Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Monday, 23 October 2017
Arsip mempunyai peranan sangat penting bagi kehidupan organisasi, itu sebabnya arsip perlu dikelolah dengan baik, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip, maka arsip dapat disajikan dengan cepat dan tepat untuk setiap perusahaan baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah di temukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Setiap perusahaan menerapkan sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan yang diterapkan pada perusahaan tersebut.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar diawali dengan prosedur surat masuk dan keluar, peralatan yang digunakan, sistem penyimpanan arsip dan prosedur penemuan arsip.
Suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan, dan sistem penemuan kembali arsip. Jika suatu arsip dapat ditemukan dengan waktu yang lama maka arsip tersebut dikatakan kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat. Namun prosedur arsip tidak lepas dari prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara yang dilakukan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar di ketahui bahwa prosedur surat masuk dan surat keluar menggunakan asas gabungan, yaitu dimana pengurusan surat masuk melalui sekretaris dan untuk surat keluar ditangani masing-masing unit yang bersangkutan.
a. Prosedur surat Masuk dan Keluar
Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar sebagai berikut:
1) Prosedur Surat Masuk
Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur surat masuk sebagai berikut:
a) Surat yang masuk diterima oleh sekretaris pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
b) Setelah surat masuk diterima, kemudian diberikan kepada pimpinan untuk didisposisi.
c) Selanjutnya pimpinan memberikan disposisi ke unit yang akan menindaklanjuti surat tersebut.
d) Setelah surat masuk tersebut ditindaklanjuti, maka surat tersebut diberikan kepada sekretaris untuk discan, hasil scan surat tersebut disimpan untuk dijadikan arsip dalam bentuk personal komputer dan aslinya diberikan kepada unit terkait.
e) Surat masuk yang telah discan dalam bentuk personal komputer disimpan berdasarkan sistem wilayah atau berdasarkan asal surat.
2) Prosedur Surat Keluar
Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur surat keluar sebagai berikut:
a) Pembuatan konsep dan pengetikan surat keluar dilakukan oleh masing-masing unit, kemudian diarahkan kepada sekretaris untuk dibawa ke pimpinan untuk dikoreksi, jika surat tersebut sudah benar dan siap dikirim maka pimpinan menandatangani surat tersebut.
b) Setelah surat tersebut selesai di koreksi dan ditanda tangani, surat tersebut diberi nomor oleh sekretaris dan kemudian distempel.
c) Setelah surat rampung kemudian dicatat ke dalam form yang telah dirancang. Form ini digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar.
d) Sebelum surat dikirim terlebih dahulu difotocopy. Hasil penggandaan surat keluar akan digunakan untuk proses pengarsipan dimasing-masing unit.
b. Peralatan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang baik perlu didukung oleh peralatan arsip yang memadai agar dapat membantu dalam perawatan arsip. Dengan adanya peralatan kearsipan maka semua arsip dapat di atur dan ditata dengan baik sehingga ruangan kerja tidak berantakan atau penuh dengan berkas-berkas. Itu sebabnya peralatan kearsipan merupakan satu faktor pendukung pelaksanaan penyimpanan arsip.
Dari kejelasan sebelumnya telah diketahui bahwa sistem kearsipan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar adalah sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan agenda surat masuk dan surat keluar.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar adalah sebagai berikut:
1) Buku Agenda
Pencatatan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar tidak menggunakan buku agenda. Semua surat masuk dan surat keluar dicatat dalam format agenda surat masuk yang terdiri atas kolom: Nomor Surat, Tanggal Masuk, Dari, dan Perihal. Sedangkan format agenda surat keluar terdiri dari kolom: No Surat, Unit Pengolah, Kepada, dan Perihal. Berikut ini adalah gambar format agenda yang digunakan.
Gambar 17: Agenda Surat Keluar
Gambar 18: Agenda Surat Keluar
Berdasarkan gambar 17 dan gambar 18 di atas, diperoleh informasi bahwa buku agenda yang digunakan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar tidak sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan, dan tidak dapat dijadikan untuk penelusuran informasi apabila surat tersebut hilang. Agenda tersebut tidak memiliki kolom kode arsip, isi ringkas, dan tidak dalam bentuk buku sehingga akan lebih mudah hilang dan rusak.
2) Ordner
Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar, ordner berfungsi untuk menyimpan arsip dengan sistem penyimpanan tanggal. Berikut ini adalah gambar ordner yang terdapat pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar.
Gambar 19: Ordner-ordner
Berdasarkan gambar 19 diperoleh informasi bahwa Pada PT Bank Negara Indoenesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar, bahwa surat masuk dan surat keluar disimpan di ordner dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal. Dengan sistem ini surat yang telah selesai diproses oleh pimpinan disimpan di ordner tanpa diberi sekat atau pembatas bulan (januari, februari, dan seterusnya). Surat tertanggal muda disimpan paling bawah dan surat tertanggal tua disimpan paling atas.
3) Map Arsip
Map arsip digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Arisp yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan dengan pegawai pada sekretaris PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dapat dikatakan bahwa penggunaan map arsip tidak digunakan sebagaimana mestinya. Map arsip digunakan untuk menyimpan surat masuk untuk penyimpanan sementara atau tidak permanen. Selain itu map arsip juga digunakan untuk sampul format agenda surat masuk dan surat keluar. Berikut gambar Map arsip di sekretariat PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar.
Gambar 20: Map Arsip
Berdasarkan gambar 20 diperoleh informasi bahwa map arsip digunakan sebagai sampul format agenda surat masuk dan surat keluar dan menyimpan surat masuk untuk sementara waktu, sebelum dipindahkan ke dalam ordner dan dimasukkan ke dalam filling cabinet sebelum sekretaris pulang.
4) Lemari Arsip
Lemari arsip digunakan sebagai alat untuk menyimpan ordner yang berisi arsip data kepegawaian dan arsip lainnya.
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan dengan pegawai pada unit-unit yang ada pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dapat disimpulkan bahwa penggunaan lemari arsip belum digunakan sebagaimana. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 21: Lemari Arsip Surat Keluar
Berdasarkan gambar 21 diperoleh informasi bahwa lemari arsip digunakan untuk menyimpan surat keluar sebelum dikirim ke masing-masing cabang. Surat keluar disimpan di dalam rak arsip sesuai cabang dan Kantor Pusat cabang PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar. Penggunaan peralatan ini kurang difungsikan sebagaimana mestinya atau arsip tersebut tidak ditata dengan baik.
5) Filing Cabinet
Filing cabinet digunakan untuk menyimpan dokumen dalam suatu folder, sehingga dapat memudahkan dalam mengelola arsip. Kelebihan filing cabinet dapat meyimpan dokumen atau arsip dengan aman dan menjaga rahasia surat atau dokukemen tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
GambaR 22: Filling Cabinet
Berdasarkan gambar 22 di atas diperoleh informasi dokumen-dokumen yang disimpan dalam filing cabinet adalah dokumen sangat penting dan berharga. Dokumen disimpan dalam filing cabinet agar terhindar dari hal yang tidak diinginkan.
c. Penyimpanan Arsip Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Berdasarkan observasi dan wawancara dengan pegawai Program dan Evaluasi, bagian sekretariat dapat diketahui bahwa arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar menerapkan asas sentralisasi untuk penanganan surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar, sehingga dapat dikatakan bahwa PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar menggunakan asas campuran (gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi). Surat masuk dalam ruangan sekretariat disimpan dalam bentuk personal komputer dan berdasarkan sistem wilayah atau asal daerah. Sementara unit-unit yang lain menggunakan sistem tanggal (chronological). Surat atau dokumen disimpan ke dalam ordner dengan menggunakan sistem tanggal (chronological). Untuk cara penyimpanan tanggal disusun berdasarkan tanggal muda disimpan paling bawah atau paling belakang, sedangkan arsip tanggal tua disimpan paling atas atau paling depan. Namun, arsip tidak diberi sekat atau guide berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun, arsip dimasukkan dengan cara tumpukan ke dalam ordner. Hal inilah yang menyebabkan arsip sulit untuk ditemukan apabila dibutuhkan.
Berikut tahapan yang dilakukan dalam pengarsipan antara lain setiap surat yang masuk didisposisi, setelah itu diteruskan ke bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut. Seperti yang dijelaskan dalam tahapan-tahapan berikut ini:
1. Memeriksa
Langkah awal yang ditempuh dalam melaksanakan penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran berkas. Dalam setiap arsip yang masuk selalu disertai disposisi dari pimpinan sebagai bukti bahwa arsip tersebut telah dibaca untuk memberikan perintah agar arsip tersebut ditindak lanjuti.
2. Mengindeks
Mengindeks merupakan hal pokok bagi pegawai arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar. Pegawai melakukan kegiatan mengindeks berdasarkan tanggal agar arsip tersusun rapi dan mudah ditemukan jika diperlukan.
3. Menyimpan
Pada tahap terakhir ini yaitu menyimpan, pegawai pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar melakukan penyimpanan arsip yang telah di proses kemudian disimpan di lemari arsip yang ada di unit masing-masing.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar belum terlaksana dengan baik, karena sistem penyimpanan tersebut tidak sesuai dengan tahapan-tahapannya.
d. Prosedur Penemuan Kembali Arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Menyimpan arsip dengan baik dan teratur akan mempermudah dalam menemukan arsip. Oleh karena itu, karyawan yang ditugaskan dalam mengelola arsip harus memperhatikan proses penyimpanan arsip dengan baik, sehingga tidak mengalami kesulitan apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. Arsip akan mudah ditemukan apabila pihak yang membutuhkan arsip menjelaskan tentang arsip yang dikehendaki dengan menyebut nama dan nomor nim pegawai, asal atau wilayah serta tanggal surat.
Proses penemuan kembali arsip dengan cara manual yakni pegawai langsung mengambil dari tempat penyimpanan arsip, agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat perlu adanya sistem penggunaan indeks yang tepat untuk mengidentifikasi arsip tersebut.
Namun pada pelaksanaannya pegawai mencari arsip tidak menggunakan sistem indeks melainkan dengan mencari surat dengan membaca format agenda surat, kemudian melihat tanggal arsip. Selanjutnya baru mencari arsip tersebut dalam ordner sesuai dengan sumber arsip. Inilah yang mempersulit pegawai dalam penemuan kembali karena harus menelusuri buku agenda helai per helai atau membuka satu persatu arsip yang telah disimpan.
Gambar 23: Arsip Surat
Berdasarkan gambar 23 di atas diperoleh informasi arsip-arsip surat tidak langsung diproses. sehingga dapat menimbulkan keterlambatan unit-unit-unit untuk menindaklanjuti surat tersebut. Surat yang terlambat ditindaklanjuti dapat memberikan hasil yang kurang baik dalam memberikan umpan balik bagi instansi dan cabang-cabang.
C. Kendala-Kendala yang Dialami dalam Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami pegawai pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dalam bidang kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Volume arsip setiap hari bertambah, keterbatasan ruang dari segi ukuran dan jumlah akibatnya arsip bertumpuk dan tidak tersusun dengan rapi.
2. Tidak memiliki pedoman tata kearsipan yang diberdayakan.
3. Sulit ditemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
4. Kurangnya sarana dalam hal ini adalah peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip seperti ordner, lemari arsip, dan filing cabinet.
5. Tidak ada pegawai khusus dalam penanganan arsip.
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar diawali dengan prosedur surat masuk dan keluar, peralatan yang digunakan, sistem penyimpanan arsip dan prosedur penemuan arsip.
Suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan, dan sistem penemuan kembali arsip. Jika suatu arsip dapat ditemukan dengan waktu yang lama maka arsip tersebut dikatakan kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat. Namun prosedur arsip tidak lepas dari prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara yang dilakukan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar di ketahui bahwa prosedur surat masuk dan surat keluar menggunakan asas gabungan, yaitu dimana pengurusan surat masuk melalui sekretaris dan untuk surat keluar ditangani masing-masing unit yang bersangkutan.
a. Prosedur surat Masuk dan Keluar
Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar sebagai berikut:
1) Prosedur Surat Masuk
Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur surat masuk sebagai berikut:
a) Surat yang masuk diterima oleh sekretaris pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
b) Setelah surat masuk diterima, kemudian diberikan kepada pimpinan untuk didisposisi.
c) Selanjutnya pimpinan memberikan disposisi ke unit yang akan menindaklanjuti surat tersebut.
d) Setelah surat masuk tersebut ditindaklanjuti, maka surat tersebut diberikan kepada sekretaris untuk discan, hasil scan surat tersebut disimpan untuk dijadikan arsip dalam bentuk personal komputer dan aslinya diberikan kepada unit terkait.
e) Surat masuk yang telah discan dalam bentuk personal komputer disimpan berdasarkan sistem wilayah atau berdasarkan asal surat.
2) Prosedur Surat Keluar
Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa prosedur surat keluar sebagai berikut:
a) Pembuatan konsep dan pengetikan surat keluar dilakukan oleh masing-masing unit, kemudian diarahkan kepada sekretaris untuk dibawa ke pimpinan untuk dikoreksi, jika surat tersebut sudah benar dan siap dikirim maka pimpinan menandatangani surat tersebut.
b) Setelah surat tersebut selesai di koreksi dan ditanda tangani, surat tersebut diberi nomor oleh sekretaris dan kemudian distempel.
c) Setelah surat rampung kemudian dicatat ke dalam form yang telah dirancang. Form ini digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar.
d) Sebelum surat dikirim terlebih dahulu difotocopy. Hasil penggandaan surat keluar akan digunakan untuk proses pengarsipan dimasing-masing unit.
b. Peralatan Arsip
Sistem penyimpanan arsip yang baik perlu didukung oleh peralatan arsip yang memadai agar dapat membantu dalam perawatan arsip. Dengan adanya peralatan kearsipan maka semua arsip dapat di atur dan ditata dengan baik sehingga ruangan kerja tidak berantakan atau penuh dengan berkas-berkas. Itu sebabnya peralatan kearsipan merupakan satu faktor pendukung pelaksanaan penyimpanan arsip.
Dari kejelasan sebelumnya telah diketahui bahwa sistem kearsipan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar adalah sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan agenda surat masuk dan surat keluar.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar adalah sebagai berikut:
1) Buku Agenda
Pencatatan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar tidak menggunakan buku agenda. Semua surat masuk dan surat keluar dicatat dalam format agenda surat masuk yang terdiri atas kolom: Nomor Surat, Tanggal Masuk, Dari, dan Perihal. Sedangkan format agenda surat keluar terdiri dari kolom: No Surat, Unit Pengolah, Kepada, dan Perihal. Berikut ini adalah gambar format agenda yang digunakan.
Gambar 17: Agenda Surat Keluar
Gambar 18: Agenda Surat Keluar
Berdasarkan gambar 17 dan gambar 18 di atas, diperoleh informasi bahwa buku agenda yang digunakan pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar tidak sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan, dan tidak dapat dijadikan untuk penelusuran informasi apabila surat tersebut hilang. Agenda tersebut tidak memiliki kolom kode arsip, isi ringkas, dan tidak dalam bentuk buku sehingga akan lebih mudah hilang dan rusak.
2) Ordner
Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar, ordner berfungsi untuk menyimpan arsip dengan sistem penyimpanan tanggal. Berikut ini adalah gambar ordner yang terdapat pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar.
Gambar 19: Ordner-ordner
Berdasarkan gambar 19 diperoleh informasi bahwa Pada PT Bank Negara Indoenesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar, bahwa surat masuk dan surat keluar disimpan di ordner dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal. Dengan sistem ini surat yang telah selesai diproses oleh pimpinan disimpan di ordner tanpa diberi sekat atau pembatas bulan (januari, februari, dan seterusnya). Surat tertanggal muda disimpan paling bawah dan surat tertanggal tua disimpan paling atas.
3) Map Arsip
Map arsip digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Arisp yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara yang dilakukan dengan pegawai pada sekretaris PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dapat dikatakan bahwa penggunaan map arsip tidak digunakan sebagaimana mestinya. Map arsip digunakan untuk menyimpan surat masuk untuk penyimpanan sementara atau tidak permanen. Selain itu map arsip juga digunakan untuk sampul format agenda surat masuk dan surat keluar. Berikut gambar Map arsip di sekretariat PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar.
Gambar 20: Map Arsip
Berdasarkan gambar 20 diperoleh informasi bahwa map arsip digunakan sebagai sampul format agenda surat masuk dan surat keluar dan menyimpan surat masuk untuk sementara waktu, sebelum dipindahkan ke dalam ordner dan dimasukkan ke dalam filling cabinet sebelum sekretaris pulang.
4) Lemari Arsip
Lemari arsip digunakan sebagai alat untuk menyimpan ordner yang berisi arsip data kepegawaian dan arsip lainnya.
Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan dengan pegawai pada unit-unit yang ada pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dapat disimpulkan bahwa penggunaan lemari arsip belum digunakan sebagaimana. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 21: Lemari Arsip Surat Keluar
Berdasarkan gambar 21 diperoleh informasi bahwa lemari arsip digunakan untuk menyimpan surat keluar sebelum dikirim ke masing-masing cabang. Surat keluar disimpan di dalam rak arsip sesuai cabang dan Kantor Pusat cabang PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar. Penggunaan peralatan ini kurang difungsikan sebagaimana mestinya atau arsip tersebut tidak ditata dengan baik.
5) Filing Cabinet
Filing cabinet digunakan untuk menyimpan dokumen dalam suatu folder, sehingga dapat memudahkan dalam mengelola arsip. Kelebihan filing cabinet dapat meyimpan dokumen atau arsip dengan aman dan menjaga rahasia surat atau dokukemen tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
GambaR 22: Filling Cabinet
Berdasarkan gambar 22 di atas diperoleh informasi dokumen-dokumen yang disimpan dalam filing cabinet adalah dokumen sangat penting dan berharga. Dokumen disimpan dalam filing cabinet agar terhindar dari hal yang tidak diinginkan.
c. Penyimpanan Arsip Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Berdasarkan observasi dan wawancara dengan pegawai Program dan Evaluasi, bagian sekretariat dapat diketahui bahwa arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar menerapkan asas sentralisasi untuk penanganan surat masuk dan asas desentralisasi untuk surat keluar, sehingga dapat dikatakan bahwa PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar menggunakan asas campuran (gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi). Surat masuk dalam ruangan sekretariat disimpan dalam bentuk personal komputer dan berdasarkan sistem wilayah atau asal daerah. Sementara unit-unit yang lain menggunakan sistem tanggal (chronological). Surat atau dokumen disimpan ke dalam ordner dengan menggunakan sistem tanggal (chronological). Untuk cara penyimpanan tanggal disusun berdasarkan tanggal muda disimpan paling bawah atau paling belakang, sedangkan arsip tanggal tua disimpan paling atas atau paling depan. Namun, arsip tidak diberi sekat atau guide berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun, arsip dimasukkan dengan cara tumpukan ke dalam ordner. Hal inilah yang menyebabkan arsip sulit untuk ditemukan apabila dibutuhkan.
Berikut tahapan yang dilakukan dalam pengarsipan antara lain setiap surat yang masuk didisposisi, setelah itu diteruskan ke bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut. Seperti yang dijelaskan dalam tahapan-tahapan berikut ini:
1. Memeriksa
Langkah awal yang ditempuh dalam melaksanakan penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran berkas. Dalam setiap arsip yang masuk selalu disertai disposisi dari pimpinan sebagai bukti bahwa arsip tersebut telah dibaca untuk memberikan perintah agar arsip tersebut ditindak lanjuti.
2. Mengindeks
Mengindeks merupakan hal pokok bagi pegawai arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar. Pegawai melakukan kegiatan mengindeks berdasarkan tanggal agar arsip tersusun rapi dan mudah ditemukan jika diperlukan.
3. Menyimpan
Pada tahap terakhir ini yaitu menyimpan, pegawai pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar melakukan penyimpanan arsip yang telah di proses kemudian disimpan di lemari arsip yang ada di unit masing-masing.
Berdasarkan uraian di atas, dapat dikatakan bahwa sistem penyimpanan arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar belum terlaksana dengan baik, karena sistem penyimpanan tersebut tidak sesuai dengan tahapan-tahapannya.
d. Prosedur Penemuan Kembali Arsip pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Menyimpan arsip dengan baik dan teratur akan mempermudah dalam menemukan arsip. Oleh karena itu, karyawan yang ditugaskan dalam mengelola arsip harus memperhatikan proses penyimpanan arsip dengan baik, sehingga tidak mengalami kesulitan apabila sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. Arsip akan mudah ditemukan apabila pihak yang membutuhkan arsip menjelaskan tentang arsip yang dikehendaki dengan menyebut nama dan nomor nim pegawai, asal atau wilayah serta tanggal surat.
Proses penemuan kembali arsip dengan cara manual yakni pegawai langsung mengambil dari tempat penyimpanan arsip, agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat perlu adanya sistem penggunaan indeks yang tepat untuk mengidentifikasi arsip tersebut.
Namun pada pelaksanaannya pegawai mencari arsip tidak menggunakan sistem indeks melainkan dengan mencari surat dengan membaca format agenda surat, kemudian melihat tanggal arsip. Selanjutnya baru mencari arsip tersebut dalam ordner sesuai dengan sumber arsip. Inilah yang mempersulit pegawai dalam penemuan kembali karena harus menelusuri buku agenda helai per helai atau membuka satu persatu arsip yang telah disimpan.
Gambar 23: Arsip Surat
Berdasarkan gambar 23 di atas diperoleh informasi arsip-arsip surat tidak langsung diproses. sehingga dapat menimbulkan keterlambatan unit-unit-unit untuk menindaklanjuti surat tersebut. Surat yang terlambat ditindaklanjuti dapat memberikan hasil yang kurang baik dalam memberikan umpan balik bagi instansi dan cabang-cabang.
C. Kendala-Kendala yang Dialami dalam Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami pegawai pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk. Kantor Wilayah Makassar dalam bidang kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Volume arsip setiap hari bertambah, keterbatasan ruang dari segi ukuran dan jumlah akibatnya arsip bertumpuk dan tidak tersusun dengan rapi.
2. Tidak memiliki pedoman tata kearsipan yang diberdayakan.
3. Sulit ditemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
4. Kurangnya sarana dalam hal ini adalah peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip seperti ordner, lemari arsip, dan filing cabinet.
5. Tidak ada pegawai khusus dalam penanganan arsip.