Tinjauan Pustaka Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk Kantor Wilayah Makassar
Monday, 23 October 2017
A. Beberapa Pengertian
1. Pengertian Sistem
Menurut Eko Nugroho (2012:118) menjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling berkaitan atau bekerja secara bersama-sama untuk mencapai satu atau lebih tujuan.
Sedarmayanti (2008:18) mengemukakan bahwa “Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual dan fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas maka dapat disimpulkan pengertian sistem yaitu kumpulan dari unsur-unsur yang saling berkaitan yang membentuk suatu kesatuan untk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Penyimpanan
Menurut Amsyah (2003:71) menjelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Selanjutnya Muryati (2008:114) Sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing), dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (fending) kembali dengan mudah dan cepat.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, memelihara arsip bagi individu maupun organisasi dengan menggunakan indeks yang sudah ditentukan.
3. Pengertian Arsip
Basir Barthos (2015:1) mengemukakan bahwa arsip (record) adalah “Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenaik subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 menyatakan bahwa
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis maupun tidak tertulis berupa gambar ataupun rekaman kejadian peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
B. Peran dan Fungsi Arsip
1. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Hirman dan Imasita (2012:11) mengemukakan bahwa peranan arsip sebagai berikut :
a) Alat utama ingatan organisasi
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
2. Fungsi Arsip
Barthos (2015:11), mengemukakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari segi kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengelolaan dari suatu organisasi atau kantor.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi.
b) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip ini berada di di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
C. Asas Pengorganisasian / Pengelolaan Arsip
Asas pengorganisasian atau pengelolaan arsip dapat dikelompokkan atas sentralisasi arsip, desentralisasi arsip dan asas campuran (Dewi, 2011:12):
1. Asas Sentralisasi Arsip
Asas setralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat ssecara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu:
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikannya pada waktu yang bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar dibeberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu:
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaannya di masing-masing unit tidak kontinyu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Asas Campuran/Kombinasi
Asas campuran/kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini diselenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf perkembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
D. Peralatan Penyimpanan Arsip
Menurut Hirman dan Imasita (2013:27-40), peralatan kearsipan ada dua yaitu:
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pencatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1,2,3,4,.... dan sebagainya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal terima atau
3) Surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dikirimnya surat.
5) Nomor dan tanggal dengan nomor berkas berdasarkan pola klarifikasi.
6) Pengirim surat yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
7) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
8) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
9) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
Adapun bentuk lajur buku agenda surat masuk dan surat keluar seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
Buku Agenda Surat Masuk
No. Urut Tanggal Terima Tanggal Surat Nomor Surat Dari Perihal Isi Ringkas Kode Arsip Ket.
Buku Agenda Surat Keluar
No. Urut Tanggal Terima Tanggal Surat Nomor Surat Dari Perihal Isi Ringkas Kode Arsip Ket.
Gambar 1: Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2: Ordner
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang laiinya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3: Lemari Arsip
d. Map Snelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 4: Map Snelhecter
e. Baki Surat/ Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
Gambar 5: Letter Tray
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
Gambar 6: Safe Keeping Document/Brankas
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi koloom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda.
Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: Kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
6) Dari: kolom yang berisi asal surat baik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat: kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat: kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat.
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut penyelesaian masalah dari surat bersangkutan.
b) Untuk surat keluar: unit/ bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat.
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
Dibawah ini terdapat salah satu bentuk kartu kendali yang pada umumnya sering digunakan.
INDEKS: Tanggal: M/K
No. Urut: Kode:
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari: Kepada:
Tanggal: No. Surat:
Pengolah: Paraf:
Catatan:
Gambar 7: Kartu Kendali
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikel. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Gambar 8: Lateral Filing Cabinet
Gambar 9: Drawer Type Filing Cabinet
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filling cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip/ warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/ tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
Gambar 10: Folder
d. Guide
Guide card (tanpa batas/ sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai pununjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, guide besar dan guide kecil.
Gambar 11: Guide Besar
Gambar 12: Guide Kecil
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu:
1) Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
2) Pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya.
3) Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi denan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakkan tab. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 13: Map Gantung
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
Gambar 14: Paper Shredder
g. Rotary Filing System
Rotary filing System merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filing System.
Gambar 15: Rotary Filing System
E. Prosedur Penyimpanan dan Pengembalian Arsip
Hirman dan Imasita (2012:65) mengemukakan bahwa dalam penyimpanan arsip terdapat dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan arsip yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan yang sudah diproses (file tetap).
1. Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak (follow up file) adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan yang diberi label tanggal 1 sampai 31. Arsip yang ditunda sampai waktu tertentu dapat dimasukkan dalam map di bawah pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan.
2. Proses Tetap (file permanent)
Umumnya instansi, baik itu pemerintaha maupun swasta kurang memperhatikan prosedur atau langkah penyimpanan arsip. Biasanya sering terjadi bahwa banyak dokumen atau arsip yang hilang pada prosedur awal atau permulaan, sedangkan kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan ini tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas arsip.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan sebagai berikut :
a) Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan surat tersebut perlu dimintakan kejelasaannya
b) Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nma apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penandatangan surat untuk jenis surat masuk dan nama badan atau individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan. Dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan disimpan pada satu map dengan tata tangkap yang sama.
c) Memberi tanda
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d) Menyortir
Tahap menyortir adalah pengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem yang dipergunakan.
e) Menyimpan/Meletakkan
Pada tahap terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatakan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan yaitu abjad, geografis, subjek, dan numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Selanjutnya dalam penemuan kembali arsip menurut Hirman dan Imasita (2012:75) mengemukakan bahwa ada dua sistem penemuan kembali arsip yaitu, penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola lama dan penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola baru sebagai berikut :
1. Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola lama
a) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contih surat masuk dari PT. Alba Pedu
b) Cari surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan asal, tujuan dan nama perusahaan yang dicari.
c) Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan di lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnehekter map yang diberi A yang dicari.
d) Setelah ordner atau schenehekter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip, selanjutnya dikeluaran arsip yang dicari atas nama PT. Alba Pedu.
2. Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola Baru
a) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contoh surat masuk dari PT. Alibaba Alink.
b) Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diharuskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali. Jika, kartu kendali tidak ditentukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar pinjaman.
c) Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari, dengan melihat kartu indeks PT. Alibaba Alink dengan kode A.
d) Dengan mengetahui kode arsip tersebut selanjutnya dapat diketahui dalam laci, dibelakang guide dengan kode A dalam folder dengan kode A arsip tersebut dismpan.
F. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Dalam penyimpanan atau penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penyimpanan arsip. Menurut Hirman dan Imasita(2012:95 ada 5 (lima macam sistem penyimpanan atau penataan arsip yaitu :
a) Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dari kata tangkap nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri atas dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
1) Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan adalah terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swast dan nama organisasi.
Kelebihan Sistem Abjad :
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sistem langsung.
d. Susunan guide dan folder sederhana.
e. Dapat juga menjadi file campuran.
Kekurangan Sistem Abjad :
a. Pencarian untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
c. Harus memakai peraturan mengindeks.
b) Sistem masalah/perihal/subjek adalah sistem penyimpanan, dokumen yang berdasarkan pada isi dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini banyak dipakai pada instansi-instansi pemerintah.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek/perihal dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambahkan sub-subjek pada sub-subjek atau sub pokok masalah.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah, yaitu :
a. Ada kecenderungan daftar subjek/pokok masalah atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjek.perihal juga tidak akan efektif bila istilah yang dipergunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
d. Dipergunakan petunjuk silang yang berpengalaman.
e. Dipergunakan petunjuk silang yang menandai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
c) Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Pada sistem ini pula dapat dilihat pada gambar berikut. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
1) Menyusun pola klasifikasi arsip
2) Menyiapkan peralatan arsip
d) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Kelebihan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua tanggal dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan atau menambahkan bulan atau tanggal.
c. Mudah untuk menyimpan arsip tersebut, karena tanggal dan bulan sudah nampak pada tanggal surat.
d. Sistem tanggal hanya cocok pada perusahaan atau unit kerja tertentu.
Kelemahan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Sistem ini tidak dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
b. Penyimpanan berdasarkan tanggal tidak akan efektif dan efisien bila diterapkan pada perusahaan besar.
c. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
e) Sistem wilayah/daerah/regional adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila mana tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.
b. Perlu indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai hatus menyusun dua berkas, yaitu berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks.
c. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
d. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografi dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.
e. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
1. Pengertian Sistem
Menurut Eko Nugroho (2012:118) menjelaskan bahwa sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian atau hal-hal yang saling berkaitan atau bekerja secara bersama-sama untuk mencapai satu atau lebih tujuan.
Sedarmayanti (2008:18) mengemukakan bahwa “Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual dan fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas maka dapat disimpulkan pengertian sistem yaitu kumpulan dari unsur-unsur yang saling berkaitan yang membentuk suatu kesatuan untk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Penyimpanan
Menurut Amsyah (2003:71) menjelaskan bahwa sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Selanjutnya Muryati (2008:114) Sistem penyimpanan adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing), dokumen-dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (fending) kembali dengan mudah dan cepat.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, memelihara arsip bagi individu maupun organisasi dengan menggunakan indeks yang sudah ditentukan.
3. Pengertian Arsip
Basir Barthos (2015:1) mengemukakan bahwa arsip (record) adalah “Setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenaik subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 menyatakan bahwa
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis maupun tidak tertulis berupa gambar ataupun rekaman kejadian peristiwa yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
B. Peran dan Fungsi Arsip
1. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Hirman dan Imasita (2012:11) mengemukakan bahwa peranan arsip sebagai berikut :
a) Alat utama ingatan organisasi
b) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
c) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
2. Fungsi Arsip
Barthos (2015:11), mengemukakan bahwa fungsi arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari segi kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengelolaan dari suatu organisasi atau kantor.
2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi.
b) Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip ini berada di di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
C. Asas Pengorganisasian / Pengelolaan Arsip
Asas pengorganisasian atau pengelolaan arsip dapat dikelompokkan atas sentralisasi arsip, desentralisasi arsip dan asas campuran (Dewi, 2011:12):
1. Asas Sentralisasi Arsip
Asas setralisasi artinya pengurusan surat atau arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Bagian ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain unit ini tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat ssecara langsung.
Adapun kelebihan dari asas sentralisasi, yaitu:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja, misalnya dalam hal-hal pengiriman dan penerimaan surat, pengarsipannya, dan penyeragaman pemakaian formulir dan sebagainya.
b. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan, maksudnya bahwa pengawasan lebih mudah dilaksanakan karena kegiatannya dilakukan pada satu tempat terpusat.
c. Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat lebih hemat pula, misalnya menghindari pemborosan dan kesamaan dalam pembelian perabot dan peralatan kantor.
d. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel, maksudnya bahwa tenaga karyawan yang diperlukan dapat dibatasi dan dipilih yang ahli dalam bidangnya.
e. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.
Sedangkan kekurangan dari asas sentralisasi, yaitu:
a. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat. Dengan dipusatkannya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungkin untuk menampung dan menyelesaikannya pada waktu yang bersamaan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran.
c. Kurang dapat dirasakan manfaatnya bagi perusahaan atau organisasi kantor yang masih kecil dan belum berkembang.
2. Asas Desentralisasi Arsip
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta menyelenggarakan kearsipannya oleh setiap unit dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang diperlukan oleh lingkungannya.
Adapun kelebihan dari asas desentralisasi, yaitu:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar dibeberapa tempat atau gudang, maka untuk semua pekerjaan kantor akan lebih lancar jalannya.
b. Adanya beberapa pekerjaan kantor yang memang harus didesentralisasikan, karena menurut sifat dan ciri-ciri khasnya harus dilakukan oleh setiap unit dalam organisasi kantor tersebut. Misalnya pekerjaan pengolahan data, membuat laporan, hubungan telepon dan sebagainya.
Sedangkan kelemahan dari asas desentralisasi, yaitu:
a. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat-alat yang sama, hal ini akan memboroskan biaya kantor sedangkan penggunaannya di masing-masing unit tidak kontinyu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor yang terpisah-pisah ruangannya.
3. Asas Campuran/Kombinasi
Asas campuran/kombinasi merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas gabungan ini diselenggarakan berdasarkan pertimbangan akan kebutuhan dan kondisi organisasi kantor yang bersangkutan. Hal ini pun tergantung kepada tujuan kantor, luas pekerjaan, taraf perkembangan dan kebutuhan. Pada organisasi kantor yang telah berkembang sering dipergunakan asas gabungan ini.
D. Peralatan Penyimpanan Arsip
Menurut Hirman dan Imasita (2013:27-40), peralatan kearsipan ada dua yaitu:
1. Peralatan Kearsipan Pola Lama
a. Buku agenda
Pencatatan dengan menggunakan buku agenda dilakukan oleh instansi yang belum menerapkan kartu kendali. Dewasa ini pencatatan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Buku agenda terdiri dari kolom seperti di bawah ini:
1) Nomor urut yaitu kolom nomor diisi berdasarkan nomor surat masuk dari nomor 1,2,3,4,.... dan sebagainya.
2) Tanggal terima yaitu kolom tanggal terima diisi berdasarkan tanggal terima atau
3) Surat yaitu kolom ini diisi sesuai dengan nomor dan tanggal yang tercantum pada surat.
4) Nomor berkas diisi sesuai dikirimnya surat.
5) Nomor dan tanggal dengan nomor berkas berdasarkan pola klarifikasi.
6) Pengirim surat yaitu kolom pengirim surat diisi sesuai dengan alamat pengirim atau nama pengirim surat.
7) Perihal yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi pokok surat atau perihal.
8) Isi ringkas yaitu kolom ini diisi berdasarkan isi ringkas surat untuk mempermudah mengetahui isi dari surat.
9) Keterangan yaitu kolom ini diisi bilamana ada hal-hal yang perlu diberikan penjelasan, misalnya surat tersebut tidak lengkap dalam arti surat menyebutkan lampiran dan seterusnya.
Adapun bentuk lajur buku agenda surat masuk dan surat keluar seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
Buku Agenda Surat Masuk
No. Urut Tanggal Terima Tanggal Surat Nomor Surat Dari Perihal Isi Ringkas Kode Arsip Ket.
Buku Agenda Surat Keluar
No. Urut Tanggal Terima Tanggal Surat Nomor Surat Dari Perihal Isi Ringkas Kode Arsip Ket.
Gambar 1: Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
b. Ordner
Ordner ini semacam map dari karton tebal dapat menampung banyak arsip. Di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya. Adapun kegunaan ordner ini adalah untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2: Ordner
c. Lemari Arsip
Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang laiinya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 3: Lemari Arsip
d. Map Snelhecter
Map yang digunakan untuk menyimpan berkas yang telah dilubangi terlebih dahulu, sehingga tidak dapat lepas dari kaitan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 4: Map Snelhecter
e. Baki Surat/ Letter Tray
Alat ini digunakan untuk meletakkan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
Gambar 5: Letter Tray
f. Brankas/Safe Keeping Document
Merupakan lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi dengan kunci pengaman. Alat ini digunakan untuk menyimpan arsip penting.
Gambar 6: Safe Keeping Document/Brankas
2. Peralatan Kearsipan Pola Baru
a. Kartu kendali
Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi koloom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda.
Kolom-kolom tersebut adalah:
1) Tanggal: Kolom untuk memberikan tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar.
2) Nomor urut: kolom yang dibubuhi nomor yang telah disusun secara sistematis berdasarkan urutannya untuk mengurutkan surat masuk maupun surat keluar pada kartu kendali.
3) Kode: kolom kode disesuaikan dengan sistem penyimpanan yang digunakan oleh perusahaan.
4) Isi ringkas: kolom yang digunakan untuk mencatat isi ringkas surat, dibuat dengan menggunakan kalimat singkat dan jelas yang dapat menggambarkan isi surat.
5) Lampiran: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
6) Dari: kolom yang berisi asal surat baik perusahaan maupun perorangan.
7) Kepada: kolom yang berisi alamat yang dituju untuk surat keluar.
8) Tanggal surat: kolom untuk mencatat tanggal yang tercantum pada surat.
9) Nomor surat: kolom untuk mencatat nomor surat yang tercantum pada surat.
10) Pengolah surat:
a) Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut penyelesaian masalah dari surat bersangkutan.
b) Untuk surat keluar: unit/ bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat.
11) Catatan atau keterangan: kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses.
12) Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat.
Dibawah ini terdapat salah satu bentuk kartu kendali yang pada umumnya sering digunakan.
INDEKS: Tanggal: M/K
No. Urut: Kode:
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari: Kepada:
Tanggal: No. Surat:
Pengolah: Paraf:
Catatan:
Gambar 7: Kartu Kendali
b. Filing Cabinet
Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikel. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet.
Gambar 8: Lateral Filing Cabinet
Gambar 9: Drawer Type Filing Cabinet
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filling cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Filing cabinet berfungsi untuk menyimpan arsip/ warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi.
c. Folder
Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak, biasanya ditempatkan di belakang guide.
Folder juga disebut sebagai map tanpa daun penutup pada sisinya, dilengkapi tap/ tonjolan untuk menempatkan kode arsip.
Gambar 10: Folder
d. Guide
Guide card (tanpa batas/ sekat penunjuk) adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai pununjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, guide besar dan guide kecil.
Gambar 11: Guide Besar
Gambar 12: Guide Kecil
Guide besar mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio, sedangkan guide kecil mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu:
1) Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
2) Pemisah antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya.
3) Penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.
e. Map Gantung
Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat yang dilengkapi denan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkan alat ini di dalam laci filing cabinet dan berfungsi untuk meletakkan tab. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini.
Gambar 13: Map Gantung
f. Mesin Penghancur Dokumen/ Paper Shredder
Mesin penghancur dokumen adalah peralatan kearsipan yang erat hubungannya dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.
Gambar 14: Paper Shredder
g. Rotary Filing System
Rotary filing System merupakan suatu peralatan sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna. Bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Berikut ini gambar Rotary Filing System.
Gambar 15: Rotary Filing System
E. Prosedur Penyimpanan dan Pengembalian Arsip
Hirman dan Imasita (2012:65) mengemukakan bahwa dalam penyimpanan arsip terdapat dua macam penyimpanan, yaitu penyimpanan arsip yang belum selesai diproses (file pending) dan penyimpanan yang sudah diproses (file tetap).
1. Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak (follow up file) adalah file yang digunakan untuk menyimpan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan yang diberi label tanggal 1 sampai 31. Arsip yang ditunda sampai waktu tertentu dapat dimasukkan dalam map di bawah pada salah satu laci dari lemari arsip yang digunakan.
2. Proses Tetap (file permanent)
Umumnya instansi, baik itu pemerintaha maupun swasta kurang memperhatikan prosedur atau langkah penyimpanan arsip. Biasanya sering terjadi bahwa banyak dokumen atau arsip yang hilang pada prosedur awal atau permulaan, sedangkan kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan ini tergantung pada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas arsip.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan sebagai berikut :
a) Pemeriksaan
Pada tahap ini penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip tersebut memang sudah siap disimpan. Bilamana terdapat warkat belum ditandai untuk disimpan surat tersebut perlu dimintakan kejelasaannya
b) Mengindeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nma apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penandatangan surat untuk jenis surat masuk dan nama badan atau individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan. Dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan disimpan pada satu map dengan tata tangkap yang sama.
c) Memberi tanda
Tahap ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d) Menyortir
Tahap menyortir adalah pengelompokkan arsip-arsip untuk persiapan ke tahap terakhir yaitu penyimpanan. Tahap ini diadakan khusus untuk jumlah volume arsip yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem yang dipergunakan.
e) Menyimpan/Meletakkan
Pada tahap terakhir adalah menyimpan, yaitu menempatakan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan yaitu abjad, geografis, subjek, dan numerik. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
Selanjutnya dalam penemuan kembali arsip menurut Hirman dan Imasita (2012:75) mengemukakan bahwa ada dua sistem penemuan kembali arsip yaitu, penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola lama dan penemuan kembali arsip menurut sistem kearsipan pola baru sebagai berikut :
1. Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola lama
a) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contih surat masuk dari PT. Alba Pedu
b) Cari surat tersebut dengan cara menelusuri buku agenda, kemudian perhatikan asal, tujuan dan nama perusahaan yang dicari.
c) Setelah pokok permasalahan diketahui, dilanjutkan dengan mencari arsip yang dibutuhkan di lemari arsip dengan cara melihat kode yang tercantum pada ordner atau schnehekter map yang diberi A yang dicari.
d) Setelah ordner atau schenehekter map ditemukan, ordner tersebut dikeluarkan dari rak arsip, selanjutnya dikeluaran arsip yang dicari atas nama PT. Alba Pedu.
2. Penemuan Kembali Arsip Menurut Sistem Kearsipan Pola Baru
a) Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari, contoh surat masuk dari PT. Alibaba Alink.
b) Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diharuskan dengan mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali. Jika, kartu kendali tidak ditentukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar pinjaman.
c) Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari, dengan melihat kartu indeks PT. Alibaba Alink dengan kode A.
d) Dengan mengetahui kode arsip tersebut selanjutnya dapat diketahui dalam laci, dibelakang guide dengan kode A dalam folder dengan kode A arsip tersebut dismpan.
F. Penyimpanan atau Penataan Arsip
Dalam penyimpanan atau penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penyimpanan arsip. Menurut Hirman dan Imasita(2012:95 ada 5 (lima macam sistem penyimpanan atau penataan arsip yaitu :
a) Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dari kata tangkap nama dokumen bersangkutan. Nama terdiri atas dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
1) Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal.
2) Nama badan adalah terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swast dan nama organisasi.
Kelebihan Sistem Abjad :
a. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
b. Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
c. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sistem langsung.
d. Susunan guide dan folder sederhana.
e. Dapat juga menjadi file campuran.
Kekurangan Sistem Abjad :
a. Pencarian untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
c. Harus memakai peraturan mengindeks.
b) Sistem masalah/perihal/subjek adalah sistem penyimpanan, dokumen yang berdasarkan pada isi dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok permasalahan, masalah, pokok surat atau subjek. Sistem ini banyak dipakai pada instansi-instansi pemerintah.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek/perihal dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru atau menambahkan sub-subjek pada sub-subjek atau sub pokok masalah.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Perihal/Masalah, yaitu :
a. Ada kecenderungan daftar subjek/pokok masalah atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
b. Penyimpanan berdasarkan subjek.perihal juga tidak akan efektif bila istilah yang dipergunakan tidak dibatasi.
c. Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
d. Dipergunakan petunjuk silang yang berpengalaman.
e. Dipergunakan petunjuk silang yang menandai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
c) Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Pada sistem ini pula dapat dilihat pada gambar berikut. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:
1) Menyusun pola klasifikasi arsip
2) Menyiapkan peralatan arsip
d) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Kelebihan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua tanggal dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan atau menambahkan bulan atau tanggal.
c. Mudah untuk menyimpan arsip tersebut, karena tanggal dan bulan sudah nampak pada tanggal surat.
d. Sistem tanggal hanya cocok pada perusahaan atau unit kerja tertentu.
Kelemahan Sistem Arsip berdasarkan Tanggal yaitu :
a. Sistem ini tidak dapat diterapkan untuk semua perusahaan.
b. Penyimpanan berdasarkan tanggal tidak akan efektif dan efisien bila diterapkan pada perusahaan besar.
c. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.
d. Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai subjek/perihal dan informasi yang terkait.
e) Sistem wilayah/daerah/regional adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu.
Kelebihan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Mudah dan cepat dalam penemuan bila mana tempat telah diketahui.
b. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kelemahan Sistem Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah/Daerah yaitu :
a. Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.
b. Perlu indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai hatus menyusun dua berkas, yaitu berdasarkan geografis dan berkas abjad untuk indeks.
c. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
d. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografi dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau numerik.
e. Diperlukan petunjuk silang yang berpengalaman.