Tinjauan Pustaka Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Friday, 24 March 2017
Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Adapun pengertian sistem menurut Gordon B. Davis (1984) yang dikutip Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf, Visimedia, Jakarta, 2009, p 23 dikatakan bahwa:
“Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”.
Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Raymond Mcleod (2011) yang dikutip Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf, Visimedia, Jakarta,2009, p 24 mengatakan bahwa :
“Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu”.
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Disisi lain kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan), tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusun tenaga kerja, dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam dan mengembalikan surat.
Pengertian Arsip
Menurut Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p.1 bahwa:
“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.”
Hal yang sama juga dikemukakan oleh Maryati dalam bukunya Manajemen Perkantoran Efektif, Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta, 2008, p.114 mendefenisikan bahwa:
“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu di masa mendatang.”
Demikian pula pendapat Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung, 2008, p. 32 menyatakan bahwa:
“Arsip memiliki tiga pengertian: (a) kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan; (b) gedung (ruangan) penyimpan kumpulan naskah atau dokumen; (c) organisasi atau lembaga yang mengelola dan meyimpan kumpulan naskah atau dokumen.”
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Jenis-Jenis Arsip
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi,Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p.4., adapun jenis-jenis arsip sebagai berikut :
Peranan Arsip
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran maupun lembaga Negara memerlukan data dan informasi.Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.Untuk pengambilan keputusan arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengelolaan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil.
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p 2, Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, “sebagai sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya”.
Maka dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Tujuan Arsip
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p 12, Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahanpertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai usaha. Berikut adalah usaha yang dperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan menurut Durotul Yatimah dalam bukunya Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, CV. Pustaka Setia, Bandung, 2009, p 184 yaitu :
1. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya.
2. Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan.
3. Menyiapkantenaga-tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa penataran atau kursus.
4. Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas kearsipan.
Dengan usaha-usaha tersebut di atas, diharapkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan dan pusat informasi dapat terwujud dengan sebaik-baiknya.
Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip-arsip. Arsip-arsip itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.
Pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yang dijelaskan oleh The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 2000, p120 :
1. Penyimpanan menurut Abjad (Alphabetic Filing)
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.
2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling)
Arsip-arsip dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip. Arsip-arsip yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan tersebut.
3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic Filling)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera,Jawa,Kalimantan) atau menurut wilayah propinsi maupun wilayah kabupaten/kota serta wilayah kecamatan/desa. Namun disini pula dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling)
Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari satu dan terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling)
Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan arsip-arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap arsip itu. Sistem ini dapatdipakai bagi arsip-arsip yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
Peralatan Penyimpanan Arsip
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Menurut Sri Endang R, et.al. dalam bukunya Mengelola Dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Jakarta, 2006, p.12 Jenis-jenis peralatan sistem penyimpanan arsip antara lain sebagai berikut:
1. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
2. Rotari alat penyimpanan berputar adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
3. Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
4. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
5. Map arsip
a. Stopmap folio, yaitu map dengan daun penutup pada tiap sisinya untuk menopang surat agar tidak jatuh.
b. Map snelchecter yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map, tanpa daun penutup.
c. Hanging folder yaitu map yang mempunyai besi penggantung.
6. Guideyaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk dan atau sekta/pemisah dalam penyimpanan arsip.
7. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang didalamnya terdapat penjepit besi. Arsip yang akan disimpan diordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
8. Alat Penyimpanan Khususadalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flashdisk, CD (compactdisk), kaset dan sebagainya.
Kendala dalam Penyimpanan Arsip
Kendala dalam penyimpanan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah :
Artikel yang terkait :
Latar Belakang Masalah Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Metode Penelitian Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Penutup Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Daftar Pustaka Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Abstrak dan Abstract Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan.
Adapun pengertian sistem menurut Gordon B. Davis (1984) yang dikutip Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf, Visimedia, Jakarta, 2009, p 23 dikatakan bahwa:
“Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”.
Sementara itu, pendapat lain disampaikan oleh Raymond Mcleod (2011) yang dikutip Hendi Haryadi dalam bukunya Administrasi Perkantoran untuk manajer dan staf, Visimedia, Jakarta,2009, p 24 mengatakan bahwa :
“Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu”.
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Disisi lain kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan), tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusun tenaga kerja, dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam dan mengembalikan surat.
Pengertian Arsip
Menurut Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p.1 bahwa:
“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.”
Hal yang sama juga dikemukakan oleh Maryati dalam bukunya Manajemen Perkantoran Efektif, Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN, Yogyakarta, 2008, p.114 mendefenisikan bahwa:
“Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu di masa mendatang.”
Demikian pula pendapat Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung, 2008, p. 32 menyatakan bahwa:
“Arsip memiliki tiga pengertian: (a) kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan; (b) gedung (ruangan) penyimpan kumpulan naskah atau dokumen; (c) organisasi atau lembaga yang mengelola dan meyimpan kumpulan naskah atau dokumen.”
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sekumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara teratur agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Jenis-Jenis Arsip
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi,Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p.4., adapun jenis-jenis arsip sebagai berikut :
- Arsip aktif (dinamis) adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admnistrasi negara.
- Arsip inaktif (statis) adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggrakan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
Peranan Arsip
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran maupun lembaga Negara memerlukan data dan informasi.Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.Untuk pengambilan keputusan arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Pengelolaan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil.
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p 2, Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, “sebagai sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”, “penganalisaan”, “pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya”.
Maka dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Tujuan Arsip
Menurut Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Bumi Aksara, Jakarta, 2013, p 12, Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahanpertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai usaha. Berikut adalah usaha yang dperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan menurut Durotul Yatimah dalam bukunya Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, CV. Pustaka Setia, Bandung, 2009, p 184 yaitu :
1. Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya.
2. Berusaha melengkapi peralatan atau sarana yang diperlukan.
3. Menyiapkantenaga-tenaga dalam bidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan kemampuan para petugas bidang kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa penataran atau kursus.
4. Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas kearsipan.
Dengan usaha-usaha tersebut di atas, diharapkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan dan pusat informasi dapat terwujud dengan sebaik-baiknya.
Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip-arsip. Arsip-arsip itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan.
Pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip yang dijelaskan oleh The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, 2000, p120 :
1. Penyimpanan menurut Abjad (Alphabetic Filing)
Pada penyimpanan ini, arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seorang langganan dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.
2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling)
Arsip-arsip dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap arsip. Arsip-arsip yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-judul urusan tersebut.
3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic Filling)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera,Jawa,Kalimantan) atau menurut wilayah propinsi maupun wilayah kabupaten/kota serta wilayah kecamatan/desa. Namun disini pula dapat dipakai sistem abjad untuk mengatur urutan-urutan nama langganan itu, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling)
Pada sistem penyimpanan ini, arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari satu dan terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling)
Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan arsip-arsip ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap arsip itu. Sistem ini dapatdipakai bagi arsip-arsip yang harus memperhatikan sesuatu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
Peralatan Penyimpanan Arsip
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Menurut Sri Endang R, et.al. dalam bukunya Mengelola Dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Jakarta, 2006, p.12 Jenis-jenis peralatan sistem penyimpanan arsip antara lain sebagai berikut:
1. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
2. Rotari alat penyimpanan berputar adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
3. Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
4. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
5. Map arsip
a. Stopmap folio, yaitu map dengan daun penutup pada tiap sisinya untuk menopang surat agar tidak jatuh.
b. Map snelchecter yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map, tanpa daun penutup.
c. Hanging folder yaitu map yang mempunyai besi penggantung.
6. Guideyaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai petunjuk dan atau sekta/pemisah dalam penyimpanan arsip.
7. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang didalamnya terdapat penjepit besi. Arsip yang akan disimpan diordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
8. Alat Penyimpanan Khususadalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flashdisk, CD (compactdisk), kaset dan sebagainya.
Kendala dalam Penyimpanan Arsip
Kendala dalam penyimpanan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah :
- Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
- Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.
- Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
- Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
- Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
- Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.
- Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
- Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).
Artikel yang terkait :
Latar Belakang Masalah Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Metode Penelitian Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Penutup Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Daftar Pustaka Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Abstrak dan Abstract Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar