Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar
Wednesday, 6 September 2017
Tugas Akhir - Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar
Penyajian Data Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar
1. Sistem yang dilakukan Hotel Dalton
Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang melekat menurut pola yang terpadu. Sistem pemesanan kamar yang terjadi di Hotel Dalton meliputi receptionist, food and beverages, laundry department, bellboy, room boy/roommate, houseman dan security. Unsur-unsur yang terjadi dalam sistem ini berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat kerja yang terjalin akan membentuk sistem yang kuat dalam mencapai tujuan perusahaan. Setiap sistem dibuat untuk menangani aktivitas yang terjadi berulangkali atau rutin.
a. Receptions, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Menerima kedatangan tamu dan menginformasikan tentang harga jual kamar serta program-program apa yang dilakukan pihak hotel.
2. Mencatat dan mendaftar setiap tamu yang hendak tinggal di hotel mulai dari nama tamu hingga tagihan tamu selama menginap.
3. Melayani sambungan telepon dari pihak hotel maupun dari luar.
4. Membuat bill telepon setiap penggunaan sambungan langsung internasional (SLI) dan sambungan langsung jarak jauh (SLJJ).
5. Menjaga ketersediaan welcome drink untuk tamu pada waktu melakukan registrasi atau check in.
6. Melayani tamu-tamu yang ingin memesan kamar (booking). Dan mencatatnya di reservation chart dan room check list.
b. Food and beverages (service and products), aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Melayani tamu yang datang ke restaurant.
2. Melayani tamu yang membuat meeting di room meeting (hn alf day meeting).
3. Mengantarkan makanan dan minuman yang di pesan tamu di restoran maupun di kamar (room service).
4. Membuat bill food and beverages bagi tamu yang menginap lalu diserahkan kepada bagian Front Office untuk digabungkan dengan bill kamar.
c. Laundry department, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Melakukan proses pencucian milik hotel (Napkin, Sketting, and Bed Napkin)
2. Menerima pelayanan laundry dari tamu maupun dari pihak luar.
3. Membuat bill laundry dan menyerahkan ke bagian Front Office.
d. Bellboy, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Mengantarkan tamu ke kamar.
2. Membawakan barang bawaan tamu.
e. Room boy/Roommate, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Membersihkan kamar.
2. Menyediakan kelengkapan kamar sesuai dengan tipenya.
3. Menjaga kerapian kamar.
4. Mengecek kamar pada saat tamu check out.
f. Houseman, aktivitas yang dilakukan adalah menjaga kebersihan hotel.
g. Security, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1) Menjaga keamanan di hotel secara keseluruhan.
2) Menjaga tempat parkir.
3) Menjaga ketenangan dan kenyamanan di hotel.
4) Mengantar jemput tamu yang menginap.
Di dalam sistem yang terjadi di Hotel Dalton untuk menciptakan keteraturan dan pencapaian program menjadi mudah untuk dilaksanakan. Dalam sebuah organisasi, sistem mengambil alih semua program dan rancangan kegiatan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
2. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kamar
Sistem penerimaan kas dari jasa Penjualan kamar pada Hotel Dalton akan diuraikan sebagai berikut ini:
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas Penjualan kamar adalah sebagai berikut:
1) Fungsi Penjualan. Pada Hotel Dalton fungsi penjualan berada pada tangan receptionist, yang bertanggung jawab untuk menerima tamu pada saat check in dan mencatat order penerimaan tamu, kemudian melaporkan order tamu kepada fungsi kas untuk dibuatkan guest bill.
2) Fungsi Kas. Fungsi kas pada Hotel Dalton dipegang oleh kasir, yang bertanggung jawab untuk menerima order penerimaan kas dari receptionist, membuat guest bill saat tamu check in, melengkapi guest bill dengan daftar tagihan selama tamu menginap serta membuat cash receipt. Selain itu setelah menerima kas dari tamu, kasir membuat summary front office cash receipt untuk diserahkan ke general cashier.
3) Fungsi Akuntansi. Fungsi Akuntansi pada Hotel Dalton terdiri dari tiga bagian, yaitu:
a) Chief Accounting. Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional administrasi perusahaan secara keseluruhan, keakuratan laporan keuangan beserta analisanya, bertanggung jawab terhadap cost control, sales control, account receivable serta pengawasan bidang revenue, penggunaan serta pengolahan seluruh aktiva perusahaan, dan
performa laba perusahaan yang dibantu oleh department lain khususnya department profit (room division, restaurant, banquet).
b) Accounting. Bertanggung jawab terhadap keakuratan laporan keuangan dan seluruh kegiatan perpajakan, membantu Chief Accounting menyusun serta membuat analisa laporan keuangan sebagai informasi bagi manajemen dalam mengambil keputusan.
c) General Cashier. Bertanggung jawab untuk melakukan pengolahan teknis dan pengawasan penerimaan kas tunai dari semua department profit dan bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan (paid out).
b. Informasi yang diperlukan oleh Pihak Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas adalah:
1. Jumlah kas dari penjualan kamar, jasa laundry, penjualan menu (food and beverages) yang ada di restaurant, dan banquet (meeting room).
2. Kasir yang mencatat penjualan tunai.
3. Otorisasi oleh general cashier terhadap penerimaan kas yang akan disetor ke bank.
c. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari jasa sewa kamar adalah:
1) Guest Bill Adalah Nota yang digunakan untuk merekap tagihan yang harus dibayar tamu, identitas tamu, tanggal check in dan check out.
2) Cash Receipt Adalah Bukti pembayaran yang menyertai guest bill yang berisikan nama dan alamat tamu, rincian pembayaran, serta kode kasir.
3) Summary Front Office Cash Receipt Adalah Rekapitulasi dari guest bill dan cash report yang digunakan untuk mencocokkan data-data dengan jumlah nominal yang ada dari kedua dokumen tersebut.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan berupa jurnal penerimaan kas yang dibuat oleh accounting untuk proses pencatatan penerimaan kas dari penjualan kamar.
e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas penjualan kamar adalah:
1) Prosedur Penjualan
a. Receptionist menerima tamu pada saat check in.
b. Secara online receptionist melaporkan order penerimaan tamu ke bagian kasir.
c. Pada saat tamu check in, kasir menerima laporan order penerimaan tamu dari receptionist, kemudian mempersiapkan tiga lembar guest bill dan mengarsipkannya sementara menurut kartu identitas tamu yang diberikan (KTP, SIM atau Passport).
2) Prosedur Penerimaan Kas
a) Pada saat tamu check out dan akan membayar, terlebih dahulu kasir melengkapi guest bill dengan tagihan-tagihan selama tamu menginap, setelah itu membuat cash receipt sebanyak tiga lembar. Cash receipt dan guest bill lembar I dimasukkan ke amplop dan diserahkan ke tamu sebagai bukti pembayaran yang sah.
b) Kasir membuat summary front office cash receipt berdasarkan cash receipt dan guest bill.
c) Kasir menyerahkan summary front office receipt ke general cashier beserta kas dari penerimaan sewa kamar.
d) Kasir menyerahkan lembar ke II cash receipt dan guest bill ke bagian general cashier.
e) Kasir mengarsipkan lembar ke III berdasar tanggal check out.
3) Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
a) General cashier menerima summary front office receipt dan kas dari kasir.
b) General cashier mengisi bukti setor bank sebanyak dua lembar dan memintakan otorisasi terhadap chief accounting.
c) General cashier menyetorkan kas beserta bukti setor lembar I ke bank.
d) General cashier mengarsipkan summary front office cash receipt dan bukti setor bank lembar ke II berdasarkan tanggal.
4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
a. General Cashier menerima cash receipt dan guest bill lembar ke II dari kasir.
b. General Cashier terlebih dahulu meneliti cash receipt dan guest bill sebelum diserahkan kepada bagian accounting.
c. Setelah menerima dokumen dari general cashier, accounting melakukan cross check antara cash receipt dan guest bill kemudian meminta otorisasi pada chief accounting.
d. Otorisasi telah dilakukan oleh chief accounting, kemudian cash receipt dan guest bill diserahkan kembali ke accounting untuk pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas.
e. Setelah accounting selesai mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas lalu accounting menyerahkan jurnal penerimaan kas ke general cashier.
5) Prosedur Pencatatan ke dalam Buku Besar
a) General cashier menerima jurnal penerimaan kas dari accounting untuk diposting ke dalam buku besar.
b) Setelah proses pemostingan selesai, general cashier mengembalikan jurnal penerimaan kas beserta buku besar ke bagian accounting untuk dibuat laporan keuangan.
f. Sistem Pengendalian Intern
Elemen-elemen yang terkait dalam sistem pengendalian intern penerimaan kas dari jasa sewa kamar adalah sebagai berikut:
1) Organisasi
a) Fungsi penjualan berada pada tangan receptionist sudah terpisah dengan fungsi kas yang dipegang oleh kasir.
b) Fungsi kas sudah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi sudah terbagi menjadi tiga bagian dengan spesifikasi tugas yang baik.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a) Order penerimaan tamu diserahkan ke bagian kasir untuk dibuatkan guest bill. Guest bill di otorisasi oleh kasir agar menjadi dokumen yang sah dan dapat dipakai untuk menerima pembayaran dari tamu, serta sebagai dokumen sumber untuk mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas.
b) Bukti setor bank di otorisasi oleh chief accounting berdasar cash receipt dan guest bill sebelum disetorkan ke bank.
c) Jurnal penerimaan kas harus diisi informasi yang berasal dari cash receipt dan guest bill yang sudah di cross check dan telah di otorisasi oleh chief accounting.
d) Pencatatan penerimaan kas dari penjualan jasa sewa kamar ke dalam jurnal penerimaan kas dilakukan oleh karyawan yang telah di pilih oleh General Manager, yaitu Accounting.
3) Praktik yang Sehat
a. Cash receipt dan guest bill bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh kasir.
b. Setiap transaksi tidak dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari unit organisasi yang lain.
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern.
Demikian tugas akhir / skripsi mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar, semoga dapat bermanfaat.
Penyajian Data Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar
1. Sistem yang dilakukan Hotel Dalton
Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang melekat menurut pola yang terpadu. Sistem pemesanan kamar yang terjadi di Hotel Dalton meliputi receptionist, food and beverages, laundry department, bellboy, room boy/roommate, houseman dan security. Unsur-unsur yang terjadi dalam sistem ini berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat kerja yang terjalin akan membentuk sistem yang kuat dalam mencapai tujuan perusahaan. Setiap sistem dibuat untuk menangani aktivitas yang terjadi berulangkali atau rutin.
a. Receptions, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Menerima kedatangan tamu dan menginformasikan tentang harga jual kamar serta program-program apa yang dilakukan pihak hotel.
2. Mencatat dan mendaftar setiap tamu yang hendak tinggal di hotel mulai dari nama tamu hingga tagihan tamu selama menginap.
3. Melayani sambungan telepon dari pihak hotel maupun dari luar.
4. Membuat bill telepon setiap penggunaan sambungan langsung internasional (SLI) dan sambungan langsung jarak jauh (SLJJ).
5. Menjaga ketersediaan welcome drink untuk tamu pada waktu melakukan registrasi atau check in.
6. Melayani tamu-tamu yang ingin memesan kamar (booking). Dan mencatatnya di reservation chart dan room check list.
b. Food and beverages (service and products), aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Melayani tamu yang datang ke restaurant.
2. Melayani tamu yang membuat meeting di room meeting (hn alf day meeting).
3. Mengantarkan makanan dan minuman yang di pesan tamu di restoran maupun di kamar (room service).
4. Membuat bill food and beverages bagi tamu yang menginap lalu diserahkan kepada bagian Front Office untuk digabungkan dengan bill kamar.
c. Laundry department, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Melakukan proses pencucian milik hotel (Napkin, Sketting, and Bed Napkin)
2. Menerima pelayanan laundry dari tamu maupun dari pihak luar.
3. Membuat bill laundry dan menyerahkan ke bagian Front Office.
d. Bellboy, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Mengantarkan tamu ke kamar.
2. Membawakan barang bawaan tamu.
e. Room boy/Roommate, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1. Membersihkan kamar.
2. Menyediakan kelengkapan kamar sesuai dengan tipenya.
3. Menjaga kerapian kamar.
4. Mengecek kamar pada saat tamu check out.
f. Houseman, aktivitas yang dilakukan adalah menjaga kebersihan hotel.
g. Security, aktivitas yang dilakukan sebagai berikut:
1) Menjaga keamanan di hotel secara keseluruhan.
2) Menjaga tempat parkir.
3) Menjaga ketenangan dan kenyamanan di hotel.
4) Mengantar jemput tamu yang menginap.
Di dalam sistem yang terjadi di Hotel Dalton untuk menciptakan keteraturan dan pencapaian program menjadi mudah untuk dilaksanakan. Dalam sebuah organisasi, sistem mengambil alih semua program dan rancangan kegiatan suatu organisasi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
2. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Kamar
Sistem penerimaan kas dari jasa Penjualan kamar pada Hotel Dalton akan diuraikan sebagai berikut ini:
a. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas Penjualan kamar adalah sebagai berikut:
1) Fungsi Penjualan. Pada Hotel Dalton fungsi penjualan berada pada tangan receptionist, yang bertanggung jawab untuk menerima tamu pada saat check in dan mencatat order penerimaan tamu, kemudian melaporkan order tamu kepada fungsi kas untuk dibuatkan guest bill.
2) Fungsi Kas. Fungsi kas pada Hotel Dalton dipegang oleh kasir, yang bertanggung jawab untuk menerima order penerimaan kas dari receptionist, membuat guest bill saat tamu check in, melengkapi guest bill dengan daftar tagihan selama tamu menginap serta membuat cash receipt. Selain itu setelah menerima kas dari tamu, kasir membuat summary front office cash receipt untuk diserahkan ke general cashier.
3) Fungsi Akuntansi. Fungsi Akuntansi pada Hotel Dalton terdiri dari tiga bagian, yaitu:
a) Chief Accounting. Bertanggung jawab terhadap kelancaran operasional administrasi perusahaan secara keseluruhan, keakuratan laporan keuangan beserta analisanya, bertanggung jawab terhadap cost control, sales control, account receivable serta pengawasan bidang revenue, penggunaan serta pengolahan seluruh aktiva perusahaan, dan
performa laba perusahaan yang dibantu oleh department lain khususnya department profit (room division, restaurant, banquet).
b) Accounting. Bertanggung jawab terhadap keakuratan laporan keuangan dan seluruh kegiatan perpajakan, membantu Chief Accounting menyusun serta membuat analisa laporan keuangan sebagai informasi bagi manajemen dalam mengambil keputusan.
c) General Cashier. Bertanggung jawab untuk melakukan pengolahan teknis dan pengawasan penerimaan kas tunai dari semua department profit dan bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan (paid out).
b. Informasi yang diperlukan oleh Pihak Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penerimaan kas adalah:
1. Jumlah kas dari penjualan kamar, jasa laundry, penjualan menu (food and beverages) yang ada di restaurant, dan banquet (meeting room).
2. Kasir yang mencatat penjualan tunai.
3. Otorisasi oleh general cashier terhadap penerimaan kas yang akan disetor ke bank.
c. Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari jasa sewa kamar adalah:
1) Guest Bill Adalah Nota yang digunakan untuk merekap tagihan yang harus dibayar tamu, identitas tamu, tanggal check in dan check out.
2) Cash Receipt Adalah Bukti pembayaran yang menyertai guest bill yang berisikan nama dan alamat tamu, rincian pembayaran, serta kode kasir.
3) Summary Front Office Cash Receipt Adalah Rekapitulasi dari guest bill dan cash report yang digunakan untuk mencocokkan data-data dengan jumlah nominal yang ada dari kedua dokumen tersebut.
d. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan berupa jurnal penerimaan kas yang dibuat oleh accounting untuk proses pencatatan penerimaan kas dari penjualan kamar.
e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas penjualan kamar adalah:
1) Prosedur Penjualan
a. Receptionist menerima tamu pada saat check in.
b. Secara online receptionist melaporkan order penerimaan tamu ke bagian kasir.
c. Pada saat tamu check in, kasir menerima laporan order penerimaan tamu dari receptionist, kemudian mempersiapkan tiga lembar guest bill dan mengarsipkannya sementara menurut kartu identitas tamu yang diberikan (KTP, SIM atau Passport).
2) Prosedur Penerimaan Kas
a) Pada saat tamu check out dan akan membayar, terlebih dahulu kasir melengkapi guest bill dengan tagihan-tagihan selama tamu menginap, setelah itu membuat cash receipt sebanyak tiga lembar. Cash receipt dan guest bill lembar I dimasukkan ke amplop dan diserahkan ke tamu sebagai bukti pembayaran yang sah.
b) Kasir membuat summary front office cash receipt berdasarkan cash receipt dan guest bill.
c) Kasir menyerahkan summary front office receipt ke general cashier beserta kas dari penerimaan sewa kamar.
d) Kasir menyerahkan lembar ke II cash receipt dan guest bill ke bagian general cashier.
e) Kasir mengarsipkan lembar ke III berdasar tanggal check out.
3) Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
a) General cashier menerima summary front office receipt dan kas dari kasir.
b) General cashier mengisi bukti setor bank sebanyak dua lembar dan memintakan otorisasi terhadap chief accounting.
c) General cashier menyetorkan kas beserta bukti setor lembar I ke bank.
d) General cashier mengarsipkan summary front office cash receipt dan bukti setor bank lembar ke II berdasarkan tanggal.
4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
a. General Cashier menerima cash receipt dan guest bill lembar ke II dari kasir.
b. General Cashier terlebih dahulu meneliti cash receipt dan guest bill sebelum diserahkan kepada bagian accounting.
c. Setelah menerima dokumen dari general cashier, accounting melakukan cross check antara cash receipt dan guest bill kemudian meminta otorisasi pada chief accounting.
d. Otorisasi telah dilakukan oleh chief accounting, kemudian cash receipt dan guest bill diserahkan kembali ke accounting untuk pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas.
e. Setelah accounting selesai mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas lalu accounting menyerahkan jurnal penerimaan kas ke general cashier.
5) Prosedur Pencatatan ke dalam Buku Besar
a) General cashier menerima jurnal penerimaan kas dari accounting untuk diposting ke dalam buku besar.
b) Setelah proses pemostingan selesai, general cashier mengembalikan jurnal penerimaan kas beserta buku besar ke bagian accounting untuk dibuat laporan keuangan.
f. Sistem Pengendalian Intern
Elemen-elemen yang terkait dalam sistem pengendalian intern penerimaan kas dari jasa sewa kamar adalah sebagai berikut:
1) Organisasi
a) Fungsi penjualan berada pada tangan receptionist sudah terpisah dengan fungsi kas yang dipegang oleh kasir.
b) Fungsi kas sudah terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi sudah terbagi menjadi tiga bagian dengan spesifikasi tugas yang baik.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a) Order penerimaan tamu diserahkan ke bagian kasir untuk dibuatkan guest bill. Guest bill di otorisasi oleh kasir agar menjadi dokumen yang sah dan dapat dipakai untuk menerima pembayaran dari tamu, serta sebagai dokumen sumber untuk mencatat ke dalam jurnal penerimaan kas.
b) Bukti setor bank di otorisasi oleh chief accounting berdasar cash receipt dan guest bill sebelum disetorkan ke bank.
c) Jurnal penerimaan kas harus diisi informasi yang berasal dari cash receipt dan guest bill yang sudah di cross check dan telah di otorisasi oleh chief accounting.
d) Pencatatan penerimaan kas dari penjualan jasa sewa kamar ke dalam jurnal penerimaan kas dilakukan oleh karyawan yang telah di pilih oleh General Manager, yaitu Accounting.
3) Praktik yang Sehat
a. Cash receipt dan guest bill bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh kasir.
b. Setiap transaksi tidak dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari unit organisasi yang lain.
c. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern.
Demikian tugas akhir / skripsi mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari Penjualan Kamar Secara Tunai Pada Hotel Delton Makassar, semoga dapat bermanfaat.