Latar Belakang Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Monday, 18 September 2017
Dengan adanya perkembangan kehidupan manusia saat ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Perkembangan teknologi dapat mempermudah suatu lembaga baik swasta maupun instansi pemerintah untuk melakukan pertukaran informasi. Pertukaran informasi terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interkasi ini dapat dilakukan dengan cara lisan maupun tulisan.maka dengan adanya teknologi informasi, intraksi lisan maupun tulisan dapat terjadi tanpa adanya pertemuan langsung terhadap kedua pihan atau lebih untuk melakukan aktifitas komunikasi tersebut.
Dalam perkembangan teknologi informasi komunikasi dapat bermanfaat untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan suatu organisasi atu lembaga. Dalam suatu organisasi baik swasta maupun instansi pemerintah aktifitas komuniksi dapat berperan penting baik itu komuniksi internal maupun komunikasi eksternal yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisai atau lembaga tersebut. Dalam komunikasi diharapkan dapat terjadi interaksi yang baik agar tidak terjadi kesalah pahaman dianatara kedua pihak yang saling bertukar informasi.
Dalam pertukaran informasi dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna untuk mencapai komunikasi yang baik. Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Dalam suatu lembaga baik itu swasta maupun instansi pemerintah tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu dalam lembaga swasta maupun instansi pemerintah surat menyurat perlu diperhatikan dengan baik karena isi dari surat menjadi sarana pencapaian tujuan suatu lembaga swasta ataupun instansi pemerintah yang bersangkutan, sehingga diperlukan Pengelolaan surat. Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan dalam suatu organisasi atau lembaga yang dapat membantu dalam kelancaran dalam bidang administrasi. Fungsi umum dari pengelolaan surat adalah untuk mengetahui isi surat atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat mauk ke dalam suatu lembaga baik swasta maupun instansi pemerintah. Pengelolaan surat yang kurang efektif dapat menimbulkan kelambatan dan kegagalan pencapaian tujuan organisasi atau lembaga tersebut.
Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat ddalam unit kerja. Berdasarkan pengamatan sementara sebagaian surat banyak yang menumpuk di ruangan tanpa diletakkan di lemari penyimpanan surat. Surat yang menumpuk dan tidak tertata rapi dapat mengganggu kelancaran kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat masuk yang tidak di terkelola dengan baik akan tercecer, rusak atau bahkan hilang.
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi, juga berfungsi sebagai wakil dari pembuat surat, bahkan sebagai bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum sumber data yang digunakan petunjuk keterangan tindak lanjut dan bahan pengingat dalam kegiatan masa lalu, sebagai jaminan keamanan dan sebagai alat pengingat antara dua pihak. Di lihat hasil pengamatan sementara pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dalam melaksanakan pengelolaan surat masuk belum sepenuhnya dilaksnakan secara optimal, terlihat dari terbatasnya peralatan dan perlengkapan pendukumg dalam pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar, maka pengelolaan surat-menyurat kurang berjalan secara optimal.
Fasilitas dalam pengelolaan surat masuk merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi efektifitas kegiatan pada suatu organisasi atau lembaga. Fasilitas suarat masuk seperti map, rak arsip, card cabinet, kotak arsip, berkas peringatan, rak sortir, ruangan kearsipan, lembar disposisi dan lain-lain. Keadaan fasilitas kearsipan harus dalam keadaan baik dari segi kualitas dan kuantitas agar pengelolaan surat masuk berjalan dengan lancar. Namun setelah mengamati keadaan di lapangan, fasilitas kearsipan masih kurang dari segi kualitas dan kuantitas. Perlengkapan pengelolaan surat masih kurang seperti orner yang di rasa masih kurang untuk menyimpan surat masuk, sehingga surat yang tidak di masukan ke dalam orner di simpan di tempat lain atau bahkan tercecer.
Surat yang tidak teratur atau surat yang tidak disimpan dalam orner akan tercecer, akan sulit dicari dan membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali. Hal ini akan menyebabkan terganggunya kelancaran jalannya kegiatan operasional suatu kantor. Namun kenyataannya yang ditemukan di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar yaitu dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari penyimpana surat yang belum tersusun rapi dan surat yang tidak diletakkan dalam orner diletakan di tempat lain. Permasalahan lain yang timbul adalah peminjaman surat belum dikelolah dengan optimal. Peminjaman surat harus menggunakan prosedur yang jelas agar surat tersebut diketahui dimana letaknya.
Berdasarkan masalah diatas, maka penulis menyadari pentingnya suatu pengelolaan surat masuk demi mengoptimalkan kinerja dalam suatu kantor. Maka penulis mencoba mengangkat judul tentang “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar”.
Dalam perkembangan teknologi informasi komunikasi dapat bermanfaat untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan suatu organisasi atu lembaga. Dalam suatu organisasi baik swasta maupun instansi pemerintah aktifitas komuniksi dapat berperan penting baik itu komuniksi internal maupun komunikasi eksternal yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisai atau lembaga tersebut. Dalam komunikasi diharapkan dapat terjadi interaksi yang baik agar tidak terjadi kesalah pahaman dianatara kedua pihak yang saling bertukar informasi.
Dalam pertukaran informasi dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna untuk mencapai komunikasi yang baik. Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain. Dalam suatu lembaga baik itu swasta maupun instansi pemerintah tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat. Maka dari itu dalam lembaga swasta maupun instansi pemerintah surat menyurat perlu diperhatikan dengan baik karena isi dari surat menjadi sarana pencapaian tujuan suatu lembaga swasta ataupun instansi pemerintah yang bersangkutan, sehingga diperlukan Pengelolaan surat. Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan dalam suatu organisasi atau lembaga yang dapat membantu dalam kelancaran dalam bidang administrasi. Fungsi umum dari pengelolaan surat adalah untuk mengetahui isi surat atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat mauk ke dalam suatu lembaga baik swasta maupun instansi pemerintah. Pengelolaan surat yang kurang efektif dapat menimbulkan kelambatan dan kegagalan pencapaian tujuan organisasi atau lembaga tersebut.
Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat ddalam unit kerja. Berdasarkan pengamatan sementara sebagaian surat banyak yang menumpuk di ruangan tanpa diletakkan di lemari penyimpanan surat. Surat yang menumpuk dan tidak tertata rapi dapat mengganggu kelancaran kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat masuk yang tidak di terkelola dengan baik akan tercecer, rusak atau bahkan hilang.
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi, juga berfungsi sebagai wakil dari pembuat surat, bahkan sebagai bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum sumber data yang digunakan petunjuk keterangan tindak lanjut dan bahan pengingat dalam kegiatan masa lalu, sebagai jaminan keamanan dan sebagai alat pengingat antara dua pihak. Di lihat hasil pengamatan sementara pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dalam melaksanakan pengelolaan surat masuk belum sepenuhnya dilaksnakan secara optimal, terlihat dari terbatasnya peralatan dan perlengkapan pendukumg dalam pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar, maka pengelolaan surat-menyurat kurang berjalan secara optimal.
Fasilitas dalam pengelolaan surat masuk merupakan salah satu faktor yang dapat mempengaruhi efektifitas kegiatan pada suatu organisasi atau lembaga. Fasilitas suarat masuk seperti map, rak arsip, card cabinet, kotak arsip, berkas peringatan, rak sortir, ruangan kearsipan, lembar disposisi dan lain-lain. Keadaan fasilitas kearsipan harus dalam keadaan baik dari segi kualitas dan kuantitas agar pengelolaan surat masuk berjalan dengan lancar. Namun setelah mengamati keadaan di lapangan, fasilitas kearsipan masih kurang dari segi kualitas dan kuantitas. Perlengkapan pengelolaan surat masih kurang seperti orner yang di rasa masih kurang untuk menyimpan surat masuk, sehingga surat yang tidak di masukan ke dalam orner di simpan di tempat lain atau bahkan tercecer.
Surat yang tidak teratur atau surat yang tidak disimpan dalam orner akan tercecer, akan sulit dicari dan membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali. Hal ini akan menyebabkan terganggunya kelancaran jalannya kegiatan operasional suatu kantor. Namun kenyataannya yang ditemukan di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar yaitu dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari penyimpana surat yang belum tersusun rapi dan surat yang tidak diletakkan dalam orner diletakan di tempat lain. Permasalahan lain yang timbul adalah peminjaman surat belum dikelolah dengan optimal. Peminjaman surat harus menggunakan prosedur yang jelas agar surat tersebut diketahui dimana letaknya.
Berdasarkan masalah diatas, maka penulis menyadari pentingnya suatu pengelolaan surat masuk demi mengoptimalkan kinerja dalam suatu kantor. Maka penulis mencoba mengangkat judul tentang “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar”.