Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
Sunday, 1 January 2017
Tugas Akhir - Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
Latar Belakang Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
Manusia dalam berorganisasi perlu diatur dengan peraturan yang disepakati bersama. Peraturan perundang-undangan tidak dapat melayani dirinya sendiri secara otomatis. Peraturan perundang-undangan itu dapat berfungsi secara efektif karena manusia mematuhinya. Dalam ruang lingkup organisasi ketaatan dan kepatuhan setiap anggotanya terhadap peraturan merupakan hal yang sangat penting dilakukan, agar tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu administrasi memiliki peranan penting dalam penataan tenaga kerja manusia, sehingga manusia sebagai inti dari organisasi dapat melaksanakan dan mematuhi setiap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa peranan manusia sangat penting bahkan sangat menentukan. Lagi pula agar peranan manusia dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dan sebaik mungkin, manusia harus dikelola dengan sebaik-baiknya dengan mempergunakan ilmu administrasi. Kita sekarang telah berada dalam abad teknologi dimana kegiatan manusia sudah digantikan dengan mesin, namun faktor manusia tetaplah merupakan faktor yang paling penting dan paling menentukan dalam setiap organisasi apapun.
Lembaga keuangan seperti perbankan merupakan instrumen penting dalam memperlancar jalannya pembangunan suatu bangsa. Dengan demikian, faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menghadapi persaingan ini adalah dengan cara meningkatkan kualitas peranan di bagian administrasi bank.
Bagian administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar memegang peranan penting dalam melaksanakan kerja program berjalan dengan baik. Jika sistem administrasi tidak berjalan, maka hal tersebut akan berakibat kepada tingkat kualitas pelayanan bank tersebut, begitupun sebaliknya.
Pembahasan Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
4.1 Peranan Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
1. Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar menggunakan azas sentralisasi, sehingga setiap surat masuk dan surat keluar terlebih ditangani bagian administrasi kemudian diserahkan kepada bagian yang berkepentingan.
a. Penangan surat masuk meliputi :
1) Surat yang masuk baik dari kantor pusat maupun dari instansi lain semua diproses pada Administrasi, kemudian surat tersebut dicatat ke dalam buku registrasi surat masuk.
2) Surat yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan kepada pimpinan.
b.Penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan surat keluar biasanya langsung dibuat bagian Administrasi, tetapi juga kadang-kadang dibuat langsung oleh bagian yang bersangkutan dengan terlebih dahulu meminta nomor surat, hal tersebut dilakukan untuk menghindari surat ganda.
2) Setelah surat keluar dibuat, maka surat diserahkan kepada bagian Administrasi untuk dicatat di buku registrasi surat keluar dan sebelum mengirim surat ke alamat yang di tuju, surat tersebut digandakan untuk diarsip dan disimpan ke dalam ordner.
Berdasarkan pengamatan langsung yang dilakukan mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar, diketahui bahwa pengarsipan hanya pada surat keluar. Seharusnya bagian Administrasi juga menyimpan salinan surat masuk, agar nanti dapat digunakan apabila surat masuk diperlukan.
2. Membuat Surat Perintah Jalan (SPJ)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa salah satu peran Administrasi adalah membuat SPJ yang meliputi :
3. Membuat Permohonan Cuti Karyawan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa salah satu peran Administrasi adalah membuat Permohonan Cuti Karyawan yang meliputi :
4. Membuat Reimburse
Bagian administrasi membuat reimburse atau penggantian biaya operasional ke Kanca Booking Office seperti biaya bensin, tol, parkir serta peralatan kantor lainnya. Pelaksanaan pembuatan reimburse, meliputi :
5. Memastikan ATK tersedia dan lengkap
Setiap seminggu sekali, bagian administrasi memeriksa kelengkapan peralatan kantor apakah masih ada atau sudah habis, seperti kertas, map, binder clip, pulpen, tinta printer dan peralatan lainnya.
6. Mencatat semua aplikasi yang masuk dan keluar
Aplikasi yang dimaksud adalah berkas-berkas calon debitur yang ingin mengajukan KPR ataupun KKB. Adapun kegiatan pencatatan aplikasi masuk dan keluar, meliputi :
a. Bagian administrasi menerima berkas dari Account Officer, dan mencatatnya berkas tersebut.
b. Selanjutnya dibawa ke bagian SKK (Sentra Kredit Konsumer) untuk proses lebih lanjut, mengenai di setujui atau tidaknya sebuah aplikasi tergantung kelengkapan dokumennya.
Adapun dokumen yang harus di lengkapi :
1) Fotocopy KTP
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy NPWP
4) Fotocopy buku tabungan 3 bulan terakhir
5) Slip gaji dan surat keterangan kerja
6) SK pegawai tetap yang di legalisir
7) Salinan laporan keuangan, jika yang mengajukan adalah pengusaha / wiraswasta
8) Fotocopy legal usaha (TDP, SIUP, SITU)
9) Fotocopy akta perusahaan
10)Fotocopy ijin praktek
11)Pas photo terbaru suami dan istri
7. Memonitor Absensi Karyawan.
Dalam penanganan absensi karyawan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar menggunakan 2 kali absensi. Adapun pelaksanaan absensi meliputi :
8. Membuat Surat Penugasan Dan Surat Penghentian Sales Person
Surat Penugasan Sales Person dibuat apabila ada Sales Person yang baru di rekrut melalui perusahaan outsourcing. Surat penugasan ini hanya bisa di tandatangani oleh Regional Sales Manager. Walaupun yang mewawancarai calon Sales Person (SP) tersebur adalah Area Sales Manager.
Surat Penghentian Sales Person ada 2 jenis :
9. Membuat Insentif Sales Person
Setiap awal bulan sebelum tanggal 08, sales person membuat data pencapaian targetnya selama 1 bulan. Kemudian memberikannya ke bagian administrasi. Setelah mendapatkan data-data tersebut, bagian administrasi mengeceknya lagi pada sistem, hal ini dilakukan agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh sales person terhadap pencapaian targetnya. Setelah itu barulah bagian administrasi menghitung besar insentif mereka. insentif dapat dibayarkan dari hasil permohonan aplikasi permohonan kredit konsumer yang di setujui dengan realisasi sampai < 100% dari target yang di tetapkan.
Besarnya insentif per sales person per bulan sebagai berikut :
{ (0,1% x target) + [ faktor pengali pencapaian target x (total realisasi – target) ] } x faktor jumlah debitur.
Faktor pengali pencapaian target sebagai berikut :
Tabel 1
Faktor Pengali Pencapain Target
No Pencapaian Target Faktor Pengali Pencapaian Target
1 100% 0%
2 >100% s/d 120% 0.150%
3 >120% s/d 140% 0.175%
4 >140% s/d 160% 0..200%
5 >160% 0.225%
Faktor jumlah debitur sebagai berikut :
Tabel 2
Jumlah Debitur
No Jumlah debitur Faktor jumlah debitur
1 1 s/d 3 orang 60%
2 3 s/d 6 orang 80%
3 > 6 orang 100%
Keterangan :
4.2 Peralatan yang digunakan Administrasi dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan peran Bagian Administrasi dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan yang digunakan oleh Bagian Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar antara lain :
1. Buku Register Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku register berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan Bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku registrasi yang digunakan pada bagian ini untuk registrasi surat masuk berisi kolom nomor, tanggal masuk surat, asal surat, tanggal surat, nomor surat, perihal dan keterangan. Untuk agenda surat keluar berisi kolom nomor surat, tanggal surat, perihal dan penerima.
Diketahui bahwa penggunaan buku register pada bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar, dapat dikatakan cukup baik, karena adanya pemisahan antara buku registrasi surat masuk dan buku registrasi surat keluar. Namun, hal tersebut masih mempunyai kelemahan, karena buku register yang digunakan masih standar dan tidak mencatumkan nomor klasifikasi dan isi ringkas serta pencatatan pada buku register tersebut kurang rapi, sehingga menyulitkan pada saat pencarian arsip.
2. Laptop
Laptop digunakan untuk mengetik dan menyimpan kegiatan-kegiatan dokumen bagian Administrasi. Penginputan dengan menggunakan laptop belum membantu bagian administrasi, karena program yang digunakan masih berupa file Microsoft Office dan masih menggunakan sistem manual dalam pencarian arsip. Berikut ini contoh laptop yang digunakan.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa peran bagian Administrasi dalam melaksanakan tugas yang berbasis komputerisasi pada Kantor PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar belum terlaksana sebagaimana mestinya. Hal ini dikarenakan beberapa faktor di antaranya kurangnya peralatan yang mendukung seperti tambahan komputer.
3. Printer
Bagian administrasi dalam menjalankan perannya difasilitasi dengan printer sekaligus bisa juga fotocopy dan scan, sehingga bagian administrasi lebih mudah menjalankan tugasnya.
4. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada Bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar.
Dapat terlihat bahwa ordner ditaruh di atas meja bersampingan dengan komputer, seharusnya ada disediakan lemari arsip atau Compacto untuk penempatan ordner, sehingga bagian Administrasi lebih legah dalam melaksanakan tugasnya.
5. Buku Reimburse
Buku Reimburse (data biaya operasional) yang digunakan bagian Administrasi, seharusnya data-data reimburse juga diketik di laptop atau komputer, agar kelihatan lebih rapi.
4.3 Kendala-Kendala yang Dialami Dalam Melaksanakan Peranan Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami oleh bagian Administrasi dalam melaksanakan perannya pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar adalah sebagai berikut :
Demikian tugas akhir yang berjudul Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar, semoga dapat bermanfaat.
Latar Belakang Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
Manusia dalam berorganisasi perlu diatur dengan peraturan yang disepakati bersama. Peraturan perundang-undangan tidak dapat melayani dirinya sendiri secara otomatis. Peraturan perundang-undangan itu dapat berfungsi secara efektif karena manusia mematuhinya. Dalam ruang lingkup organisasi ketaatan dan kepatuhan setiap anggotanya terhadap peraturan merupakan hal yang sangat penting dilakukan, agar tujuan organisasi dapat tercapai. Oleh karena itu administrasi memiliki peranan penting dalam penataan tenaga kerja manusia, sehingga manusia sebagai inti dari organisasi dapat melaksanakan dan mematuhi setiap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa peranan manusia sangat penting bahkan sangat menentukan. Lagi pula agar peranan manusia dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin dan sebaik mungkin, manusia harus dikelola dengan sebaik-baiknya dengan mempergunakan ilmu administrasi. Kita sekarang telah berada dalam abad teknologi dimana kegiatan manusia sudah digantikan dengan mesin, namun faktor manusia tetaplah merupakan faktor yang paling penting dan paling menentukan dalam setiap organisasi apapun.
Lembaga keuangan seperti perbankan merupakan instrumen penting dalam memperlancar jalannya pembangunan suatu bangsa. Dengan demikian, faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menghadapi persaingan ini adalah dengan cara meningkatkan kualitas peranan di bagian administrasi bank.
Bagian administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar memegang peranan penting dalam melaksanakan kerja program berjalan dengan baik. Jika sistem administrasi tidak berjalan, maka hal tersebut akan berakibat kepada tingkat kualitas pelayanan bank tersebut, begitupun sebaliknya.
Pembahasan Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar
4.1 Peranan Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
1. Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar menggunakan azas sentralisasi, sehingga setiap surat masuk dan surat keluar terlebih ditangani bagian administrasi kemudian diserahkan kepada bagian yang berkepentingan.
a. Penangan surat masuk meliputi :
1) Surat yang masuk baik dari kantor pusat maupun dari instansi lain semua diproses pada Administrasi, kemudian surat tersebut dicatat ke dalam buku registrasi surat masuk.
2) Surat yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada bagian yang terkait dengan surat tersebut untuk diproses, sedangkan surat yang sifatnya penting atau berkaitan dengan kebijakan-kebijakan harus disampaikan kepada pimpinan.
b.Penanganan surat keluar, meliputi :
1) Pembuatan surat keluar biasanya langsung dibuat bagian Administrasi, tetapi juga kadang-kadang dibuat langsung oleh bagian yang bersangkutan dengan terlebih dahulu meminta nomor surat, hal tersebut dilakukan untuk menghindari surat ganda.
2) Setelah surat keluar dibuat, maka surat diserahkan kepada bagian Administrasi untuk dicatat di buku registrasi surat keluar dan sebelum mengirim surat ke alamat yang di tuju, surat tersebut digandakan untuk diarsip dan disimpan ke dalam ordner.
Berdasarkan pengamatan langsung yang dilakukan mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar, diketahui bahwa pengarsipan hanya pada surat keluar. Seharusnya bagian Administrasi juga menyimpan salinan surat masuk, agar nanti dapat digunakan apabila surat masuk diperlukan.
2. Membuat Surat Perintah Jalan (SPJ)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa salah satu peran Administrasi adalah membuat SPJ yang meliputi :
- SPJ dibuat untuk karyawan yang akan dinas di lokasi yang menempuh waktu 2 jam dari tempatnya berada.
- Setelah selesai membuat surat, kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa dan ditandatangani.
- Setelah di tandatangani oleh pimpinan, SPJ tersebut di fax ke bagian pelaksana Divisi Kredit Konsumer untuk meminta tanda tangan Wakil Kepala Divisi Kredit Konsumer sebagai persetujuan. Setelah di setujui SPJ diserahkan kebagian SDM dan kemudian di teruskan kebagian AMK untuk pencarian dana.
3. Membuat Permohonan Cuti Karyawan
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa salah satu peran Administrasi adalah membuat Permohonan Cuti Karyawan yang meliputi :
- Bagian Administrasi membuat permohonan cuti karyawan sesuai dengan keperluan karyawan dan permintaan karyawan.
- Surat permohonan cuti karyawan tersebut, diserahkan kepada pimpinan, jika disetujui oleh pimpinan, permohonan cuti tersebut bisa langsung di fax ke Divisi KRK untuk pencairan cuti tahunan.
- Jika karyawan tersebut belum pernah mengajukan cuti atau pencairan cuti tahunan tersebut dalam waktu yang sama. Untuk pengambilan tunjangan cuti tahunan hanya dapat diambil dengan pengajuan cuti minimal 3 hari kerja, dengan keperluan yang jelas..
4. Membuat Reimburse
Bagian administrasi membuat reimburse atau penggantian biaya operasional ke Kanca Booking Office seperti biaya bensin, tol, parkir serta peralatan kantor lainnya. Pelaksanaan pembuatan reimburse, meliputi :
- Semua nota-nota berupa nota bensin, parkir, tol kendaraaan operasional dan pembelian peralatan kantor disetor ke bagian administrasi.
- Kemudian bagian administrasi membuat memo dinas, untuk diserahkan dan diperiksa oleh pimpinan.
- Setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, memo dinas dikirm ke kantor cabang Booking Office untuk disetujui oleh pimpinan kantor cabang, setelah disetujui kemudian dicairkan ke bagian teller.
5. Memastikan ATK tersedia dan lengkap
Setiap seminggu sekali, bagian administrasi memeriksa kelengkapan peralatan kantor apakah masih ada atau sudah habis, seperti kertas, map, binder clip, pulpen, tinta printer dan peralatan lainnya.
6. Mencatat semua aplikasi yang masuk dan keluar
Aplikasi yang dimaksud adalah berkas-berkas calon debitur yang ingin mengajukan KPR ataupun KKB. Adapun kegiatan pencatatan aplikasi masuk dan keluar, meliputi :
a. Bagian administrasi menerima berkas dari Account Officer, dan mencatatnya berkas tersebut.
b. Selanjutnya dibawa ke bagian SKK (Sentra Kredit Konsumer) untuk proses lebih lanjut, mengenai di setujui atau tidaknya sebuah aplikasi tergantung kelengkapan dokumennya.
Adapun dokumen yang harus di lengkapi :
1) Fotocopy KTP
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy NPWP
4) Fotocopy buku tabungan 3 bulan terakhir
5) Slip gaji dan surat keterangan kerja
6) SK pegawai tetap yang di legalisir
7) Salinan laporan keuangan, jika yang mengajukan adalah pengusaha / wiraswasta
8) Fotocopy legal usaha (TDP, SIUP, SITU)
9) Fotocopy akta perusahaan
10)Fotocopy ijin praktek
11)Pas photo terbaru suami dan istri
7. Memonitor Absensi Karyawan.
Dalam penanganan absensi karyawan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar menggunakan 2 kali absensi. Adapun pelaksanaan absensi meliputi :
- Setiap minggu bagian administrasi memonitoring absensi para karyawan organic pada portal absensi yang sudah di sediakan. Portal absensi ini hanya bisa di buka pada BRI Search Enginet. Dan hanya bagian administrasi yang dapat membuka, monitoring absensi dilakukan setiap hari, karena biasanya mesin EDC untuk absensi sering rusak / error.
- Setiap awal bulan sebelum tanggal 5 bagian administrasi mengirimkan hasil monitoring absensi Divisi KRK melalui email dan juga mengirimkan absensi manualnya.
8. Membuat Surat Penugasan Dan Surat Penghentian Sales Person
Surat Penugasan Sales Person dibuat apabila ada Sales Person yang baru di rekrut melalui perusahaan outsourcing. Surat penugasan ini hanya bisa di tandatangani oleh Regional Sales Manager. Walaupun yang mewawancarai calon Sales Person (SP) tersebur adalah Area Sales Manager.
Surat Penghentian Sales Person ada 2 jenis :
- Penghentian karena terminasi (terminated/cut) dibuat jika SP tersebut tidak mencapai target dalam 3 bulan, tidak hadir selama 3 hari berturut-turut atau melakukan tindak kecurangan. Jenis penghentian ini kurang baik karena akan jelek dimata perusahaan lainnya.
- Penghentian karena Resign dibuat jika Sales Person tersebut mengundurkan diri dari perusahaan tempat mereka bekerja. Admin membuat surat penhentian nya atas dasar surat pengunduran sales person, jika SP tersebut tidak memberikan surat pengunduran dirinya maka kami anggap mereka tidak mengundurkan diri secara resmi.
9. Membuat Insentif Sales Person
Setiap awal bulan sebelum tanggal 08, sales person membuat data pencapaian targetnya selama 1 bulan. Kemudian memberikannya ke bagian administrasi. Setelah mendapatkan data-data tersebut, bagian administrasi mengeceknya lagi pada sistem, hal ini dilakukan agar tidak ada kecurangan yang dilakukan oleh sales person terhadap pencapaian targetnya. Setelah itu barulah bagian administrasi menghitung besar insentif mereka. insentif dapat dibayarkan dari hasil permohonan aplikasi permohonan kredit konsumer yang di setujui dengan realisasi sampai < 100% dari target yang di tetapkan.
Besarnya insentif per sales person per bulan sebagai berikut :
{ (0,1% x target) + [ faktor pengali pencapaian target x (total realisasi – target) ] } x faktor jumlah debitur.
Faktor pengali pencapaian target sebagai berikut :
Tabel 1
Faktor Pengali Pencapain Target
No Pencapaian Target Faktor Pengali Pencapaian Target
1 100% 0%
2 >100% s/d 120% 0.150%
3 >120% s/d 140% 0.175%
4 >140% s/d 160% 0..200%
5 >160% 0.225%
Faktor jumlah debitur sebagai berikut :
Tabel 2
Jumlah Debitur
No Jumlah debitur Faktor jumlah debitur
1 1 s/d 3 orang 60%
2 3 s/d 6 orang 80%
3 > 6 orang 100%
Keterangan :
- Persentase pencapaian target (%) adalah total realisasi x 100%
- Total realisasi adalah total plafond kredit yagn dibuku (realisasi) pada satu bulan laporan ( tanggal 1 s/d 31)
- Target adalah target yang di tetapkan untuk sales person perorang per bulan ( tanggal 1 s/d 31)
- Besarnya target perbulan untuk KPR sebesar 600 juta dan untuk KKB sebesar 400 juta.
4.2 Peralatan yang digunakan Administrasi dalam menunjang pelaksanaan kegiatan-kegiatan di PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
Peralatan merupakan faktor pendukung pelaksanaan peran Bagian Administrasi dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan yang digunakan oleh Bagian Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar antara lain :
1. Buku Register Surat Masuk dan Surat Keluar
Buku register berfungsi mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan Bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku registrasi yang digunakan pada bagian ini untuk registrasi surat masuk berisi kolom nomor, tanggal masuk surat, asal surat, tanggal surat, nomor surat, perihal dan keterangan. Untuk agenda surat keluar berisi kolom nomor surat, tanggal surat, perihal dan penerima.
Diketahui bahwa penggunaan buku register pada bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar, dapat dikatakan cukup baik, karena adanya pemisahan antara buku registrasi surat masuk dan buku registrasi surat keluar. Namun, hal tersebut masih mempunyai kelemahan, karena buku register yang digunakan masih standar dan tidak mencatumkan nomor klasifikasi dan isi ringkas serta pencatatan pada buku register tersebut kurang rapi, sehingga menyulitkan pada saat pencarian arsip.
2. Laptop
Laptop digunakan untuk mengetik dan menyimpan kegiatan-kegiatan dokumen bagian Administrasi. Penginputan dengan menggunakan laptop belum membantu bagian administrasi, karena program yang digunakan masih berupa file Microsoft Office dan masih menggunakan sistem manual dalam pencarian arsip. Berikut ini contoh laptop yang digunakan.
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa peran bagian Administrasi dalam melaksanakan tugas yang berbasis komputerisasi pada Kantor PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar belum terlaksana sebagaimana mestinya. Hal ini dikarenakan beberapa faktor di antaranya kurangnya peralatan yang mendukung seperti tambahan komputer.
3. Printer
Bagian administrasi dalam menjalankan perannya difasilitasi dengan printer sekaligus bisa juga fotocopy dan scan, sehingga bagian administrasi lebih mudah menjalankan tugasnya.
4. Ordner
Ordner adalah map dari karton tebal yang dapat menampung banyak arsip. Alat ini berfungsi untuk menyimpan arsip dalam jumlah banyak dan disimpan dalam lemari arsip yang disusun secara vertikal dan teratur. Berikut adalah gambar ordner yang digunakan pada Bagian Administrasi PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar.
Dapat terlihat bahwa ordner ditaruh di atas meja bersampingan dengan komputer, seharusnya ada disediakan lemari arsip atau Compacto untuk penempatan ordner, sehingga bagian Administrasi lebih legah dalam melaksanakan tugasnya.
5. Buku Reimburse
Buku Reimburse (data biaya operasional) yang digunakan bagian Administrasi, seharusnya data-data reimburse juga diketik di laptop atau komputer, agar kelihatan lebih rapi.
4.3 Kendala-Kendala yang Dialami Dalam Melaksanakan Peranan Administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami oleh bagian Administrasi dalam melaksanakan perannya pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Regional Sales Center Makassar adalah sebagai berikut :
- Kurangnya peralatan kantor yang disediakan dalam menunjang peran bagian administrasi seperti komputer, sehingga menghambat kinerja bagian administrasi, karena bagian administrasi ada 2 (dua) orang, sementara laptop yang disediakan hanya 1 (satu) buah, sedangkan pekerjaan bagian administrasi banyak.
- Jaringan Internet belum ada. Jaringan internet yang digunakan hanya ada dibagian Sentra Kredit Konsumer (SKK), kadang-kadang bagian administrasi harus menunggu menggunakan jaringan internet, sehingga menghambat tugas bagian administrasi untuk mengecek portal absensi, mengirim data laporan hasil evaluasi kinerja karyawan.
Demikian tugas akhir yang berjudul Tinjauan peranan administrasi pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) TBK Regional Sales Center Makassar, semoga dapat bermanfaat.