jawab keapda unit kerjanya, tetapi tetap terikat pada status kepegawaiannya. Untuk menjadi profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian pimpinannya sendiri baik adat, kebiasaan, kegemaran atau hobi maupun segala kelebihan dan kekurangan kepribadiannya.
b. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam:
1. Sekretaris Senior (senior Secretary)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dan dapat menyelesaikan sendiri masalah yang timbul saat melakukan pekerjaannya.
2. Sekretaris Yunior (junior Secretary)
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang baru memulai karirnya atau baru bekerja dan belim mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris yunior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senor untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.
Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Belanda “secretaris” atau Bahasa Inggris “secretary” berasal dari Bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”. adapun orang yang memengan rahasia disebut “secretarium” atau “secretaries” dalam Bahasa Latin dan dalam Bahasa Perancis “secretaire”. Ditinjau dari sejarah, sekretaris pada awalnya adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data rahasia. Dalam perkembangannya, sekretaris berarti petugas yang meyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pimpinan yang kadang-kadang meliputi surat rahasia atau surat pribadi yang tidak untuk disebarluaskan. Sekretaris berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara peruasahaan dengan masyarakat luas karena disamping memberi informasi yang diperlukan pimpinannya sekretaris juga membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya.
Semakin besar suatu organisasi, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi tercapainya tujuan bersama dalam suatu organisasi.
Menurut Daniel Barun dan Roman dalam Hirman dan Masita
(2013:31) bahwa :
“(Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya atas kewajibannya resmi atau janji-janjinya dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya untuk mengingatkan efektifitas kerja pimpinan)”
Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25) mengatakan bahwa “ Sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala pimpinan.
Menurut C. L Barnhart dalam Nani Nurhaeni (2008:2) mengatakan bahwa “ Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi, seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu, sebuah meja dan rak buku di atasnya
Menurut Lois dan William dalam Hirman dan Masita (2012:32) bahwa “(Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenoggraper atau tugas-tugasnya yang biasanya dilakukan penyalinan dikte, berurusan untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau menata arsip warkat-warkat, surat-surat dan administrator atau sebagai pimpinan mudah.
Menurut Nita Ariska, (2004;2), menyatakan bahwa :
“sekretaris adalah Pegawai kantor yang kedudukannya memiliki tanggung jawab yang kedudukannya lebih dari pada tanggung jawab seorang stonegrefer. Tugas-tugasnya biasa meliputi pengambilan dan penyalinan dikte (menyalin apa yang disampaikan oleh pimpinan kedalam bentuk tulisan, biasanya yang didiktekan adalah konsep surat) yang berurusan dengan publik, menjawab telepon. Mengundang pertemuan, membuat perjanjian, serta memilihara atau mengarsip warkat-warkat dan surat-surat. Seorang sekretaris harus bertindak sebagai pembantu administrasi atau pimpinan muda”.
Dari beberapa defenisi di atas, jelas bahwa seorang sekretaris bukan hanya sekedar membantu pimpinan, tetapi juga seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola organisasi atau perusahaan, dari mengurus perjanjian (appointment), administrasi, mengatur rapat, hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya.
2. Sekretariat dan Kesekretarisan
a. Sekretariat
Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:31) bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembagayang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Dengan pengertian tersebut sehingga satuan organisasi yang dimaksud mencakup adanya unsur-unsur:
1. Tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris.
2. Manusai atau para pegawai pelaksana, pencita tata cara dan tata kerja.
3. Alat atau sarana yang diperlukan demi trcapainya kelangsungan kerja dari sekretaris dan para bawahannya.
Secara umum sekretariat dikontkritkan dengan adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi lembaga akan adanya sebuah organisasi atau pun lembaga. Pada kantor atau tempat tersebut menjadi suatu aktivitas sehari-hari sesuai visi dan misi serta tujuan organisasi ataupun lembaga tersebut ada dan aktif.
b. Kesekretariatan
Menurut Hirman & Masita dalam buku Modern Office Administrasi (2013:33-34) “Kesekretariatan adalah merupakan sifat kegiatan atau aktivitas kerja seorang sekretaris atau merupakan sifat dan macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan pada jabatan sekretaris”.
Dalam pelaksanaan kerjanya yang konkrit mengenai tugas-tugas sekretariat dari perusahaan-perusahaan umumnya sebagai berikut:
1) Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
2) Penyelenggaraan surat menyurat.
3) Pengaturan hubungan keluar.
4) Penganggaran belanja.
5) Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan
6) Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para pemegang saham.
7) Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
8) Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal, nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
9) Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga fungsi aktivitas sekretariat tersebut dapat dikatakan aktif maupun tidak aktif.
3. Syarat-Syarat Menjadi Sekretaris
Menurut Saiman (2002:25-27), seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan, sesuai dengan pengertian ataupun definisi tentang sekretaris tersebut. Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi seorang sekretaris dapat kita cermati sebagai berikut:
1. Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan mengangkat nama baik perusahaan misalnya:
1) Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2) Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3) Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris Itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat Keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
4. Syarat Praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya sebagai
a. Resepsionis
b. Operator
c. korespondensi dan lain-lain.
4. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
a. Tugas Sekretaris
Sebagian besar waktu dan pikiran seorang pimpinan dikonsentrasikan pada tugas-tugas kepemimpinannya, sehingga apabila seorang pimpinan masih harus mengerjakan tugas sampai yang kesekecil-kecilnya, maka tugas-tugas kepemimpinannya bisa kurang terkontrol dan dapat berakibat kurang berhasilnya seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan agar pimpinan tidak lagi mengurusi semua tugas-tugas yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan data-data ataupun catatan-catatan, korespondensi dan sebagainya.
Tugas sekteraris menurut Hirman dan Masita dalam buku Modern Office Administration bahwa pada prinsipnya tugas seorang sekretaris pimpinan meliputi:
1) Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Tugas rutin sekretaris meliputi :
a) Menyusun dan membuat surat (korespondensi)
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerjasama sangat penting. Agar terlaksana dengan baik maka perlu adanya komunikasi tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dengan cara tertulis misalnya dengan surat.
Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat. Dengan diangkatnya seorang sekretaris, pimpinan tidak lagi harus menyusun sendiri korespondensi. Pimpinan cukup mendiktekan pokok-pokok isi surat saja, sedangkan menyusun sampai kepada pengetikan dapat diserahkan kepada sekretaris. Hal ini termasuk kepada siapa tembusan surat, alamat dan lampiran yang perlu disampaikan.
1) Pendiktean
Dikte dapat dilakukan dengan berbicara langsung atau bicara lewat telepon dengan menggunakan mesin tik atau menulis singkat (stenografi).
2) Pelatihan
Yang dimaksud dengan pelatihan disini adalah keterampilan mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa.
3) Mengetik
Sebuah surat dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik. Sekretaris harus memahami ketentuan dari bentuk surat yang biasa dipergunakan oleh kantor tempat sekretaris bekerja.
4) Mengoreksi
Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
5) Penandatanganan surat
Langkah terakhir dari mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang sudah sesuai dengan konsep oleh pimpinan.
6) Menggandakan
Yang dimaksud menggandakan surat adalah kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi warkat.
b) Menata arsip (kearsipan)
Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu arsip tersebut ditata sebaik mungkin, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat pada saat arsip dibutuhkan.
Pimpinan sangat mengharapkan adanya arsip yang rapi guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Sebagai sektetaris diperlukan kemampuan untuk menata dan menyimpan arsip dengan baik.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu :
a. Memisahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang diproses. Segala kelengkapan arsip yang tidak diperlukan seperti amplop dan lembar disposisi yang isinya tidak mengandung informasi penting dapat disisihkan. Memeriksa kelengkapan lampiran-lampiran, apakah lampiran-lampirannya sesuai dengan apa yang dicantumkan surat, yang lampirannya tidak lengkap maka harus dicatat dalam kolom catatan pada kartu kendali.
b. Mengamplopkan arsip atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
c. Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Ada lima macam sistem penataan arsip yaitu :
1) Sistem Abjad
2) Sistem Masalah
3) Sistem Nomor
4) Sistem Tanggal
5) Sistem Wilayah
c) Mengurus dan mengendalikan surat
Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat yang masuk meliputi:
1) Penerimaan
2) Pencatatan
3) Pengarahan
4) Pendistribusian
5) pemprosesan lebih lanjut
6) pengiriman surat keluar.
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dan pengorganisasiannya berbeda dengan kantor yang lainnya.
d) Menerima dan melayani tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu dikantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati para tamu yang berkunjung ke kantor. Untuk itu, seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik.
Tata cara menerima dan melayani tamu tersebut yaitu:
1) Memberi salam dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan tamu mengisi agenda buku tamu.
2) Sebagai penerima tamu, harus dapat menjaga dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan.
3) Memberikan informasi yang dibutuhkan.
4) Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan tidak sampai menyinggung perasaan tamu.
5) Usahakan agar tamu merasa senang, apabila tamu ternyata harus menunggu, sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dll) di ruang tamu.
6) Berikan perhatian yang besar kepada tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat bila tamu tersebut ternyata harus disalurkan kebagian lain.
7) Memiliki buku harian untuk mencatat perjanjian dengan para tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan.
8) Mengingatkan pimpinan akan tanggal dan waktu yang telah dijanjikan.
9) Mengingat nama-nama tamu yang sering berkunjung karena biasanya orang lebih suka bila dikenal.
e) Menerima dan melayani telepon
Menerima dan melayani telepon merupakan salah satu tugas rutin sekretaris. Agar penelpon merasa nyaman dan dihargai, maka hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris saat menerima telepon yaitu:
1) Begitu telepon berdering maka gagang telepon harus diangkat sebelum berdering untuk ketiga kalinya.
2) Menjawab telepon dengan suara yang jelas, mengucapkan salam dan menyebutkan nama perusahaannya atau nomor teleponnya.
3) Memberi informasi yang jelas dan sopan apabila:
a. Penelpon salah sambung
b. Penelpon ingin bicara dengan yang sedang tidak berada di tempat
c. Penelpon ingin menelpon nomor lain atau orang lain
d. Apabila penelpon tidak menyebut namanya atau nama perusahaan secara langsung, sebaiknya identitas penelpon ditanyakan.
e. Jika pimpinan tidak berada ditempat kerja maka sekretaris harus menghubungi orang yang diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan dan menanyakan apakah pesan yang dapat disampaikan
f. Bila pimpinan tidak dapat menerima telepon, mengingat pekerjaan seorang pimpinan sangat banyak, maka sekretaris sebaiknya mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat, hal ini dilakukan untuk menghindari perkiraan-perkiraan negatif bagi penelpon, yang akan menimbulkan kesan tidak baik terhadap perusahaan
g. Jika ada suatu keperluan sehingga sekretaris harus meninggalkan tempat duduknya maka sebaiknya sekretaris meminta rekan kerja atau seseorang yang dapat menggantikanya menerima telepon selama ia tidak berada di tempat
h. Seorang sekretaris wajib membantu pimpinan dengan menerima pesan atau permintaan-permintaan melalui telepon dan mencoba menanganinya tanpa mengganggu pimpinan
i. Bila hubungan telepon terputus maka sekretaris harus meletakkan gagang telepon tersebut.
Dari aktivitas di atas, apabila nama/identitas jelas dan urusannya penting sehingga layak untuk dihubungkan dengan pimpinan, caranya adalah dengan terlebih dahulu menawarkan kepada pimpinan. Apabila pimpinan bersedia, sekretaris dapat langsung menghubungkannya tetapi apabila tidak, biasanya pimpinan akan memberikan alternatif atau petunjuk untuk dihubungkan kepada orang lain. Apabila tidak, sekretaris harus dapat memutuskan kemana telepon itu harus dihubungkan. Sehubungan dengan menjawab telepon untuk pimpinan sedang tidak berada ditempat, ada beberapa hal yang perlu dilakukan:
1) Memberitahu/menerangkan seperlunya kepada penelpon tentang keberadaan pimpinan beserta waktu keberadaannya.
2) Mengetahui identitas penelpon secara jelas
3) Menanyakan tentang pesan yang akan disampaikan oleh si penelpon kepada pimpinan.
4) Segera memberitahu kepada pimpinan tentang penelpon yang masuk beserta pesannya.
f) Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
Mengatur jadwal tugas dan kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris. Tujuannya untuk membantu pimpinan dalam mengatur jadwal kegiatan yang terkadang sangat sibuk.
Seorang pimpinan tidak mungkin mengingat jadwal kegiatan dari hari ke hari. Tidak jarang rencana yang ditetapkan beberapa minggu sebelumnya secara mendadak harus dirubah karena bersamaan waktunya dengan acara lain. Pada umumnya pembatalan acara ini ditetapkan oleh pimpinan tetapi dalam hal-hal tertentu, sekretaris diharapkan dapat merubah acara pimpinan apabila dipandang memang harus demikian. Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkan pada whiteboard atau lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan:
1) Menerima dan menghimpun surat/bahan acara kegiatan pimpinan.
2) Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan, dan bulanan.
3) Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan.
4) Mengingat acara kegiatan pimpinan.
5) Selalu mengikuti kegiatan kemungkinan terdapat perubahan acara kegiatan pimpinan.
Bantuan seorang sekretaris sangat di perlukan oleh pimpinan karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain – lain. Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang di bantunya dalam beberapa masalah.
Pada umumnya perencanaan kerja yang akan di lakukan untuk jangka waktu tertentu atau sehari berikutnya, biasanya baru dapat di lakukan oleh sekretaris setelah ia selesai memproses surat, karena dari isi surat tersebut, sekretaris dapat mengetahui serta mempelajari beberapa masalah yang perluh di selesaikan dengan segera dan mengetahui kegiatan apa yang memerluhkan prioritas utnuk segera di proses, di samping itu perencanaan yang dibuat sekretaris, banyak pula tergantung kepada jadwal acara kerja pimpinan serta perkembangan keadaan yang tidak seperti biasanya, sehingga adakalanya perluh penanganan khusus, inisiatif atau pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh sekretaris.
Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya sehari – hari, tidak dapat terhindar dari tugas pengetikan, sekretaris yang berhasil guna dan berdaya guna adalah sekretaris yang dapat bekerja dengan cepat, cermat, dan rapi, sekretaris harus selalu siap membantu dan mengerti keinginan pimpinan, meringankan beban dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan, tingkat awal bagi kepentingan pimpinan dan memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan.
g) Mempersiapkan laporan
Menyiapkan pembuatan laporan adalah salah satu tugas rutin sekretaris yang hampir setiap hari dilakukan, ada beberapa jenis laporan manajerial untuk itulah sekretaris hendaknya menguasai bentuk-bentuk laporan sehingga ketika seorang sekretaris mendapat tugas untuk membantu penyusunan manajerial tidak mengalami kebingungan. Laporan menajerial dibagi menjadi 3 jenis yaitu:
a. Menurut tujuan meliputi:
a) Laporan perencanaan
Yaitu laporan yang mengikuti proses perencanaan serta menentukan tujuan pokok suatu organisasi. Misalnya laporan yang berkaitan dengan penyusunan anggaran keuangan dan terget penjual produksi.
b) Laporan pengendalian
Merupakan dokumen yang terlibat dalam proses kontrol dan menggambarkan pelaksanaan kerja yang telah berlangsung mislnya pengeluaran biaya dan kepegawaian.
b. Menurut waktu meliputi:
a) Laporan berkala/laporan periodik
Laporan berkala/laporan periodik adalah laporan yang dibuat secara berkala ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamis sesuai periodenya. Contohnya: Laporan harian, mingguan, bulanan dan seterusnya.
b) Laporan khusus/Laporan Insedental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali-sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
2) Tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi
b. Menyusun surat-surat rahasia atau konfidense
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
d. Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan
e. Menyelenggarakan rapat
f. Memegang dana petty cash
g. Dan lain sebagainya
3) Tugas Istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, meliputi:
a. Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan-keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana/uang, menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping selama mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4) Tugas Kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri tanpa diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik.
Pada prinsipnya menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)
d. Pemantapan kepribadian
e. Efesiensi kerja.
f. Pengembangan diri sekretaris
5) Tugas Keuangan
Tugas keuangan sekretaris biasanya berkaitan dengan mengurus uang cadangan atau kas kecil sebagai berikut:
a) Menangani urusan keuangan pimpinan di bank, misalnya menyimpan, mengambil uang, atau menarik cek.
b) Membayar rekening-rekening, pajak, atau sumbangan dana atas nama pimpinan.
c) Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.
b. Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut Nuraeni (2008:28-33), selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris sebagai berikut:
1) Tanggung jawab indinvidu (Personal Responsibility)
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja pimpinan dengan bagian lain.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih fokus kepada hal strategis dan memiliki pengaruh jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2) Tanggung jawab dalam (Internal Responsibility)
a. Mengelola sumber daya dan keuangan kantor.
b. Menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja.
c. Membantu menciptakan kelompok informal positif
d. Membantu menciptakan suasana yang mendukung kelancaran kerja
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
3) Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Net-working)
Tanggung jawab cabang perusahaan merupakan salah satu tanggung jawab yang mengharuskan seorang sekretaris melakukan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuannya yang telah ditetapkan.
4) Tanggung Jawab atas Keberhasilan Perusahaan
Berkaitan dengan tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuannya yang telah ditetapkan.
5) Tanggung Jawab Hukum
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis adalah tanggung jawab hukum, yaitu sebagai perantara pimpinan dalam transaksi sebagai perantara. Sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga karena memang sekretaris mempunyai wewenang ini. Dalam melakukan tanggung jawab hukum ada beberapa hal harus diperhatikan oleh sekretaris.
a) Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali jika perusahaan memberi izin
b) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik dalam masa bekerja maupun setelah masa kerja berakhir
c) Sekretaris tidak dapat bekecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat izin dari pimpinan
d) Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin
e) Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-sekali bertindak malampaui batas-batas tersebut.
3. Jenis-Jenis Sekretaris
a. Berdasarkan Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab
Menurut Nuraeni (2008:4-5), berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi dua jenis:
1. Sekretaris Eksekutif
Sekretaris Eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi. Contohnya sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jederal dan sekretaris yayasan.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris pribadi bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan. Walaupun begitu tidak berarti bahwa sekretaris pribadi tidak bertanggung jawab keapda unit kerjanya, tetapi tetap terikat pada status kepegawaiannya. Untuk menjadi profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian pimpinannya sendiri baik adat, kebiasaan, kegemaran atau hobi maupun segala kelebihan dan kekurangan kepribadiannya.
b. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam:
1. Sekretaris Senior (senior Secretary)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman dan dapat menyelesaikan sendiri masalah yang timbul saat melakukan pekerjaannya.
2. Sekretaris Yunior (junior Secretary)
Sekretaris yunior adalah sekretaris yang baru memulai karirnya atau baru bekerja dan belim mempunyai banyak pengalaman. Sekretaris yunior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senor untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.