Prosedur Pengelolaan Surat Menyurat Pada Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Wednesday, 18 October 2017
Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makasaar.
Prosedur penanganan surat masuk pada Bagian Communication & Legal Section Head meliputi penerima surat, dan penataan surat. Sedangkan prosedur surat keluar meliputi pengolah surat, pencatatan surat, penataan surat, pengiriman surat.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara diketahui bahwa pengurusan surat menyurat pada Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) Makassar menggunakan asas campuran yaitu pengurusan surat masuk menggunakan asas sentralisasi yaitu surat masuk yang dipusatkan pada bagian Umum, sedangkan pengurusan surat keluar menggunakan asas desentralisasi.
Untuk pengelolaan surat keluar, setiap unit kerja dapat mengirim dan menyimpan surat pada unit masing-masing dengan mengambil nomor surat pada bagian pencatatan surat. Adapun sistem penyimpanan arsip dipusatkan pada Bagian Umum dan sistem kearsipan yang digunakan adalah sistem kearsipan dengan menggunakan filling cabinet.
Untuk mengetahui penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (persero) dapat dilihat pada penjelasan sebagai berikut :
1. Prosedur penanganan surat masuk
a. Penerimaan surat masuk
Penerimaan surat masuk pada bagian Communication & Legal Section head menggunakan asas gabungan yaitu sentralisasi, dimana penerimaan surat dipusatkan pada bagian Umum. Kegiatan penerimaan surat meliputi:
1) Bagian Umum menerima surat bagian dari mitra kerja, baik secara personal maupun instansi.
2) Memeriksa kebenaran alamat surat.
3) Setelah memeriksa kebenaran surat, maka selanjutnya diserahkan kebagian pencatatan, dimana unit kerja ini terpisah dengan bagian lainnya, serta membubuhkan paraf pada buku agenda yang terdapat dibagian umum sebagai bukti bahwa surat telah disampaikan.
b. Pencatatan surat masuk
Berdasarkan hasil pengamatan dari wawancara, diperoleh informasi bahwa surat dicatat di buku ekspedisi dan dilampirkan lembar ekspedisi. Adapun hal-hal yang termuat/terdapat dalam buku ekspedisi dapat dilihat pada sumber di bawah ini :
Gambar 2:. Buku Ekspedisi
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Tabel 3: Buku Ekspedisi
No urut Tgl masuk Pengirim No surat Tgl surat perihal Paraf
Sumber: Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Selanjutnya, surat yang diterima langsung disortir berdasarkan kelompok surat, dimana digolongkan menjadi 3 kelompok, yaitu surat biasa, surat penting, dan surat rahasi. Sedangkang pencatatan surat masuk diklasifikasikan berdasarkan lembaga. Pengklasifikasian pencatatan surat pada buku agenda berdasarkan unit kerja yaitu meliputi Airport Operation Department Head, Airport Readiness Department Head, Sales Department Head, Finance & IT Department Head, Airport Security Department Head, SMS Qm & CS Department Head, Shared & Services Department Head, BUMN, Swasta dan Pemerintahan.
c. Penanganan Surat Masuk
a) Pencatatan pada buku agenda
b) Kolom nomor urut agenda, diisi nomor urut pengagendaan surat-surat,
c) Kolom tanggal terima, diisi tanggal diterimanya surat oleh agendaris,
d) Kolom alamat surat, diisi dengan asal surat,
e) Kolom nomor surat, diisi dengan nomor surat masuk,
f) Kolom perihal, diisi sesuai dengan permasalahan,
g) Kolom tanggal, diisi dengan tanggal surat,
h) Keterangan file, diisi dengan kode penyimpanan surat.
Untuk pengklasifikasian pencatatan surat pada buku agenda berdasarkan campuran, meliputi penerimaan pegawai, penelitian, KKLP, dan lain-lain. Adapun keterangan yang dibubuhkan pada buku agenda mencakup nomor urut, tanggal terima, pengirim, nomor surat, tanggal surat, dan perihal surat.
Tabel 4. Buku Agenda
No. urut Tgl terima Alamat surat No. surat Perihal Tgl surat
Sumber : bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) Makassar.
d. Pengarahan surat masuk
Surat masuk yang telah disortir dan dicatat pada bagian pencatat surat, kemudian diserahkan kepada pengarah surat. Untuk surat penting ditujuan surat. Pengarahan surat yang dilakukan oleh bagian Communication & Legal Section head sudah sangat baik karena surat yang diterima sudah dilengkapi lembar disposisi, surat tersebut diantarkan kepada sekretaris General Manager. Setelah surat masuk telah di tandatangani oleh General manager, kemudian surat tersebut di antarkan kembali ke bagian Communication & Legal Section head untuk mengetahui kemana arah surat tersebut oleh Staff bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (persero) Makassar
a) Dalam memberi disposisi agar ditulis pada kolom lembar disposisi yang sudah tersedia.
b) Disposisi terlebih dahulu diisi tanggal, bulan, dan tahun diterima, nomor surat dan nomor agenda pada kolom yang tersedia oleh pelaksana.
c) Pengisian disposisi oleh pejabat cukup dengan mencantumkan tanda (√) pada isian kolom yang tersedia, untuk tambahan disposisi dapat dituangkan pada kolom catatan disposisi.
d) Penulisan pada lembar disposisi agar menggunakan bahasa Indonesia yang baku, singkat dan jelas,
e) Untuk menjaga surat tetap bersih dan rapi serta keaslian surat, maka tidak diperkenankan memberi disposisi/coretan pada surat yang diproses,
f) Pejabat yang memberikan arahan pada lembar disposisi kepada pejabat lainnya tidak dibenarkan menulis nama orangnya, tetapi nama jabatannya.
Gambar 3: Lembar Disposisi
Sumber data : bagian Communication & Legal Section head PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar.
Setiap surat yang telah di tandatangani oleh General Manager dan diserahkan kembali kepada bagian Communication & Legal Section head untuk dicatat dan diedarkan di setiap devisi-devisi yang ada di PT. Angkasa Pura I ( persero), sebelum surat di edarkan maka bagian Personalia Section akan menganda sebanyak 1 rangka. Surat yang digandakan (copy surat) akan disimpan di Bagian Umum, sedangkan surat masuk yang asli akan dikirim ke Devisi lain.
Gambar 4: Surat yang telah di tandatangani oleh GM
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
e. Pengolahan Surat Masuk
Berdasarkan wawancara dengan informan, diperoleh informasi bahwa pengolahan surat disesuaikan dengan kelompok surat. Untuk surat biasa, cenderung tidak dibuatkan surat balasan karena surat tersebut tidak terlalu penting . Namun, ada juga surat biasa yang dianggap perlu dibuatkan balasan surat. Surat biasa yang tidak dibuatkan surat balasan akan langsung diberikan pada bagian penata surat.
Surat masuk yang kelompok biasa dan yang akan langsung diberikan pada penata surat, tidak terdapat disposis. Tetapi surat masuk untuk surat penting dan diberi lembar disposisi dari pimpinan unit kerja.
f. Penataan surat masuk
Surat masuk yang diberikan pada penata surat, akan ditata berdasarkan status surat, yaitu aktif dan in-aktif. Untuk surat masuk biasa dan tidak dibuatkan surat balasan, maka akan langsung direntensi/dihancurkan dengan mesin penghancur dokumen. Sedangkan surat masuk penting akan disimpan pada filling cabinet oleh kearsipan.
Gambar 5: Pengarsipan surat
Sumber data: Bagian Comunnication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
2. Prosedur penanganan surat keluar
a. Pengolahan surat keluar
Kegiatan pengolahan surat keluar pada Bagian Personalia Section menganut asas desentralisasi yakni masing-masing unit kerja akan membuat surat keluar sendiri. Surat keluar akan dibuatkan konsep surat. Pembuat konsep surat akan disesuaikan dengan kelompok surat. Untuk surat biasa, konsep surat akan dibuat oleh staff dan dikoordinasikan kepada pimpinan untuk memperoleh persetujuan. Apabila konsep surat telah disetujui, maka staff akan langsung mengetik konsep surat tersebut. Sedangkan untuk surat penting, akan di konsep oleh pimpinan dan selanjutnya diserahkan kepada staff untuk diketik.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diketahui bahwa surat keluar tidak terdapat inisial pengonsep dan pengetik surat. Untuk penomoran surat, PT. Angkasa Pura I ( persero) memiliki standar pengkoden surat sendiri. Setiap nomor surat pada surat keluar ditentukan di bagian pencatatan.
b. Pencatatan surat keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan diketahui bahwa setiap surat yang keluar akan dicatat dalam komputer. Pengklasifikasian pencatatan surat pada komputer berdasarkan unit kerja dan wilayah kerja meliputi, Airport Operation Department Head, Airport Readiness Department Head, Sales Department Head, Finance & IT Department Head, Airport Security Department Head, SMS Qm & CS Department Head, Shared & Services Department Head, BUMN, Swasta dan Pemerintahan, sedangkan pencatatan pada buku ekspedisi apabila surat tersebut akan di kirim melalui bagian logistic, jasa, dan lain-lain. Adapun jumlah surat yang digandakan sebanyak jumlah tembusan yang ada pada surat keluar, dan pada bagian pengolah terdapat buku ekspedisi untuk
Gambar 6: Buku Ekspedisi Surat Keluar
Sumber data: Bagian Comunnication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Tabel 5. Buku ekspedisi surat keluar
No urut Tgl kirim No surat Kepada Perihal Pengirim paraf
Sumber : pada bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero ) Makassar.
c. Penataan surat keluar
Penataan arsip pada bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero). Menangani semua kegiatan alur surat-menyurat serta pengarsipannya. Surat keluar yang telah diberikan nomor surat dikembalikan ke unit kerja masing-masing lalu difotocopy setelah itu ditata dan yang aslinya siap untuk dikirim. Surat keluar yang masing dianggap penting akan disimpan di filling cabinet/diarsipkan.
Gambar 7: penyimpanan surat pada filling cabinet
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
d. Pengiriman surat keluar
1) Penomoran Surat Keluar
a. Surat yang dialamatkan dalam kota dikirim/disampaikan melalui petugas pengantar surat (kurir), dan apabila surat dikirim di dalam perusahaan pada devisi yang lain dikirim/disampaikan oleh sekretaris.
b. Pengiriman surat dicatat dalam buku ekspedisi.
c. Surat di masukkan ke dalam map yang ditetapkan oleh perusahaan.
d. Buku ekspedisi untuk ditandatangani penerima surat dan dibubuhi stempel cap kantor penerima serta dikembalikan ke alamat pengirim.
2) Tata Cara Pengiriman
Pengiriman Surat keluar dilakukan dengan tata cara :
a) Pemasukan surat ke dalam map
b) Pencatatan surat yang dikirimkan dalam buku ekspedisi
c) Penyampaian surat ke alamat yang dituju
d) Penerimaan bukti pengiriman atas surat yang dikirim
Gambar 8: Buku Ekspedisi Surat Keluar
Sumber Data: Bagian Communication & Legas Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Dalam proses pengiriman surat keluar, surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya diserahkan ke bagian ekspedisi yang ditugaskan melakukan pengiriman surat keluar baik melalui fax maupun menggunakan jasa pengiriman. Untuk surat yang dikirim melalui email cenderung bersifat koordinasi antar kantor pusat maupun kantor cabang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada informan diketahui bahwa proses pengiriman surat keluar Bagian Communication & Legal Section head di PT, Angkasa Pura I ( persero ) Makassar adalah tepat karena surat sampai ketujuan tepat waktunya.
Sistem penyimpanan surat masuk dan surat keluar
1. Penyimpanan surat masuk
Sistem penyimpanan surat masuk tersebut menggunakan sistem kode Huruf
2. Penyimpanan surat keluar
Sistim penyimpanan surat masuk tersebut menggunakan kode bulan dan kode angka
Kendala-kendala penanganan surat masuk dan surat keluar
Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) sepenuhnya mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, sehingga berimplikasi menimbulkan beberapa kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan penanganan surat-menyurat.
Adapun kendala-kendala yang terjadi dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkas Pura I ( Persero) Makassar sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang memiliki keterampilan khusus serta pengetahuan umum tentang tugas yang akan dikerjakan berpengaruh terhadap hasil kerja pegawai tersebut. Namun berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) makassar yaitu kurangnya pengetahuan pegawai terutama dalam hal penanganan surat-menyurat.
Salah satu bukti nyata akan kurangnya serta terbatasnya pengetahuan para pegawai pada Bagian Communication & Legal Section head PT. Angkasa Pura I ( persero) Makassar yaitu :
a. Dalam penanganan surat masuk masih sering terlambat karena keterbatasan peralatan dan kurangnya semangat kerja.
b. Dalam hal pengonsepan surat masih sering membutuhkan waktu yang cukup lama, walaupun pekerjaan tersebut sudah berulang-ulang dilakukan
c. Dalam pengiriman surat masuk ke unit kerja terkadang sering terjadi salah kirim sehingga mengakibatkan terlambatnya surat untuk ditindak lanjuti.
d. Dalam pengiriman surat ke kantor pusat atau ke kantor cabang sering terjadi keterlambatan pengiriman.
Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa hal tersebut disebabkan karena berbedanya latar belakang pendidikan dengan tugas yang diberikan kepada pegawai serta tidak adanya pengalaman kerja yang sesuai dengan posisi mereka saat ini. Selain itu, pegawai yang ada pada kantor kurang diawasi oleh pimpinan. Olehnya itu, agar pegawai yang bertugas di bagian Communication & Legal Section head sering diawasi sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penanganan surat-menyurat.
2. Peralatan
Peralatan merupakan sarana pendukung dalam pelaksanaan kegiatan kantor terutama dalam hal penanganan surat-menyurat.
Adapun peralatan yang digunakan pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar.
a. Filling cabinet
Berfungsi sebagai alat penyimpanan berkas-berkas dan surat-surat yang diterima dan dikeluarkan, juga dapat membantu menghindarkan dokumen-dokumen yang di simpan dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi.
b. Ordner
Ordner merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan surat-surat serta berkas-berkas yang ada dan di susun dilemari seperti yang disebut diatas
c. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagi sekat atau pemisahan dalam penyimpanan arsip.
Berdasarkan hasil wawancara penulis kepada para informan bahwa kurang memadainya peralatan yang tersedia disebabkan kurang mengertinya pegawai utama pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero ) tentang peralatan-peralatan yang digunakan dalam penanganan surat-menyurat.
Prosedur penanganan surat masuk pada Bagian Communication & Legal Section Head meliputi penerima surat, dan penataan surat. Sedangkan prosedur surat keluar meliputi pengolah surat, pencatatan surat, penataan surat, pengiriman surat.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara diketahui bahwa pengurusan surat menyurat pada Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) Makassar menggunakan asas campuran yaitu pengurusan surat masuk menggunakan asas sentralisasi yaitu surat masuk yang dipusatkan pada bagian Umum, sedangkan pengurusan surat keluar menggunakan asas desentralisasi.
Untuk pengelolaan surat keluar, setiap unit kerja dapat mengirim dan menyimpan surat pada unit masing-masing dengan mengambil nomor surat pada bagian pencatatan surat. Adapun sistem penyimpanan arsip dipusatkan pada Bagian Umum dan sistem kearsipan yang digunakan adalah sistem kearsipan dengan menggunakan filling cabinet.
Untuk mengetahui penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (persero) dapat dilihat pada penjelasan sebagai berikut :
1. Prosedur penanganan surat masuk
a. Penerimaan surat masuk
Penerimaan surat masuk pada bagian Communication & Legal Section head menggunakan asas gabungan yaitu sentralisasi, dimana penerimaan surat dipusatkan pada bagian Umum. Kegiatan penerimaan surat meliputi:
1) Bagian Umum menerima surat bagian dari mitra kerja, baik secara personal maupun instansi.
2) Memeriksa kebenaran alamat surat.
3) Setelah memeriksa kebenaran surat, maka selanjutnya diserahkan kebagian pencatatan, dimana unit kerja ini terpisah dengan bagian lainnya, serta membubuhkan paraf pada buku agenda yang terdapat dibagian umum sebagai bukti bahwa surat telah disampaikan.
b. Pencatatan surat masuk
Berdasarkan hasil pengamatan dari wawancara, diperoleh informasi bahwa surat dicatat di buku ekspedisi dan dilampirkan lembar ekspedisi. Adapun hal-hal yang termuat/terdapat dalam buku ekspedisi dapat dilihat pada sumber di bawah ini :
Gambar 2:. Buku Ekspedisi
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Tabel 3: Buku Ekspedisi
No urut Tgl masuk Pengirim No surat Tgl surat perihal Paraf
Sumber: Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Selanjutnya, surat yang diterima langsung disortir berdasarkan kelompok surat, dimana digolongkan menjadi 3 kelompok, yaitu surat biasa, surat penting, dan surat rahasi. Sedangkang pencatatan surat masuk diklasifikasikan berdasarkan lembaga. Pengklasifikasian pencatatan surat pada buku agenda berdasarkan unit kerja yaitu meliputi Airport Operation Department Head, Airport Readiness Department Head, Sales Department Head, Finance & IT Department Head, Airport Security Department Head, SMS Qm & CS Department Head, Shared & Services Department Head, BUMN, Swasta dan Pemerintahan.
c. Penanganan Surat Masuk
a) Pencatatan pada buku agenda
b) Kolom nomor urut agenda, diisi nomor urut pengagendaan surat-surat,
c) Kolom tanggal terima, diisi tanggal diterimanya surat oleh agendaris,
d) Kolom alamat surat, diisi dengan asal surat,
e) Kolom nomor surat, diisi dengan nomor surat masuk,
f) Kolom perihal, diisi sesuai dengan permasalahan,
g) Kolom tanggal, diisi dengan tanggal surat,
h) Keterangan file, diisi dengan kode penyimpanan surat.
Untuk pengklasifikasian pencatatan surat pada buku agenda berdasarkan campuran, meliputi penerimaan pegawai, penelitian, KKLP, dan lain-lain. Adapun keterangan yang dibubuhkan pada buku agenda mencakup nomor urut, tanggal terima, pengirim, nomor surat, tanggal surat, dan perihal surat.
Tabel 4. Buku Agenda
No. urut Tgl terima Alamat surat No. surat Perihal Tgl surat
Sumber : bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) Makassar.
d. Pengarahan surat masuk
Surat masuk yang telah disortir dan dicatat pada bagian pencatat surat, kemudian diserahkan kepada pengarah surat. Untuk surat penting ditujuan surat. Pengarahan surat yang dilakukan oleh bagian Communication & Legal Section head sudah sangat baik karena surat yang diterima sudah dilengkapi lembar disposisi, surat tersebut diantarkan kepada sekretaris General Manager. Setelah surat masuk telah di tandatangani oleh General manager, kemudian surat tersebut di antarkan kembali ke bagian Communication & Legal Section head untuk mengetahui kemana arah surat tersebut oleh Staff bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (persero) Makassar
a) Dalam memberi disposisi agar ditulis pada kolom lembar disposisi yang sudah tersedia.
b) Disposisi terlebih dahulu diisi tanggal, bulan, dan tahun diterima, nomor surat dan nomor agenda pada kolom yang tersedia oleh pelaksana.
c) Pengisian disposisi oleh pejabat cukup dengan mencantumkan tanda (√) pada isian kolom yang tersedia, untuk tambahan disposisi dapat dituangkan pada kolom catatan disposisi.
d) Penulisan pada lembar disposisi agar menggunakan bahasa Indonesia yang baku, singkat dan jelas,
e) Untuk menjaga surat tetap bersih dan rapi serta keaslian surat, maka tidak diperkenankan memberi disposisi/coretan pada surat yang diproses,
f) Pejabat yang memberikan arahan pada lembar disposisi kepada pejabat lainnya tidak dibenarkan menulis nama orangnya, tetapi nama jabatannya.
Gambar 3: Lembar Disposisi
Sumber data : bagian Communication & Legal Section head PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar.
Setiap surat yang telah di tandatangani oleh General Manager dan diserahkan kembali kepada bagian Communication & Legal Section head untuk dicatat dan diedarkan di setiap devisi-devisi yang ada di PT. Angkasa Pura I ( persero), sebelum surat di edarkan maka bagian Personalia Section akan menganda sebanyak 1 rangka. Surat yang digandakan (copy surat) akan disimpan di Bagian Umum, sedangkan surat masuk yang asli akan dikirim ke Devisi lain.
Gambar 4: Surat yang telah di tandatangani oleh GM
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
e. Pengolahan Surat Masuk
Berdasarkan wawancara dengan informan, diperoleh informasi bahwa pengolahan surat disesuaikan dengan kelompok surat. Untuk surat biasa, cenderung tidak dibuatkan surat balasan karena surat tersebut tidak terlalu penting . Namun, ada juga surat biasa yang dianggap perlu dibuatkan balasan surat. Surat biasa yang tidak dibuatkan surat balasan akan langsung diberikan pada bagian penata surat.
Surat masuk yang kelompok biasa dan yang akan langsung diberikan pada penata surat, tidak terdapat disposis. Tetapi surat masuk untuk surat penting dan diberi lembar disposisi dari pimpinan unit kerja.
f. Penataan surat masuk
Surat masuk yang diberikan pada penata surat, akan ditata berdasarkan status surat, yaitu aktif dan in-aktif. Untuk surat masuk biasa dan tidak dibuatkan surat balasan, maka akan langsung direntensi/dihancurkan dengan mesin penghancur dokumen. Sedangkan surat masuk penting akan disimpan pada filling cabinet oleh kearsipan.
Gambar 5: Pengarsipan surat
Sumber data: Bagian Comunnication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
2. Prosedur penanganan surat keluar
a. Pengolahan surat keluar
Kegiatan pengolahan surat keluar pada Bagian Personalia Section menganut asas desentralisasi yakni masing-masing unit kerja akan membuat surat keluar sendiri. Surat keluar akan dibuatkan konsep surat. Pembuat konsep surat akan disesuaikan dengan kelompok surat. Untuk surat biasa, konsep surat akan dibuat oleh staff dan dikoordinasikan kepada pimpinan untuk memperoleh persetujuan. Apabila konsep surat telah disetujui, maka staff akan langsung mengetik konsep surat tersebut. Sedangkan untuk surat penting, akan di konsep oleh pimpinan dan selanjutnya diserahkan kepada staff untuk diketik.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diketahui bahwa surat keluar tidak terdapat inisial pengonsep dan pengetik surat. Untuk penomoran surat, PT. Angkasa Pura I ( persero) memiliki standar pengkoden surat sendiri. Setiap nomor surat pada surat keluar ditentukan di bagian pencatatan.
b. Pencatatan surat keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan diketahui bahwa setiap surat yang keluar akan dicatat dalam komputer. Pengklasifikasian pencatatan surat pada komputer berdasarkan unit kerja dan wilayah kerja meliputi, Airport Operation Department Head, Airport Readiness Department Head, Sales Department Head, Finance & IT Department Head, Airport Security Department Head, SMS Qm & CS Department Head, Shared & Services Department Head, BUMN, Swasta dan Pemerintahan, sedangkan pencatatan pada buku ekspedisi apabila surat tersebut akan di kirim melalui bagian logistic, jasa, dan lain-lain. Adapun jumlah surat yang digandakan sebanyak jumlah tembusan yang ada pada surat keluar, dan pada bagian pengolah terdapat buku ekspedisi untuk
Gambar 6: Buku Ekspedisi Surat Keluar
Sumber data: Bagian Comunnication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Tabel 5. Buku ekspedisi surat keluar
No urut Tgl kirim No surat Kepada Perihal Pengirim paraf
Sumber : pada bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero ) Makassar.
c. Penataan surat keluar
Penataan arsip pada bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero). Menangani semua kegiatan alur surat-menyurat serta pengarsipannya. Surat keluar yang telah diberikan nomor surat dikembalikan ke unit kerja masing-masing lalu difotocopy setelah itu ditata dan yang aslinya siap untuk dikirim. Surat keluar yang masing dianggap penting akan disimpan di filling cabinet/diarsipkan.
Gambar 7: penyimpanan surat pada filling cabinet
Sumber data: Bagian Communication & Legal Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
d. Pengiriman surat keluar
1) Penomoran Surat Keluar
a. Surat yang dialamatkan dalam kota dikirim/disampaikan melalui petugas pengantar surat (kurir), dan apabila surat dikirim di dalam perusahaan pada devisi yang lain dikirim/disampaikan oleh sekretaris.
b. Pengiriman surat dicatat dalam buku ekspedisi.
c. Surat di masukkan ke dalam map yang ditetapkan oleh perusahaan.
d. Buku ekspedisi untuk ditandatangani penerima surat dan dibubuhi stempel cap kantor penerima serta dikembalikan ke alamat pengirim.
2) Tata Cara Pengiriman
Pengiriman Surat keluar dilakukan dengan tata cara :
a) Pemasukan surat ke dalam map
b) Pencatatan surat yang dikirimkan dalam buku ekspedisi
c) Penyampaian surat ke alamat yang dituju
d) Penerimaan bukti pengiriman atas surat yang dikirim
Gambar 8: Buku Ekspedisi Surat Keluar
Sumber Data: Bagian Communication & Legas Section Head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar
Dalam proses pengiriman surat keluar, surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya diserahkan ke bagian ekspedisi yang ditugaskan melakukan pengiriman surat keluar baik melalui fax maupun menggunakan jasa pengiriman. Untuk surat yang dikirim melalui email cenderung bersifat koordinasi antar kantor pusat maupun kantor cabang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada informan diketahui bahwa proses pengiriman surat keluar Bagian Communication & Legal Section head di PT, Angkasa Pura I ( persero ) Makassar adalah tepat karena surat sampai ketujuan tepat waktunya.
Sistem penyimpanan surat masuk dan surat keluar
1. Penyimpanan surat masuk
Sistem penyimpanan surat masuk tersebut menggunakan sistem kode Huruf
2. Penyimpanan surat keluar
Sistim penyimpanan surat masuk tersebut menggunakan kode bulan dan kode angka
Kendala-kendala penanganan surat masuk dan surat keluar
Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero) sepenuhnya mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, sehingga berimplikasi menimbulkan beberapa kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan penanganan surat-menyurat.
Adapun kendala-kendala yang terjadi dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkas Pura I ( Persero) Makassar sebagai berikut :
1. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang memiliki keterampilan khusus serta pengetahuan umum tentang tugas yang akan dikerjakan berpengaruh terhadap hasil kerja pegawai tersebut. Namun berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui bahwa pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) makassar yaitu kurangnya pengetahuan pegawai terutama dalam hal penanganan surat-menyurat.
Salah satu bukti nyata akan kurangnya serta terbatasnya pengetahuan para pegawai pada Bagian Communication & Legal Section head PT. Angkasa Pura I ( persero) Makassar yaitu :
a. Dalam penanganan surat masuk masih sering terlambat karena keterbatasan peralatan dan kurangnya semangat kerja.
b. Dalam hal pengonsepan surat masih sering membutuhkan waktu yang cukup lama, walaupun pekerjaan tersebut sudah berulang-ulang dilakukan
c. Dalam pengiriman surat masuk ke unit kerja terkadang sering terjadi salah kirim sehingga mengakibatkan terlambatnya surat untuk ditindak lanjuti.
d. Dalam pengiriman surat ke kantor pusat atau ke kantor cabang sering terjadi keterlambatan pengiriman.
Dari hasil wawancara dapat diketahui bahwa hal tersebut disebabkan karena berbedanya latar belakang pendidikan dengan tugas yang diberikan kepada pegawai serta tidak adanya pengalaman kerja yang sesuai dengan posisi mereka saat ini. Selain itu, pegawai yang ada pada kantor kurang diawasi oleh pimpinan. Olehnya itu, agar pegawai yang bertugas di bagian Communication & Legal Section head sering diawasi sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penanganan surat-menyurat.
2. Peralatan
Peralatan merupakan sarana pendukung dalam pelaksanaan kegiatan kantor terutama dalam hal penanganan surat-menyurat.
Adapun peralatan yang digunakan pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I (Persero) Makassar.
a. Filling cabinet
Berfungsi sebagai alat penyimpanan berkas-berkas dan surat-surat yang diterima dan dikeluarkan, juga dapat membantu menghindarkan dokumen-dokumen yang di simpan dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi.
b. Ordner
Ordner merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan surat-surat serta berkas-berkas yang ada dan di susun dilemari seperti yang disebut diatas
c. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagi sekat atau pemisahan dalam penyimpanan arsip.
Berdasarkan hasil wawancara penulis kepada para informan bahwa kurang memadainya peralatan yang tersedia disebabkan kurang mengertinya pegawai utama pada Bagian Communication & Legal Section head di PT. Angkasa Pura I ( Persero ) tentang peralatan-peralatan yang digunakan dalam penanganan surat-menyurat.