Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk Kantor Wilayah Makassar
Sunday, 22 October 2017
Sekretaris memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan dan manager, sekretaris juga memilikki tanggung jawab besar dan memiliki tugas-tugas yang cukup berat mulai dari mengatur surat penting perusahaan. Sekretaris juga harus pandai menyimpan rahasia perusahaan dan mempunyai tanggung jawab untuk menjaga nama baik perusahaan.
Sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan adalah seorang sekretaris manager. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu mengerjakan pekerjaan administrasi untuk manager dan mengurus perluan manager.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa keberadaan Sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan sangat sangat dibutuhkan dengan alasan membantu melaksanakan pekerjaan meneger dan untuk kelencaraan tugas-tugas sebagai manager. selanjutnya tugas rutin yang dilaksanakn setiap hari meliputi menyusun dan membuat surat (korespondensi), menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar, menagani tamu, menangani telepon dan mengatur jadwal acara kerja direktur. Adapun tugas rutin Sekretaris Manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan.
1. Menyusun dan Menbuat Surat (Korespondensi)
Penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan adalah tugas seorang sekretaris termasuk tembusan, alamat dan kelengkapan lampiran. Manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat yang dilakukan oleh sekretaris adalah:
1) Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok-pokok isi surat dalam penyusunan surat.
2) Mengetik
Setelah dikte diterima dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah:
a. Surat diketik dalam bentuk yang rapi
b. Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang sudah digunakan oleh PT PLN (Persero) Rayon Makassar yaitu Full Blok Style.
c. Menyusuaikan dengan standar yang diperlukan yaitu logo PT PLN (Persero) Rayon Makassar tersebut berada disisi kiri atas, no surat, lampiran berada disisi kanan atas, dan alamat perusahaan berada disisi kiri atas di samping gambar logo.
d. Untuk pengonsepan surat tersebut sebagian besar sudah tersimpan di dalam komputer selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi manager dengan konsep surat yang ada didalam komputer.
e. Kemudian surat yang telah dibuat itu disave di dalam komputer selanjutnya, surat tersebut dikoreksi ulang apakah ada kesalahan ketikan atau susunan kalimatnya kurang jelas, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian dicetak.
3) Penandatanganan Setelah surat dipersiapkan dan diperiksa kebenaran serta kelengkapannya, selanjutnya surat tersebut diletakkan diatas meja manager untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani sekretaris kemudian memberikan stempel perusahaan di samping tanda tangan manager
4) Menggandakan
Surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya digandakan untuk didistribusikan ke departement lain atau instansi dan untuk disimpan sebagai arsip .dan di input ke dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Selanjutnya surat tersebut dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
Dari observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa tugas rutin dalam menyusun dan membuat surat (Korespondensi) oleh sekretaris dapat dikatakan cukup baik karena sekretaris melaksanakan kegiatan surat menyurat sangat cepat dan tepat karena surat-surat tersebut sudah menpunyai konsep di komputer, sehingga sekretaris hanya menambahkan informasi-informasi tambahan sesuai kebutuhan perusahaan tersebut atau relasi.
2. Menata Arsip
Sistem penyimpanan atau penataan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan yaitu menggunakan sistem tanggal dimana surat yang akan dikirim diletakkan paling depan kedalam ordner. Tetapi kadang sekretaris tidak langsung memasukannya kedalam ordner, surat tersebut di tumpuk di atas meja, sehingga pekerjaan sekretaris menumpuk di atas meja. Ordner yang digunaka pun tidak memiliki sekat/guide sehingga surat bertumpuk di dalam odner dan sulit untuk di temukan kembali.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa penataan arsi pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan belum berjalan dengan baik karena surat tidak langsung disimpan kedalam ordner malainkan ditumpuk diatas meja sehingga banyak surat yang tertumpuk diatas meja sekretaris dan surat tidak diklasifikasikan dengan baik sehingga mempersulit dalam penemuan kembali.
3. Mengurus dan Mengendalikan Surat
Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengolah surat masuk dan surat keluar sesuai prosedur yang berlaku.
a. Surat Masuk
Penerimaan surat masuk pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan menggunakan asas sentralisasi dimana penerimaan surat dipusatkan di bagian sekretaris. Proses penerimaan surat yaitu.
1. Sekretaris menerima surat
2. Sekretaris memeriksa kebenaran surat
3. Melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk
Semua surat yang masuk pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan diterima langsung oleh sekretaris, sekretaris memeriksa langungsung kebenaran suratnya. Jika surat tersebut salah alamat maka surat akan segera dikembalikan kepada pengirim. Apabila suratnya sudah benar maka akan di catat pada buku agenda surat masuk.
Surat yang masuk dan yang telah diperiksa kebenaran alamatnya akan dicatat kedalam buku agenda dan diberi disposisi, kemudian diserahkan kepada manager. Meneger akan menidak lanjuti surat tersebut kemudia membuat catatan kecil ke lembar disposisi surat lalu diberika kepada bagian yang terkait.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa tugas rutin dalam mengendalikan surat masuk sudah baik karna surat yang masuk dilengkapi dengan lembar disposisi untuk mempermudah mengetahu kemana arah surat tersebut ditujukan.
b. Surat Keluar
Untuk penanganan surat keluar apda PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan menggunakan asas sentralisasi yaitu masing-masing bagian akan membuat surta keluar sendiri berdasarnkan tugasnya masing-masing. Semua surat yang keluar akan dicatat oleh sekretaris pada buku agenda surat keluar. Selanjutnya sekretaris memberikan kepada manager untuk ditandatangani setelah itu, surat yang selesai di catat akan discan atau dicopy untuk disimpan sebagai arsip.
Surat keluar yang akan dikirim terlebih dahulu diperiksa apakah sudah ditandatangani, diberi nomor, tanggal dan stempel perusahaan, alamat surat serta alamat pengirimnya. Setelah semuanya sudah siap maka surat akan dikirim melalui e-mail atau AMS serta mengirim langsung ke alamat yang dituju melalui kurir pos atau staff yang mempunyai waktu luang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, maka dapat disimpilkan bahwa penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan mulai dari pengolahan, pengecekkan sampai pada pencatatan sudah berjalan dengan baik. Karena sudah sesuai dengan prosedur mengurus dan mengendalikan surat.
4. Menerima dan Melayani Tamu
Tata cara menerima tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Setiap tamu yang datang ke PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan untuk bertemu dengan manager terlebih dahulu melapor kebagian security dan mengisi buku tamu yang ada disana, security mengantarkan tamu tersebut ke ruangan sekretaris maka, sekretaris menayakan terlebih dahulu apa kepentingan tamu dan menanyakan sudah ada janji atau belum, jika sudah ada maka sekretaris mengkonfirmasikan kepada manager. Tetapi jika manager tidak berada ditempat maka sekretaris yang menangani langsung atau menyuruhnya datang kembali besok dan biasanya mengalihkan tamu kebagian supervisor dan supervisor yang menangani keperluan tamu tersebut.
Tamu penting yang memiliki janji dengan manager dipersilahkan menunggu beberapa saat sambil menunggu sekretaris menyiapkan minuman dan bahan bacaan seperti koran atau majalah. Kemudian sekretaris mengkonfirmasikan melalui telepon kepada manager bahwa tamu penting yang memiliki janji sudah ada di kantor. Berbeda dengan tamu yang tidak dikenal atau tamu yang tidak penting biasanya tidak dilayani dengan baik oleh sekretaris, tamu dipersilahkan menunggu dan sekretaris sibuk mengerjakan pekerjaannya tampa memberikan majalah, atau koran bahkan tidak memberikan minuman dan makanan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan tugas rutin dalam menerima tamu tidak begitu baik karena sekretaris tidak memperlihatkan kesan yang baik kepada tamu yang tidak begitu penting. Tamu yang datang juga terkadang tidak mengisi daftar buku tamu yang disediakan di pos pengamanan (security) melainkan langsung masuk ke dalam ruangan sekretaris dan mengakibatkan sekretaris sulit mengetahui tamu siapa saja yang ingin menemui menager.
5. Menerima dan Melayani Telepon
Menerima dan melayani telepon merupankan tuga rutin sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan. Sekretaris memiliki satu line telepon yaitu dari dalam kantor. Telepon yang masuk dari luar terlebih dahulu diterima oleh front office. Jika penelpon ingin berbicara kepada manager maka telepon akan disambungkan kepada sekretaris terlebih dahulu sebelum ke manager. Sekretaris terlebih dahulu mengkonfirmasikan kepada manager, jika sekretaris mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan menerima telpon tersebut.
Tata cara menerima teleopon yang dilakaukan sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Menjawab telepon yang masuk dan menyebut identitas dengan sopan dan rama, contohnya selamat pagi, PLN Rayon Makassar Selatan dengan yanti ada yang bisa dibantu?
2. Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada direktur setelah mendapat persetujuan.
3. Apabila pimpinan tidak ingin menerima telepon, sekretaris menyampainkan dengan sopan dan meminta kepada pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
Dan kadang-kadang penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi maka sekretaris menyampaikan informasi tersebut bila dianggap perlu. Tapi terkadang sekretaris sering lupa menyampaiakan atau mencatat informasi yang disampaikan penelpon.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, diperoleh informasi bahwa tugas rutin sekretaris dalam menerima dan melayani telepon belum terlaksana dengan baik karena sekretaris tidak memiliki lembar pesan telepon sehingga sekretaris kesulitan mengidentifikasi informasi yang diterima.
6. Mengatur Jadwal Acara Kegiatan Manager
Jadwal manager dibuat oleh sekretaris dengan tujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan manager dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu. Dalam membuat jadwal manager yang dilakukan oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar adalah sebagi berikut:
1. Mengumpulkan semua bahan atau informasi yang meyangkut acara manager. Informasi diperoleh melalui rencana kerja manager.
2. Sekertaris mencatat kegiatan yang harus dilakukan manager setiap minggu dan setiap bulan pada white board yang ada di dalam ruangan manager.
3. Mengingatkan kembali kepada Manger bahwa masih ada kegiatan yang belum terlaksana.
Jadwal Kegiatan Manager
Tetapi dalam mengatur acara kegiatan manager bukan tugas sekretaris melainkan tugas bagian supervisor yang terkait dengan jadwal acara kegiatan manager contohnya mengawasi pemindahan meteran listrik dan pengecekan gangguan. Sekertaris hanya memberikan surat undangan kepada manager kemudian memberikan disposisi pada buku agenda surat masuk dan ditujukan kepada supervisor, supervisor dan menager kemudian memenuhi undangan tersebut.
Dari hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa tugas rutin sekretris dalam mengatur jadwal kegiatan manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan dapat dikatakan kurang baik karena sekretaris hanya mengingatkan kegiatan yang harus diikuti oleh manager tampa mencatatnya di dalam buku khusus agenda manager, sehingga sekretaris kesulitan mengatur waktu manager yang kadang bertepatan dengan rapat serta masih banyaknya berkas yang harus ditangani oleh manager.
7. Menyusun Laporan
Laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, hasil rapat atau riset terhadap suatu masalah yang terjadi. Laporan penting bagi manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar untuk mengetahui perkembangan perusahaan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh hasil bahwa sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan tidak melakukan pembuatan laporan karena pembuatan laporan telah dialihkan ke supervisor. Sekretaris hanya menerima hasil laporan tersebut dari bagian supervisor baik itu supervaisor tehnik, administrasi dan bagian distrubusi. Kemudian memberikannya ke manager.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam Tugas Rutin Sekrtetaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancaram diperoleh informasi bahwa kendala-kendal yang dialami oleh sekretaris dalam menjalankan tugas rutin sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan adalah sebagai berikut:
1. Jika ada wartawan yang di undang dalam acara tertentu, kemudian wartawan tersebut meminta sekretaris untuk memberikan amplob, sementara sekretaris tidak memiliki dana.
2. Kurangnya peralatan seperti ordner
3. Tidak tersedianya buku tamu diruangan sekretaris
Sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan adalah seorang sekretaris manager. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu mengerjakan pekerjaan administrasi untuk manager dan mengurus perluan manager.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa keberadaan Sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan sangat sangat dibutuhkan dengan alasan membantu melaksanakan pekerjaan meneger dan untuk kelencaraan tugas-tugas sebagai manager. selanjutnya tugas rutin yang dilaksanakn setiap hari meliputi menyusun dan membuat surat (korespondensi), menata arsip, mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar, menagani tamu, menangani telepon dan mengatur jadwal acara kerja direktur. Adapun tugas rutin Sekretaris Manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan.
1. Menyusun dan Menbuat Surat (Korespondensi)
Penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan adalah tugas seorang sekretaris termasuk tembusan, alamat dan kelengkapan lampiran. Manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat yang dilakukan oleh sekretaris adalah:
1) Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok-pokok isi surat dalam penyusunan surat.
2) Mengetik
Setelah dikte diterima dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah:
a. Surat diketik dalam bentuk yang rapi
b. Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang sudah digunakan oleh PT PLN (Persero) Rayon Makassar yaitu Full Blok Style.
c. Menyusuaikan dengan standar yang diperlukan yaitu logo PT PLN (Persero) Rayon Makassar tersebut berada disisi kiri atas, no surat, lampiran berada disisi kanan atas, dan alamat perusahaan berada disisi kiri atas di samping gambar logo.
d. Untuk pengonsepan surat tersebut sebagian besar sudah tersimpan di dalam komputer selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi manager dengan konsep surat yang ada didalam komputer.
e. Kemudian surat yang telah dibuat itu disave di dalam komputer selanjutnya, surat tersebut dikoreksi ulang apakah ada kesalahan ketikan atau susunan kalimatnya kurang jelas, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian dicetak.
3) Penandatanganan Setelah surat dipersiapkan dan diperiksa kebenaran serta kelengkapannya, selanjutnya surat tersebut diletakkan diatas meja manager untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani sekretaris kemudian memberikan stempel perusahaan di samping tanda tangan manager
4) Menggandakan
Surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya digandakan untuk didistribusikan ke departement lain atau instansi dan untuk disimpan sebagai arsip .dan di input ke dalam Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Selanjutnya surat tersebut dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.
Dari observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa tugas rutin dalam menyusun dan membuat surat (Korespondensi) oleh sekretaris dapat dikatakan cukup baik karena sekretaris melaksanakan kegiatan surat menyurat sangat cepat dan tepat karena surat-surat tersebut sudah menpunyai konsep di komputer, sehingga sekretaris hanya menambahkan informasi-informasi tambahan sesuai kebutuhan perusahaan tersebut atau relasi.
2. Menata Arsip
Sistem penyimpanan atau penataan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan yaitu menggunakan sistem tanggal dimana surat yang akan dikirim diletakkan paling depan kedalam ordner. Tetapi kadang sekretaris tidak langsung memasukannya kedalam ordner, surat tersebut di tumpuk di atas meja, sehingga pekerjaan sekretaris menumpuk di atas meja. Ordner yang digunaka pun tidak memiliki sekat/guide sehingga surat bertumpuk di dalam odner dan sulit untuk di temukan kembali.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa penataan arsi pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan belum berjalan dengan baik karena surat tidak langsung disimpan kedalam ordner malainkan ditumpuk diatas meja sehingga banyak surat yang tertumpuk diatas meja sekretaris dan surat tidak diklasifikasikan dengan baik sehingga mempersulit dalam penemuan kembali.
3. Mengurus dan Mengendalikan Surat
Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengolah surat masuk dan surat keluar sesuai prosedur yang berlaku.
a. Surat Masuk
Penerimaan surat masuk pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan menggunakan asas sentralisasi dimana penerimaan surat dipusatkan di bagian sekretaris. Proses penerimaan surat yaitu.
1. Sekretaris menerima surat
2. Sekretaris memeriksa kebenaran surat
3. Melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk
Semua surat yang masuk pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan diterima langsung oleh sekretaris, sekretaris memeriksa langungsung kebenaran suratnya. Jika surat tersebut salah alamat maka surat akan segera dikembalikan kepada pengirim. Apabila suratnya sudah benar maka akan di catat pada buku agenda surat masuk.
Surat yang masuk dan yang telah diperiksa kebenaran alamatnya akan dicatat kedalam buku agenda dan diberi disposisi, kemudian diserahkan kepada manager. Meneger akan menidak lanjuti surat tersebut kemudia membuat catatan kecil ke lembar disposisi surat lalu diberika kepada bagian yang terkait.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa tugas rutin dalam mengendalikan surat masuk sudah baik karna surat yang masuk dilengkapi dengan lembar disposisi untuk mempermudah mengetahu kemana arah surat tersebut ditujukan.
b. Surat Keluar
Untuk penanganan surat keluar apda PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan menggunakan asas sentralisasi yaitu masing-masing bagian akan membuat surta keluar sendiri berdasarnkan tugasnya masing-masing. Semua surat yang keluar akan dicatat oleh sekretaris pada buku agenda surat keluar. Selanjutnya sekretaris memberikan kepada manager untuk ditandatangani setelah itu, surat yang selesai di catat akan discan atau dicopy untuk disimpan sebagai arsip.
Surat keluar yang akan dikirim terlebih dahulu diperiksa apakah sudah ditandatangani, diberi nomor, tanggal dan stempel perusahaan, alamat surat serta alamat pengirimnya. Setelah semuanya sudah siap maka surat akan dikirim melalui e-mail atau AMS serta mengirim langsung ke alamat yang dituju melalui kurir pos atau staff yang mempunyai waktu luang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, maka dapat disimpilkan bahwa penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan mulai dari pengolahan, pengecekkan sampai pada pencatatan sudah berjalan dengan baik. Karena sudah sesuai dengan prosedur mengurus dan mengendalikan surat.
4. Menerima dan Melayani Tamu
Tata cara menerima tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Setiap tamu yang datang ke PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan untuk bertemu dengan manager terlebih dahulu melapor kebagian security dan mengisi buku tamu yang ada disana, security mengantarkan tamu tersebut ke ruangan sekretaris maka, sekretaris menayakan terlebih dahulu apa kepentingan tamu dan menanyakan sudah ada janji atau belum, jika sudah ada maka sekretaris mengkonfirmasikan kepada manager. Tetapi jika manager tidak berada ditempat maka sekretaris yang menangani langsung atau menyuruhnya datang kembali besok dan biasanya mengalihkan tamu kebagian supervisor dan supervisor yang menangani keperluan tamu tersebut.
Tamu penting yang memiliki janji dengan manager dipersilahkan menunggu beberapa saat sambil menunggu sekretaris menyiapkan minuman dan bahan bacaan seperti koran atau majalah. Kemudian sekretaris mengkonfirmasikan melalui telepon kepada manager bahwa tamu penting yang memiliki janji sudah ada di kantor. Berbeda dengan tamu yang tidak dikenal atau tamu yang tidak penting biasanya tidak dilayani dengan baik oleh sekretaris, tamu dipersilahkan menunggu dan sekretaris sibuk mengerjakan pekerjaannya tampa memberikan majalah, atau koran bahkan tidak memberikan minuman dan makanan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan tugas rutin dalam menerima tamu tidak begitu baik karena sekretaris tidak memperlihatkan kesan yang baik kepada tamu yang tidak begitu penting. Tamu yang datang juga terkadang tidak mengisi daftar buku tamu yang disediakan di pos pengamanan (security) melainkan langsung masuk ke dalam ruangan sekretaris dan mengakibatkan sekretaris sulit mengetahui tamu siapa saja yang ingin menemui menager.
5. Menerima dan Melayani Telepon
Menerima dan melayani telepon merupankan tuga rutin sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan. Sekretaris memiliki satu line telepon yaitu dari dalam kantor. Telepon yang masuk dari luar terlebih dahulu diterima oleh front office. Jika penelpon ingin berbicara kepada manager maka telepon akan disambungkan kepada sekretaris terlebih dahulu sebelum ke manager. Sekretaris terlebih dahulu mengkonfirmasikan kepada manager, jika sekretaris mendapat persetujuan dari pimpinan maka pimpinan menerima telpon tersebut.
Tata cara menerima teleopon yang dilakaukan sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Menjawab telepon yang masuk dan menyebut identitas dengan sopan dan rama, contohnya selamat pagi, PLN Rayon Makassar Selatan dengan yanti ada yang bisa dibantu?
2. Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada direktur setelah mendapat persetujuan.
3. Apabila pimpinan tidak ingin menerima telepon, sekretaris menyampainkan dengan sopan dan meminta kepada pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
Dan kadang-kadang penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi maka sekretaris menyampaikan informasi tersebut bila dianggap perlu. Tapi terkadang sekretaris sering lupa menyampaiakan atau mencatat informasi yang disampaikan penelpon.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, diperoleh informasi bahwa tugas rutin sekretaris dalam menerima dan melayani telepon belum terlaksana dengan baik karena sekretaris tidak memiliki lembar pesan telepon sehingga sekretaris kesulitan mengidentifikasi informasi yang diterima.
6. Mengatur Jadwal Acara Kegiatan Manager
Jadwal manager dibuat oleh sekretaris dengan tujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan manager dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu. Dalam membuat jadwal manager yang dilakukan oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar adalah sebagi berikut:
1. Mengumpulkan semua bahan atau informasi yang meyangkut acara manager. Informasi diperoleh melalui rencana kerja manager.
2. Sekertaris mencatat kegiatan yang harus dilakukan manager setiap minggu dan setiap bulan pada white board yang ada di dalam ruangan manager.
3. Mengingatkan kembali kepada Manger bahwa masih ada kegiatan yang belum terlaksana.
Jadwal Kegiatan Manager
Tetapi dalam mengatur acara kegiatan manager bukan tugas sekretaris melainkan tugas bagian supervisor yang terkait dengan jadwal acara kegiatan manager contohnya mengawasi pemindahan meteran listrik dan pengecekan gangguan. Sekertaris hanya memberikan surat undangan kepada manager kemudian memberikan disposisi pada buku agenda surat masuk dan ditujukan kepada supervisor, supervisor dan menager kemudian memenuhi undangan tersebut.
Dari hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa tugas rutin sekretris dalam mengatur jadwal kegiatan manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan dapat dikatakan kurang baik karena sekretaris hanya mengingatkan kegiatan yang harus diikuti oleh manager tampa mencatatnya di dalam buku khusus agenda manager, sehingga sekretaris kesulitan mengatur waktu manager yang kadang bertepatan dengan rapat serta masih banyaknya berkas yang harus ditangani oleh manager.
7. Menyusun Laporan
Laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, hasil rapat atau riset terhadap suatu masalah yang terjadi. Laporan penting bagi manager PT PLN (Persero) Rayon Makassar untuk mengetahui perkembangan perusahaan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh hasil bahwa sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan tidak melakukan pembuatan laporan karena pembuatan laporan telah dialihkan ke supervisor. Sekretaris hanya menerima hasil laporan tersebut dari bagian supervisor baik itu supervaisor tehnik, administrasi dan bagian distrubusi. Kemudian memberikannya ke manager.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam Tugas Rutin Sekrtetaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancaram diperoleh informasi bahwa kendala-kendal yang dialami oleh sekretaris dalam menjalankan tugas rutin sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan adalah sebagai berikut:
1. Jika ada wartawan yang di undang dalam acara tertentu, kemudian wartawan tersebut meminta sekretaris untuk memberikan amplob, sementara sekretaris tidak memiliki dana.
2. Kurangnya peralatan seperti ordner
3. Tidak tersedianya buku tamu diruangan sekretaris