Tinjauan Pustaka Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas di PT Perkebunan Nusantara XIV Makassar
Saturday, 1 September 2018
1. Pengertian Sistem
Sistem menurut Mulyadi Mulyadi (2017:4) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan menurut Hall (2007:5) “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama)”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik harus dilengkapi dengan :
a. Pengumpulan, pencatatan dan pelaporan data yang efesien.
b. Pengukuran setiap kegiatan perusahaan.
c. Pemeberian wewenang dan tanggung jawab
d. Pencegahan kesalahan dan kecurangan.
Setiap sistem akuntansi harus direncanakan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat setiap perusahaan, volume setiap jenis transaksi dan jumlah serta kemampuan pegawai yang ada.
2. Pengertian Kas
Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan. Kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas, dalam menjalankan aktivitas perusahaan tingkat produktifitas kas harus sangat dijaga agar jumlahnya jangan terlalu besar yang menimbulkan dana tersebut sehingga mengaggur (idle cash) ataupun sebaliknya jumlah tersebut juga tidak boleh terlalu kecil yang menimbulkan hambatan-hambatan dalam menjalankan kegiatan usaha di perusahaan. Kas sangat berperan dalam menentukan kelancaran aktivitas perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan kas harus direncanakan dan diawasi dengan baik, baik dari penerimaan kas sampai pada pengeluaran kas.
Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat ukur dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/liquid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
Menurut I.A.I (2009:22) menyatakan :
“Kas terdiri dari saldo kas dan rekening giro. Setara kas adalah investasi yang sifatnya liquid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dij adikan kas dalam jumalah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Soemarso (2009:296) menyatakan Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.
Pada umumnya perusahaan membagi kas menjadi dia kelompok, yaitu:
a. Kas kecil (Petty Cash/ Cash on Hand)
Merupakan uang yang ada di dalam brankas perusahaan yang digunakan untuk membayar dalam jumlah relative kecil, misalnya pembelian perangko, biaya perjalanan, biaya telegram dan pembayaran lain dalam jumlah kecil.
b. Kas di Bank (Cash in Bank)
Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di bank dalam bentuk giro/bilyet dan kas ini dapat dipakai untuk pembayaran yang jumlahnya besar dengan menggunakan cek (Hery 2015:27)
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut:
a. Sebagai alat ukur atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil
b. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya.
c. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
3. Pengertian Pengendalian Intern
Dalam pengendalian intern mempunyai arti sempit atau luas, dalam arti sempit diartikan sebagai pengecekan penjumlahan, baik secara mendatar maupun menurun, sedangkan pengertian pengendalian intern dalam arti luas hanya meliputi pekerjaan. Sistem pengendalian intern adalah suatu usaha atau sistem sosial yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efesiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengecekan tetap meliputi semua alat-alat yang di gunakan oleh manajemen untuk melakukan pengendalian intern terhadap aktivitas atas transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Sistem pengendalian intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan lainnya.
Pengertian pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:218) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Menurut Rama dan Frederick (2008:8) pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Rosidah dan Munandar (2008) menyatakan pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
a. Keandalan pelaporan keuangan,
b. Efektivitas dan efisiensi operasi,
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Akmal (2009:32) menyatakan pengendalian internal adalah proses yang dilakukan manusia (dewan direksi, manajemen, dan pegawai) yang dirancang untuk memberikan Jurnal keyakinan yang masuk akal/memadai untuk mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut:
a. Keandalan Informasi;
b. Ketaatan pada peraturan yang berlaku;
c. Efisiensi dan efektivitas operasi.
Di lingkungan perusahaan pengendalian intern Sarno (2009:2) mengidentifikasikan adalah suatu proses yang di pengaruhi oleh pimpinan dan manajemen dan di desain untuk menyediakan kepastian yang layak terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan dengan memperhatikan tiga hal utama, yaitu:
a. Efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan;
b. Ketahanan uji laporan keuangan;
c. Kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.
Untuk menyediakan suatu struktur dalam mempertimbangkan banyak kemungkinan pengendalian yang berhubungan dengan tujuan entitas. Sukrisno (2008:75) menyatakan ada lima komponen pengendalian intern yang saling berhubungan, yaitu:
a. Lingkungan Pengendalian. Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
b. Penilaian Resiko. Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
c. Aktivitas Pengendalian. Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan Komunikasi. Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan. Merupakan proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Jusup (2010:271) menyebutkan faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana menerapkan masing-masing komponen sistem pengendalian intern adalah Besarnya satuan usaha, karakteristik organisasi dan kepemilikan, sifat kegiatan usaha, keanekaragaman dan kompleksitas operasi, metode pengeolahan data, dan persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi. Prosedur pengendalian menurut Kumaat (2011:17) meliputi hal-hal berikut:
a. Personel yang kompeten, mutasi kerja, dan cuti wajib;
b. Pelimpahan tanggung jawab dan pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait;
c. Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset, dan operasi.
a. Manfaat Pengendalian Intern
Usaha pertama yang terpenting untuk menegakkan disiplin operasi dalam sebuah perusahaan sebagai pencegah penyelewengan adalah menciptakan pengendalian intern yang efektif. Semua kegiatan di dalam perusahaan memerlukan adanya pengendalian. Dengan adanya pengendalian ini diharapkan akan terdapat perbaikan–perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dari suatu periode ke periode berikutnya. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan manfaat yang hendak di capai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengelolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.
Dari definisi di atas menurut Baridwan (2009:13) menunjukkan bahwa suatu sistem pengendalian intern yang baik itu akan bermanfaat untuk:
1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi;
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi;
3. Memajukan efisiensi dalam operasi;
4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah di tetapkan lebih dahulu.
Sedangkan menurut tujuannya sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam yaitu: Pengendalian intern akuntansi dan pengendalian intern administratif. Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi: struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi. Pengendalain administratif meliputi : struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Stuktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern (internal control structure) menurut Krismiaji (2010:219) adalah kebijakan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan tercapai. Struktur pengendalian intern ini memiliki tiga elemen, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.
3. Prosedur Pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah di ciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan usaha akan tercapai.
c. Tujuan sistem pengendalian intern
1. Mejaga kekayaan organisasi
Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen. Kekayaan perusahaan perlu dijaga dari segala kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan dan kecurangan lainnya. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut, maka perlu dirancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah terjadinya hal-hal tersebut.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Agar dapat menjalankan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya sebab dengan adanya data atau catatan handal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. Catatan akuntansi harus terus menerus dicek kebenaran dan ketelitiannya.
3. Mendorong efesiensi
Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.
4. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.
Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.
d. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain (Mulyadi, 2009: 166) :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini – -Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
c. Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
Sedangkan unsur pokok sistem pengendalian internal menurut Mardi (2011:60) adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi: Merupakan suatu kerangka pemisahan tanggung jawab secara tegas berdasarkan fungsi dan tingkatan unit yang dibentuk. Prinsip dalam menyusun struktur organisasi, yaitu pemisahan antara setiap fungsi yang ada dan suatu fungsi jangan di beri tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahapan kegiatan, hal ini bertujuan supaya tercipta mekanisme saling mengendalikan antar fungsi secara maksimal.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi: Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatan beserta seluruh jajarannya.Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai prosedur yang baku. Prosedur pencatatan yang baik menjamin ketelitian dan keandalan data dalam perusahaan. Transaksi terjadi apabila telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan setiap dokumen memiliki bukti yang sah, ada paraf dan tanda tangan pejabat yang memberi otorisasi.
3. Pelaksanaan kerja secara sehat: Tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainya tujuan pengendalian interal yang ditunjukan dalam beberapa cara. Unsur kehati hatian (prudent) penting di jaga agar tak seorang pun menangani transaksi dari awal sampai akhir sendirian, harus rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan.
4. Pegawai berkualitas: Salah satu unsur pokok penggerak organisasi ialah karyawan, karyawan harus berkualitas agar organisasi memiliki citra berkualitas. Secara umum, kualitas karyawan ditentukan oleh tiga aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Tidak hanya berkualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tugas perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesional atau berdasarkan carity (kedekatan teman).
4. Prosedur Internal Terhadap Kas
Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian :
1. Terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas
2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian.
3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek; kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya.Hal ini tergantung pada berbagai factor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya. Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi. Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui kas, merupkan hal yang penting akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atas pengeluarn kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas.
5. Pengertian penerimaan kas
Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat – surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai.
a. Prosedur penerimaan kas
Menurut Mulyadi (2010:470 ) dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita registrasi kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembelian untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
b. Fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas
Adapun fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2010:462) yaitu :
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, menisi faktur panjualan, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggungjawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pegiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
c. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas
Menurut Mulyadi (2010 : 75) Fomulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2010 : 463) :
1. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai.
2. Pita registrasi kas
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukun faktur penjualan tunai yang docatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit catd center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill of loading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahaan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
5. Faktur penjualan COD
Digunakan untuk merekam penjualan COD
6. Bukti setor kas
Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
7. Rekap harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungdi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu periode.
6. Catatan Akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:468) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat jurnal penerimaan kas.
3. Jurnal umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produksi yang dijual.
4. Kartu persediaan
Dalam transaksi penerimaan kasi dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.
Sistem menurut Mulyadi Mulyadi (2017:4) adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan menurut Hall (2007:5) “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama)”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Suatu sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memahami lingkungan kita. Pendekatan sistem berusaha menjelaskan sesuatu dipandang dari sudut pandang sistem, yang berusaha menemukan struktur unsur yang membentuk sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik harus dilengkapi dengan :
a. Pengumpulan, pencatatan dan pelaporan data yang efesien.
b. Pengukuran setiap kegiatan perusahaan.
c. Pemeberian wewenang dan tanggung jawab
d. Pencegahan kesalahan dan kecurangan.
Setiap sistem akuntansi harus direncanakan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat setiap perusahaan, volume setiap jenis transaksi dan jumlah serta kemampuan pegawai yang ada.
2. Pengertian Kas
Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan. Kehidupan dan kemajuan perusahaan tidak dapat dipisahkan dari kas, dalam menjalankan aktivitas perusahaan tingkat produktifitas kas harus sangat dijaga agar jumlahnya jangan terlalu besar yang menimbulkan dana tersebut sehingga mengaggur (idle cash) ataupun sebaliknya jumlah tersebut juga tidak boleh terlalu kecil yang menimbulkan hambatan-hambatan dalam menjalankan kegiatan usaha di perusahaan. Kas sangat berperan dalam menentukan kelancaran aktivitas perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan kas harus direncanakan dan diawasi dengan baik, baik dari penerimaan kas sampai pada pengeluaran kas.
Kas merupakan suatu aktiva lancar (Current Assets) yang meliputi uang logam, uang kertas atau sejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat ukur dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/liquid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
Menurut I.A.I (2009:22) menyatakan :
“Kas terdiri dari saldo kas dan rekening giro. Setara kas adalah investasi yang sifatnya liquid berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dij adikan kas dalam jumalah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Soemarso (2009:296) menyatakan Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.
Pada umumnya perusahaan membagi kas menjadi dia kelompok, yaitu:
a. Kas kecil (Petty Cash/ Cash on Hand)
Merupakan uang yang ada di dalam brankas perusahaan yang digunakan untuk membayar dalam jumlah relative kecil, misalnya pembelian perangko, biaya perjalanan, biaya telegram dan pembayaran lain dalam jumlah kecil.
b. Kas di Bank (Cash in Bank)
Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di bank dalam bentuk giro/bilyet dan kas ini dapat dipakai untuk pembayaran yang jumlahnya besar dengan menggunakan cek (Hery 2015:27)
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut:
a. Sebagai alat ukur atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil
b. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya.
c. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
3. Pengertian Pengendalian Intern
Dalam pengendalian intern mempunyai arti sempit atau luas, dalam arti sempit diartikan sebagai pengecekan penjumlahan, baik secara mendatar maupun menurun, sedangkan pengertian pengendalian intern dalam arti luas hanya meliputi pekerjaan. Sistem pengendalian intern adalah suatu usaha atau sistem sosial yang dilakukan perusahaan yang terdiri dari struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran untuk menjaga dan mengarahkan jalan perusahaan agar bergerak sesuai dengan tujuan dan program perusahaan dan mendorong efesiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengecekan tetap meliputi semua alat-alat yang di gunakan oleh manajemen untuk melakukan pengendalian intern terhadap aktivitas atas transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Sistem pengendalian intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan lainnya.
Pengertian pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:218) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Menurut Rama dan Frederick (2008:8) pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Rosidah dan Munandar (2008) menyatakan pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini:
a. Keandalan pelaporan keuangan,
b. Efektivitas dan efisiensi operasi,
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Akmal (2009:32) menyatakan pengendalian internal adalah proses yang dilakukan manusia (dewan direksi, manajemen, dan pegawai) yang dirancang untuk memberikan Jurnal keyakinan yang masuk akal/memadai untuk mencapai tujuan-tujuan sebagai berikut:
a. Keandalan Informasi;
b. Ketaatan pada peraturan yang berlaku;
c. Efisiensi dan efektivitas operasi.
Di lingkungan perusahaan pengendalian intern Sarno (2009:2) mengidentifikasikan adalah suatu proses yang di pengaruhi oleh pimpinan dan manajemen dan di desain untuk menyediakan kepastian yang layak terkait dengan pencapaian tujuan perusahaan dengan memperhatikan tiga hal utama, yaitu:
a. Efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan;
b. Ketahanan uji laporan keuangan;
c. Kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.
Untuk menyediakan suatu struktur dalam mempertimbangkan banyak kemungkinan pengendalian yang berhubungan dengan tujuan entitas. Sukrisno (2008:75) menyatakan ada lima komponen pengendalian intern yang saling berhubungan, yaitu:
a. Lingkungan Pengendalian. Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
b. Penilaian Resiko. Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
c. Aktivitas Pengendalian. Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan Komunikasi. Pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan. Merupakan proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
Jusup (2010:271) menyebutkan faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana menerapkan masing-masing komponen sistem pengendalian intern adalah Besarnya satuan usaha, karakteristik organisasi dan kepemilikan, sifat kegiatan usaha, keanekaragaman dan kompleksitas operasi, metode pengeolahan data, dan persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi. Prosedur pengendalian menurut Kumaat (2011:17) meliputi hal-hal berikut:
a. Personel yang kompeten, mutasi kerja, dan cuti wajib;
b. Pelimpahan tanggung jawab dan pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait;
c. Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset, dan operasi.
a. Manfaat Pengendalian Intern
Usaha pertama yang terpenting untuk menegakkan disiplin operasi dalam sebuah perusahaan sebagai pencegah penyelewengan adalah menciptakan pengendalian intern yang efektif. Semua kegiatan di dalam perusahaan memerlukan adanya pengendalian. Dengan adanya pengendalian ini diharapkan akan terdapat perbaikan–perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dari suatu periode ke periode berikutnya. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan manfaat yang hendak di capai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengelolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer.
Dari definisi di atas menurut Baridwan (2009:13) menunjukkan bahwa suatu sistem pengendalian intern yang baik itu akan bermanfaat untuk:
1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi;
2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi;
3. Memajukan efisiensi dalam operasi;
4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah di tetapkan lebih dahulu.
Sedangkan menurut tujuannya sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam yaitu: Pengendalian intern akuntansi dan pengendalian intern administratif. Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi: struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi. Pengendalain administratif meliputi : struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
b. Stuktur Pengendalian Intern
Struktur pengendalian intern (internal control structure) menurut Krismiaji (2010:219) adalah kebijakan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan tercapai. Struktur pengendalian intern ini memiliki tiga elemen, yaitu:
1. Lingkungan Pengendalian
Merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.
3. Prosedur Pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah di ciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan usaha akan tercapai.
c. Tujuan sistem pengendalian intern
1. Mejaga kekayaan organisasi
Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen. Kekayaan perusahaan perlu dijaga dari segala kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan dan kecurangan lainnya. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut, maka perlu dirancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah terjadinya hal-hal tersebut.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
Agar dapat menjalankan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian intern diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya sebab dengan adanya data atau catatan handal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. Catatan akuntansi harus terus menerus dicek kebenaran dan ketelitiannya.
3. Mendorong efesiensi
Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.
4. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.
Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.
d. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain (Mulyadi, 2009: 166) :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-departemen ini kemudian terbagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini – -Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di pihak lain, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan (realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:
a. Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.
b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur sistem pengndalian yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini dapat ditempuh :
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang menduduki jabatan tersebut.
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.
c. Misalnya untuk menjamin transaksi penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements). Dengan demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.
Sedangkan unsur pokok sistem pengendalian internal menurut Mardi (2011:60) adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi: Merupakan suatu kerangka pemisahan tanggung jawab secara tegas berdasarkan fungsi dan tingkatan unit yang dibentuk. Prinsip dalam menyusun struktur organisasi, yaitu pemisahan antara setiap fungsi yang ada dan suatu fungsi jangan di beri tanggung jawab penuh melaksanakan semua tahapan kegiatan, hal ini bertujuan supaya tercipta mekanisme saling mengendalikan antar fungsi secara maksimal.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam organisasi: Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas yang mengatur hak dan wewenang masing-masing tingkatan beserta seluruh jajarannya.Uraian tugas harus didukung petunjuk prosedur berbentuk peraturan pelaksanaan tugas disertai penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang mengesahkan kegiatan, kemudian berhubungan dengan pencatatan harus disertai prosedur yang baku. Prosedur pencatatan yang baik menjamin ketelitian dan keandalan data dalam perusahaan. Transaksi terjadi apabila telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan setiap dokumen memiliki bukti yang sah, ada paraf dan tanda tangan pejabat yang memberi otorisasi.
3. Pelaksanaan kerja secara sehat: Tata cara kerja secara sehat merupakan pelaksanaan yang dibuat sedemikian rupa sehingga mendukung tercapainya tujuan pengendalian interal yang ditunjukan dalam beberapa cara. Unsur kehati hatian (prudent) penting di jaga agar tak seorang pun menangani transaksi dari awal sampai akhir sendirian, harus rolling antar pegawai, melaksanakan berbagai tugas yang telah diberikan, memeriksa kekurangan dalam pelaksanaan, serta menghindari kecurangan.
4. Pegawai berkualitas: Salah satu unsur pokok penggerak organisasi ialah karyawan, karyawan harus berkualitas agar organisasi memiliki citra berkualitas. Secara umum, kualitas karyawan ditentukan oleh tiga aspek, yaitu pendidikan, pengalaman, dan akhlak. Tidak hanya berkualitas, tetapi kesesuaian tanggung jawab dan pembagian tugas perlu diperhatikan. Pegawai yang berkualitas dapat ditentukan berdasarkan proses rekruitmen yang dilakukan kepada mereka, apakah berbasis profesional atau berdasarkan carity (kedekatan teman).
4. Prosedur Internal Terhadap Kas
Pengendalian intern yang baik terhadap kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk melindungi penerimaan kas maupun pengeluaran kas. Dalam merancang prosedur-prosedur tersebut hendaknya diperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian :
1. Terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatatan transaksi kas
2. Semua penerimaan kas hendaknya disetorkan seluruhnya ke bank secara harian.
3. Semua pengeluaran kas hendaknya dilakukan dengan menggunakan cek; kecuali untuk pengeluaran yang kecil jumlahnya dimungkinkan untuk menggunakan uang tunai, yaitu melalui kas kecil.
Prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengawasi kas, bisa berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya.Hal ini tergantung pada berbagai factor, seperti besarnya perusahaan, jumlah karyawan, sumber-sumber kas, dan sebagainya. Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi. Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui kas, merupkan hal yang penting akan tetapi kecurangan atau penyelewengan biasanya jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas atau dengan menggunakan faktur fiktif (palsu). Oleh karena itu pengawasan atas pengeluarn kas sama pentingnya atau bahkan kadang-kadang lebih penting daripada penerimaan kas.
5. Pengertian penerimaan kas
Penerimaan kas adalah kas yang diterima oleh perusahaan baik berupa uang tunai maupun surat – surat berharga yang mempunyai sifat dapat segera digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama: penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai.
a. Prosedur penerimaan kas
Menurut Mulyadi (2010:470 ) dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita registrasi kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembelian untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
b. Fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas
Adapun fungsi yang terkait dengan akuntansi penerimaan kas menurut Mulyadi (2010:462) yaitu :
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, menisi faktur panjualan, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggungjawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pegiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
c. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas
Menurut Mulyadi (2010 : 75) Fomulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir yang digunakan dalam penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2010 : 463) :
1. Faktur penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai.
2. Pita registrasi kas
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh bagian kas dan merupakan dokumen pendukun faktur penjualan tunai yang docatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit card sales slip
Dokumen ini dicetak oleh credit catd center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan menjadi anggota kartu kredit.
4. Bill of loading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahaan dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
5. Faktur penjualan COD
Digunakan untuk merekam penjualan COD
6. Bukti setor kas
Dokumen ini dibuat oleh bagian kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
7. Rekap harga pokok penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungdi akuntansi untuk meringkas harga pokok produksi yang dijual selama satu periode.
6. Catatan Akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:468) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat jurnal penerimaan kas.
3. Jurnal umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produksi yang dijual.
4. Kartu persediaan
Dalam transaksi penerimaan kasi dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.