Tugas Rutin Sekretaris Menurut Ahli
Saturday, 25 April 2015
Penjelasan Tugas Rutin Sekretaris
Surat menyurat
Menyusun/membuat surat (korespondensi)
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerja sama sangat penting. Agar terlaksana dengan baik maka perlu adanya komunikasi tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dengan cara tertulis misalnya dengan surat. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat.
Dalam diangkatnya seorang sekretaris, pimpinan tidak lagi harus menyusun sendiri korespondensi. Pimpinan cukup mendiktekan pokok-pokok isi surat saja. Sedangkan menyusun sampai pada pengetikan dapat diserahkan kepada sekretaris. Hal ini termasuk kepada siapa tembusan surat, alamat dan lampiran yang disampaikan.
Pendiktean
Dikte dapat dilakukan dengan berbicara langsung atau bicara lewat telepon dengan menggunakan mesin tik atau menulis singkat (stenografi).
Pelatihan
Yang dimaksud dengan pelatihan disini adalah keterampilan mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa.
Mengetik
Sebuah surat dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik. Sekretaris harus memahami ketentuan dalam bentuk surat yang biasanya dipergunakan oleh kantor tempat sekretaris bekerja.
Mengoreksi
Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
Penandatanganan surat
Langkah terakhir dalam mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang sudah sesuai dengan konsep oleh pimpinan.
Menggandakan
Yang dimaksud menggandakan surat adalah kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi warkat.
Mengurus dan Mengendalikan Surat
Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat yang masuk meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dan pengorganisasiannya berbeda dengan kantor yang lainnya.
Pengarsipan
Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu arsip tersebut ditata sebaik mungkin, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat pada saat arsip dibutuhkan.
Pimpinan sangat mengharapkan adanya arsip yang rapi guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Sebagai sekretaris diperlukan kemampuan untuk menata dan menyimpan arsip dengan baik.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu :
Memisahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang diproses. Segala kelengkapan arsip yang tidak diperlukan seperti amplop dan lembar disposisi yang isinya tidak mengandung informasi penting dapat disisihkan. Memeriksa kelengkapan lampiran-lampiran, apakah lampiran-lampirannya sesuai dengan apa yang dicantumkan surat, yang lampirannya tidak lengkap maka harus dicatat dalam kolom catatan pada kartu kendali.
Mengamplopkan arsip atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau persamaan jenis.
Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Adapun lima macam sistem penataan arsip yaitu :
Sistem abjad
Sistem Masalah
Sistem Nomor
Sistem Tanggal
Sistem Wilayah
Menerima dan Melayani Tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi, sehingga menerima kedatangan tamu dikantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati karena tamu yang berkunjung. Untuk itu, seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
Tata cara menerima dan melayani tamu tersebut yaitu :
Memberi salam dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan tamu mengisi agenda buku tamu
Sebagai penerima tamu, harus dapat menjaga dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
Memberikan informasi yang dibutuhkan
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan tidak sampai menyinggung perasaan tamu
Usahakan agar tamu merasakan senang, apabila ternyata harus menunggu, sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dan lain-lain) di ruang tamu
Membuatkan janji untuk bertemu dengan pimpinan dilain hari atas persetujuan pimpinan, jika pada hari tersebut pimpinan tidak bisa bertemu.
Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.
Menerima telepon
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang ringan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekerjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.
Surat menyurat
Menyusun/membuat surat (korespondensi)
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerja sama sangat penting. Agar terlaksana dengan baik maka perlu adanya komunikasi tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dengan cara tertulis misalnya dengan surat. Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat.
Dalam diangkatnya seorang sekretaris, pimpinan tidak lagi harus menyusun sendiri korespondensi. Pimpinan cukup mendiktekan pokok-pokok isi surat saja. Sedangkan menyusun sampai pada pengetikan dapat diserahkan kepada sekretaris. Hal ini termasuk kepada siapa tembusan surat, alamat dan lampiran yang disampaikan.
Pendiktean
Dikte dapat dilakukan dengan berbicara langsung atau bicara lewat telepon dengan menggunakan mesin tik atau menulis singkat (stenografi).
Pelatihan
Yang dimaksud dengan pelatihan disini adalah keterampilan mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan latin biasa.
Mengetik
Sebuah surat dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam suatu bentuk ketikan yang baik. Sekretaris harus memahami ketentuan dalam bentuk surat yang biasanya dipergunakan oleh kantor tempat sekretaris bekerja.
Mengoreksi
Sekretaris harus dapat melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
Penandatanganan surat
Langkah terakhir dalam mempersiapkan surat adalah penandatanganan surat yang sudah sesuai dengan konsep oleh pimpinan.
Menggandakan
Yang dimaksud menggandakan surat adalah kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi warkat.
Mengurus dan Mengendalikan Surat
Yang dimaksud dengan mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan penanganan surat yang masuk meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
Kegiatan mengurus dan mengendalikan surat pada suatu kantor merupakan kegiatan yang penting dan pengorganisasiannya berbeda dengan kantor yang lainnya.
Pengarsipan
Arsip merupakan sumber informasi bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu arsip tersebut ditata sebaik mungkin, sehingga memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat pada saat arsip dibutuhkan.
Pimpinan sangat mengharapkan adanya arsip yang rapi guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Sebagai sekretaris diperlukan kemampuan untuk menata dan menyimpan arsip dengan baik.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan arsip yaitu :
Memisahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang diproses. Segala kelengkapan arsip yang tidak diperlukan seperti amplop dan lembar disposisi yang isinya tidak mengandung informasi penting dapat disisihkan. Memeriksa kelengkapan lampiran-lampiran, apakah lampiran-lampirannya sesuai dengan apa yang dicantumkan surat, yang lampirannya tidak lengkap maka harus dicatat dalam kolom catatan pada kartu kendali.
Mengamplopkan arsip atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah, atau persamaan jenis.
Untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Adapun lima macam sistem penataan arsip yaitu :
Sistem abjad
Sistem Masalah
Sistem Nomor
Sistem Tanggal
Sistem Wilayah
Menerima dan Melayani Tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Tugas ini dimulai dari membuat janji, konfirmasi, sehingga menerima kedatangan tamu dikantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati karena tamu yang berkunjung. Untuk itu, seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
Tata cara menerima dan melayani tamu tersebut yaitu :
Memberi salam dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan tamu mengisi agenda buku tamu
Sebagai penerima tamu, harus dapat menjaga dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
Memberikan informasi yang dibutuhkan
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan yang baik dan tidak sampai menyinggung perasaan tamu
Usahakan agar tamu merasakan senang, apabila ternyata harus menunggu, sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dan lain-lain) di ruang tamu
Membuatkan janji untuk bertemu dengan pimpinan dilain hari atas persetujuan pimpinan, jika pada hari tersebut pimpinan tidak bisa bertemu.
Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.
Menerima telepon
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang ringan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekerjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.