Ruang Lingkup Tugas Sekretaris Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas Rutin
Tugas rutin merupakan tugas yang biasa dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya. Tugas rutin seorang sekretaris antara lain menyusun dan membuat surat (korespondensi), menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu serta bertamu dan mengatur jadwal pimpinan.
Tugas Khusus
Tugas khusus merupakan tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretarisnya, yang penyelesaiannya juga dilakukan secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat menyimpan rahasia perusahaan. Tugas khusus seorang sekretaris antara lain mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia (confidential),
Menyusun acara pertemuan bisnis, dan membeli kado atau cindera mata untuk klien pada event-event tertentu (misalnya saat ulang tahun pernikahan klien atau cara launching perusahaan baru klien)
Tugas Istimewa
Tugas istimewa merupakan tugas sekretaris yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa seorang sekretaris sebagai berikut:
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili pimpinan menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Membetulkan letak atau posisi alat tulis dan perlengkapan kantor.
Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan dan saran kantor serta mendata peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau ditambahi.
Tugas Sosial
Tugas sosial sekretaris adalah tugas-tugas lain selain tugas rutin dan utama sebagai pembantu pimpinan yang sifatnya teknis, seperti korespondensi, kearsipan menerima tamu, dan lain-lain. Tugas sosial seorang sekretaris antara lain mengurus rumah tangga kantor dan mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurus undangannya.
Tugas Keuangan
Tugas keuangan seorang sekretaris biasanya berkaitan dengan urusan uang cadangan atau kas kecil sebagai berikut :
Menangani urusan keuangan pimpinan di bank. Misalnya mengambil uang, atau menarik cek.
Membayar rekening-rekening pajak, atau sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan dan menyediakan data untuk keperluan dana sehari-hari.
Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan kegiatan menerima atau menyambut klien, baik yang datang langsung maupun menghubungi melalui telepon. Lebih jelasnya, tugas resepsionis seorang sekretaris antara lain menerima, menjawab, dan mencatat pesan-pesan untuk pimpinan yang disampaikan melalui telepon; menerima tamu yang bertemu pimpinan; mencatat janji-janji untuk pimpinan; serta menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas Insidental
Tugas Insidental merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris.
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, serta menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan artikel yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengkoreksi bahan-bahan cetakan, misalnya brosur, undangan, formulir dan daftar yang di konsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
Tugas dalam Pertemuan Bisnis (Business Meeting)
Pertemuan Bisnis (Business Meeting) terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan ide-ide baru bagi kemajuan perusahaan. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Prosedur yang dilakukan sebagai berikut :
Mengatur jadwal dan lokasi posisi tempat pertemuan yang akan dilaksanakan.
Jika pertemuan dilaksanakan diluar perusahaan, sekretarislah yang bertugas menyiapkan dan melakukan reservasi tempat dan kebutuhan pendukung lain, seperti konsumsi dan akomodasi,sekaligus memastikan semua persiapan berjalan dengan baik.
Menghubungi orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan, baik melalui telepon maupun surat.
Jika dibutuhkan, menyiapkan orang-orang yang dilibatkan untuk membantu pelaksanaan pertemuan jika dibutuhkan. Misalnya menyiapkan notulen yang mencatat hasil pertemuan.
Menyiapkan data-data atau dokumen yang di perlukan dalam pertemuan.
Tugas Rutin
Tugas rutin merupakan tugas yang biasa dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya. Tugas rutin seorang sekretaris antara lain menyusun dan membuat surat (korespondensi), menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat, menerima dan melayani tamu serta bertamu dan mengatur jadwal pimpinan.
Tugas Khusus
Tugas khusus merupakan tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretarisnya, yang penyelesaiannya juga dilakukan secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat menyimpan rahasia perusahaan. Tugas khusus seorang sekretaris antara lain mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi atau instansi luar, menyusun surat rahasia (confidential),
Menyusun acara pertemuan bisnis, dan membeli kado atau cindera mata untuk klien pada event-event tertentu (misalnya saat ulang tahun pernikahan klien atau cara launching perusahaan baru klien)
Tugas Istimewa
Tugas istimewa merupakan tugas sekretaris yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa seorang sekretaris sebagai berikut:
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili pimpinan menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Membetulkan letak atau posisi alat tulis dan perlengkapan kantor.
Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan dan saran kantor serta mendata peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau ditambahi.
Tugas Sosial
Tugas sosial sekretaris adalah tugas-tugas lain selain tugas rutin dan utama sebagai pembantu pimpinan yang sifatnya teknis, seperti korespondensi, kearsipan menerima tamu, dan lain-lain. Tugas sosial seorang sekretaris antara lain mengurus rumah tangga kantor dan mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurus undangannya.
Tugas Keuangan
Tugas keuangan seorang sekretaris biasanya berkaitan dengan urusan uang cadangan atau kas kecil sebagai berikut :
Menangani urusan keuangan pimpinan di bank. Misalnya mengambil uang, atau menarik cek.
Membayar rekening-rekening pajak, atau sumbangan dana atas nama pimpinan.
Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari pimpinan dan menyediakan data untuk keperluan dana sehari-hari.
Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan kegiatan menerima atau menyambut klien, baik yang datang langsung maupun menghubungi melalui telepon. Lebih jelasnya, tugas resepsionis seorang sekretaris antara lain menerima, menjawab, dan mencatat pesan-pesan untuk pimpinan yang disampaikan melalui telepon; menerima tamu yang bertemu pimpinan; mencatat janji-janji untuk pimpinan; serta menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas Insidental
Tugas Insidental merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris.
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, serta menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan artikel yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
Mengkoreksi bahan-bahan cetakan, misalnya brosur, undangan, formulir dan daftar yang di konsep oleh perusahaan.
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
Tugas dalam Pertemuan Bisnis (Business Meeting)
Pertemuan Bisnis (Business Meeting) terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan ide-ide baru bagi kemajuan perusahaan. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
Prosedur yang dilakukan sebagai berikut :
Mengatur jadwal dan lokasi posisi tempat pertemuan yang akan dilaksanakan.
Jika pertemuan dilaksanakan diluar perusahaan, sekretarislah yang bertugas menyiapkan dan melakukan reservasi tempat dan kebutuhan pendukung lain, seperti konsumsi dan akomodasi,sekaligus memastikan semua persiapan berjalan dengan baik.
Menghubungi orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan, baik melalui telepon maupun surat.
Jika dibutuhkan, menyiapkan orang-orang yang dilibatkan untuk membantu pelaksanaan pertemuan jika dibutuhkan. Misalnya menyiapkan notulen yang mencatat hasil pertemuan.
Menyiapkan data-data atau dokumen yang di perlukan dalam pertemuan.