Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Sunday, 25 December 2016
Tugas Akhir - Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Informasi penting dalam suatu organisasi terletak pada warkat atau arsip yang ada dalam organisasi tersebut, baik di perusahaan, instansi pemerintah, maupun organisasi lainnya. Arsip itu terdiri dari surat masuk, surat keluar, surat-surat berharga, bukti pembayaran, laporan, dan nota belanja. Dalam bentuk apa pun arsip tersebut tetap memiliki informasi yang dapat digunakan untuk kelancaran proses kerja dalam organisasi tersebut, termasuk proses administrasi dan pelaksanaan berbagai fungsi organisasi lainnya.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh kegiatan organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi, dan untuk kepentingan lainnya. Peranan penting arsip dalam kelancaran kegiatan organisasi ini menjadikan sistem kearsipan di suatu organisasi atau instansi dapat dijadikan sebagai gambaran suatu keteraturan kerja di organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Informasi akan lebih bermanfaat jika bisa didapatkan dalam waktu yang sesuai dengan indikator penemuan arsip. Informasi yang cepat dan tepat merupakan pendukung kelancaran kinerja. Hal ini memberi pengaruh yang cukup signifikan terhadap kegiatan administrasi.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik sehingga apa yang menjadi perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya control dan perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat akan membantu proses kerja menjadi lebih efektif karena tidak memakan waktu untuk mencari arsip tersebut. Hal tersebut hanya akan terjadi jika sistem penyimpanan arsip pada organisasi tersebut berjalan sesuai dengan sistem yang seharusnya.
Terlebih untuk penyimpanan arsip keuangan, harus dilakukan sistem kearsipan sebaik mungkin. Arsip keuangan merupakan arsip yang berhubungan dengan pertanggungjawaban keuangan sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, di dalamnya terdapat bukti transaksi yang telah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Karenanya, penyimpanan arsip keuangan harus dilakukan dengan teliti mulai saat penciptaannya sampai pada penyusutan.
Kenyataan yang terjadi pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, pada data awal belum menunjukkan kesetaraan dengan pentingnya keteraturan pengarsipan. Seperti penemuan kembali arsip cukup lama, tata cara peminjaman dan pengembalian arsip keuangan, tidak melalui proses pencatatan yang seharusnya serta keterbatasan tenaga ahli dalam kearsipan. Hal inilah yang menyebabkan proses penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar tidak berjalan dengan semestinya.
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan DI PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Arsip keuangan merupakan bagian vital bagi suatu instansi, karena di dalamnya terdapat berbagai bukti transaksi yang telah dilakukan oleh instansi tersebut. Setiap instansi atau perusahaan menerapkan pola kearsipannya masing-masing sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku yang tentu saja bertujuan untuk memperlancar proses kerja pada bagian tersebut.
Berdasarkan observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar pada bagian arsip keuangan menerapkan kearsipan pola lama, yaitu mencatat transaksi keuangan menggunakan buku agenda. Setiap bukti transaksi yang akan diarsipkan terlebih dahulu dicatat pada buku agenda (dimana pada bagian ini disebut buku bank) yang telah disediakan pada bagian arsip keuangan tersebut.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem nomor dengan menggabungkan dengan warna, setiap surat yang masuk maupun arsip surat yang keluar disimpan ke dalam ordner berdasarkan nomor dank ode warna. Untuk mengetahui lebih jelas tentang asas pengorganisasian dan pengelolaan, penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dilihat pada uraian berikut:
a. Asas Pengorganisasian dan Pengelolaan Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Asas pengorganisasian dan pengelolaan dalam kearsipan digunakan untuk memudahkan setiap pegawai untuk memudahkan proses kerjanya agar menggunakan waktu yang efesien dan efektif dalam pelaksanaannya. Pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, asas yang digunakan adalah Asas Desentralisasi, di mana setiap ruangan atau bagian memiliki tempat penyimpanan arsipnya masing-masing. Hal ini ditujukan untuk memudahkan para pegawai dalam proses kerjanya dan menggunakan waktu seefesien mungkin untuk bekerja. Namun y untuk arsip keuangan pada bagian keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. Makassar menggunakan asas sentralisasi yaitu keluar masuknya uang melalui satu pintu yaitu melalui bagian keuangan.
b. Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Terlebih untuk penyimpanan arsip keuangan harus dilakukan sistem kearsipan sebaik mungkin, karena sangat mempengaruhi proses kerja pada bagian keuangan.
Setiap instansi mempunyai sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan dan peraturan yang diterapkan pada instansi tersebut. Baik tidaknya sistem kearsipan dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsipnya. Apabila suatu arsip ditemukan dengan waktu yang lama maka arsip tersebut dianggap kurang baik penyimpanannya. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, sistem kearsipan yang diterapkan adalah sistem nomor yang dikombinasikan dengan sistem warna. Sistem warna dugunakan dengan tujuan untuk memudahkan pegawai membedakan arsip tahun berjalan dengan arsip tahun lalu. Karena warna terlihat lebih spesifik dan menonjol dibandingkan dengan nomor. Sedangkan sistem nomor ditujukan untuk memudahkan pegawai pada bagian keuangan untuk mengetahui nomor dokumen terakhir yang telah diarsipkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa warna hijau digunakan untuk tahun berjalan (2016) sedangkan warna orange untuk tahun lalu (2015).
c. Prosedur Penanganan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai, diperoleh informasi bahwa dokumen (bukti) pembayaran maupun bukti kas masuk yang telah dibayarkan ataupun diterima oleh pegawai pada bagian keuangan kemudian dicatat ke dalam buku agenda (buku bank). Di mana dalam pencatatan buku bank tersebut adalah sebagai berikut:
- Kolom Nomor, diisi dengan nomor urut masing-masing arsip
- Kolom Tanggal, diisi tanggal dari bukti transaksi terbayarkan
- Kolom Nomor Bukti, diisi nomor arsip yang telah tercetak pada dokumen tersebut
- Kolom Dibayarkan Kepada, diisi nama kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan
- Kolom Bank, dimana tersedia kolom bank masuk dan bank keluar, untuk kolom bank masuk diisi dengan jumlah (dalam Rupiah) yang telah di terima oleh bagian keuangan PT Aneka Tambang, untuk kolom bank keluar diisi dengan jumlah (dalam Rupiah) yang telah dibayarkan kepada pihak ketiga.
d. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Yang Digunakan Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara diperoleh informasi bahwa peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada bagian arsip keuangan antara lain:
1. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat dokumen yang telah diarsipkan dan dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola bukti trannsaksi dari bagian keuangan.
Buku agenda yang lebih sering disebut buku bank ini terdiri dari kolom tanggal transaksi, nomor bukti transaksi, deskripsi pembayaran (dibayarkan kepada), bukti bank (kas masuk/kas keluar).
Berdasrakan hasil wawancara diketahui bahwa buku agenda yang digunakan pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar adalah kurang baik.
Hal ini disebabkan karena kolom-kolom yang tersedia pada buku agenda harusnya disediakan kolom untuk menuliskan perihal/deskripsi transasksi, untuk apa pembayaran tersebut dibayarkan. Agar lebih memudahkan petugas untuk mencari arsip yang dibutuhkan.
2. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada Bagian Arsip Keuangan adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan arsip seperti bukti pembayaran Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), buku kas bank, buku kas kecil, rekonsiliasi bank, dan rekening koran saldo bank bagian keuangan.
Lemari arsip yang ada pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dikatakan sudah baik. Berdasarkan dari gambar yang terlihat di atas dapat diketahui bahwa arsip yang ada di dalam lemari tersebut sudah tertata dengan rapi dan teratur.
3. Rak Arsip
Rak arsip yang ada pada bagian arsip keuangan adalah rak yang terbuat dari aluminium dan kaca dan berfungsi untuk menyimpan arsip seperti bukti pembayaran bank dan kas, bukti transfer uang modal dari pusat.
Rak arsip yang ada pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dikatakan sudah baik. Berdasarkan gambar yang terlihat di atas dapat diketahui bahwa arsip yang ada di dalam rak tersebut sudah tertata dengan rapi dan teratur. Sehingga memudahkan pegawai dalam mencari dan menemukan arsip yang dibutuhkan.
4. Filling Cabinet
Filling cabinet yang ada pada bagian arsip keuangan adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan arsip secara vertikal. Namun pada bagian ini, lemari ini tidak digunakan untuk penyimpanan arsip melainkan digunakan untuk menyimpan perlengkapan alat tulis kantor seperti: tinta print, tinta spidol, dan lain sebagainya.
5. Brankas
Brankas yang ada pada bagian arsip keuangan merupakan lemari besi dengan ukuran yang cukup besar dengan kunci pengaman dan berfungsi sebagai menyimpan surat-surat penting dari PT Aneka Tambang seperti Akte Tanah, Akte Bangunan dan surat-surat berharga lainnya.
6. Ordner
Pada bagian arsip keuangan ordner digunakan untuk menyimpan arsip/dokumen yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner.
e. Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Pada bagian Arsip Keuangan sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan nomor dan warna dalam penyimpanan arsipnya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah langkah-langkah dalam penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan yang dijelaskan di bawah ini :
a. Pemeriksaan
Berdasarkan dari hasil wawancara, diketahui bahwa pemeriksaan arsip pada bagian arsip keuangan dilakukan dengan cara memastikan kelengkapan berkas, keadaan fisik sesuai dengan keadaan semula, member stempel lunas pada setiap lembar dari bukti pembayaran, pencatatan pada buku bank (buku agenda). Kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk dicatat kembali ke dalam buku kas keluar dan kas masuk.
Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan pemeriksaan sudah terlaksana dengan baik karena setiap lembar dari arsip tersebut telah diberi stempel lunas yang dapat membuat bukti (arsip) tersebut sah untuk dinyatakan telah dibayarkan kepada pihak ketiga.
b. Penentuan Indeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, arsip akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang digunakan.
Dengan demikian, maka kegiatan penentuan indeks dapat dikategorikan terlaksana dengan baik.
c. Memberi Tanda (Pengkodean)
Pada tahap ini dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran denga warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
Sejalan denga hal itu melalui hasil wawancara diketahui bahwa arsip yang telah diklasifikasikan diberi warna hijau untuk transaksi bank dan warna putih untuk transaksi kas.
Dengan demikian, maka kegiatan pengkodean dapat dikategorikan sudah terlaksana dengan baik.
d. Pengelompokkan
Dari hasil wawancara, diketahui bahwa pengelompokkan arsip pada bagian Arsip Keuangan dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip berdasarkan jenis transaksinya yang sesuai dengan pengkodean yang telah dilakukan.
Dengan demikian, maka kegiatan pengelompokkan dapat dikategorikan terlaksana dengan baik, karena setiap arsip/dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenis transaksinya.
e. Penyimpanan
Selanjutnya yaitu menempatkan dokumen/arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan dilakukan dengan cara memberi kode file dan memasukkan arsip/dokumen ke dalam ordner berdasarkan kode klasifikasi di atas dengan ketentuan arsip disusun sesuai dengan nomor arsip masing-masing dan arsip terbaru disimpan paling atas. Kemudian ordner tersebut dimasukkan ke dalam rak arsip yang telah disediakan.
f. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Menyimpan arsip dengan baik dan teratur akan mempermudah penemuannya kembali. Oleh karena itu, petugas arsip harus memperhatikan proses penyimpanan arsip dengan baik, sehingga tidak mengalami kesulitan sewaktu-waktu arsip dibutuhkan kembali. Arsip akan mudah ditemukan apabila ada pihak yang memerlukan arsip tersebut dapat menjelaskan tentang arsip apa yang dikehendaki dengan menyebutkan nomor arsip, jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan.
Proses penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu petugas arsip mengambil langsung dari tempat penyimpanan arsip. Namun untuk penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat perlu didukung oleh adanya sistem penggunaan indeks yang tepat untuk mengidentifikasi arsip tersebut.
Dalam prakteknya, pada bagian Arsip Keuangan dalam mencari arsip yaitu dengan cara mencari pada buku bank (buku agenda) dengan mengetahui jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan, setelah nomor arsip diketahui, kemudian mencari folder yang telah diberi indeks masing-masing dan mencari nomor arsip yang diperlukan.
B. Kendala-kendala Dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tamban (Persero) Tbk Makassar mengalami beberapa kendala sebagai berikut:
a. Tidak tersedianya lembar peminjaman arsip, karena lembar ini sebagai pengingat arsip keuangan apa yang telah dipinjam oleh seseorang.
b. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan, apabila seseorang membutuhkan arsip harus menyebutkan dengan lengkap nomor arsip, jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan.
c. Pegawai yang ditugaskan untuk menangani arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan tentang sistem kearsipan. Hal ini terlihat dari peralatan kearsipan yang ada pada bagian keuangan sudah memadai, namun tidak digunakan sebagaimana fungsinya, seperti filing cabinet harusnya digunakan untuk menyimpan arsip, namun digunakan untuk menyimpan alat tulis kantor.
Demikian tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, semoga dapat bermanfaat.
Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Informasi penting dalam suatu organisasi terletak pada warkat atau arsip yang ada dalam organisasi tersebut, baik di perusahaan, instansi pemerintah, maupun organisasi lainnya. Arsip itu terdiri dari surat masuk, surat keluar, surat-surat berharga, bukti pembayaran, laporan, dan nota belanja. Dalam bentuk apa pun arsip tersebut tetap memiliki informasi yang dapat digunakan untuk kelancaran proses kerja dalam organisasi tersebut, termasuk proses administrasi dan pelaksanaan berbagai fungsi organisasi lainnya.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh kegiatan organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi, dan untuk kepentingan lainnya. Peranan penting arsip dalam kelancaran kegiatan organisasi ini menjadikan sistem kearsipan di suatu organisasi atau instansi dapat dijadikan sebagai gambaran suatu keteraturan kerja di organisasi atau instansi yang bersangkutan.
Informasi akan lebih bermanfaat jika bisa didapatkan dalam waktu yang sesuai dengan indikator penemuan arsip. Informasi yang cepat dan tepat merupakan pendukung kelancaran kinerja. Hal ini memberi pengaruh yang cukup signifikan terhadap kegiatan administrasi.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik sehingga apa yang menjadi perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya control dan perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat akan membantu proses kerja menjadi lebih efektif karena tidak memakan waktu untuk mencari arsip tersebut. Hal tersebut hanya akan terjadi jika sistem penyimpanan arsip pada organisasi tersebut berjalan sesuai dengan sistem yang seharusnya.
Terlebih untuk penyimpanan arsip keuangan, harus dilakukan sistem kearsipan sebaik mungkin. Arsip keuangan merupakan arsip yang berhubungan dengan pertanggungjawaban keuangan sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan administrasi keuangan, di dalamnya terdapat bukti transaksi yang telah dilaksanakan oleh bagian keuangan. Karenanya, penyimpanan arsip keuangan harus dilakukan dengan teliti mulai saat penciptaannya sampai pada penyusutan.
Kenyataan yang terjadi pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, pada data awal belum menunjukkan kesetaraan dengan pentingnya keteraturan pengarsipan. Seperti penemuan kembali arsip cukup lama, tata cara peminjaman dan pengembalian arsip keuangan, tidak melalui proses pencatatan yang seharusnya serta keterbatasan tenaga ahli dalam kearsipan. Hal inilah yang menyebabkan proses penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar tidak berjalan dengan semestinya.
Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan DI PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Arsip keuangan merupakan bagian vital bagi suatu instansi, karena di dalamnya terdapat berbagai bukti transaksi yang telah dilakukan oleh instansi tersebut. Setiap instansi atau perusahaan menerapkan pola kearsipannya masing-masing sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku yang tentu saja bertujuan untuk memperlancar proses kerja pada bagian tersebut.
Berdasarkan observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar pada bagian arsip keuangan menerapkan kearsipan pola lama, yaitu mencatat transaksi keuangan menggunakan buku agenda. Setiap bukti transaksi yang akan diarsipkan terlebih dahulu dicatat pada buku agenda (dimana pada bagian ini disebut buku bank) yang telah disediakan pada bagian arsip keuangan tersebut.
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem nomor dengan menggabungkan dengan warna, setiap surat yang masuk maupun arsip surat yang keluar disimpan ke dalam ordner berdasarkan nomor dank ode warna. Untuk mengetahui lebih jelas tentang asas pengorganisasian dan pengelolaan, penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dilihat pada uraian berikut:
a. Asas Pengorganisasian dan Pengelolaan Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Asas pengorganisasian dan pengelolaan dalam kearsipan digunakan untuk memudahkan setiap pegawai untuk memudahkan proses kerjanya agar menggunakan waktu yang efesien dan efektif dalam pelaksanaannya. Pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, asas yang digunakan adalah Asas Desentralisasi, di mana setiap ruangan atau bagian memiliki tempat penyimpanan arsipnya masing-masing. Hal ini ditujukan untuk memudahkan para pegawai dalam proses kerjanya dan menggunakan waktu seefesien mungkin untuk bekerja. Namun y untuk arsip keuangan pada bagian keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. Makassar menggunakan asas sentralisasi yaitu keluar masuknya uang melalui satu pintu yaitu melalui bagian keuangan.
b. Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Terlebih untuk penyimpanan arsip keuangan harus dilakukan sistem kearsipan sebaik mungkin, karena sangat mempengaruhi proses kerja pada bagian keuangan.
Setiap instansi mempunyai sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan dan peraturan yang diterapkan pada instansi tersebut. Baik tidaknya sistem kearsipan dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsipnya. Apabila suatu arsip ditemukan dengan waktu yang lama maka arsip tersebut dianggap kurang baik penyimpanannya. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, sistem kearsipan yang diterapkan adalah sistem nomor yang dikombinasikan dengan sistem warna. Sistem warna dugunakan dengan tujuan untuk memudahkan pegawai membedakan arsip tahun berjalan dengan arsip tahun lalu. Karena warna terlihat lebih spesifik dan menonjol dibandingkan dengan nomor. Sedangkan sistem nomor ditujukan untuk memudahkan pegawai pada bagian keuangan untuk mengetahui nomor dokumen terakhir yang telah diarsipkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa warna hijau digunakan untuk tahun berjalan (2016) sedangkan warna orange untuk tahun lalu (2015).
c. Prosedur Penanganan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai, diperoleh informasi bahwa dokumen (bukti) pembayaran maupun bukti kas masuk yang telah dibayarkan ataupun diterima oleh pegawai pada bagian keuangan kemudian dicatat ke dalam buku agenda (buku bank). Di mana dalam pencatatan buku bank tersebut adalah sebagai berikut:
- Kolom Nomor, diisi dengan nomor urut masing-masing arsip
- Kolom Tanggal, diisi tanggal dari bukti transaksi terbayarkan
- Kolom Nomor Bukti, diisi nomor arsip yang telah tercetak pada dokumen tersebut
- Kolom Dibayarkan Kepada, diisi nama kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan
- Kolom Bank, dimana tersedia kolom bank masuk dan bank keluar, untuk kolom bank masuk diisi dengan jumlah (dalam Rupiah) yang telah di terima oleh bagian keuangan PT Aneka Tambang, untuk kolom bank keluar diisi dengan jumlah (dalam Rupiah) yang telah dibayarkan kepada pihak ketiga.
d. Peralatan dan Perlengkapan Arsip Yang Digunakan Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara diperoleh informasi bahwa peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada bagian arsip keuangan antara lain:
1. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat dokumen yang telah diarsipkan dan dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola bukti trannsaksi dari bagian keuangan.
Buku agenda yang lebih sering disebut buku bank ini terdiri dari kolom tanggal transaksi, nomor bukti transaksi, deskripsi pembayaran (dibayarkan kepada), bukti bank (kas masuk/kas keluar).
Berdasrakan hasil wawancara diketahui bahwa buku agenda yang digunakan pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar adalah kurang baik.
Hal ini disebabkan karena kolom-kolom yang tersedia pada buku agenda harusnya disediakan kolom untuk menuliskan perihal/deskripsi transasksi, untuk apa pembayaran tersebut dibayarkan. Agar lebih memudahkan petugas untuk mencari arsip yang dibutuhkan.
2. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada Bagian Arsip Keuangan adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan arsip seperti bukti pembayaran Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), buku kas bank, buku kas kecil, rekonsiliasi bank, dan rekening koran saldo bank bagian keuangan.
Lemari arsip yang ada pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dikatakan sudah baik. Berdasarkan dari gambar yang terlihat di atas dapat diketahui bahwa arsip yang ada di dalam lemari tersebut sudah tertata dengan rapi dan teratur.
3. Rak Arsip
Rak arsip yang ada pada bagian arsip keuangan adalah rak yang terbuat dari aluminium dan kaca dan berfungsi untuk menyimpan arsip seperti bukti pembayaran bank dan kas, bukti transfer uang modal dari pusat.
Rak arsip yang ada pada bagian arsip keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar dapat dikatakan sudah baik. Berdasarkan gambar yang terlihat di atas dapat diketahui bahwa arsip yang ada di dalam rak tersebut sudah tertata dengan rapi dan teratur. Sehingga memudahkan pegawai dalam mencari dan menemukan arsip yang dibutuhkan.
4. Filling Cabinet
Filling cabinet yang ada pada bagian arsip keuangan adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan arsip secara vertikal. Namun pada bagian ini, lemari ini tidak digunakan untuk penyimpanan arsip melainkan digunakan untuk menyimpan perlengkapan alat tulis kantor seperti: tinta print, tinta spidol, dan lain sebagainya.
5. Brankas
Brankas yang ada pada bagian arsip keuangan merupakan lemari besi dengan ukuran yang cukup besar dengan kunci pengaman dan berfungsi sebagai menyimpan surat-surat penting dari PT Aneka Tambang seperti Akte Tanah, Akte Bangunan dan surat-surat berharga lainnya.
6. Ordner
Pada bagian arsip keuangan ordner digunakan untuk menyimpan arsip/dokumen yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner.
e. Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Pada bagian Arsip Keuangan sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan nomor dan warna dalam penyimpanan arsipnya. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah langkah-langkah dalam penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan yang dijelaskan di bawah ini :
a. Pemeriksaan
Berdasarkan dari hasil wawancara, diketahui bahwa pemeriksaan arsip pada bagian arsip keuangan dilakukan dengan cara memastikan kelengkapan berkas, keadaan fisik sesuai dengan keadaan semula, member stempel lunas pada setiap lembar dari bukti pembayaran, pencatatan pada buku bank (buku agenda). Kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk dicatat kembali ke dalam buku kas keluar dan kas masuk.
Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa kegiatan pemeriksaan sudah terlaksana dengan baik karena setiap lembar dari arsip tersebut telah diberi stempel lunas yang dapat membuat bukti (arsip) tersebut sah untuk dinyatakan telah dibayarkan kepada pihak ketiga.
b. Penentuan Indeks
Pada tahap mengindeks ini merupakan pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa atau kata tangkap lainnya, arsip akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan apa yang digunakan.
Dengan demikian, maka kegiatan penentuan indeks dapat dikategorikan terlaksana dengan baik.
c. Memberi Tanda (Pengkodean)
Pada tahap ini dilakukan dengan memberi tanda garis atau lingkaran denga warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
Sejalan denga hal itu melalui hasil wawancara diketahui bahwa arsip yang telah diklasifikasikan diberi warna hijau untuk transaksi bank dan warna putih untuk transaksi kas.
Dengan demikian, maka kegiatan pengkodean dapat dikategorikan sudah terlaksana dengan baik.
d. Pengelompokkan
Dari hasil wawancara, diketahui bahwa pengelompokkan arsip pada bagian Arsip Keuangan dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip berdasarkan jenis transaksinya yang sesuai dengan pengkodean yang telah dilakukan.
Dengan demikian, maka kegiatan pengelompokkan dapat dikategorikan terlaksana dengan baik, karena setiap arsip/dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenis transaksinya.
e. Penyimpanan
Selanjutnya yaitu menempatkan dokumen/arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan dilakukan dengan cara memberi kode file dan memasukkan arsip/dokumen ke dalam ordner berdasarkan kode klasifikasi di atas dengan ketentuan arsip disusun sesuai dengan nomor arsip masing-masing dan arsip terbaru disimpan paling atas. Kemudian ordner tersebut dimasukkan ke dalam rak arsip yang telah disediakan.
f. Prosedur Penemuan Kembali Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Menyimpan arsip dengan baik dan teratur akan mempermudah penemuannya kembali. Oleh karena itu, petugas arsip harus memperhatikan proses penyimpanan arsip dengan baik, sehingga tidak mengalami kesulitan sewaktu-waktu arsip dibutuhkan kembali. Arsip akan mudah ditemukan apabila ada pihak yang memerlukan arsip tersebut dapat menjelaskan tentang arsip apa yang dikehendaki dengan menyebutkan nomor arsip, jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan.
Proses penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual yaitu petugas arsip mengambil langsung dari tempat penyimpanan arsip. Namun untuk penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat perlu didukung oleh adanya sistem penggunaan indeks yang tepat untuk mengidentifikasi arsip tersebut.
Dalam prakteknya, pada bagian Arsip Keuangan dalam mencari arsip yaitu dengan cara mencari pada buku bank (buku agenda) dengan mengetahui jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan, setelah nomor arsip diketahui, kemudian mencari folder yang telah diberi indeks masing-masing dan mencari nomor arsip yang diperlukan.
B. Kendala-kendala Dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa sistem penyimpanan arsip pada bagian Arsip Keuangan PT Aneka Tamban (Persero) Tbk Makassar mengalami beberapa kendala sebagai berikut:
a. Tidak tersedianya lembar peminjaman arsip, karena lembar ini sebagai pengingat arsip keuangan apa yang telah dipinjam oleh seseorang.
b. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan, apabila seseorang membutuhkan arsip harus menyebutkan dengan lengkap nomor arsip, jumlah/nilai pembayaran, kepada siapa pembayaran tersebut ditujukan.
c. Pegawai yang ditugaskan untuk menangani arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan tentang sistem kearsipan. Hal ini terlihat dari peralatan kearsipan yang ada pada bagian keuangan sudah memadai, namun tidak digunakan sebagaimana fungsinya, seperti filing cabinet harusnya digunakan untuk menyimpan arsip, namun digunakan untuk menyimpan alat tulis kantor.
Demikian tugas akhir yang berjudul Sistem Penyimpanan Arsip Keuangan di PT Aneka Tambang (Persero) Tbk Makassar, semoga dapat bermanfaat.