Tinjauan Pustaka Sistem Pengeluaran Kas
Tuesday, 25 August 2015
Tugas Akhir : Sistem Pengeluaran Kas Divisi Armada pada PT Nusasembada Bangunindo
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Pendapat Howard tentang sistem akuntansi yang dikutip Zaki Baridwan ( 1998 : 4 ) “Bahwa sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai operasi perusahaan”.
Adapun menurut Mulyadi ( 2001 : 3 ) bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinaksikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolahan perusahaan. Selanjutnya dapat disimpulkan bahwa unsur suatu sistem akuntansi terdiri dari formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan diuraikan lebih lanjut mengenai pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi ( 2001 : 3) yaitu :
Berdasarkan pengertian sistem akuntansi yang telah dikemukakan sebelumnya maka, dapat sisimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu tata cara kerja yang berhubungan dengan masalah pencatatan guna menghasilkan informasi yang jelas tentang keadaan perusahaan, khususnya ditinjau dari segi finansialnya yang diperuntuhkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, seperti pemegang saham, kreditur serta pihak bank.
Pengertian Sistem dan Prosedur
Defenisi sistem menurut Zaki Baridwan (1998 : 3) adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Lebih lanjut, defenisi prosedur menurut Zaki Baridwan (1998 3) adalah suatu urut-urutan kegiatan pekerjaaan (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi perusahan yang sering terjadi. Menurut Mulyadi (2001 : 5).
“Prosedur adalah suatu urutan perusahan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation), menurut Mulyadi (2001 : 6) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, seperti : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan.
Jadi suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem yang baik adalah suatu yang mempunyai hubungan organik yang beratur, berurutan, mudah dipahami, dan dikenal serta tidak sulit digunakan. Dengan demikian sistem itu ialah sesuatu yang :
1. Terdiri dari bagian-bagian.
2. Bagian-bagian tersebut membentuk suatu unsure-unsur kegiatan.
3. Proses ini yang intinya menjadi suatu laporan dari seluruh kegiatan.
Berdasarkan uraian di atas maka sistem diciptakan karena adanya sebab akibat dari suatu yang dihasilkan oleh adanya kegiatan yang perlu penanganan karena selalu terjadi secara berulang-ulang baik itu diperusahaan maupu non perusahaan.
Pengertian Pengendalian Intern
Defisi pengendalian intern menurut Krismiaji ( 2002 : 218 )
“Pengendalian intern adalah rencana organisasi dari metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat terpercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Adapun pengertian pengendalian dikaitkan dengan intern perusahaan menurut AICPA yang dikutip oleh Zaki Baridwan (1998 13); Pengendalian intern meliputi stuktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efesiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengertian yang dikemukakan menurut AICPA diatas, tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan kegiatan keuangan, tetapi meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan. Pengertian sistem pengendalian intern dalam arti luas dibagi menjadi pengendalian administrasi dan pengendalian akuntansi.
Pengendalian administrasi menurut Zaki Baridwa (1998 : 18) meliputi struktur organisasi serta prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan prosedur pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Pemberian wewenang merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akuntansi.
Pengendalian akuntansi menurut George H. Bodnar dan William Hopwood (2000 : 208) meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta atau aktiva dan dapat dipercayai catatan keuangan.
Pengendalian intern sangat penting dalam perusahaan, karena dapat diketahui kemajuan yang telah tercapai suatu organisasi atau perusahaan, baik dari segi pelaksanaan kerja maupun dari segi keuangan.
Elemen–Elemen Struktur Pengendalian Intern
Ada 5 komponen stuktur pengendalian intern menurut James A. Hall (2001 : 155) yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada didalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta stuktur. Beberapa faktor yang mempengaruhi didalam lingkungan pengendalian antara lain :
a. Integritas dan nilai etika. Efektifitas pengendalian tidak dapat meningkat melampaui integritas dan nilai etika orang yang menciptakan, mengurus dan memantaunya yang merupakan unsur pokok lingkungan pengendalian yang mempengaruhi pendesaianan pengurus dan pemantauan komponen yang lain.
b. Komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang dilakukan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajeman atas tingkat kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat tersebut diterjemahkan kedalam persyaratan keterampilan dan pengetahuan.
c. Partisipasi Dewan Komisaris atau Komite Audit. Kesadaran pengendalian entitas sangat dipengaruhi oleh Dewan Komisaris atau Komite Audit yang mencakup indefendensi Dewan Komisaris atau Komite Audit Manajemen, pengalaman dan tingginya pengetahuan anggotanya, luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan.
d. Filosofi dan daya operasi manajeman. Filosofi dan daya operasi manajemen menjangkau. Rentang karakteristik yang luas. Karakteristis ini dapat meliputi pendekatan manajemen dalam mengambil dan memantau resiko usaha, sikap dan tindakan manajemen untuk mencapai anggran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.
e. Stuktur organisasi suatu entitas memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.
f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Metode ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan laporan dan tanggung jawab ditetapkan dalam entitas.
g. Kebijakan dan karakter sumber daya manusia. Karakter dan kebijakan karyawan berkaitan dengan pemberian kerja, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, dan pemberian kompensasi serta tindakan perbaikan.
h. Adapun lingkungan pengendalin menerapkan corak suatu organisasi mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan stuktur.
2. Penaksiran resiko
Penaksiran resiko adalah identifikasi organisasi, analisis dan manajemen resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima publik. Manajemen resiko menganalisis hubungan resiko asersi spesifik laporan keuangan dan aktifitas seperti pencatatan, pemprosesan, pengikhtisaran dan laporan data-data keuangan. Transaksi manajemen resiko hendaknya juga mempertimbangkan resiko-resiko yang muncul dari perubahan lingkungan seperti pembukuan akuntansi yang baru, perubahan penggunaan teknologi informasi dan perubahan personal.
3. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi yang relevan dalam laporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan stuktur pengendalian intern dalam laporan keuangan.
4. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah serangkaian kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan bahwa arahan manajemen dijalankan. Aktivitas pengendalian memiliki beberapa tujuan, diterapkan pada berbagai organisasi dan dalam berbagai level fungsi. Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut :
a. Pengendalian pemprosesan informasi. Pengendalian pemprosesan informasi berkaitan erat dengan proses otorisasi, kelengkapan dan keakuratan. Pengendalian pemprosesan digolongkan menjadi dua yaitu :
1) Pengendalian umum
2) Pengendalian aplikasi
Pengendalian yang ditujukan untuk pemprosesan tipe-tipe transaksi baik dilingkungan komputer maupun manual dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1) Otorisasi yang tepat
2) Pencatatan dan dokumentasi
3) Vertifikasi indefenden
b. Pemisahan tugas
Adapun pemisahan tugas untuk tiap bagian sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan. Pemisahan diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan serta mengkoreksinya sendiri. Pemisahan tugas diimplementasikan dengan memberikan tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi dan penanganan fisik aktiva kepada orang berbeda.
c. Pengendalian fisik
Pengendalian ini dilakukan untuk mengendalikan, mengontrol, dan menjaga fisik atas aktiva serta penggunaan aktiva dan pencatatan. Pengendalian fisik diarahkan pada pengurangan kemungkinan terjadinya pencurian dan penggelapan.
d. Telah kinerja
Pertanggung jawaban tertulis atas aktiva yang harus dibandingkan dengan aktiva yang ada dalam suatu interval yang memadai dan tindakan yang tapat diambil sesuai dengan perbedaan-perbedaan yang terjadi.
5. Pemantauan monitoring
Monitoring adalah suatu proses yang menaksirkan kualitas kinerja stuktur pengendalian intern, meliputi desain, apakah sasuai dengan yang dimaksud dan apakah modifikasi sesuai dengan kondisi yang berubah.
Monitoring dapat dilakukan dengan kegiatan terus-menerus dan evaluasi periode terpisah.
Dokumen Yang Digunakan Sistem Pengeluaran Kas
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kapada bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam menggunakan untuk pembayaran : (1) Check Issuer membuat cek atas nama, atau (2) Check Issuer membuat cek atas unjuk, cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran pada ruang “ Atas penyerahan cek ini dibayarkan kepada “ dan mencoret kata – kata “ atau pembawa. Dengan cek atas ini, bank hanya membayarkan sejumlah uang yang tercantum dalam cek kepada orang atau perusahaan yang namanya tercantum pada cek tersebut. Cek Atas Unjuk dapat dibuat dengan cara mengisi kata “ Tunai “ pada ruang “Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada “ dan memberikan tanpa mencoret kata-kata “ atau pembawa “. Akan tetapi siapa saja yang dapat menyerahkan cek ini ke bank berhak untuk menerima penyerahan uang dari bank sebesar yang tercantum dalam cek. Karena siapa saja yang dapat menyerahkan cek berhak menerima penyerahan diterima uang dari bank.
3. Permintaan Cek (Check request). Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pegeluaran kas kapada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum didalam dokumen tersebut.
Unsur Pengendalian Intern Sistem Pengeluaran Kas
- Organisasi
Fungsi Penyimpanan Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akutansi. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keadaannya. Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh bagian Kasa harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dipegang oleh bagian jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.
Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri Oleh Bagian Kas Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi yang Lain. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi atau lebih dari fungsi agar tercipta adanya intern check. Dalam transaksi kas, bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, dan fungsi penerimaan kas.Transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas, dan fungsi akuntansi. Transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, fungsi akuntansi, dan fungsi pengeluaran kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.
- Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Artikel Terkait :
- Sistem Pengeluaran Kas Divisi Armada
- Tinjauan Pustaka Sistem Pengeluaran Kas
- Obyek Penelitian PT Nusasembada Bangunindo
- Pembahasan Masalah Sistem Pengeluaran Kas
- Kesimpulan dan Saran Sistem Pengeluaran Kas
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Pendapat Howard tentang sistem akuntansi yang dikutip Zaki Baridwan ( 1998 : 4 ) “Bahwa sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai operasi perusahaan”.
Adapun menurut Mulyadi ( 2001 : 3 ) bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinaksikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolahan perusahaan. Selanjutnya dapat disimpulkan bahwa unsur suatu sistem akuntansi terdiri dari formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan diuraikan lebih lanjut mengenai pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi ( 2001 : 3) yaitu :
- Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, formulir sering disedut dengan istilah dokumen, karna dengan ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, Karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi didalam organisasi kedalam pencatatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan jurnal.
- Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa sumber informasi pencatatan jurnal ini adalah formulir. Dengan jurnal ini, untuk pertama kalinya akan disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Dengan jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkas data, yang hasil periksanya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
- Buku Besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dari jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak ini dapat dipandang sebagai sumber informasi untuk penyajian laporan keuangan.
- Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini tediri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi buku besar dan buku pembantu, disebut catatan akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, dan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.
- Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan laba yang ditahan, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang berupa keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetakan komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
- Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, dalam arti bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya agar dapat memenuhi kebutuhannya.
- Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.
- Sistem akuntansi disusun harus memenuhi prinsip murah, dalam arti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi ini harus dapat ditekan, sehingga relative tidak mahal.
Berdasarkan pengertian sistem akuntansi yang telah dikemukakan sebelumnya maka, dapat sisimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu tata cara kerja yang berhubungan dengan masalah pencatatan guna menghasilkan informasi yang jelas tentang keadaan perusahaan, khususnya ditinjau dari segi finansialnya yang diperuntuhkan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, seperti pemegang saham, kreditur serta pihak bank.
Pengertian Sistem dan Prosedur
Defenisi sistem menurut Zaki Baridwan (1998 : 3) adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan, yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Lebih lanjut, defenisi prosedur menurut Zaki Baridwan (1998 3) adalah suatu urut-urutan kegiatan pekerjaaan (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksi-transaksi perusahan yang sering terjadi. Menurut Mulyadi (2001 : 5).
“Prosedur adalah suatu urutan perusahan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
Suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal (clerical operation), menurut Mulyadi (2001 : 6) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, seperti : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan dan membandingkan.
Jadi suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem yang baik adalah suatu yang mempunyai hubungan organik yang beratur, berurutan, mudah dipahami, dan dikenal serta tidak sulit digunakan. Dengan demikian sistem itu ialah sesuatu yang :
1. Terdiri dari bagian-bagian.
2. Bagian-bagian tersebut membentuk suatu unsure-unsur kegiatan.
3. Proses ini yang intinya menjadi suatu laporan dari seluruh kegiatan.
Berdasarkan uraian di atas maka sistem diciptakan karena adanya sebab akibat dari suatu yang dihasilkan oleh adanya kegiatan yang perlu penanganan karena selalu terjadi secara berulang-ulang baik itu diperusahaan maupu non perusahaan.
Pengertian Pengendalian Intern
Defisi pengendalian intern menurut Krismiaji ( 2002 : 218 )
“Pengendalian intern adalah rencana organisasi dari metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat terpercaya, memperbaiki efisiensi dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen”.
Adapun pengertian pengendalian dikaitkan dengan intern perusahaan menurut AICPA yang dikutip oleh Zaki Baridwan (1998 13); Pengendalian intern meliputi stuktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efesiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengertian yang dikemukakan menurut AICPA diatas, tidak hanya mencakup kegiatan akuntansi dan kegiatan keuangan, tetapi meluas kesegala aspek kegiatan perusahaan. Pengertian sistem pengendalian intern dalam arti luas dibagi menjadi pengendalian administrasi dan pengendalian akuntansi.
Pengendalian administrasi menurut Zaki Baridwa (1998 : 18) meliputi struktur organisasi serta prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan prosedur pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Pemberian wewenang merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akuntansi.
Pengendalian akuntansi menurut George H. Bodnar dan William Hopwood (2000 : 208) meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta atau aktiva dan dapat dipercayai catatan keuangan.
Pengendalian intern sangat penting dalam perusahaan, karena dapat diketahui kemajuan yang telah tercapai suatu organisasi atau perusahaan, baik dari segi pelaksanaan kerja maupun dari segi keuangan.
Elemen–Elemen Struktur Pengendalian Intern
Ada 5 komponen stuktur pengendalian intern menurut James A. Hall (2001 : 155) yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada didalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta stuktur. Beberapa faktor yang mempengaruhi didalam lingkungan pengendalian antara lain :
a. Integritas dan nilai etika. Efektifitas pengendalian tidak dapat meningkat melampaui integritas dan nilai etika orang yang menciptakan, mengurus dan memantaunya yang merupakan unsur pokok lingkungan pengendalian yang mempengaruhi pendesaianan pengurus dan pemantauan komponen yang lain.
b. Komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yang dilakukan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajeman atas tingkat kompetensi untuk pekerjaan tertentu dan bagaimana tingkat tersebut diterjemahkan kedalam persyaratan keterampilan dan pengetahuan.
c. Partisipasi Dewan Komisaris atau Komite Audit. Kesadaran pengendalian entitas sangat dipengaruhi oleh Dewan Komisaris atau Komite Audit yang mencakup indefendensi Dewan Komisaris atau Komite Audit Manajemen, pengalaman dan tingginya pengetahuan anggotanya, luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan.
d. Filosofi dan daya operasi manajeman. Filosofi dan daya operasi manajemen menjangkau. Rentang karakteristik yang luas. Karakteristis ini dapat meliputi pendekatan manajemen dalam mengambil dan memantau resiko usaha, sikap dan tindakan manajemen untuk mencapai anggran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.
e. Stuktur organisasi suatu entitas memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi.
f. Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Metode ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan laporan dan tanggung jawab ditetapkan dalam entitas.
g. Kebijakan dan karakter sumber daya manusia. Karakter dan kebijakan karyawan berkaitan dengan pemberian kerja, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, dan pemberian kompensasi serta tindakan perbaikan.
h. Adapun lingkungan pengendalin menerapkan corak suatu organisasi mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan stuktur.
2. Penaksiran resiko
Penaksiran resiko adalah identifikasi organisasi, analisis dan manajemen resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima publik. Manajemen resiko menganalisis hubungan resiko asersi spesifik laporan keuangan dan aktifitas seperti pencatatan, pemprosesan, pengikhtisaran dan laporan data-data keuangan. Transaksi manajemen resiko hendaknya juga mempertimbangkan resiko-resiko yang muncul dari perubahan lingkungan seperti pembukuan akuntansi yang baru, perubahan penggunaan teknologi informasi dan perubahan personal.
3. Informasi dan komunikasi
Sistem informasi yang relevan dalam laporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi berisi metode untuk mengidentifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan stuktur pengendalian intern dalam laporan keuangan.
4. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah serangkaian kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan bahwa arahan manajemen dijalankan. Aktivitas pengendalian memiliki beberapa tujuan, diterapkan pada berbagai organisasi dan dalam berbagai level fungsi. Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut :
a. Pengendalian pemprosesan informasi. Pengendalian pemprosesan informasi berkaitan erat dengan proses otorisasi, kelengkapan dan keakuratan. Pengendalian pemprosesan digolongkan menjadi dua yaitu :
1) Pengendalian umum
2) Pengendalian aplikasi
Pengendalian yang ditujukan untuk pemprosesan tipe-tipe transaksi baik dilingkungan komputer maupun manual dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1) Otorisasi yang tepat
2) Pencatatan dan dokumentasi
3) Vertifikasi indefenden
b. Pemisahan tugas
Adapun pemisahan tugas untuk tiap bagian sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan. Pemisahan diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang untuk berada dalam posisi melakukan kekeliruan dan ketidakberesan serta mengkoreksinya sendiri. Pemisahan tugas diimplementasikan dengan memberikan tanggung jawab otorisasi transaksi, pencatatan transaksi dan penanganan fisik aktiva kepada orang berbeda.
c. Pengendalian fisik
Pengendalian ini dilakukan untuk mengendalikan, mengontrol, dan menjaga fisik atas aktiva serta penggunaan aktiva dan pencatatan. Pengendalian fisik diarahkan pada pengurangan kemungkinan terjadinya pencurian dan penggelapan.
d. Telah kinerja
Pertanggung jawaban tertulis atas aktiva yang harus dibandingkan dengan aktiva yang ada dalam suatu interval yang memadai dan tindakan yang tapat diambil sesuai dengan perbedaan-perbedaan yang terjadi.
5. Pemantauan monitoring
Monitoring adalah suatu proses yang menaksirkan kualitas kinerja stuktur pengendalian intern, meliputi desain, apakah sasuai dengan yang dimaksud dan apakah modifikasi sesuai dengan kondisi yang berubah.
Monitoring dapat dilakukan dengan kegiatan terus-menerus dan evaluasi periode terpisah.
Dokumen Yang Digunakan Sistem Pengeluaran Kas
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kapada bagian Kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam menggunakan untuk pembayaran : (1) Check Issuer membuat cek atas nama, atau (2) Check Issuer membuat cek atas unjuk, cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran pada ruang “ Atas penyerahan cek ini dibayarkan kepada “ dan mencoret kata – kata “ atau pembawa. Dengan cek atas ini, bank hanya membayarkan sejumlah uang yang tercantum dalam cek kepada orang atau perusahaan yang namanya tercantum pada cek tersebut. Cek Atas Unjuk dapat dibuat dengan cara mengisi kata “ Tunai “ pada ruang “Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada “ dan memberikan tanpa mencoret kata-kata “ atau pembawa “. Akan tetapi siapa saja yang dapat menyerahkan cek ini ke bank berhak untuk menerima penyerahan uang dari bank sebesar yang tercantum dalam cek. Karena siapa saja yang dapat menyerahkan cek berhak menerima penyerahan diterima uang dari bank.
3. Permintaan Cek (Check request). Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pegeluaran kas kapada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum didalam dokumen tersebut.
Unsur Pengendalian Intern Sistem Pengeluaran Kas
- Organisasi
Fungsi Penyimpanan Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akutansi. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keadaannya. Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh bagian Kasa harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dipegang oleh bagian jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh fungsi penyimpanan kas.
Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendiri Oleh Bagian Kas Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dari Fungsi yang Lain. Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi atau lebih dari fungsi agar tercipta adanya intern check. Dalam transaksi kas, bagian kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, dan fungsi penerimaan kas.Transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas, dan fungsi akuntansi. Transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, fungsi akuntansi, dan fungsi pengeluaran kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.
- Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
- Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar.
- Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang
- Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
- Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
- Dokumen dasar atau dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap Lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
- Penggunaan rekening Koran bank yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
- Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan Cek atas Nama Perusahaan penerimaan pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
- Jika pengeluaran kas harus menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest sistem.
- Secara periodic diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan kas menurut catatan.
- Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash In transit) Diasuransikan dari kerugian.
- Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan.
- Semua nomor Cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa.
Artikel Terkait :
- Sistem Pengeluaran Kas Divisi Armada
- Tinjauan Pustaka Sistem Pengeluaran Kas
- Obyek Penelitian PT Nusasembada Bangunindo
- Pembahasan Masalah Sistem Pengeluaran Kas
- Kesimpulan dan Saran Sistem Pengeluaran Kas