Efektivitas Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT BTN (Persero) cabang Makassar
Wednesday, 14 October 2015
Efektivitas Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT BTN (Persero) cabang Makassar
Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada PT BTN (persero) cabang MakassarSekretaris pada PT BTN (Persero) Cabang Makassar adalah seorang Sekretaris branch Manager. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk direktur.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa keberadaan Sekretaris Direktur PT BTN (Persero) Cabang Makassar sangat dibutuhkan dengan alasan membantu melaksanakan pekerjaan direktur dan untuk kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya sebagai pimpinan.
Selanjutnya, tugas rutin sekretaris yang dilaksanakan setiap hari meliputi penyusunan dan membuat surat (korespondensi), menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar, menangani tamu, menangani telpon dan mengatur jadwal acara kerja Direktur. Adapun pelaksanaan tugas rutin Sekretaris Direktur PT BTN (persero) Makassar adalah sebagai berikut :
Menyusun dan Membuat Surat (Korespondensi)
Penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikannya adalah tugas seorang sekretaris, termasuk tembusan, alamat dan kelengkapan lampiran.
Direktur PT BTN (persero) cabang Makassar hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekretaris adalah :
1. Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok-pokok isi surat dalam penyusunan surat.
2. Mengetik
Setelah dikte diterima dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah:
a. Surat tersebut diketik dalam bentuk yang rapi.
b. Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang sudah digunakan oleh PT BTN (persero) cabang Makassar yaitu Full Blok Style.
c. Menyesuaikan dengan standar yang diberlakukan yaitu Logo PT BTN (persero) cabang Makassar. Logo tersebut berada di sisi kanan atas, alamat pada sisi kiri atas, dan NPWP pada sisi kanan Bawah.
d. Untuk pengonsepan surat tersebut sebagian besar sudah tersimpang di dalam komputer. Selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi direktur dengan konsep surat yang ada di dalam komputer dengan alasan bahwa konsep tersebut sudah berulang.
e. Kemudian surat yang telah dibuat itu disave di komputer. Selanjutnya, surat tersebut dikoreksi baik susunan kalimatnya, kesalahan ketikan dan bentuk surat, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian dicetak.
3. Penanda tanganan Surat
Setelah surat dipersiapkan dan diperiksa kebenaran dan kelengkapannya, selanjutnya surat tersebut diletakkan di atas meja direktur untuk ditandatangani.
4. Menggandakan
Menggandakan surat adalah surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya digandakan untuk didistribusikan ke departemen lain atau instansi dan untuk disimpan sebagai arsip.
Dari hasil observasi, memperlihatkan bahwa pelaksanaan surat menyurat (korespondensi) oleh sekretaris cukup baik dengan alasan sekretaris melaksanakan kegiatan surat menyurat sangat cepat dan tepat. Dalam pembuatan surat sangat cepat, karena surat-surat tersebut sudah mempunyai konsep di komputer, sehingga sekretaris hanya menambahkan informasi-informasi tambahan sesuai kebutuhan perusahaan tersebut atau relasi.
Mengurus dan mengendalikan surat
Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengolah surat masuk dan surat keluar sesuai prosedur yang berlaku.
1. Surat Masuk
Dari hasil observasi dan wawancara, setiap surat yang masuk pada PT BTN (persero) cabang Makassar tidak ditangani sepenuhnya oleh sekretaris, sekretaris hanya menangani surat-surat yang berhubungan dengan pimpinan, dan masalah kebijakan perusahaan yang memerluhkan campur tangan dari pimpinan, sedangkan surat-surat yang berhubungan dengan karyawan langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Sebelumnya, surat masuk di terima oleh bagian kesekretariatan diberikan ke sekretaris untuk diproses, dan sekretaris memilah-milah surat yang di anggap penting kemudian diberikan kepada pimpinan, Surat yang telah disampaikan kepada pimpinan biasanya dikembalikan lagi kepada sekretaris, untuk disimpan kedalam arsip.
2. Surat Keluar
Surat-surat yang dipersiapkan dan akan dikirim, selanjutnya diletakkan di atas meja direktur untuk ditandatangani. Sebelum diambil dan dibawah kembali oleh sekretaris terlebih dahulu surat-surat tersebut diperiksa apakah semuanya sudah ditandatangani atau belum, tanggal dan nomor surat, lampiran surat (jika ada) dan yang paling penting adalah alamat yang dituju. Apakah sudah betul atau tidak. Surat yang bersifat rahasia biasanya dikirim lewat e-mail, sedangkan surat yang bersifat penting biasanya dikirim lewat fax. Contohnya surat pemberitahuan yang bersangkutan dengan karyawan yang ada di perusahaan dan surat yang bersangkutan dengan suku bunga, di kirim melalui fax ke unit masing-masing.
Dari hasil observasi penulis memperoleh bahwa pelaksanaan tugas rutin Sekretaris pada PT BTN (persero) cabang Makassar yaitu mengurus dan mengendalikan surat sudah baik karena sekretaris melaksanakan tugasnya dengan benar serta sesuai dengan prosedur yang ada dalam hal mengurus dan mengendalikan surat.
Menata Arsip
Hasil observasi menunjukkan bahwa asas penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT BTN (persero) cabang Makassar adalah desentralisasi. Artinya, masing-masing unit atau departemen menyimpan sendiri arsipnya termasuk sekretaris. Sementara, unit kesekretariatan menerapkan asas sentralisasi dengan cara semua arsip dari luar perusahaan atau yang ditujukan perusahaan lain dipusatkan pada unit tersebut. Jadi, PT BTN (persero) cabang Makassar menerapkan asas campuran antara asas sentralisasi dengan desentralisasi.
Surat yang masuk ke PT BTN (persero) cabang Makssar, diterima oleh unit kesekretariatan untuk diagendakan, selanjutnya diberikan kepada sekretaris untuk disampaikan kepada Direktur. Surat yang memerlukan tindak lanjut diberikan kepada sekretaris untuk diperoses sesuai instruksi pimpinan. Surat yang ditindaklanjuti oleh sekretaris, arsipnya disimpan oleh sekretaris (desentralisasi).
Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris berdasarkan subyek atau perihal. Namun, system penyimpanan arsip tersebut tidak diklasifikasi dengan baik melainkan ditumpuk ke dalam ordner, sehingga menyulitkan dalam penemuan arsip. Selain arsip yang disimpan di ordner juga disimpan dalam file komputer berdasarkan tanggal. Namun demikian, kadang-kadang sekretaris tersebut susah menemukan arsip yang ada di dalam file komputer karena tidak mengingat file yang digunakan untuk menyimpan arsip tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis bahwa pengetahuan tentang kearsipan yang dimiliki oleh sekretaris tersebut sangat kurang karena yang bersangkutan tidak dilatarbelakangi bidang keahlian pendidikan kesekretarisan.
Melayani Tamu
Tata cara penerimaan tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Berdasarkan hasi wawancara dan observasi yang dilakukan oleh penulis, setiap tamu yang datang ke PT BTN (persero) cabang Makassar terlebih dahulu harus melapor pada bagian keamanan. Selanjutnya, keamanan mempertemukan tamu tersebut dengan yang bersangkutan. Jika tamu yang datang adalah tamu direktur, maka satpam mempertemukan tamu dengan sekretaris sebagai penghubung antara tamu tersebut dengan direktur. Adapun hal-hal yang dilakukan oleh sekretaris dalam melayani tamu sebagai berikut :
1. Menyapa tamu dengan ramah dan sopan, apabila tamu sudah dikenal sekretaris menyapa dengan menyebut nama tamu dengan sopan.
2. Menanyakan keperluan tamu dan meminta kartu nama tamu bila ada.
3. Atas persetujuan direktur, maka sekretaris mempertemukan tamu tersebut dengan direktur. Apabila tamu harus menunggu, biasanya sekretaris menemani tamu atau dipersilahkan menunggu dengan diberikan majalah atau koran untuk mencegah kebosanan (jika tamu biasa), sedangkan untuk tamu penting harus menunggu, sekretaris biasanya mendampingi selama berada di kantor/perusahaan.
4. Khusus bagi tamu penting yang telah bertemu dengan direktur, pada saat tamu ingin pulang, maka biasanya sekretaris mengantar sampai pintu masuk/keluar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar, pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam hal menerima tamu kurang baik, karena seharusnya sekretaris menyediakan buku tamu yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang untuk menemui direktur tersebut.
Kenyataannya, ketidaktersediaan buku tamu tersebut kadang-kadang sekretaris atau direktur sulit mengetahui tamu atau relasi yang datang pada kantor tersebut.
Melayani Telepon
Sekretaris PT BTN (persero) cabang Makassar mempunyai dua line telepon, yaitu telepon dari luar dan dalam kantor. Biasanya telepon dari luar atau telepon masuk melalui operator contohnya telepon dari kantor pusat, diterima langsung oleh operator, selanjutnya disambungkan ke sekretaris, kemudian sekretaris menyambungkan kepimpinan cabang, Selain itu, kadangkadang juga diterima langsung oleh sekretaris. Telepon dari dalam yaitu telepon dari unit-unit yang berada dalam perusahaan biasanya penelepon langsung ke sekretaris. Sekretaris berperan aktif dalam melayani telepon untuk direktur. Semua telepon yang ditujukan untuk direktur harus melalui sekretaris, baik melalui operator maupun langsung kejalur telepon sekretaris. Sebelum telepon disambungkan kepada direktur, terlebih dahulu sekretaris harus mendapat persetujuan dari direktur.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT BTN (persero) cabang Makassar, tata cara menerima dan bertelepon yang dilakukan sekretaris sebagai operator telepon adalah sebagai berikut :
1. Menjawab telepon yang masuk dan menyebutkan identitas dengan sopan dan ramah, contohnya selamat pagi, BTN cabang Makassar dengan Fifi ada yang bisa dibantu ?
2. Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada direktur setelah mendapat persetujuan.
3. Apabila direktur tidak ingin menerima tamu, sekretaris menyampaikan dengan sopan dan meminta kepada pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
Dan kadang-kadang penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi. Sekretaris mencatat semua informasi yang disampaikan dan dalam memberikan informasi. Sekretaris memberikan informasi kepada penelpon bila dianggap perlu.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada PT BTN (persero) cabang Makassar dalam hal penanganan telepon sudah baik, sekretaris dalam menerima telepon menunjukkan kesan yang baik, sopan, dan ramah.
Mengatur jadwal Pimpinan
Jadwal jadwal pimpinan dibuat oleh sekretaris dengan tujan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh direktur dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan direktur dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT BTN (persero) cabang Makassar, dalam membuat jadwal pimpinan yang dilakukan oleh sekretaris sebagai berikut :
1. Mengumpulkan semua bahan atau informasi yang menyangkut acara direktur. Informasi diperoleh melalui rencana kerja direktur, surat-surat, buku janji tamu dan undangan.
2. Menyusun jadwal acara berdasarkan waktu kegiatan dan pertimbangan-pertimbangan yang lain, sehingga adanya dua atau lebih acara dalam satu waktu, dapat diindahkan untuk waktu sekarang maupun yang akan datang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar memperlihatkan bahwa pelaksanaan pengaturan jadwal pimpinan kurang berjalan dengan baik khususnya pengaturan jadwal perjalanan dinas pimpinan yang tidak dibatasi oleh waktu, mengingat perjalanan dinas ini sering dilakukan secara tiba-tiba atau mendadak, hal ini merupakan salah satu kelemahan manajemen dari PT BTN (persero) cabang Makassar yang masih harus diperbaiki.
Efektivitas pelaksanaan tugas sekeretaris pada PT BTN (persero) cabang Makassar
Selanjutnya, efektivitas pelaksanaan tugas sekretaris pada PT BTN (persero) cabang Makassar. sebagai berikut:
Karakteristik Organisasi
Karakteristik yang dimiliki oleh sekretaris, artinya sekretaris tersebut mengetahui dan memahami struktur organisasi yang ada pada PT BTN (persero) cabang Makassar. Struktur organsiasi yang dimaksud adalah bagaimana cara atau karakter sekretaris menjalin hubungan kerja sama dengan lain. Begitu pula halnya dengan mekanisme kerja dan teknologi yang diterapkan oleh PT BTN (persero) cabang Makassar tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar diperoleh informasi karaktersitik sekretaris yang dikaitkan dengan mekanisme pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan. Dalam hal ini sekretaris mengerjakan pekerjaan dengan tepat dan cepat sehingga pekerjaan yang lain tidak terbengkalai. Jika dihubungkan dengan Job Description, sekretaris mengerjakan semua tugas-tugasnya seperti, menerima tamu, menerima telepon, korespondensi, kearsipan dan pengaturan jadwal pimpinan dengan efektif dan efisien.
Karakteristik Lingkungan
Karakteristik lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektivitas pelaksanaan tugas sekretaris,
Dari hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar, sekretaris juga berhubungan baik dengan nasabah perusahaan, sekretaris melayani nasabah dengan ramah dan sopan, dilluar jam kerja, apabila sekretaris bertemu dengan nasabah-nasabahnya, sekretaris menyapa dengan ramah sedangkan hubungan sekretaris dengan unit-unit yang ada di perusahaan sangat baik, kadang-kadang unit-unit yang lain membantu sekretaris mengerjakan tugasnya, sehingga terciptanya keakraban antar karyawan.
Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya peran sekretaris dalam melaksanakan tugasnya, untuk meringankan beban kerja direktur sangat berpengaruh tercapainya tujuan perusahaan tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar diperoleh informasi bahwa faktor pengaruh yang paling penting sumber daya yang efektif untuk membantu dalam penyelesaian tugas sekretaris tersebut. Seperti fasilitas yang ada dalam PT BTN (persero) cabang Makassar sudah memadai sehingga sekretaris dengan mudah mengerjakan tugas-tugasnya dan gaji pegawai disesuaikan dengan jabatan masing-masing.
Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen
Karakteristik kebijaksanaan dan praktek manajemen juga sangat mempengaruhi jalannya tugas sekretaris dengan efektif sehingga peraturan-peraturan dan kebijakan harus diberlakukan. Peraturan yang diberlakukan di PT BTN (persero) cabang Makassar pada dasarnya .peraturannya sama dengan peraturan yang berlaku di perusahaan lain. Seluruh karyawan pada PT BTN (persero) cabang Makassar juga mematuhi peraturan yang ada sehingga mendukung jalannya pekerjaan dengan tertib. Contohnya apabila karyawan ingin bertemu dengan pimpinan, terlebih dahulu mengetuk pintu sekretaris kemudian meminta izin untuk dipertemukan dengan pimpinan, dan sekretaris memberitahukan pimpinan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT BTN (persero) cabang Makassar, adapun 8 standar layanan yang diberlakukan sebagai berikut :
1. Senyum dan Sapa
2. Siap membantu
3. Empati
4. Menggali Kebutuhan
5. Memberikan Informasi
6. Memberikan Solusi secara kreatif dan professional
7. Menanyakan Referensi
8. Menutup Layanan
Hasil wawancara menunjukkan bahwa ke 8 (delapan) standar layanan tersebut juga diterapkan oleh sekretaris, namun standar layanan tersebut di atas bukan hanya sekretaris yang menerapkan, melainkan juga customer service, dan teller.
Kendala-kendala yang dihadapi sekretaris dalam pelaksanaan tugas rutin pada PT BTN (paersero) cabang Makassar :
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami oleh sekretaris dalam efektivitas pelaksanaan tugas sekretaris pada PT BTN (persero) Cabang Makassar sebagai berikut:
1. Pengaturan jadwal pimpinan yang tidak dibatasi oleh waktu.
2. Sekretaris pada PT BTN (Persero) Cabang Makassar mengalami kendala dalam segi pengetahuan kesekretarisan.
3. Sekretaris belum pernah mengikuti pelatihan tentang kesekretarisan.
4. Ruangan sekretaris yang kurang memadai, sehingga sekretaris kurang merasa nyaman dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
Baca juga Artikel yang terkait dengan Artikel di atas :