Latar Belakang Analisis Tugas Rutin Sekretaris Sebagai Resepsionis Dalam Membantu Tugas Pimpinan Customer Service di PT. Pos Indonesia
Wednesday 25 July 2018
Latar Belakang Analisis Tugas Rutin Sekretaris Sebagai Resepsionis Dalam Membantu Tugas Pimpinan Customer Service di PT. Pos Indonesia
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada dukungan stafnya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan (Saiman, 2002:24). Dan seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat memerlukan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Salah satu tugas Sekretaris dalam membantu melaksanakan tugas pimpinan adalah seorang Sekretaris sebagai Resepsionis. Dan Resepsionis sebagai customer service adalah kegiatan yang diperuntukan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan melalui pelayanan yang di berikan oleh
seseorang (Kasmir, SE., M.M, 2005:180). Mengatur dan menyiapkan tugas rutin sekretaris dalam membantu pimpinan khususnya pada menerima tamu dan menerima telepon merupakan hal yang harus selalu disiapkan setiap saat. Berkomunikasi yang baik dengan orang lain, diantaranya dengan suara yang menyenangkan, lafal yang digunakan harus jelas, dan memiliki penguasaan bahasa yang baik. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menerapkannya dengan baik, maka hasilnya akan kurang memuaskan. Tugas sekretaris sebagai resepsionis yaitu : 1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon; 2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan; 3) Mencatat janji-janji dengan pimpinan; 4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan (Sutarto, 1992:83).
PT. POS INDONESIA merupakan salah satu perusahaan milik Negara yang bergerak di bidang Jasa dan Perdagangan, dimana turut serta dalam melaksanakan dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya pada pelayanan pos dan jasa giro di Dalam Negeri Mupun di Luar Negeri dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas. Dalam hal ini selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, serta berupaya memberikan solusi terbaik atas berbagai macam keluhan dari pelanggan dimana seorang sekretaris berperan membantu tugas-tugas pimpinan khususnya dalam melayani tamu dan menerima telepon (keluhan publik).
PT. POS INDONESIA, pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menerima tamu dan menerima telepon. Terkadang karena tugas seorang sekretaris sangat kompleks, sehingga seringkali terjadi kesalahan dan kelalaian. Misalkan dalam mencari price list harga kiriman barang keluar negeri maupun di dalam negeri yang tidak tertata dengan baik sehingga sulit untuk mencarinya, tidak tersedia pula buku identitas tamu dan penanganan keluhan tamu yang cenderung lamban dalam penanganannya oleh sekretaris sebagai reepsionis.
Berdasarkan uraian dan latar belakang diatas, maka penulis tertarik mengambil judul "Analisis Tugas Rutin Sekretaris Sebagai Resepsionis Dalam Membantu Tugas Pimpinan Customer Service di PT. Pos Indonesia".
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para eksekutif menjadi tergantung pada dukungan stafnya untuk mengontrol sistem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan (Saiman, 2002:24). Dan seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat memerlukan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
Salah satu tugas Sekretaris dalam membantu melaksanakan tugas pimpinan adalah seorang Sekretaris sebagai Resepsionis. Dan Resepsionis sebagai customer service adalah kegiatan yang diperuntukan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan melalui pelayanan yang di berikan oleh
seseorang (Kasmir, SE., M.M, 2005:180). Mengatur dan menyiapkan tugas rutin sekretaris dalam membantu pimpinan khususnya pada menerima tamu dan menerima telepon merupakan hal yang harus selalu disiapkan setiap saat. Berkomunikasi yang baik dengan orang lain, diantaranya dengan suara yang menyenangkan, lafal yang digunakan harus jelas, dan memiliki penguasaan bahasa yang baik. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menerapkannya dengan baik, maka hasilnya akan kurang memuaskan. Tugas sekretaris sebagai resepsionis yaitu : 1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon; 2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan; 3) Mencatat janji-janji dengan pimpinan; 4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan (Sutarto, 1992:83).
PT. POS INDONESIA merupakan salah satu perusahaan milik Negara yang bergerak di bidang Jasa dan Perdagangan, dimana turut serta dalam melaksanakan dan menunjang program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya pada pelayanan pos dan jasa giro di Dalam Negeri Mupun di Luar Negeri dengan menerapkan prinsip-prinsip perseroan terbatas. Dalam hal ini selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, serta berupaya memberikan solusi terbaik atas berbagai macam keluhan dari pelanggan dimana seorang sekretaris berperan membantu tugas-tugas pimpinan khususnya dalam melayani tamu dan menerima telepon (keluhan publik).
PT. POS INDONESIA, pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menerima tamu dan menerima telepon. Terkadang karena tugas seorang sekretaris sangat kompleks, sehingga seringkali terjadi kesalahan dan kelalaian. Misalkan dalam mencari price list harga kiriman barang keluar negeri maupun di dalam negeri yang tidak tertata dengan baik sehingga sulit untuk mencarinya, tidak tersedia pula buku identitas tamu dan penanganan keluhan tamu yang cenderung lamban dalam penanganannya oleh sekretaris sebagai reepsionis.
Berdasarkan uraian dan latar belakang diatas, maka penulis tertarik mengambil judul "Analisis Tugas Rutin Sekretaris Sebagai Resepsionis Dalam Membantu Tugas Pimpinan Customer Service di PT. Pos Indonesia".