Peran Sekretaris Menurut Ahli
Sunday, 26 April 2015
Peran Sekretaris
Pada dasarnya seorang sekretaris mempunyai peran yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan sama pimpinannya saja, melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Secara garis besar, beberapa peran umum yang harus dijalan seorang sekretaris sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai Duta
Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak sebagai wakil dari perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap seorang sekretaris harus baik dan profesional, baik dalam berhubungan dengan klien perusahaan maupun dengan masyarakat umum yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Dalam kondisi psikologis apapun, kesal, capek, atau marah, seorang sekretaris harus tetap bisa mengontrol misalnya saat bertemu klien. Pasalnya, ketika berhadapan dengan klien, seorang sekretaris tidak hanya bertindak mewakili perusahaan. Saat mengikuti kegiatan dengan klien, penampilan harus juga dengan benar, jangan sampai ketidakpuasan dalam berpenampilan akan menurunkan citra perusahaan.
2. Sekretaris sebagai Pintu Gerbang
Sebagai pintu gerbang, sekretaris berfungsi salah satunya sebagai penerima tamu. Untuk itulah, letak meja dan kursi sekretaris harus berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan agar jika para tamu, relasi atau karyawan, yang ingin bertemu dengan pimpinan bisa melapor atau meminta izin kepada sekretaris terlebih dahulu.
Dengan begitu, sebagai pintu gerbang sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memanajemen secara baik pertemuan klien dengan pimpinan. Bahkan dengan wewenangnya juga, sekretaris bisa menilai tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.
3. Sekretaris sebagai Ibu rumah tangga Perusahaan
Sebagai Ibu rumah tangga Perusahaan, seorang sekretaris yang harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, mengatur tata letak ruangan kantor menjadi nyaman layaknya di rumah sendiri, sehingga pimpinan, karyawan, tamu, atau relasi yang berkunjung merasa betah.
Dalam melakukan pekerjaan sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris dituntut harus bekerja dengan rapi, sehingga setiap orang yang masuk keruangan sekretaris dan pimpinan akan merasa nyaman. Tanpa menunggu office boy, seorang sekretaris dapat membereskan ruangan kerja pimpinan, mengganti vas bunga, atau mengontrol AC.
4.Sekretaris sebagai Humas
Sebagai humas, seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan prilakunya. Misalnya saat bertemu dengan klien yang keras kepala, seorang sekretaris yang dituntut untuk dapat bertugas dan bertindak tegas, tetapi tidak diplomatis. Dengan wewenangnya sekretaris bisa “mengusir” tamu tersebut tanpa bersikap konfrontasi. Dengan begitu, saat menghadapi pihak lain, seorang sekretaris harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan. Terlebih lagi saat perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
Selain tugas dasar di atas, seorang sekretaris juga berperan terhadap pimpinan dan terhadap bawahan atau karyawan. Terhadap pimpinan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut :
a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
b. Asisten atau tangan kanan pimpinan atau mengatur aktivitas perusahaan, dari urusan adminitrasi sampai urusan human relations.
c. Perantara bagi pihak-pihak yang luar ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Sumber alternatif pemikiran bagi pimpinan dalam hal pemunculan ide-ide.
e. Secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
f. Sebagai mediator pimpinan dengan bawahan.
Sementara itu, terhadap bawahan atau karyawan seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut :
a. Membantu memberikan motivasi pada karyawan lain.
b. Sebagai mediator antara bawahan dengan pimpinan.
c. Membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Menurut Nita Ariska dalam bukunya (2004;13-14) peran sekretaris pada masa sekarang ini adalah sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut harus mampun mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Peran sekretaris diklarifikasikan dalam 10 bidang tugas kerja sebagai berikut :
a. Mempersiapkan acara pimpinan.
b. Korespondensi.
c. Kearsipan.
d. Dokumentasi.
e. Pembuatan laporan rapat.
f. Penghubung antara pemimpin dengan pihak luar atau orang lain.
g. Mengatur tata ruang dan perlengkapan kantor.
h. Harus dapat menyimpan rahasia.
i. Harus mampu berinisiatif.
j. Cakap dan berkepribadian baik.
Sementara menurut Sedarmayanti dalam bukunya (2005;14), sekretaris dalam suatu perusahaan pada umumnya mempunyai peranan sebagai berikut :
a. Sebagai Penyelia
Peran sekretaris sebagai penyelia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai pegawai/asisten. Posisi sebagai penyelia dapat dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris. Setelah kesempatan menjadi penyelia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara manusia dan aspek teknis pekerjaan penyelia perlu segera dipahami dan diterapkan. Sebagai penyelia, sekretaris minimal harus memahami perbedaan ciri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan, maupun tujuannya.
b. Sekretaris sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya
Jika pimpinan perlu mendiskribusikan pekerjaan sesama staf makan sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dan staf yang bersangkutan. Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan intruksi yang diberikan oleh pimpinan
c. Sekretaris sebagai Koordinator
Sekretaris sebagai koordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyelia. Tim sekretaris mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan akan diselesaikan melalui seorang koordinator sekretaris. Koordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh atas selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu. Koordinasi akan efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan mengapa tugas itu dilaksanakan.
d. Sekretaris berperan Merangkap Sebagai Manajer dari Bagian atau Unit Lain
Jika berkesempatan telah diperoleh untuk peran sebagai manajer dari bagian atau unit pelayanan, disamping itu harus bertugas sebagai sekretaris, maka pegawai yang mungkin harus diawasi diantaranya :
1) Penata arsip.
2) Juru tik
3) Penerima tamu
e. Sekretaris berperan sebagai Asisten Administrastif
Sebagai asisten administrasi melakukan tugas yaitu melakukan pengawasan dan penyampaian rincian administratif kepada pimpinan.
Pada dasarnya seorang sekretaris mempunyai peran yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan sama pimpinannya saja, melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Secara garis besar, beberapa peran umum yang harus dijalan seorang sekretaris sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai Duta
Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak sebagai wakil dari perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap seorang sekretaris harus baik dan profesional, baik dalam berhubungan dengan klien perusahaan maupun dengan masyarakat umum yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Dalam kondisi psikologis apapun, kesal, capek, atau marah, seorang sekretaris harus tetap bisa mengontrol misalnya saat bertemu klien. Pasalnya, ketika berhadapan dengan klien, seorang sekretaris tidak hanya bertindak mewakili perusahaan. Saat mengikuti kegiatan dengan klien, penampilan harus juga dengan benar, jangan sampai ketidakpuasan dalam berpenampilan akan menurunkan citra perusahaan.
2. Sekretaris sebagai Pintu Gerbang
Sebagai pintu gerbang, sekretaris berfungsi salah satunya sebagai penerima tamu. Untuk itulah, letak meja dan kursi sekretaris harus berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan agar jika para tamu, relasi atau karyawan, yang ingin bertemu dengan pimpinan bisa melapor atau meminta izin kepada sekretaris terlebih dahulu.
Dengan begitu, sebagai pintu gerbang sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memanajemen secara baik pertemuan klien dengan pimpinan. Bahkan dengan wewenangnya juga, sekretaris bisa menilai tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.
3. Sekretaris sebagai Ibu rumah tangga Perusahaan
Sebagai Ibu rumah tangga Perusahaan, seorang sekretaris yang harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, mengatur tata letak ruangan kantor menjadi nyaman layaknya di rumah sendiri, sehingga pimpinan, karyawan, tamu, atau relasi yang berkunjung merasa betah.
Dalam melakukan pekerjaan sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris dituntut harus bekerja dengan rapi, sehingga setiap orang yang masuk keruangan sekretaris dan pimpinan akan merasa nyaman. Tanpa menunggu office boy, seorang sekretaris dapat membereskan ruangan kerja pimpinan, mengganti vas bunga, atau mengontrol AC.
4.Sekretaris sebagai Humas
Sebagai humas, seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telepon, maupun melalui media lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan prilakunya. Misalnya saat bertemu dengan klien yang keras kepala, seorang sekretaris yang dituntut untuk dapat bertugas dan bertindak tegas, tetapi tidak diplomatis. Dengan wewenangnya sekretaris bisa “mengusir” tamu tersebut tanpa bersikap konfrontasi. Dengan begitu, saat menghadapi pihak lain, seorang sekretaris harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan. Terlebih lagi saat perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
Selain tugas dasar di atas, seorang sekretaris juga berperan terhadap pimpinan dan terhadap bawahan atau karyawan. Terhadap pimpinan, seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut :
a. Sumber dan filter informasi bagi pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
b. Asisten atau tangan kanan pimpinan atau mengatur aktivitas perusahaan, dari urusan adminitrasi sampai urusan human relations.
c. Perantara bagi pihak-pihak yang luar ingin berhubungan dengan pimpinan.
d. Sumber alternatif pemikiran bagi pimpinan dalam hal pemunculan ide-ide.
e. Secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
f. Sebagai mediator pimpinan dengan bawahan.
Sementara itu, terhadap bawahan atau karyawan seorang sekretaris memiliki peran sebagai berikut :
a. Membantu memberikan motivasi pada karyawan lain.
b. Sebagai mediator antara bawahan dengan pimpinan.
c. Membantu dan memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
d. Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
Menurut Nita Ariska dalam bukunya (2004;13-14) peran sekretaris pada masa sekarang ini adalah sebagai pembantu pimpinan dalam perusahaan yang mana seorang sekretaris dituntut harus mampun mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya dengan penuh tanggung jawab. Peran sekretaris diklarifikasikan dalam 10 bidang tugas kerja sebagai berikut :
a. Mempersiapkan acara pimpinan.
b. Korespondensi.
c. Kearsipan.
d. Dokumentasi.
e. Pembuatan laporan rapat.
f. Penghubung antara pemimpin dengan pihak luar atau orang lain.
g. Mengatur tata ruang dan perlengkapan kantor.
h. Harus dapat menyimpan rahasia.
i. Harus mampu berinisiatif.
j. Cakap dan berkepribadian baik.
Sementara menurut Sedarmayanti dalam bukunya (2005;14), sekretaris dalam suatu perusahaan pada umumnya mempunyai peranan sebagai berikut :
a. Sebagai Penyelia
Peran sekretaris sebagai penyelia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai pegawai/asisten. Posisi sebagai penyelia dapat dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris. Setelah kesempatan menjadi penyelia telah diperoleh maka keterampilan dalam hubungannya antara manusia dan aspek teknis pekerjaan penyelia perlu segera dipahami dan diterapkan. Sebagai penyelia, sekretaris minimal harus memahami perbedaan ciri masing-masing pembantu atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan, maupun tujuannya.
b. Sekretaris sebagai Penghubung Antara Pimpinan dan Staf lainnya
Jika pimpinan perlu mendiskribusikan pekerjaan sesama staf makan sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dan staf yang bersangkutan. Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan intruksi yang diberikan oleh pimpinan
c. Sekretaris sebagai Koordinator
Sekretaris sebagai koordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyelia. Tim sekretaris mengerjakan pekerjaan dari beberapa pimpinan yang memberikan pekerjaan akan diselesaikan melalui seorang koordinator sekretaris. Koordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh atas selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu. Koordinasi akan efektif apabila masing-masing pegawai jelas tugasnya dan tahu tujuan mengapa tugas itu dilaksanakan.
d. Sekretaris berperan Merangkap Sebagai Manajer dari Bagian atau Unit Lain
Jika berkesempatan telah diperoleh untuk peran sebagai manajer dari bagian atau unit pelayanan, disamping itu harus bertugas sebagai sekretaris, maka pegawai yang mungkin harus diawasi diantaranya :
1) Penata arsip.
2) Juru tik
3) Penerima tamu
e. Sekretaris berperan sebagai Asisten Administrastif
Sebagai asisten administrasi melakukan tugas yaitu melakukan pengawasan dan penyampaian rincian administratif kepada pimpinan.