Tinjauan Pustaka Pengelolaan Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Tello Makassar
Thursday 19 July 2018
1. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan berasal dari kata “kelola” dan merupakan terjemahan dari kata “management” (bahasa inggris) yang berarti mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola dan memperlakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen. Jadi manajemen adalah suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan melalui aspek-aspek antara lain planning, organizing, actuating, dan controling.
Menurut Balderton (dalam Adisasmita, 2011),
“Pengelolaan sama dengan manajemen yaitu menggerakkan, mengorganisasikan, dan mengarahkan usaha manusia untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.”
Menurut Adisasmita (2011),
“Pengelolaan bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mancapai tujuan secara efektif dan efisien.”
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah serangkaian proses atau kegiatan yang meliputi perencanaan dalam mencapai tujuan, pelaksanaan atau serangkaian kegiatan mencapai tujuan dan pengawasan atau pengendalian terhadap sumber-sumber pendapatan.
2. Pengertian Kas
Kas merupakan harta perusahaan yang paling liquid. Artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran untuk keperluan perusahaan. Namun seiring dengan tingkat liquiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat keamanannya. Terkait dengan jumlah ketersedian kas, jika kas tersedia dalam jumlah yang besar tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan, sebaliknya memperbesar biaya opportunitas yang disebabkan hilangnya banyak kesempatan untuk memperoleh pendapatan dikarenakan kas tidak terinvestasikan.
Kas memerlukan perhatian pihak perusahaan dari tingkat keamanannya sebab yang paling banyak ditemukan penyimpangan adalah kas, pada penerimaan maupun pengeluaran kas. Adanya kesalahan pencatatan/saldo dalam akun kas seringkali menunjukkan adanya kesalahan pada akun lain. Secara umum kas diartikan sebagai uang yang dimiliki perusahaan dan dapat digunakan untuk membiayai usaha perusahaan pada umumnya. Namun untuk lebih jelasnya akan dikemukakan beberapa definisi atau pengertian tentang kas.
Menurut Soemarso S.R (2014), “Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban nilai nominalnya.”
Kemudian definisi menurut Dwi Martani (2016),
“Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan.”
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas yang diterima untuk pelunasan hutang dan pembayaran biaya operasional perusahaan yang berupa uang tunai. Adapun elemen kas berdasarkan batasan tersebut, yaitu: uang kertas, uang logam termasuk pula cek tunai dari langganan.
Namun tidak semua bentuk surat berharga dan elemen-elemen yang lain seringkali disamakan dengan kas, seperti cek mundur, perangko, deposito berjangka, wesel dan lain-lain. Elemen-elemen tersebut sebenarnya bukan elemen kas, karna tidak dapat digunakan setiap atau tidak dapat digunakan sesuai dengan nilai nominalnya. Selain kas, ada juga yang disebut dengan setara kas yang jumlah atau nilainya digabungkan atau dicantumkan bersama kas pada neraca. Hal ini dimungkinkan sebab pada dasarnya setara kas adalah investasi yang sangat liquid sehingga dapat dijadikan kas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada pengertian berikut:
Menurut Hery (2015) “Setara kas adalah investasi yang sangat liquid yang dapat dikonversi atau dicairkan menjadi uang kas dalam jangka waktu yang sangat segera, biasanya kurang dari tiga bulan (90 hari) yang pada awalnya sengaja dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk memperoleh pendapatan bunga dari uang kasnya yang untuk sementara waktu memang berlebih atau tidak terpakai dalam kegiatan operasional perusahaan”.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pada umumnya kas dan setara kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan kewajiban, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah besar nominalnya juga disimpan dalam bank atau ditempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas dan setara kas terdiri dari uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro, sertifikat deposito, dan surat-surat berharga yang jatuh tempo kurang dari tiga bulan (90 hari).
Akun-akun pembukuan yang diselenggarakan untuk transaksi yang menyangkut kas diperusahaan biasanya terdiri dari:
a. Kas yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melaui kasir dan dalam perusahaan, termasuk penerimaan dari setoran tunai ke bank.
b. Kas kecil merupakan dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat dan jumlahnya relatif kecil.
c. Selisih kas digunakan untuk menampung perbedaan antara jumlah fisik dan kas dalam perusahaan dengan jumlah kas menurut catatan pembukuannya.
Sedangkan untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui bank termasuk setoran dan pengambilan uang tunai oleh perusahaan diselenggarakan akun bank untuk disimpan dalam rekening giro.
3. Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Pengertian kas kecil (petty cash) adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan cek.
Menurut Costa dan Addison (2007),
“Kas kecil adalah dana yang disimpan dalam brankas dikebanyakan kantor untuk membayar pengeluaran kecil yang terjadi dalam satu bulan. Prakteknya, tidak semua pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil, misalnya biaya makan, promosi, materai, prangko, pembelian jenis-jenis perlengkapan tertentu dan sebagainya tidak dapat dilakukan dengan cek karena tidak praktis.”
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggungjawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana kas kecil dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah dana kas kecil telah menyusut sampai jumlah minimum tertentu, kasir pemegang dana kas kecil akan meminta dana kas kecil untuk ditambah. Walaupun belum sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir kas kecil harus membuat pertanggungjawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil yang dipegangnya. Penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterima melalui kas kecil. Sumber satu-satunya bagi dana kas kecil adalah dari bank.
4. Tujuan Kas Kecil
Menurut Endang (2011), tujuan dibentuknya kas kecil, antara lain:
a. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)
b. Untuk membayar pembayaran pengeluaran yang sifatnya mendadak
c. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek
d. Untuk membantu kelancaran kegiatan perusahaan
e. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan.
5. Karakteristik Kas Kecil
Menurut Endang (2011) karakteristik kas kecil sebagai berikut:
a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah ynag berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan.
b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
c. Disimpan ditempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash atau dalam sebuah amplop
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
6. Elemen-Elemen yang Terdapat dalam Kas Kecil
Menurut Mulyadi (2008), elemen-elemen yang terdapat dalam kas kecil, antara lain:
a. Bagian yang terkait
Bagian yang terkait dalam sistem pengelolaan dana kas kecil adalah:
1) Bagian kas, bagian yang bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kas kecil.
2) Bagian akuntansi, bagian yang betanggungjawab atas pencatatan dan pengeluaran kas kecil, serta pencatatan pembentukan dan pengisian kas kecil.
3) Bagian pemegang kas kecil, bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk.
4) Bagian yang memerlukan pembayaran tunai, betanggungjawab atas pemakaian kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukung.
5) Bagian yang mengawasi atau memeriksa kas kecil, bertanggungjawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil penggunaannya dengan catatan kas.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengelolaan dana kas kecil antara lain:
1) Bukti kas keluar, dokumen ini berfungsi perintah pengeluaran kas dari bagian akuntansi kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, tugas ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian kembali kas kecil.
2) Cek, dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
3) Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil.
4) Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini untuk mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang telah dipakai.
5) Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta kepada bagian yang bertanggungjawab untuk agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali kas kecil.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
1) Jurnal pengeluaran kas, catatan ini untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2) Register cek, catatan ini untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarakan untuk pembentukan dan pengisian kembali kas kecil.
3) Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk alat distribusi pendebitan yang timbul akibat pengeluaran kas kecil.
7. Pengelolaan Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Kas kecil ini biasanya akan diserahkan pengelolaannya kepada kasir perusahaan atau kepada sekretaris atau kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan perusahaan. Pengelola kas kecil dalam mengelolah pengeluaran dan pemakaian akan membuat sistem pengendalian yang agar pengeluaran kas bisa dikontrol dengan baik.
Salah satu cara pengelolaan yang tepat digunakan adalah dengan membuat bukti kas kecil setiap pemakaian dana kas kecil. Form ini bisa diisi oleh pemakai dengan mendapat persetujuan dari atasan perusahaan yang fungsinya untuk mengotorisasi pengeluaran untuk pembayar dan ditandatangani oleh yang menerima. Kemudian bukti disimpan oleh pemegang kas kecil dalam cash box bersama dengan sisa uang kas. Demikian pengeluaran uang menurut bukti kas kecil ditambah dengan sisa uang yang ada dalam cash box harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang diberikan perusahaan. Setiap pengeluaran kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah bukti kas kecil. Apabila uang kas kecil hampir habis, maka pemegang kas kecil harus segera melakukan pengisian kembali kas kecil.
Apabila uang kas kecil hampir habis, maka pemegang kas kecil harus segera melakukan pengisian kembali kas kecil.
Setiap pengelola kas kecil juga harus membuat laporan pemakaian dana kas kecil yang menjadi tanggungjawabnya dengan merancang buku kas kecil. Buku kas kecil merupakan syarat untuk dapat mengisi dana kas kecil yang terpakai.
Pengelola dana kas kecil juga diharuskan untuk melampirkan bukti pendukung dari laporan yang telah dibuatnya. Salah satu bentuk kas kecil menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011) Berikut contoh buku kas kecil.
8. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Metode pencatatan dana kas kecil (petty cash) dapat dilakukan dengan 2 (dua) metode, yaitu metode dana tetap (Imprest Fund Method) dan metode dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method).
a. Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)
Metode dana tetap (Imprest Fund Method), dana kas kecil ditetapkan dengan jumlah yang relatif tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran-pengeluaran kas kecil selama periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Setiap kali transaksi pengeluaran dana kas kecil tidak akan dijurnal dengan rekening kas kecil di sebelah kredit. Dana kas kecil akan kembali diisi oleh kasir sebesar bukti pengeluarannya. Dalam situasi ini pencatatan hanya terjadi pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Adapun ciri-ciri penerapan sistem dana tetap adalah sebagai berikut:
1) Pengelola kas kecil meminta penggantian kepada pemegang kas umum dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan.
2) Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.
3) Saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh pemegang kas umum.
Prosedur akuntansi dana kas kecil metode dan tetap adalah sebagai berikut:
1) Saldo dana kas kecil selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan.
2) Pada saat terjadi transaksi dana kas kecil tidak ada jurnal.
3) Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, jurnal yang dibuat adalah mendebit akun-akun pengeluaran (dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran) dan mengkredit akun kas.
Keuntungan menggunakan metode dana tetap (Imprest Fund Method) adalah sebagai berikut:
1) Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2) Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
b. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method)
Pada metode dana berubah (Fluctuation Fund Method), dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana ynag telah digunakan. Jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi, sesuai dengan jumlah dana yang diperlukan.
Pengisian kas kecil ini dapat lebih besar atau lebih kecil dari saldo pengisian pertama. Sistem ini dapat disimpulkan bahwa:
1) Pembentukan kas kecil tergantung pada kebutuhan perusahaan yang nilainya bisa besar atau bisa juga lebih kecil.
2) Pencatatan oleh bagian akuntansi mengikuti perubahan dana kas kecil sesuai dengan tanggal dan jumlah bukti pemakaian dana kas kecil.
Prosedur akuntansi dana kas kas kecil dengan metode dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method) adalah sebagai berikut:
1) Pada saat pembentukan dana kas kecil akan dilakukan pencatatan dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas.
2) Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun kas kecil.
a) Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil seperti pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa jumlah kas kecil yang sudah dikeluarkan.
9. Penjurnalan Dana Tetap dan Dana Tidak Tetap
a. Contoh penjurnalan dana tetap, menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011)
b. Contoh penjurnalan dana tidak tetap, menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011):
10. Peralatan yang Dibutuhkan untuk Mengelola Kas Kecil
Menurut Endang (2011), beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk mengelola kas kecil, antara lain:
a. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil;
b. Formulir permintaan pengeluaran kas kecil;
c. Jurnal pengeluaran kas;
d. Buku jurnal kas kecil;
e. Buku laporan penggunaan kas kecil;
f. Bukti pengeluaran kas kecil;
g. Alat tulis dan alat hitung
11. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam pelaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut:
a. Pembentukan Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksirkan dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu, jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil.
b. Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang dijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan dengan kas kecil harus didokumentasikan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil atau voucher kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Jumlah seluruh rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang kas kecil harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Setiap perusahaan harus mengawasi pengelolaan kas kecil. Mengharuskan akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti ditambah jumlah rupiah dan bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dan kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan.
c. Pengisian Kembali Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otoritas cek kepada pemilik otoritas (misal: kepada departemen). Apabila uang terdapat dalam dana kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang dibutuhkan.
12. Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap
Demikian artikel tugas akhir mengenai Tinjauan Pustaka Pengelolaan Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Tello Makassar, semoga dapat bermanfaat.
Pengelolaan berasal dari kata “kelola” dan merupakan terjemahan dari kata “management” (bahasa inggris) yang berarti mengurus, mengatur, melaksanakan, mengelola dan memperlakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen. Jadi manajemen adalah suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan melalui aspek-aspek antara lain planning, organizing, actuating, dan controling.
Menurut Balderton (dalam Adisasmita, 2011),
“Pengelolaan sama dengan manajemen yaitu menggerakkan, mengorganisasikan, dan mengarahkan usaha manusia untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.”
Menurut Adisasmita (2011),
“Pengelolaan bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mancapai tujuan secara efektif dan efisien.”
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan adalah serangkaian proses atau kegiatan yang meliputi perencanaan dalam mencapai tujuan, pelaksanaan atau serangkaian kegiatan mencapai tujuan dan pengawasan atau pengendalian terhadap sumber-sumber pendapatan.
2. Pengertian Kas
Kas merupakan harta perusahaan yang paling liquid. Artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran untuk keperluan perusahaan. Namun seiring dengan tingkat liquiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat keamanannya. Terkait dengan jumlah ketersedian kas, jika kas tersedia dalam jumlah yang besar tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan, sebaliknya memperbesar biaya opportunitas yang disebabkan hilangnya banyak kesempatan untuk memperoleh pendapatan dikarenakan kas tidak terinvestasikan.
Kas memerlukan perhatian pihak perusahaan dari tingkat keamanannya sebab yang paling banyak ditemukan penyimpangan adalah kas, pada penerimaan maupun pengeluaran kas. Adanya kesalahan pencatatan/saldo dalam akun kas seringkali menunjukkan adanya kesalahan pada akun lain. Secara umum kas diartikan sebagai uang yang dimiliki perusahaan dan dapat digunakan untuk membiayai usaha perusahaan pada umumnya. Namun untuk lebih jelasnya akan dikemukakan beberapa definisi atau pengertian tentang kas.
Menurut Soemarso S.R (2014), “Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban nilai nominalnya.”
Kemudian definisi menurut Dwi Martani (2016),
“Kas adalah aset keuangan yang digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Kas merupakan aset yang paling likuid karena dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan.”
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas yang diterima untuk pelunasan hutang dan pembayaran biaya operasional perusahaan yang berupa uang tunai. Adapun elemen kas berdasarkan batasan tersebut, yaitu: uang kertas, uang logam termasuk pula cek tunai dari langganan.
Namun tidak semua bentuk surat berharga dan elemen-elemen yang lain seringkali disamakan dengan kas, seperti cek mundur, perangko, deposito berjangka, wesel dan lain-lain. Elemen-elemen tersebut sebenarnya bukan elemen kas, karna tidak dapat digunakan setiap atau tidak dapat digunakan sesuai dengan nilai nominalnya. Selain kas, ada juga yang disebut dengan setara kas yang jumlah atau nilainya digabungkan atau dicantumkan bersama kas pada neraca. Hal ini dimungkinkan sebab pada dasarnya setara kas adalah investasi yang sangat liquid sehingga dapat dijadikan kas. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada pengertian berikut:
Menurut Hery (2015) “Setara kas adalah investasi yang sangat liquid yang dapat dikonversi atau dicairkan menjadi uang kas dalam jangka waktu yang sangat segera, biasanya kurang dari tiga bulan (90 hari) yang pada awalnya sengaja dilakukan oleh perusahaan dengan maksud untuk memperoleh pendapatan bunga dari uang kasnya yang untuk sementara waktu memang berlebih atau tidak terpakai dalam kegiatan operasional perusahaan”.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pada umumnya kas dan setara kas adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan kewajiban, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah besar nominalnya juga disimpan dalam bank atau ditempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas dan setara kas terdiri dari uang kertas, uang logam, cek yang belum disetorkan, simpanan dalam bentuk giro, sertifikat deposito, dan surat-surat berharga yang jatuh tempo kurang dari tiga bulan (90 hari).
Akun-akun pembukuan yang diselenggarakan untuk transaksi yang menyangkut kas diperusahaan biasanya terdiri dari:
a. Kas yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melaui kasir dan dalam perusahaan, termasuk penerimaan dari setoran tunai ke bank.
b. Kas kecil merupakan dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat dan jumlahnya relatif kecil.
c. Selisih kas digunakan untuk menampung perbedaan antara jumlah fisik dan kas dalam perusahaan dengan jumlah kas menurut catatan pembukuannya.
Sedangkan untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melalui bank termasuk setoran dan pengambilan uang tunai oleh perusahaan diselenggarakan akun bank untuk disimpan dalam rekening giro.
3. Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Pengertian kas kecil (petty cash) adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan cek.
Menurut Costa dan Addison (2007),
“Kas kecil adalah dana yang disimpan dalam brankas dikebanyakan kantor untuk membayar pengeluaran kecil yang terjadi dalam satu bulan. Prakteknya, tidak semua pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil, misalnya biaya makan, promosi, materai, prangko, pembelian jenis-jenis perlengkapan tertentu dan sebagainya tidak dapat dilakukan dengan cek karena tidak praktis.”
Dana kas kecil pertama kali dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran-pembayaran sepanjang interval periode tertentu, bisa mingguan atau bulanan. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggungjawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana kas kecil dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah dana kas kecil telah menyusut sampai jumlah minimum tertentu, kasir pemegang dana kas kecil akan meminta dana kas kecil untuk ditambah. Walaupun belum sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir kas kecil harus membuat pertanggungjawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil yang dipegangnya. Penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterima melalui kas kecil. Sumber satu-satunya bagi dana kas kecil adalah dari bank.
4. Tujuan Kas Kecil
Menurut Endang (2011), tujuan dibentuknya kas kecil, antara lain:
a. Untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya kecil (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)
b. Untuk membayar pembayaran pengeluaran yang sifatnya mendadak
c. Untuk keperluan pembayaran yang jumlahnya kecil dan tidak praktis bila dibayarkan dengan cek
d. Untuk membantu kelancaran kegiatan perusahaan
e. Untuk membantu administrasi kantor atau sekretaris dalam melaksanakan tugasnya yaitu memberikan pelayanan yang optimal kepada kolega dan pelanggan.
5. Karakteristik Kas Kecil
Menurut Endang (2011) karakteristik kas kecil sebagai berikut:
a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah ynag berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan.
b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
c. Disimpan ditempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash atau dalam sebuah amplop
d. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
6. Elemen-Elemen yang Terdapat dalam Kas Kecil
Menurut Mulyadi (2008), elemen-elemen yang terdapat dalam kas kecil, antara lain:
a. Bagian yang terkait
Bagian yang terkait dalam sistem pengelolaan dana kas kecil adalah:
1) Bagian kas, bagian yang bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kas kecil.
2) Bagian akuntansi, bagian yang betanggungjawab atas pencatatan dan pengeluaran kas kecil, serta pencatatan pembentukan dan pengisian kas kecil.
3) Bagian pemegang kas kecil, bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil sesuai otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk.
4) Bagian yang memerlukan pembayaran tunai, betanggungjawab atas pemakaian kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran kas kecil dan mengumpulkan dokumen pendukung.
5) Bagian yang mengawasi atau memeriksa kas kecil, bertanggungjawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil penggunaannya dengan catatan kas.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengelolaan dana kas kecil antara lain:
1) Bukti kas keluar, dokumen ini berfungsi perintah pengeluaran kas dari bagian akuntansi kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, tugas ini diperlukan pada saat pembentukan dan pengisian kembali kas kecil.
2) Cek, dokumen ini diperlukan dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
3) Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil.
4) Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini untuk mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang telah dipakai.
5) Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta kepada bagian yang bertanggungjawab untuk agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali kas kecil.
c. Catatan akuntansi yang digunakan
1) Jurnal pengeluaran kas, catatan ini untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
2) Register cek, catatan ini untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarakan untuk pembentukan dan pengisian kembali kas kecil.
3) Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk alat distribusi pendebitan yang timbul akibat pengeluaran kas kecil.
7. Pengelolaan Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Kas kecil ini biasanya akan diserahkan pengelolaannya kepada kasir perusahaan atau kepada sekretaris atau kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan perusahaan. Pengelola kas kecil dalam mengelolah pengeluaran dan pemakaian akan membuat sistem pengendalian yang agar pengeluaran kas bisa dikontrol dengan baik.
Salah satu cara pengelolaan yang tepat digunakan adalah dengan membuat bukti kas kecil setiap pemakaian dana kas kecil. Form ini bisa diisi oleh pemakai dengan mendapat persetujuan dari atasan perusahaan yang fungsinya untuk mengotorisasi pengeluaran untuk pembayar dan ditandatangani oleh yang menerima. Kemudian bukti disimpan oleh pemegang kas kecil dalam cash box bersama dengan sisa uang kas. Demikian pengeluaran uang menurut bukti kas kecil ditambah dengan sisa uang yang ada dalam cash box harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang diberikan perusahaan. Setiap pengeluaran kas kecil akan mengurangi jumlah uang dan menambah bukti kas kecil. Apabila uang kas kecil hampir habis, maka pemegang kas kecil harus segera melakukan pengisian kembali kas kecil.
Apabila uang kas kecil hampir habis, maka pemegang kas kecil harus segera melakukan pengisian kembali kas kecil.
Setiap pengelola kas kecil juga harus membuat laporan pemakaian dana kas kecil yang menjadi tanggungjawabnya dengan merancang buku kas kecil. Buku kas kecil merupakan syarat untuk dapat mengisi dana kas kecil yang terpakai.
Pengelola dana kas kecil juga diharuskan untuk melampirkan bukti pendukung dari laporan yang telah dibuatnya. Salah satu bentuk kas kecil menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011) Berikut contoh buku kas kecil.
8. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Metode pencatatan dana kas kecil (petty cash) dapat dilakukan dengan 2 (dua) metode, yaitu metode dana tetap (Imprest Fund Method) dan metode dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method).
a. Metode Dana Tetap (Imprest Fund Method)
Metode dana tetap (Imprest Fund Method), dana kas kecil ditetapkan dengan jumlah yang relatif tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran-pengeluaran kas kecil selama periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.
Setiap kali transaksi pengeluaran dana kas kecil tidak akan dijurnal dengan rekening kas kecil di sebelah kredit. Dana kas kecil akan kembali diisi oleh kasir sebesar bukti pengeluarannya. Dalam situasi ini pencatatan hanya terjadi pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Adapun ciri-ciri penerapan sistem dana tetap adalah sebagai berikut:
1) Pengelola kas kecil meminta penggantian kepada pemegang kas umum dengan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran yang telah dilakukan.
2) Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang jumlahnya sama dengan dana kas kecil yang sudah dikeluarkan.
3) Saat dilakukan penggantian dana kas kecil, maka bukti-bukti pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh pemegang kas umum.
Prosedur akuntansi dana kas kecil metode dan tetap adalah sebagai berikut:
1) Saldo dana kas kecil selalu tetap kecuali ada perubahan kebijakan.
2) Pada saat terjadi transaksi dana kas kecil tidak ada jurnal.
3) Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, jurnal yang dibuat adalah mendebit akun-akun pengeluaran (dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran) dan mengkredit akun kas.
Keuntungan menggunakan metode dana tetap (Imprest Fund Method) adalah sebagai berikut:
1) Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
2) Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
b. Metode Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method)
Pada metode dana berubah (Fluctuation Fund Method), dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana ynag telah digunakan. Jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi, sesuai dengan jumlah dana yang diperlukan.
Pengisian kas kecil ini dapat lebih besar atau lebih kecil dari saldo pengisian pertama. Sistem ini dapat disimpulkan bahwa:
1) Pembentukan kas kecil tergantung pada kebutuhan perusahaan yang nilainya bisa besar atau bisa juga lebih kecil.
2) Pencatatan oleh bagian akuntansi mengikuti perubahan dana kas kecil sesuai dengan tanggal dan jumlah bukti pemakaian dana kas kecil.
Prosedur akuntansi dana kas kas kecil dengan metode dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method) adalah sebagai berikut:
1) Pada saat pembentukan dana kas kecil akan dilakukan pencatatan dengan mendebit akun kas kecil dan mengkredit akun kas.
2) Setiap ada pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit akun biaya dan mengkredit akun kas kecil.
a) Pengisian kembali dapat dilakukan sebesar jumlah yang sama, lebih besar atau lebih kecil seperti pada saat pembentukan tanpa memperhatikan berapa jumlah kas kecil yang sudah dikeluarkan.
9. Penjurnalan Dana Tetap dan Dana Tidak Tetap
a. Contoh penjurnalan dana tetap, menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011)
b. Contoh penjurnalan dana tidak tetap, menurut Hamizar dan Muhammad Nuh (2011):
10. Peralatan yang Dibutuhkan untuk Mengelola Kas Kecil
Menurut Endang (2011), beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk mengelola kas kecil, antara lain:
a. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil;
b. Formulir permintaan pengeluaran kas kecil;
c. Jurnal pengeluaran kas;
d. Buku jurnal kas kecil;
e. Buku laporan penggunaan kas kecil;
f. Bukti pengeluaran kas kecil;
g. Alat tulis dan alat hitung
11. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam pelaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut:
a. Pembentukan Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksirkan dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu, jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil.
b. Pembayaran Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang dijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan dengan kas kecil harus didokumentasikan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil atau voucher kas kecil. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Jumlah seluruh rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang kas kecil harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Setiap perusahaan harus mengawasi pengelolaan kas kecil. Mengharuskan akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti ditambah jumlah rupiah dan bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dan kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan.
c. Pengisian Kembali Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otoritas cek kepada pemilik otoritas (misal: kepada departemen). Apabila uang terdapat dalam dana kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang dibutuhkan.
12. Perbedaan Sistem Dana Tetap dan Sistem Dana Tidak Tetap
Demikian artikel tugas akhir mengenai Tinjauan Pustaka Pengelolaan Kas Kecil pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Tello Makassar, semoga dapat bermanfaat.