Tinjauan Pustaka Efektivitas Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT BTN (Persero) cabang Makassar
Wednesday, 14 October 2015
Tinjauan Pustaka Efektivitas Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT BTN (Persero) cabang Makassar
Pengertian sekretarisIstilah sekretaris berasal dari Bahasa Belanda “secretaris” atau Bahasa Inggris “secretary” berasal dari bahasa Latin “secretum” yang berarti “rahasia”. Adapun orang yang memegang rahasia disebut “secretarium” atau “ secretaries” dalam Bahasa Latin dan dalam Bahasa Perancis “secretaire”.
Dengan bertambah luas dan kompleksnya tugas pimpinan dewasa ini menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya, serta dapat diandalkan. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tenaga seorang sekretaris. Diperlukan seorang sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya sendiri, demi tercapainya tujuan organisasi tersebut.
Ditinjau dari sejarah, sekretaris pada awalnya adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data rahasia. Dalam perkembangannya, sekretaris berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pimpinan yang kadang-kadang meliputi surat rahasia atau surat pribadi yang tidak untuk disebarluaskan. Sekretaris berfungsi sebagai Pembina hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat luas karena disamping memberi informasi yang diperlukan pimpinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya.
Semakin besarnya suatu organisasi, maka semakin besar pula tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga dalam keadaan demikian pimpinan membutuhkan bantuan seorang sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi tercapai tujuan bersama dalam suatu organisasi.
Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian sekretaris, berikut ini beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli :
1. Menurut Lovis C. Nanassay dan William Selden dalam bukunya Business Dictionary, Sutarto (1987 : 4)
“Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugasnya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte, menjawab telepon, memelihara dan mempersiapkan warkat dan lain-lain “.
2. Menurut H.W. Fowler dan F.G Fowler di dalam bukunya pengantar sekretaris, Sutarto, (1992:3) bahwa:
a. orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondesi, pekerjaan tulis, mendapat informasi, dan masalah-masalah lainnya”.
b. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk m,elakukan korespondensi, memelihara warkat terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
3. Menurut The Lieng Gie (1991: 111) dalam bukunya administrasi Perkantoran Modern,
“ Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas dari kepala itu ”.
Dari Pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah pembantu seorang pimpinan yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokoknya. Seorang sekretaris bukanlah sekedar membantu aktivitas pimpinan saja, melainkan seorang sekretaris harus memiliki tanggung jawab yang besar dalam melakukan kegiatan administrasi dengan baik. Pimpinan dengan bantuan sekretaris dalam perusahaan, dewasa ini sangat memegang peranan penting. Sekretaris tidak seharusnya melihat pekerjaannya sekedar kegiatan rutin belaka, tetapi harus membantu pimpinan semaksimal mungkin, agar pimpinan bisa bekerja secara professional, lebih berdaya guna dan lebih berhasil.
Pengertian Efektifitas kerja
Efektifitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Untuk lebih jelasnya ada beberapa pendapat yang dikemukakan :
1. Menurut Richard M. Steers ( 1980 : 1 )
Efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Menurut Bedjo Siswanto ( 1990:62 )
Efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar.
3. Menurut Handoko ( 1997:7)
Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan.
4. Menurut Devug ( 1988:25 )
Efektivitas adalah tingkat kemampuan untuk mencapai tujuan dengan tepat dan baik
5. Menurut kamus administrasi perkantoran ( 1981:24 ).
Efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan
6. Menurut Sutarto ( 1978:95 )
Efektivitas kerja adalah suatu keadaan dimana aktifitas jasmaniah dan rohaniah yang dilakukan oleh manusia dapat mencapai hasil akibat sesuai yang dikehendaki atau tujuan.
7. Menurut Schermerhorn.( 1998:5 )
Efektivitas kerja merupakan suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan.
8. Menurut Siagian ( 1986:152 )
Efektivitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya seperti yang telah ditetapkan sebelumnya
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Ada empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja, seperti yang dikemukakan oleh Richard M.Steers (1980:9) yaitu:
Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi organisasi yang dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai cara. Yang dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya, seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur meliputi bagaimana cara organisasi menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan yang dimaksud teknologi adalah mekanisme suatu organisasi umtuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat tergantung pada tingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.
Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun teknologi yang digunakan merupakan teknologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya.
Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangannya lingkungan maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses demi keberhasilan organisasi semakin sulit.
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Sebagian besar waktu dan pikiran seorang pimpinan dikonsentrasikan pada tugas-tugas kepemimpinannya, sehingga apabila seorang pimpinan masih harus mengerjakan tugas sampai yang kesekecil-kecilnya, maka tugas-tugas kepemimpinannya bisa kurang terkontrol dan dapat berakibat kurang berhasilnya seorang pimpinan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan agar pimpinan tidak lagi mengurusi semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan data-data ataupun catatan-catatan, korespondensi dan sebagainya.
Tugas rutin sekretaris merupakan suatu kewajiban bagi seorang sekretaris untuk membantu pimpinan semaksimal mungkin dengan menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajari hubungannya dengan tanggung jawab pimpinan.
Pada dasarnya pekerjaan atau tugas seorang sekretaris dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dilakukan tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Tugas rutin sekretaris meliputi :
1. Menyusun dan membuat surat (korespondensi)
2. Menata arsip (kearsipan)
3. Mengurus dan mengendalikan surat
4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
5. Menerima dan melayani telepon serta menelpon
6. Mengatur jadwal pimpinan
Tugas Khusus
Tugas khusus adalah tugas yang tidak setiap hari dilaksanakan tetapi hanya dilaksanakan apabila ada instruksi dari pimpinan. Tugas khusus sekretari meliputi :
1. Membuat perencanaan kerja
2. Mempelajari pengetahuan tentang perbankan
3. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (Petty Cash)
4. Memahami cara mesin kantor dan audio visual (alat bantu peraga)
5. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
6. Pemantapan kepribadian
Tugas Kreatif
Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri tanpa diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sendiri dari sekretaris tentang perlu tidaknya pekerjaan tersebut dikerjakan agar dapat mengurangi beban kerja pimpinan, adapun tugas kreatif meliputi :
1. Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh pimpinan tanpa diminta sehingga apabila sewaktu-waktu pimpinan membutuhkannya, sekretaris dapat menyerahkannya.
2. Mengumpulkan artikel-artikel yang mungkin ada manfaatnya
Penjelasan Tugas Rutin Sekretaris
Surat Menyurat
1. Menyusun/membuat surat (korespondensi)
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerjasama sangat penting. Agar terlaksana dengan baik maka perlu adanya komunikasi tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dengan cara tertulis misalnya dengan surat. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat.
Dengan diangkatnya seorang sekretaris, pimpinan tidak lagi harus menyusun sendiri korespondensi. Pimpinan cukup mendiktekan pokok-pokok isi surat saja, sedangkan menyusun sampai kepada pengetikan dapat diserahkan kepada sekretaris. Hal ini termasuk kepada siapa tembusan surat, alamat dan lampiran yang perlu disampaikan.
a. Pendiktean
Dikte dapat dilakukan dengan berbicara langsung atau bicara lewat telepon dengan menggunakan mesin tik atau menulis singkat (stenografi).
b. Pelatihan
Yang dimaksud dengan pelatihan disini adalah keterampilan mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa.
c. Mengetik
Sebuah surat dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik. Sekretaris harus memahami ketentuan dari bentuk surat yang biasa dipergunakan oleh kantor tempat sekretaris bekerja.
d. Mengoreksi
Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
e. Penandatanganan surat
Langkah terakhir dari mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang sudah sesuai dengan konsep oleh pimpinan.
f. Menggandakan
Yang dimaksud menggandakan surat adalah kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi warkat.
2. Mengurus dan Mengendalikan Surat
Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat yang masuk meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dan pengorganisasiannya berbeda dengan kantor yang lainnya.
Pengarsipan
Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu arsip tersebut ditata sebaik mungkin, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat pada saat arsip dibutuhkan.
Pimpinan sangat mengharapkan adanya arsip yang rapi guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Sebagai sektetaris diperlukan kemampuan untuk menata dan menyimpan arsip dengan baik.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu :
1. Memisahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang diproses. Segala kelengkapan arsip yang tidak diperlukan seperti amplop dan lembar disposisi yang isinya tidak mengandung informasi penting dapat disisihkan. Memeriksa kelengkapan lampiran-lampiran, apakah lampiran-lampirannya sesuai dengan apa yang dicantumkan surat, yang lampirannya tidak lengkap maka harus dicatat dalam kolom catatan pada kartu kendali.
2. Mengamplopkan arsip atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
3. Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Ada lima macam sistem penataan arsip yaitu :
a. Sistem Abjad
b. Sistem Masalah
c. Sistem Nomor
d. Sistem Tanggal
e. Sistem Wilayah
Menerima dan Melayani Tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu dikantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati para tamu yang berkunjung ke kantor. Untuk itu, seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik.
Tata cara menerima dan melayani tamu tersebut yaitu :
1. Memberi salam dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan tamu mengisi agenda buku tamu
2. Sebagai penerima tamu, harus dapat menjaga dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
3. Memberikan informasi yang dibutuhkan
4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan tidak sampai menyinggung perasaan tamu
5. Usahakan agar tamu merasa senang, apabila tamu ternyata harus menunggu, sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dll) di ruang tamu
6. Berikan perhatian yang besar kepada tamu dan segera ambil keputusan yang cepat dan tepat bila tamu tersebut ternyata harus disalurkan kebagian lain
7. Memiliki buku harian untuk mencatat perjanjian dengan para tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan
8. Mengingatkan pimpinan akan tanggal dan waktu yang telah dijanjikan
9. Mengingat nama-nama tamu yang sering berkunjung karena biasanya orang lebih suka bila dikenal.
Menerima dan Melayani Telepon
Menerima dan melayani telepon merupakan salah satu tugas rutin sekretaris. Agar penelpon merasa nyaman dan dihargai, maka hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris saat menerima telepon yaitu :
1. Begitu telepon berdering maka gagang telepon harus diangkat sebelum berdering untuk ketiga kalinya.
2. Menjawab telepon dengan suara yang jelas, mengucapkan salam dan menyebutkan nama perusahaannya atau nomor teleponnya
3. Memberi informasi yang jelas dan sopan apabila :
a. Penelpon salah sambung
b. Penelpon ingin bicara dengan yang sedang tidak berada di tempat
c. Penelpon ingin menelpon nomor lain atau orang lain
d. Apabila penelpon tidak menyebut namanya atau nama perusahaan secara langsung, sebaiknya identitas penelpon ditanyakan.
e. Jika pimpinan tidak berada ditempat kerja maka sekretaris harus menghubungi orang yang diberi kuasa untuk menggantikan pimpinan dan menanyakan apakah pesan yang dapat disampaikan
f. Bila pimpinan tidak dapat menerima telepon, mengingat pekerjaan seorang pimpinan sangat banyak, maka sekretaris sebaiknya mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat, hal ini dilakukan untuk menghindari perkiraan-perkiraan negatif bagi penelpon, yang akan menimbulkan kesan tidak baik terhadap perusahaan
g. Jika ada suatu keperluan sehingga sekretaris harus meninggalkan tempat duduknya maka sebaiknya sekretaris meminta rekan kerja atau seseorang yang dapat menggantikanya menerima telepon selama ia tidak berada di tempat
h. Seorang sekretaris wajib membantu pimpinan dengan menerima pesan atau permintaan-permintaan melalui telepon dan mencoba menanganinya tanpa mengganggu pimpinan
i. Bila hubungan telepon terputus maka sekretaris harus meletakkan gagang telepon tersebut.
Begitu pula jika menelpon, beberapa hal yang diperhatikan oleh seorang sekretaris diantaranya :
1. Memahami terlebih dahulu masalah apa yang disampaikan/ dijelaskan dalam telepon
2. Bila perlu sekretaris harus menghafal atau mencatat nomor telepon pada secarik kertas untuk menghindari salah sambung dan menghemat waktu.
3. Menyiapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat bila diperlukan.
4. Bila terjadi salah sambung, maka sekretaris harus menyatakan permintaan maaf.
5. Jika yang akan dihubungi harus melalui extension atau pesawat khusus, maka sekretaris perlu menanyakan extension terlebih dahulu.
6. Bila nomor telepon kurang jelas, sekretaris sebaiknya meminta bantuan.
Bagi penelpon yang belum dikenal kita harus melakukan hal-hal sebagai berikut :
1. Menanyakan nama/identitas secara jelas
2. Mengetahui urusan/maksudnya
3. Memutuskan untuk disambungkan atau tidak.
Dari aktivitas di atas, apabila nama/identitas jelas dan urusannya penting sehingga layak untuk dihubungkan dengan pimpinan, caranya adalah dengan terlebih dahulu menawarkan kepada pimpinan. Apabila pimpinan bersedia, sekretaris dapat langsung menghubungkannya tetapi apabila tidak, biasanya pimpinan akan memberikan alternatif atau petunjuk untuk dihubungkan kepada orang lain. Apabila tidak, sekretaris harus dapat memutuskan kemana telepon itu harus dihubungkan.
Sehubungan dengan menjawab telepon untuk pimpinan sedang tidak berada ditempat, ada beberapa hal yang perlu dilakukan :
1. Memberitahu/menerangkan seperlunya kepada penelpon tentang keberadaan pimpinan beserta waktu keberadaannya.
2. Mengetahui identitas penelpon secara jelas
3. Menanyakan tentang pesan yang akan disampaikan oleh si penelpon kepada pimpinan
4. Segera memberitahu kepada pimpinan tentang penelpon yang masuk beserta pesannya.
Mengatur Jadwal Acara Pimpinan
Mengatur jadwal tugas dan kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas dari seorang sekretaris. Tujuannya untuk membantu pimpinan dalam mengatur jadwal kegiatan yang terkadang sangat sibuk.
Seorang pimpinan tidak mungkin mengingat jadwal kegiatan dari hari ke hari. Tidak jarang rencana yang ditetapkan beberapa minggu sebelumnya secara mendadak harus dirubah karena bersamaan waktunya dengan acara lain. Pada umumnya pembatalan acara ini ditetapkan oleh pimpinan tetapi dalam hal-hal tertentu, sekretaris diharapkan dapat merubah acara pimpinan apabila dipandang memang harus demikian.
Untuk membantu pimpinan dalam hal mengatur jadwal acara pimpinan, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam suatu daftar atau buku khusus dan mencantumkan pada whiteboard atau lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan :
1. Menerima dan menghimpun surat/bahan acara kegiatan pimpinan
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan, dan bulanan
3. Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang menyangkut acara kegiatan pimpinan
4. Mengingat acara kegiatan pimpinan
5. Selalu mengikuti kegiatan kemungkinan terdapat perubahan acara kegiatan pimpinan.
Bantuan seorang sekretaris sangat di perlukan oleh pimpinan karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain – lain. Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin seperti mengetik misalnya tetapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang di bantunya dalam beberapa masalah.
Pada umumnya perencanaan kerja yang akan di lakukan untuk jangka waktu tertentu atau sehari berikutnya, biasanya baru dapat di lakukan oleh sekretaris setelah ia selesai memproses surat, karena dari isi surat tersebut, sekretaris dapat mengetahui serta mempelajari beberapa masalah yang perluh di selesaikan dengan segera dan mengetahui kegiatan apa yang memerluhkan prioritas utnuk segera di proses, di samping itu perencanaan yang dibuat sekretaris, banyak pula tergantung kepada jadwal acara kerja pimpinan serta perkembangan keadaan yang tidak seperti biasanya, sehingga adakalanya perluh penanganan khusus, inisiatif atau pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh sekretaris.
Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya sehari – hari, tidak dapat terhindar dari tugas pengetikan, sekretaris yang berhasil guna dan berdaya guna adalah sekretaris yang dapat bekerja dengan cepat, cermat, dan rapi, sekretaris harus selalu siap membantu dan mengerti keinginan pimpinan, meringankan beban dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan, tingkat awal bagi kepentingan pimpinan dan memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan.
Tanggung Jawab Sekretaris
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
1. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
2. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
3. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
4. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
5. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
1. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
2. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
3. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
5. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
Tanggung jawab terhadap Pimpinan.
Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tanggung jawab hukum seorang sekretaris
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:
1. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.
2. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.
3. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.
4. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
5. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)
Syarat-Syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:
Syarat Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.
Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:
a. Harus bersikap mawas diri
b. Bersikap ramah
c. Sabar
d. Simpatik
e. Penampilan diri yang baik
f. Pandai bergaul
g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
h. Dapat bijaksana terhadap orang lain
i. Memiliki ingatan yang baik
j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.
2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.
3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus
Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris Itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
Syarat Keahlian
Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya
d. Teknik tata penyimpanan arsip
e. Teknik berkomunikasi dengan telepon
f. Menulis cepat dengan steno
g. Teknik mengetik surat
Syarat Praktik
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
Baca juga Artikel yang terkait dengan Artikel di atas :