Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Tuesday, 19 September 2017
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Pengelolaan surat masuk merupakan salah satu kegiatan dalam suatu instansi yang dapat membantu kelancaran dalam bidang administrasi oleh kerena itu dibutuhkan prosedur pengelolaan surat masuk yang tepat sehingga menciptakan efektifitas dan efesiensi kerja.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kasubag Umum Dan Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar pada tanggal, (22 maret 2017 ) diperoleh informasi sebagai berikut
“bahwa prosedur pengelolaan surat masuk melalalui beberapa tahap yaitu penerimaan,pencatatan, pengarahan, dan penyimpanan”.
Adapun uraian prosedur pengelolaan surat masuk sebagai berikut :
1. Menerima surat
Penerimaan surat masuk pada kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan asas sentralisasi dimana penerimaan surat dipusatkan ke sub bagian umum. Berdasarkan hasil wanwancara dengan Kasubag Umum Dan Kepegawaiaan (22 maret 2017) diperoleh informasi sebagai berikut:
‘Kegiatan penerimaan surat yaitu surat masuk diterima oleh sekertaris sub bagian umum kemudian sekertaris memeriksa kebenaran alamat surat tersebut”
2. Pencatatan surat masuk
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi, menurut kasubag umum dan kepegawaian (22 maret 2017) mengatakan bahwa :
“surat masuk yang telah diterima tersebut di sub bagian umum dengan menggunakan buku agenda surat masuk. Surat masuk yang telah diterima langsung dicatat pada buku agenda surat masuk dan dibuatkan lembar disposisi oleh petugas pencatatan surat”.
Adapun pencatatan surat yaitu dengan menggunakan sistem nomor dan tanggal. Dimana surat dicatatat berdasarkan nomor dan tanggal surat masuk tersebut.
Hal-hal yang termuat dalam buku agenda surat masuk yaitu nomor urut, nomor berkas, alamat pengirim, tanggal terima, nomor terima, perihal, nomor petunjuk dan nomor paket.
Berdasarkan gambar yang ada diketahui bahwa penggunaan buku agenda pada Sub Bagian Umum Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar sudah sesuai dengan prosedur namun masih terdapat kekurangan yaitu penulisan tidak rapi, masih ada kolom tanggal terima tidak diisi pada buku agenda surat masuk.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini
Gambar 1 Buku agenda surat masuk
Sumber : sub bagian umum dinas kependudkan dan catatan sipil kota makassar
3. Pengarahan surat
Menurut kasubag umum dan kabid pelayananan pencatatan sipil (22 maret 2017) bahwa :
“setelah surat dicatat, surat tersebut diberikan lembar disposisi sebagai tempat untuk memberikan tanggapan terhadap surat masuk tersebut. Dan setiap surat yang telah ditandatangani dan di disposisikan oleh kepala pimpinan diserahkan kembali ke sub bagian umum untuk ditindak lanjuti ke bidang masing-masing yang bersangkutan. Surat tersebut perlu dibalas atau disimpan sesuai dengan keterangan yang tercantum pada lembar disposisi”.
Namun pada saat surat diserahkan kepada pimpinan kadang surat lambat ditindaklanjuti kerena surat mausk tersebut kadang lambat dikembalikan oleh pimpinan kepada kasubag umum.
Perhatikan gambar disposisis dibawah ini :
Gambar 2 lembar disposisi
4. Penyimpanan arsip
Langkah terakhir dari prosedur pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar adalah penyimpanan arsip. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan kasubag umum, (22 maret 2017) dan kepegawaian diperoleh informasi bahwa:
“Dalam penyimpanan surat pada Kantor Dinas Kependudkan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan prosedur penyimpanan manual dengan sistem tanggal”
Sistem penyimpanan arsip manurut tanggal bararti setiap surat yang masuk oleh instansi akan disimpan pada tempat yang sama.
Penyimpanan arsip pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar sudah sesuai dengan prosedur.
Namun masih terdapat kendala yang terjadi yaitu surat masuk kadang tidak langsung disimpan pada tempatnya karena orner penuh, sehingga surat kadang tercecer.
Pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar belum maksimal karena masih sering terjadi keterlambatan dalam meninjaklanjuti surat masuk.
Prosedur pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kota Makassar dimulai pada penerimaan surat sub bagian umum, kemudian surat diperiksa kebenarannya oleh sekertaris umum, kemudian surat dicatat oleh pengelolah surat, serta dilampirkan lembar disposisi, setelah surat dicatat surat kemudian dilanjutkan kepada pimpinan untuk didisposisikan dan ditanda tangani. Kemudian surat dikembalikan kepda sub bagian umum untuk ditinjaklajuti pada bidang masing-masing yang bersangkutan. Surat itu dibalas atau diarsip.
Untuk lebih jelasnya berikut prosedur pengelolaan surat masuk pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar.
Bagan 4 prosedur pengelolaan surat masuk
Sumber data : hasil olahan penulis
Peralatan dan peralatan dalam pengelolaan surat pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar adalah sebagai berikut : lemari arsip, orner, lembar disposisi dan buku agenda.
1. Lemari arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar, dipergunakan untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
Gambar 3
Lemari arsip
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
2. Orner
Orner adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang dimana terdapat di dalamnya besi untuk mengikat surat masuk. Pada dinas kependudukan dan catatan sipil orner adalah salah saluh alat yang digunakan pada saat penyimpanan arsip.
Lihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4 Orner
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
3. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran yang dipergunakan untuk menuliskan tanggapan oleh pimpinan mengenai surat masuk. Lembar disposisi berisi yang berisi kolom indeks, kode, nomor urut, tanggal penyelesaian, perihal atau isi ringkasan, asal surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, bagian yang dituju dan informasi atau instruksi.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar disposisi dibawah ini.
Gambar 5
Lembar disposisi
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
4. Buku agenda
Buku agenda adalah salah satu peralatan yang dipergunakan di dinas kependudukan dan catatan sipil untuk mencatat surat masuk. Buku agenda yang dimaksud dilihat pada gambar berikut dibawah ini.
Gambar 6
Buku agenda
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
Kendala-kendala yang terjadi dalam pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudkan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialamai pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dalam pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:
1. Kadang Surat lambat ditindaklajuti
2. Terbatasnya peralatan dan perlengkapan kerja, seperti orner yang terlalu sedikit untuk menyimpan surat masuk mengakibatkan penumpukan surat.
3. Kadang pegawai meminjam surat dan pada saat pengembalian surat pegawai tidak memberitahukan kepada unit pengelola surat sehingga menyimpan surat pada tempat yang salah dan surat susah ditemukan pada saat surat diperlukan.
Prosedur pegelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang masih digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk berhubungan dengan pihak luar, sehingga pengelolaan surat harus dikelola dengan baik.
Menurut sedianingsih, ddk (2010:85), prosedur pengurusan surat masuk meliputi :
a. Menyortir/memisahkan
Surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran alamatnya, dan dikelompokkan surat terbuka dari tertutup.jika alamat tidak sesuai, segera dikirim kembali kepada si pemgirim. Surat-surat pribadi dan rahasia, tidak boleh dibuka.
b. Membuka surat
Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu dimana atasan membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, digunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya. Bubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada amplop.
c. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka,diperiksa alamat, nama pengirim, tanggal dan lampiran setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat, cari alamatnya pada sampul dan lampirkan dibelakang surat.
d. Pencatatan surat
Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu kendali.
e. Membaca dan memberi catatan
Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk diberi coret-coretan.
f. Menyampaikan surat pada pimpinan
g. Distribusi (disposisi) surat ke departement lain menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada ditempat
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di lapangan, prosedur pengelolaan surat masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar belum sama dengan teori yang ada. Prosedur pengelolaan surat pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan sistem satu pintu, yaitu semua surat yang masuk dikelola di sub bagian umum dan kepegawaian. Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan sarana pencatatan surat dibuku agenda. Buku agenda surat masuk dipergunakan untuk mencatat semua surat dinas yang masuk di kantor pependudukan dan catatan sipil kota makassar kecuali surat undangan. Untuk surat undangan yang masuk di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dicatatat pada buku agenda khusus untuk mencatat surat undangan yang masuk. Buku agenda surat masuk berisi kolom-kolom yang harus diisi sesuai dengan keterangan yang ada pada kolom.
Prosedur pengelolaan surat Masuk pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menurut Kasubag Umum Dan Kepegawaian, (22 maret 2017) yaitu terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengarahan dan penyimpanan arsip. Dimana 1). surat masuk yang diterima oleh pengelola surat pada sub bagian umum dan kepegawaian, kemudian dilakukan pencatatan surat dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan dilampiri lembar disposisi. 2). Setelah dilakukan pencatatan dengan menggunakan buku agenda dan di berikan lembar disposisi, surat diserahkan ke sekretaris dinas kependudukan dan catatan sipil; 3). Kemudian surat dilanjutkan ke pimpinan untuk diberikan catatan dan ditandatangani, surat dikembalikan ke kasubag umum dan kepegawaian untuk ditindak lanjuti kepada bidang yang bersangkutan. 4). Setelah surat dari bidang yang dituju kemudian diserahkan kembali ke sub bagian umum dan kepegawaian untuk diarsip.
Adapun sistem penyimpan yang digunakan pada Kantor Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar yaitu menggunakan sistem manual dan tanggal. Berarti surat yang diterima oleh instansi telah dicatatat disimpan pada tempat dan tanggal yang sama.
2. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassarMenurut The Liang Gie (2009: 120), masalah- masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi ialah sebagai berikut:
1). Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
2). Tatakerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Sesuai dengan kenyataan dilapangan, prosedur pengelolaan surat masuk sudah sesuai dengan prosedur yang ada, namun kadang masih ada kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat masuk. Adapun kendala tersebut yaitu : 1) Kadang Surat lambat ditindaklajuti;2) Terbatasnya peralatan dan perlengkapan kerja, seperti orner yang terlalu sedikit untuk menyimpan surat masuk mengakibatkan penumpukan surat; 3) Kadang pegawai meminjam surat dan pada saat pengembalian surat pegawai tidak memberitaukan kepada unit pengelola surat sehingga menyimpan surat pada tempat yang salah dan surat susah ditemukan pada saat surat diperlukan.
Pengelolaan surat masuk merupakan salah satu kegiatan dalam suatu instansi yang dapat membantu kelancaran dalam bidang administrasi oleh kerena itu dibutuhkan prosedur pengelolaan surat masuk yang tepat sehingga menciptakan efektifitas dan efesiensi kerja.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kasubag Umum Dan Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar pada tanggal, (22 maret 2017 ) diperoleh informasi sebagai berikut
“bahwa prosedur pengelolaan surat masuk melalalui beberapa tahap yaitu penerimaan,pencatatan, pengarahan, dan penyimpanan”.
Adapun uraian prosedur pengelolaan surat masuk sebagai berikut :
1. Menerima surat
Penerimaan surat masuk pada kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan asas sentralisasi dimana penerimaan surat dipusatkan ke sub bagian umum. Berdasarkan hasil wanwancara dengan Kasubag Umum Dan Kepegawaiaan (22 maret 2017) diperoleh informasi sebagai berikut:
‘Kegiatan penerimaan surat yaitu surat masuk diterima oleh sekertaris sub bagian umum kemudian sekertaris memeriksa kebenaran alamat surat tersebut”
2. Pencatatan surat masuk
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi, menurut kasubag umum dan kepegawaian (22 maret 2017) mengatakan bahwa :
“surat masuk yang telah diterima tersebut di sub bagian umum dengan menggunakan buku agenda surat masuk. Surat masuk yang telah diterima langsung dicatat pada buku agenda surat masuk dan dibuatkan lembar disposisi oleh petugas pencatatan surat”.
Adapun pencatatan surat yaitu dengan menggunakan sistem nomor dan tanggal. Dimana surat dicatatat berdasarkan nomor dan tanggal surat masuk tersebut.
Hal-hal yang termuat dalam buku agenda surat masuk yaitu nomor urut, nomor berkas, alamat pengirim, tanggal terima, nomor terima, perihal, nomor petunjuk dan nomor paket.
Berdasarkan gambar yang ada diketahui bahwa penggunaan buku agenda pada Sub Bagian Umum Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar sudah sesuai dengan prosedur namun masih terdapat kekurangan yaitu penulisan tidak rapi, masih ada kolom tanggal terima tidak diisi pada buku agenda surat masuk.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar di bawah ini
Gambar 1 Buku agenda surat masuk
Sumber : sub bagian umum dinas kependudkan dan catatan sipil kota makassar
3. Pengarahan surat
Menurut kasubag umum dan kabid pelayananan pencatatan sipil (22 maret 2017) bahwa :
“setelah surat dicatat, surat tersebut diberikan lembar disposisi sebagai tempat untuk memberikan tanggapan terhadap surat masuk tersebut. Dan setiap surat yang telah ditandatangani dan di disposisikan oleh kepala pimpinan diserahkan kembali ke sub bagian umum untuk ditindak lanjuti ke bidang masing-masing yang bersangkutan. Surat tersebut perlu dibalas atau disimpan sesuai dengan keterangan yang tercantum pada lembar disposisi”.
Namun pada saat surat diserahkan kepada pimpinan kadang surat lambat ditindaklanjuti kerena surat mausk tersebut kadang lambat dikembalikan oleh pimpinan kepada kasubag umum.
Perhatikan gambar disposisis dibawah ini :
Gambar 2 lembar disposisi
4. Penyimpanan arsip
Langkah terakhir dari prosedur pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar adalah penyimpanan arsip. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan kasubag umum, (22 maret 2017) dan kepegawaian diperoleh informasi bahwa:
“Dalam penyimpanan surat pada Kantor Dinas Kependudkan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan prosedur penyimpanan manual dengan sistem tanggal”
Sistem penyimpanan arsip manurut tanggal bararti setiap surat yang masuk oleh instansi akan disimpan pada tempat yang sama.
Penyimpanan arsip pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar sudah sesuai dengan prosedur.
Namun masih terdapat kendala yang terjadi yaitu surat masuk kadang tidak langsung disimpan pada tempatnya karena orner penuh, sehingga surat kadang tercecer.
Pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar belum maksimal karena masih sering terjadi keterlambatan dalam meninjaklanjuti surat masuk.
Prosedur pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kota Makassar dimulai pada penerimaan surat sub bagian umum, kemudian surat diperiksa kebenarannya oleh sekertaris umum, kemudian surat dicatat oleh pengelolah surat, serta dilampirkan lembar disposisi, setelah surat dicatat surat kemudian dilanjutkan kepada pimpinan untuk didisposisikan dan ditanda tangani. Kemudian surat dikembalikan kepda sub bagian umum untuk ditinjaklajuti pada bidang masing-masing yang bersangkutan. Surat itu dibalas atau diarsip.
Untuk lebih jelasnya berikut prosedur pengelolaan surat masuk pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar.
Bagan 4 prosedur pengelolaan surat masuk
Sumber data : hasil olahan penulis
Peralatan dan peralatan dalam pengelolaan surat pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar adalah sebagai berikut : lemari arsip, orner, lembar disposisi dan buku agenda.
1. Lemari arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar, dipergunakan untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip.
Gambar 3
Lemari arsip
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
2. Orner
Orner adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang dimana terdapat di dalamnya besi untuk mengikat surat masuk. Pada dinas kependudukan dan catatan sipil orner adalah salah saluh alat yang digunakan pada saat penyimpanan arsip.
Lihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 4 Orner
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
3. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran yang dipergunakan untuk menuliskan tanggapan oleh pimpinan mengenai surat masuk. Lembar disposisi berisi yang berisi kolom indeks, kode, nomor urut, tanggal penyelesaian, perihal atau isi ringkasan, asal surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, bagian yang dituju dan informasi atau instruksi.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar disposisi dibawah ini.
Gambar 5
Lembar disposisi
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
4. Buku agenda
Buku agenda adalah salah satu peralatan yang dipergunakan di dinas kependudukan dan catatan sipil untuk mencatat surat masuk. Buku agenda yang dimaksud dilihat pada gambar berikut dibawah ini.
Gambar 6
Buku agenda
Sumber : sub bagian umum dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
Kendala-kendala yang terjadi dalam pengelolaan surat masuk pada Dinas Kependudkan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialamai pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dalam pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:
1. Kadang Surat lambat ditindaklajuti
2. Terbatasnya peralatan dan perlengkapan kerja, seperti orner yang terlalu sedikit untuk menyimpan surat masuk mengakibatkan penumpukan surat.
3. Kadang pegawai meminjam surat dan pada saat pengembalian surat pegawai tidak memberitahukan kepada unit pengelola surat sehingga menyimpan surat pada tempat yang salah dan surat susah ditemukan pada saat surat diperlukan.
Prosedur pegelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassar
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang masih digunakan oleh instansi atau perusahaan untuk berhubungan dengan pihak luar, sehingga pengelolaan surat harus dikelola dengan baik.
Menurut sedianingsih, ddk (2010:85), prosedur pengurusan surat masuk meliputi :
a. Menyortir/memisahkan
Surat yang diterima dari pos atau sumber lain, diperiksa kebenaran alamatnya, dan dikelompokkan surat terbuka dari tertutup.jika alamat tidak sesuai, segera dikirim kembali kepada si pemgirim. Surat-surat pribadi dan rahasia, tidak boleh dibuka.
b. Membuka surat
Surat-surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanya surat dinas, kecuali dalam keadaan tertentu dimana atasan membuka surat pribadinya. Supaya tidak rusak dalam waktu membuka surat, digunakan pisau surat atau mesin pembuka surat pada sepanjang bagian atas atau salah satu sisinya. Bubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat atau pada amplop.
c. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
Setelah dibuka,diperiksa alamat, nama pengirim, tanggal dan lampiran setiap surat. Jika alamat atau nama pengirim tidak ada dalam surat, cari alamatnya pada sampul dan lampirkan dibelakang surat.
d. Pencatatan surat
Setelah surat diberi cap tanggal, catatlah ke dalam buku agenda surat atau kartu kendali.
e. Membaca dan memberi catatan
Pimpinan perusahaan lebih suka apabila surat masuk diberi coret-coretan.
f. Menyampaikan surat pada pimpinan
g. Distribusi (disposisi) surat ke departement lain menjawab surat pada waktu pimpinan tidak ada ditempat
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di lapangan, prosedur pengelolaan surat masuk Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar belum sama dengan teori yang ada. Prosedur pengelolaan surat pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan sistem satu pintu, yaitu semua surat yang masuk dikelola di sub bagian umum dan kepegawaian. Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menggunakan sarana pencatatan surat dibuku agenda. Buku agenda surat masuk dipergunakan untuk mencatat semua surat dinas yang masuk di kantor pependudukan dan catatan sipil kota makassar kecuali surat undangan. Untuk surat undangan yang masuk di Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar dicatatat pada buku agenda khusus untuk mencatat surat undangan yang masuk. Buku agenda surat masuk berisi kolom-kolom yang harus diisi sesuai dengan keterangan yang ada pada kolom.
Prosedur pengelolaan surat Masuk pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar menurut Kasubag Umum Dan Kepegawaian, (22 maret 2017) yaitu terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengarahan dan penyimpanan arsip. Dimana 1). surat masuk yang diterima oleh pengelola surat pada sub bagian umum dan kepegawaian, kemudian dilakukan pencatatan surat dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan dilampiri lembar disposisi. 2). Setelah dilakukan pencatatan dengan menggunakan buku agenda dan di berikan lembar disposisi, surat diserahkan ke sekretaris dinas kependudukan dan catatan sipil; 3). Kemudian surat dilanjutkan ke pimpinan untuk diberikan catatan dan ditandatangani, surat dikembalikan ke kasubag umum dan kepegawaian untuk ditindak lanjuti kepada bidang yang bersangkutan. 4). Setelah surat dari bidang yang dituju kemudian diserahkan kembali ke sub bagian umum dan kepegawaian untuk diarsip.
Adapun sistem penyimpan yang digunakan pada Kantor Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar yaitu menggunakan sistem manual dan tanggal. Berarti surat yang diterima oleh instansi telah dicatatat disimpan pada tempat dan tanggal yang sama.
2. Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk pada dinas kependudukan dan catatan sipil kota makassarMenurut The Liang Gie (2009: 120), masalah- masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi ialah sebagai berikut:
1). Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
2). Tatakerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Sesuai dengan kenyataan dilapangan, prosedur pengelolaan surat masuk sudah sesuai dengan prosedur yang ada, namun kadang masih ada kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat masuk. Adapun kendala tersebut yaitu : 1) Kadang Surat lambat ditindaklajuti;2) Terbatasnya peralatan dan perlengkapan kerja, seperti orner yang terlalu sedikit untuk menyimpan surat masuk mengakibatkan penumpukan surat; 3) Kadang pegawai meminjam surat dan pada saat pengembalian surat pegawai tidak memberitaukan kepada unit pengelola surat sehingga menyimpan surat pada tempat yang salah dan surat susah ditemukan pada saat surat diperlukan.