Sistem Penyimpanan Arsip Pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Wednesday, 18 October 2017
Sistem Penyimpanan Arsip Pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi baik itu instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan. Tanpa arsip, tidaklah mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks. Mengenai kegiatan administrasi, sangat berhubungan dengan arsip. Oleh karena itu, setiap organisasi dalam menata arsipnya menggunakan sistem penyimpanan arsip yang berbeda. Hal ini tergantung dari tingkat kebutuhan dan kebijaksanaan yang diberlakukan dalam setiap organisasi tersebut.
Hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
1. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada sub bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Berdasarkan hasil wawancara terhadap Bapa Drs. H. Zainuddin Hakim M.Hum (staf sub bagian kepegawaian), bahwa prosedur penanganan surat masuk pada sub bagian kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sebagai berikut:
a. Menerima dan memeriksa surat untuk mengetahui tujuan surat tersebut.
b. Setelah itu, bagian kepegawaian mencatat surat masuk kedalam buku agenda, sesuai dengan komponen yang ada.
c. Kemudian, bagian kepegawaian menyediakan lembar disposisi untuk diserahkan kepada Kepala bagian Kepegawaian.
d. Selanjutnya, kepala bagian kepegawaian mengisi lembar disposisi berupa intruksi atau informasi untuk ditujukan kepada bagian kepegawaian.
e. Setelah surat didisposisikan, kemudian diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk segera diproses.
Selanjutnya, berdasarkan hasil wawancara, bahwa prosedur penaganan surat keluar pada Sub bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sebagai berikut:
a. Bagian kepegawaian mengkonsep dan mengetik surat yang akan dikirim ke instansi lain baik pemerintah, swasta, maupun Balai Bahasa di cabang yang lain. Setelah surat tersebut diketik, kemudian diberikan kepada kepala bagian kepegawaian untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran surat.
b. Setelah itu, surat tersebut diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk diberikan nomor surat, kemudian diparaf, setelah diparaf kemudian digandakan lalu kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat keluar.
c. Kemudian, Surat tersebut dikirim sesuai tujuan.
Penanganan surat masuk dan surat keluar tidak berhenti begitu saja, tetapi setelah surat diproses maka arsip tersebut harus disimpan menggunakan peralatan untuk menyimpan arsip.
Sistem penyimpan arsip yang diterapkan pada kantor pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sangat terkait dengan peralatan arsip.
Peralatan Arsip Yang Digunakan Pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Dari hasil observasi dan wawancara yang menunjukkan bahwa terdapat beberapa peralatan arsip yang digunakan dalam sistem penyimpanan arsip pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan yaitu: map, lembar disposisi, buku agenda, lemari arsip, komputer dan box file atau magazine, namun masih ada peralatan yang kurang memadai seperti lemari arsip untuk penyimpanan arsip. Adapun contoh peralatan yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sebagai berikut:
1. Map
Map digunakan untuk menyimpan arsip, bentuknya lebih kecil dan tipis dari pada ordner, terbuat dari kertas. Sebelum arsip disimpan dalam box file arsip terlebih dahulu disimpan ke dalam map. Dibawah ini adalah contoh map yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah:
Gambar 2.1 Map
Berdasarkan gambar 2.1 di atas, penggunaan map kurang efektif dikarenakan jumlah berkas yang disimpan terlalu banyak atau tidak sebanding dengan volume arsip yang ada pada map tersebut:
2. Lembar Disposisi
Setiap berkas yang masuk pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan seperti di bawah ini:
Gambar 2.2 Lembar Disposisi
Berdasarkan gambar 2.2 penggunaan lembar disposisi yang digunakan oleh pimpinan untuk mencatat instruksi pimpinan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan.
3. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Buku agenda berkas masuk yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan terdiri dari kolom, nomor urut, tanggal penerimaan, nomor pelayanan, nama pemohon, disposisikan kepada, nama yang menerima, tanda tangan penerima, keterangan. Adapun buku agenda yang digunakan untuk mencata surat masuk dan keluar dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.3 Buku Agenda
Berdasarkan gambar 2.3, dapat dikatakan bahwa buku agenda yang digunakan dapat dikatakan sudah cukup baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari berkas yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat berkas masuk dan berkas keluar telah dipisahkan.
4. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Berikut adalah gambar lemari arsip yang digunakan pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan seperti dibawah ini:
Gambar 2.4 Lemari Arsip
Berdasarkan gambar 2.4 dapat terlihat bahwa lemari arsip yang digunakan dapat dikatakan kurang tepat,karena lemari yang digunakan lemari yang kecil sedangkan volume arsip yang cukup banyak.
5. Komputer
Komputer digunakan untuk merekap barkas yang masuk dan keluar pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.5 Komputer
6. Box file atau magazine
Box file atau magazine digunakan untuk menyimpan berkas yang belum diproses oleh bagian Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 2.6 Box file atau magazine
Berdasarkan gambar 2.6 dapat dilihat bahwa peralatan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan alasan box file yang digunakan adalah box file yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa dalam penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menerapkan asas sentralisasi. Penerapan asas ini dilakukan pada sub bagian kepegawaian khususnya pada arsip akif. Jika arsip yang nilai kegunaannya sudah in aktif, maka arsip tersebut dikelola atau disimpan oleh kepala sub bagian kepegawaian. Sebelum arsip tersebut disimpan, perlu diproses dengan melalui prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah dalam prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Memeriksa
Tahap pertama, bagian kepegawaian diberikan tugas untuk memeriksa setiap surat/arsip yang akan disimpan untuk memastikan bahwa surat tersebut sudah diproses, sehingga arsip tersebut sudah bisa disimpan.
2. Mengindeks
Kemudian tahap kedua yaitu sub bagian kepegawaian mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang diterapkan yaitu sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode klasifikasi.
3. Memberi Tanda
Pada tahap ketiga, Pegawai memberikan tanda berupa nomor kode klasifikasi pada penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dan akan disimpan ditempat penyimpanan arsip yang telah disediakan.
4. Menyortir
Pada tahap ke empat, Pegawai melakukan penyortiran atau pengelompokan berdasarkan sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang sama sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Namun, berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasikan berdasarkan sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang digunakan.
5. Menyimpan
Selanjutnya, bagian kepegawaian melakukan penyimpanan arsip berdasarkan nomor kode klasifikasi. Namun, sebagian besar arsip tersebut disimpan dilantai dan lemari arsip yang ada masih kurang dan tidak dapat menampung lagi volume arsip yang cukup besar dan setiap saat bertambah.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode klasifikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.7 : Sistem Penyimpanan Berdasarkan Nomor Kode Klasifikasi
Berdasarkan gambar penyimpanan arsip tersebut, maka dapat diuraikan sebagai berikut:
10 Box arsip Biru adalah arsip surat masuk
10 box arsip Pink adalah arsip surat keluar
0008 box arsip Hijau Daun adalah arsip keuangan
0007 box arsip Hijau Mudah adalah arsip kepegawaian
Selain arsip disimpan berdasarkan kode klasifikasi juga sebagian besar arsip disimpan tidak diklasifikasi dengan baik, melainkan ditumpuk ke dalam ordner kemudian dimasukkan ke dalam lemari. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 2.8 : Arsip yang tidak di klasifikasikan dengan baik
Berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk diatas meja dan dibawah meja dan tidak diklasifikasikan berdasarkan nomor kode klasifikasi. Penyebab-Penyebab menumpuknya arsip tersebut karena peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip tidak memadai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.9 Arsip yang ditumpuk
Penemuan Kembali Arsip Pada Sub Bagian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Penyimpanan arsip sangatlah berpengaruh pada prosedur penemuan kembali sebuah arsip. Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan, penemuan kembali sebuah arsip yang dilakukan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sebagai berikut:
a. Pegawai yang menangani arsip terlebih dahulu menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari lkemudian melihat pada nomor kode klasifikasinya. Selanjutnya, melihat dikomputer kemudian Menelusuri buku agenda, kemudian berkas tersebut dicari dibox file yang dimasukkan ke dalam lemari.
b. Menelusuri buku agenda.
c. Setelah menelusuri buku agenda dan melihat data yang telah direkap dikomputer kemudian berkas tersebut dicari dibox file yang dimasukkan ke dalam lemari atau tumpukan arsip yang disimpan diatas meja dan dibawah meja pengawai.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa pegawai tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan utamanya arsip yang sudah lama disimpan (arsip disimpan satu tahun ke atas).
Selain itu, penyebab lain tidak ditemukannya arsip tersebut karena kadang-kadang arsip tidak berada pada tempat penyimpanan arsip. Arsip yang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain. Pegawai yang meminjam arsip tersebut tidak menggunakan lembar peminjaman arsip.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Sub Bagian Kepegawaian Pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan.
Hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan mengenai kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan tata kelola arsip adalah sebagai berikut:
a. Masalah peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip kurang memadai seperti lemari dan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
b. Pegawai yang menangani arsip kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam sistem penyimpanan arsip.
c. Pegawai kurang memahami penerapan kode klasifikasi arsip yang ada pada kantor tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan belum sepenuhnya mendapatkan pelatihan mengenai kearsipan, serta belum adanya kelengkapan peralatan yang mengakibatkan kurang efektifnya tata kelola arsip yang ada pada kantor tersebut.
Kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi baik itu instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan. Tanpa arsip, tidaklah mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks. Mengenai kegiatan administrasi, sangat berhubungan dengan arsip. Oleh karena itu, setiap organisasi dalam menata arsipnya menggunakan sistem penyimpanan arsip yang berbeda. Hal ini tergantung dari tingkat kebutuhan dan kebijaksanaan yang diberlakukan dalam setiap organisasi tersebut.
Hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sistem kearsipan pola lama dengan menggunakan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
1. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada sub bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Berdasarkan hasil wawancara terhadap Bapa Drs. H. Zainuddin Hakim M.Hum (staf sub bagian kepegawaian), bahwa prosedur penanganan surat masuk pada sub bagian kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sebagai berikut:
a. Menerima dan memeriksa surat untuk mengetahui tujuan surat tersebut.
b. Setelah itu, bagian kepegawaian mencatat surat masuk kedalam buku agenda, sesuai dengan komponen yang ada.
c. Kemudian, bagian kepegawaian menyediakan lembar disposisi untuk diserahkan kepada Kepala bagian Kepegawaian.
d. Selanjutnya, kepala bagian kepegawaian mengisi lembar disposisi berupa intruksi atau informasi untuk ditujukan kepada bagian kepegawaian.
e. Setelah surat didisposisikan, kemudian diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk segera diproses.
Selanjutnya, berdasarkan hasil wawancara, bahwa prosedur penaganan surat keluar pada Sub bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sebagai berikut:
a. Bagian kepegawaian mengkonsep dan mengetik surat yang akan dikirim ke instansi lain baik pemerintah, swasta, maupun Balai Bahasa di cabang yang lain. Setelah surat tersebut diketik, kemudian diberikan kepada kepala bagian kepegawaian untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran surat.
b. Setelah itu, surat tersebut diserahkan kembali kepada bagian kepegawaian untuk diberikan nomor surat, kemudian diparaf, setelah diparaf kemudian digandakan lalu kemudian dicatat ke dalam buku agenda surat keluar.
c. Kemudian, Surat tersebut dikirim sesuai tujuan.
Penanganan surat masuk dan surat keluar tidak berhenti begitu saja, tetapi setelah surat diproses maka arsip tersebut harus disimpan menggunakan peralatan untuk menyimpan arsip.
Sistem penyimpan arsip yang diterapkan pada kantor pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sangat terkait dengan peralatan arsip.
Peralatan Arsip Yang Digunakan Pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Dari hasil observasi dan wawancara yang menunjukkan bahwa terdapat beberapa peralatan arsip yang digunakan dalam sistem penyimpanan arsip pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan yaitu: map, lembar disposisi, buku agenda, lemari arsip, komputer dan box file atau magazine, namun masih ada peralatan yang kurang memadai seperti lemari arsip untuk penyimpanan arsip. Adapun contoh peralatan yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan sebagai berikut:
1. Map
Map digunakan untuk menyimpan arsip, bentuknya lebih kecil dan tipis dari pada ordner, terbuat dari kertas. Sebelum arsip disimpan dalam box file arsip terlebih dahulu disimpan ke dalam map. Dibawah ini adalah contoh map yang digunakan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah:
Gambar 2.1 Map
Berdasarkan gambar 2.1 di atas, penggunaan map kurang efektif dikarenakan jumlah berkas yang disimpan terlalu banyak atau tidak sebanding dengan volume arsip yang ada pada map tersebut:
2. Lembar Disposisi
Setiap berkas yang masuk pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan seperti di bawah ini:
Gambar 2.2 Lembar Disposisi
Berdasarkan gambar 2.2 penggunaan lembar disposisi yang digunakan oleh pimpinan untuk mencatat instruksi pimpinan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan.
3. Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Buku agenda berkas masuk yang digunakan oleh Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan terdiri dari kolom, nomor urut, tanggal penerimaan, nomor pelayanan, nama pemohon, disposisikan kepada, nama yang menerima, tanda tangan penerima, keterangan. Adapun buku agenda yang digunakan untuk mencata surat masuk dan keluar dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.3 Buku Agenda
Berdasarkan gambar 2.3, dapat dikatakan bahwa buku agenda yang digunakan dapat dikatakan sudah cukup baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari berkas yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat berkas masuk dan berkas keluar telah dipisahkan.
4. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Berikut adalah gambar lemari arsip yang digunakan pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan seperti dibawah ini:
Gambar 2.4 Lemari Arsip
Berdasarkan gambar 2.4 dapat terlihat bahwa lemari arsip yang digunakan dapat dikatakan kurang tepat,karena lemari yang digunakan lemari yang kecil sedangkan volume arsip yang cukup banyak.
5. Komputer
Komputer digunakan untuk merekap barkas yang masuk dan keluar pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.5 Komputer
6. Box file atau magazine
Box file atau magazine digunakan untuk menyimpan berkas yang belum diproses oleh bagian Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 2.6 Box file atau magazine
Berdasarkan gambar 2.6 dapat dilihat bahwa peralatan arsip yang digunakan sudah sesuai dengan alasan box file yang digunakan adalah box file yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, diperoleh informasi bahwa dalam penanganan surat masuk maupun surat keluar pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menerapkan asas sentralisasi. Penerapan asas ini dilakukan pada sub bagian kepegawaian khususnya pada arsip akif. Jika arsip yang nilai kegunaannya sudah in aktif, maka arsip tersebut dikelola atau disimpan oleh kepala sub bagian kepegawaian. Sebelum arsip tersebut disimpan, perlu diproses dengan melalui prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah dalam prosedur penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Memeriksa
Tahap pertama, bagian kepegawaian diberikan tugas untuk memeriksa setiap surat/arsip yang akan disimpan untuk memastikan bahwa surat tersebut sudah diproses, sehingga arsip tersebut sudah bisa disimpan.
2. Mengindeks
Kemudian tahap kedua yaitu sub bagian kepegawaian mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang diterapkan yaitu sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode klasifikasi.
3. Memberi Tanda
Pada tahap ketiga, Pegawai memberikan tanda berupa nomor kode klasifikasi pada penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dan akan disimpan ditempat penyimpanan arsip yang telah disediakan.
4. Menyortir
Pada tahap ke empat, Pegawai melakukan penyortiran atau pengelompokan berdasarkan sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang sama sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Namun, berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasikan berdasarkan sistem penyimpanan berdasarkan nomor yang digunakan.
5. Menyimpan
Selanjutnya, bagian kepegawaian melakukan penyimpanan arsip berdasarkan nomor kode klasifikasi. Namun, sebagian besar arsip tersebut disimpan dilantai dan lemari arsip yang ada masih kurang dan tidak dapat menampung lagi volume arsip yang cukup besar dan setiap saat bertambah.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode klasifikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.7 : Sistem Penyimpanan Berdasarkan Nomor Kode Klasifikasi
Berdasarkan gambar penyimpanan arsip tersebut, maka dapat diuraikan sebagai berikut:
10 Box arsip Biru adalah arsip surat masuk
10 box arsip Pink adalah arsip surat keluar
0008 box arsip Hijau Daun adalah arsip keuangan
0007 box arsip Hijau Mudah adalah arsip kepegawaian
Selain arsip disimpan berdasarkan kode klasifikasi juga sebagian besar arsip disimpan tidak diklasifikasi dengan baik, melainkan ditumpuk ke dalam ordner kemudian dimasukkan ke dalam lemari. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 2.8 : Arsip yang tidak di klasifikasikan dengan baik
Berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk diatas meja dan dibawah meja dan tidak diklasifikasikan berdasarkan nomor kode klasifikasi. Penyebab-Penyebab menumpuknya arsip tersebut karena peralatan arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip tidak memadai. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.9 Arsip yang ditumpuk
Penemuan Kembali Arsip Pada Sub Bagian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan
Penyimpanan arsip sangatlah berpengaruh pada prosedur penemuan kembali sebuah arsip. Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan, penemuan kembali sebuah arsip yang dilakukan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan adalah sebagai berikut:
a. Pegawai yang menangani arsip terlebih dahulu menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari lkemudian melihat pada nomor kode klasifikasinya. Selanjutnya, melihat dikomputer kemudian Menelusuri buku agenda, kemudian berkas tersebut dicari dibox file yang dimasukkan ke dalam lemari.
b. Menelusuri buku agenda.
c. Setelah menelusuri buku agenda dan melihat data yang telah direkap dikomputer kemudian berkas tersebut dicari dibox file yang dimasukkan ke dalam lemari atau tumpukan arsip yang disimpan diatas meja dan dibawah meja pengawai.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa pegawai tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan utamanya arsip yang sudah lama disimpan (arsip disimpan satu tahun ke atas).
Selain itu, penyebab lain tidak ditemukannya arsip tersebut karena kadang-kadang arsip tidak berada pada tempat penyimpanan arsip. Arsip yang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain. Pegawai yang meminjam arsip tersebut tidak menggunakan lembar peminjaman arsip.
Kendala-kendala yang dihadapi dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Sub Bagian Kepegawaian Pada Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan.
Hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan mengenai kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan tata kelola arsip adalah sebagai berikut:
a. Masalah peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip kurang memadai seperti lemari dan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
b. Pegawai yang menangani arsip kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam sistem penyimpanan arsip.
c. Pegawai kurang memahami penerapan kode klasifikasi arsip yang ada pada kantor tersebut.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dikatakan bahwa pegawai pada Sub Bagian Kepegawaian Balai Bahasa Provinsi Sulawesi Selatan belum sepenuhnya mendapatkan pelatihan mengenai kearsipan, serta belum adanya kelengkapan peralatan yang mengakibatkan kurang efektifnya tata kelola arsip yang ada pada kantor tersebut.