Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris PT Celebesindo Makassar
Saturday, 31 December 2016
Tugas Akhir - Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Celebesindo Makassar
Latar Belakang Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Celebesindo Makassar
Setiap organisasi baik organisasi swasta, pemerintah ataupun sosial harus memiliki sumber daya manusia yang professional untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan segala pekerjaan kantor. Upaya untuk mencapai pekerjaan secara efektif dan efesien memerlukan seorang sekretaris yang handal dan professional dalam membantu pimpinan dalam tugasnya.
Seorang sekretaris berperan penting dalam sebuah instansi atau organisasi. Sekretarislah yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas-tugas pimpinan. Oleh karena itu sekretaris dituntut memiliki kepribadian yang baik, kemampuan berbahasa Indonesia dan bahasa yang disyaratkan PBB, keterampilan dan pengetahuan dibidang kesekretarisan, dan mampu melakukan kerja sama secara internal dan eksternal.
Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas khusus, tugas kreatif dan tugas kerjasama. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, menangani arsip. Tugas khusus meliputi persiapan rapat, pengaturan pertemuan pimpinan dengan relasi, pengurusan perjalanan dinas dan sebagainya. Selanjutnya, tugas kreatif sekretaris misalnya menyampaikan kiriman bunga atau kartu ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping dan sebagainya.
Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas rutinnya. Dengan demikian, pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas-tugasnya. Tugas bantuan yang dimaksud ialah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai atau terlaksana dengan baik dan lancar.
Sekretaris yang profesional harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya. Dalam hal ini dituntut kedewasaan berpikir dan bertindak sehingga sekretaris harus dapat bekerja sendiri dan penuh tanggung jawab tanpa perlu pengawasan dari atasannya. Sekretaris harus memiliki inisiatif kerja tanpa selalu menunggu diberi pekerjaan oleh atasannya dan selalu tuntas menyelesaikan setiap pekerjaan. Selain itu, dapat memberikan pelayanan kepada relasi yang berhubungan dengan pimpinannya.
Tugas-tugas yang dipaparkan di atas, adalah tugas-tugas rutin yang tidak semuanya dilakukan dengan baik oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar.Tugas-tugas yang dimaksud misalnya menyusun dan membuat surat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, mengatur jadwal acara/agenda kerja pimpinan, menerima dan melayani telepon, dan menerima dan melayani tamu.
Pembahasan Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Celebesindo Makassar
Sekretaris merupakan salah seorang yang memiliki peranan yang penting dalam suatu perusahaan dan memiliki banyak tugas yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya demi tercapainya tujuan dalam suatu perusahaan. Tugas-tugas sekretaris dapat digolongkan berat, untuk itu dalam pelaksanaan tugas rutin sekretaris sangat dibutuhkan keahlian yang disertai dengan keterampilan, kesabaran, ketekunan kerja serta kerajian dari seorang sekretaris itu sendiri.
Sekretaris pada PT Celebesindo Makassar adalah seorang Sekretaris Direktur. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk Direktur
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa semakin maju suatu perusahaan, semakin banyak pula pekerjaan kantor yang harus diselesaikan dan dikerjakan yang ditangani oleh pimpinan. Pekerjaan tersebut tidak mungkin dapat terselesaikan sendiri oleh pimpinan, maka keberadaan seorang sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sangat dibutuhkan, dengan alasan keberadaan sekretaris pada PT Celebesindo Makassar dapat membantu kelancaran pekerjaan tugas-tugas pimpinan.
Keberadaan sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sangatlah dibutuhkan untuk membantu melancarkan kerja Direktur. Dalam membantu Direktur, sekretaris dalam menghadapi tugas-tugas rutin tersebut, juga diberi tanggung jawab atau diberi tugas tambahan sebagai Manager Area pada PT Celebesindo Makassar.
Selanjutnya, tugas rutin sekretaris yang dilaksanakan setiap hari meliputi: menyusun dan membuat surat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, mengatur jadwal acara/agenda kerja pimpinan, menerima dan melayani telepon, dan menerima dan melayani tamu. Adapun pelaksanaan tugas rutin Sekretaris Direktur PT Celebesindo Makassar adalah sebagai berikut :
Menyusun dan Membuat Surat (Korespondensi)
Penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan, dan lampiran) adalah tugas seorang sekretaris. Direktur PT Celebesindo Makassar hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekretaris meliputi:
1. Menerima Dikte. Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok-pokok isi surat dalam penyusunan surat.
2. Mengetik. Setelah menerima dikte dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah:
4. Menggandakan. Menggandakan surat adalah surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya didistribusikan ke departemen lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
Dari hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa pelaksanaan surat menyurat (korespondensi) oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar sudah terlaksana dengan baik. Namun dalam hal menggandakan surat yang sudah dibuat dan ditandantangani (fotocopy) sebagai data fisik atau arsip yang pernah dibuat belum terlaksana dengan baik. Selain itu data surat yang disimpan di komputer sebaiknya dibuatkan data tersendiri sesuai data pembuatan surat. Misalnya surat yang dibuat di simpan dalam folder yang baru, dijadikan data atau arsip untuk kepentingan perusahaan.
Mengurus dan Mengendalikan Surat
PT Celebesindo Makassar dalam mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar menggunakan asas sentralisasi atau terpusat pada suatu unit yaitu sekretaris. Sekretaris menerima surat masuk dari instasi atau perusahaan lain, surat tersebut tidak dicatat di buku agenda surat masuk melainkan hanya di simpan di map baik yang membutuhkan tindak lanjut maupun tidak. Untuk lebih jelasnya mengurus dan mengendalikan surat pada PT Celebesindo Makassar sebagai berikut :
Menata Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa dalam menata arsip menggunakan asas penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT Celebesindo Makassar adalah asas sentralisasi, asas sentralisasi dimaksud adalah semua arsip dari luar perusahaan (surat masuk) dan yang ditujukan perusahaan lain (surat keluar) dipusatkan pada sekretaris.
Surat yang masuk ke PT Celebesindo Makassar, diterima langsung oleh sekretaris untuk disampaikan kepada Direktur. Surat yang memerlukan tindak lanjut diberikan kepada sekretaris untuk diproses sesuai instruksi pimpinan. Surat yang ditindaklanjuti oleh sekretaris, arsipnya disimpan oleh sekretaris.
Penyimpanan atau penataan arsip pada PT Celebesindo Makassar yang diterapkan oleh sekretaris berdasarkan sistem subyek atau perihal. Sistem subyek atau prihal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas pokok masalah atau prihal surat yang didasarkan atas pola klasifikasi. Namun, sistem penyimpanan arsip tersebut tidak diklasifikasi dengan baik melainkan ditumpuk ke dalam ordner, sehingga menyulitkan dalam penemuan arsip. Selain arsip yang disimpan di ordner juga disimpan dalam file komputer berdasarkan tanggal. Namun demikian, kadang-kadang sekretaris tersebut susah menemukan arsip yang ada di dalam file komputer karena tidak mengingat file yang digunakan untuk menyimpan arsip tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa pengetahuan tentang kearsipan yang dimiliki oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar sangat kurang, karena sekretaris tersebut tidak dilatarbelakangi pendidikan bidang keahlian sekretaris.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa menata arsip sebagai salah satu tugas rutin sekretaris PT Celebesindo Makassar dapat dikatakan kurang baik.
Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara dan kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas rutin sekretaris pada PT Celebesindo Makassar.
Dari hasil observasi dan wawancara dengan informan diperoleh informasi bahwa pelaksanaan mengatur jadwal acara/agenda kegiatan pimpinan PT Celebesindo Makassar kurang berjalan baik, dengan alasan bahwa sekretaris tidak membuat jadwal acara/kegiatan pimpinan, melainkan seorang pimpinanlah yang langsung mengatur jadwal acara/kegiatannya sendiri. Jadwal acara/kegiatan pimpinan yang telah diatur oleh pimpinan di serahkan kepada sekretaris dan sekretaris hanya bertugas untuk mengingatkan pimpinan mengenai jadwal acara/kegiatan PT Celebesindo Makassar tersebut.
Sekretaris PT Celebesindo Makassar tidak mengetahui bahwa jadwal acara/agenda kerja pimpinan merupakan salah satu tugas rutin sekretaris, hal ini disebabkan karena background pendidikan sekretaris PT Celebesindo Makassar bukan pendidikan sekretaris.
Menerima dan Melayani Telepon
Sekretaris PT Celebesindo Makassar hanya mempunyai dua line telepon, yaitu telepon dari luar kantor sekaligus telepon dalam kantor. Pesawat telepon berada di meja sekretaris dengan nomor yang berbeda, dan pesawat telpon berada di atas di meja Direktur dengan nomor yang lain. Telepon yang masuk diterima oleh sekretaris dan diteruskan ke Direktur, apabila penelpon dari daerah terkesan penting, maka sekretaris memberitahukan ke Direktur, apakah Direktur ingin menerima telepon tersebut. Apabila Direktur ingin menerima telpon tersebut sekretaris segera menyambungkan langsung ketelpon yang berada di ruangan Direktur, selanjutnya semua telpon masuk yang melalui telpon sekretaris dan ditangani sesuai prosedur yang berlaku di PT Celebesindo Makassar. Selanjutnya telpon masuk ke line Direktur di tangani secara langsung oleh Direktur PT Celebesindo Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT Celebesindo Makassar, tata cara menerima dan bertelepon yang dilakukan sekretaris sebagai operator telepon adalah sebagai berikut :
Menerima dan Melayani Tamu
Tata cara penerimaan tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, setiap tamu yang datang ke PT Celebesindo Makassar langsung bertemu dengan direktur, tanpa melalui sekretaris, karena ruangan sekretaris dan Direktur berada di ruangan yang sama tanpa dibatasi oleh dinding atau sekat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT Celebesindo Makassar, pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam hal menerima tamu kurang baik, karena seharusnya sekretarislah yang harus menerima tamu terlebih dahulu, kemudian menyediakan buku tamu yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang, selanjutnya dipertemukan dengan direktur.
Kendala-kendala yang dihadapi sekretaris dalam pelaksanaan tugas rutin pada PT Celebesindo Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami oleh sekretaris dalam pelaksanaan tugas sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sebagai berikut :
Latar Belakang Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Celebesindo Makassar
Setiap organisasi baik organisasi swasta, pemerintah ataupun sosial harus memiliki sumber daya manusia yang professional untuk membantu pimpinan dalam menyelesaikan segala pekerjaan kantor. Upaya untuk mencapai pekerjaan secara efektif dan efesien memerlukan seorang sekretaris yang handal dan professional dalam membantu pimpinan dalam tugasnya.
Seorang sekretaris berperan penting dalam sebuah instansi atau organisasi. Sekretarislah yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas-tugas pimpinan. Oleh karena itu sekretaris dituntut memiliki kepribadian yang baik, kemampuan berbahasa Indonesia dan bahasa yang disyaratkan PBB, keterampilan dan pengetahuan dibidang kesekretarisan, dan mampu melakukan kerja sama secara internal dan eksternal.
Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas khusus, tugas kreatif dan tugas kerjasama. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, menangani arsip. Tugas khusus meliputi persiapan rapat, pengaturan pertemuan pimpinan dengan relasi, pengurusan perjalanan dinas dan sebagainya. Selanjutnya, tugas kreatif sekretaris misalnya menyampaikan kiriman bunga atau kartu ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping dan sebagainya.
Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas rutinnya. Dengan demikian, pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas-tugasnya. Tugas bantuan yang dimaksud ialah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar tujuan perusahaan tercapai atau terlaksana dengan baik dan lancar.
Sekretaris yang profesional harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya. Dalam hal ini dituntut kedewasaan berpikir dan bertindak sehingga sekretaris harus dapat bekerja sendiri dan penuh tanggung jawab tanpa perlu pengawasan dari atasannya. Sekretaris harus memiliki inisiatif kerja tanpa selalu menunggu diberi pekerjaan oleh atasannya dan selalu tuntas menyelesaikan setiap pekerjaan. Selain itu, dapat memberikan pelayanan kepada relasi yang berhubungan dengan pimpinannya.
Tugas-tugas yang dipaparkan di atas, adalah tugas-tugas rutin yang tidak semuanya dilakukan dengan baik oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar.Tugas-tugas yang dimaksud misalnya menyusun dan membuat surat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, mengatur jadwal acara/agenda kerja pimpinan, menerima dan melayani telepon, dan menerima dan melayani tamu.
Pembahasan Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris Pada PT Celebesindo Makassar
Sekretaris merupakan salah seorang yang memiliki peranan yang penting dalam suatu perusahaan dan memiliki banyak tugas yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya demi tercapainya tujuan dalam suatu perusahaan. Tugas-tugas sekretaris dapat digolongkan berat, untuk itu dalam pelaksanaan tugas rutin sekretaris sangat dibutuhkan keahlian yang disertai dengan keterampilan, kesabaran, ketekunan kerja serta kerajian dari seorang sekretaris itu sendiri.
Sekretaris pada PT Celebesindo Makassar adalah seorang Sekretaris Direktur. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewenang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk Direktur
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa semakin maju suatu perusahaan, semakin banyak pula pekerjaan kantor yang harus diselesaikan dan dikerjakan yang ditangani oleh pimpinan. Pekerjaan tersebut tidak mungkin dapat terselesaikan sendiri oleh pimpinan, maka keberadaan seorang sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sangat dibutuhkan, dengan alasan keberadaan sekretaris pada PT Celebesindo Makassar dapat membantu kelancaran pekerjaan tugas-tugas pimpinan.
Keberadaan sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sangatlah dibutuhkan untuk membantu melancarkan kerja Direktur. Dalam membantu Direktur, sekretaris dalam menghadapi tugas-tugas rutin tersebut, juga diberi tanggung jawab atau diberi tugas tambahan sebagai Manager Area pada PT Celebesindo Makassar.
Selanjutnya, tugas rutin sekretaris yang dilaksanakan setiap hari meliputi: menyusun dan membuat surat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, mengatur jadwal acara/agenda kerja pimpinan, menerima dan melayani telepon, dan menerima dan melayani tamu. Adapun pelaksanaan tugas rutin Sekretaris Direktur PT Celebesindo Makassar adalah sebagai berikut :
Menyusun dan Membuat Surat (Korespondensi)
Penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan, dan lampiran) adalah tugas seorang sekretaris. Direktur PT Celebesindo Makassar hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekretaris meliputi:
1. Menerima Dikte. Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok-pokok isi surat dalam penyusunan surat.
2. Mengetik. Setelah menerima dikte dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah:
- Surat tersebut diketik dalam bentuk yang rapi.
- Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang telah ditetapkan pada PT Celebesindo Makassar.
- Menyesuaikan surat dengan standar yang diberlakukan yaitu dengan menggunakan Logo PT Celebesindo Makassar.
- Untuk pengonsepan surat tersebut sebagian besar sudah tersimpan di dalam komputer. Selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi direktur dengan konsep surat yang ada di dalam komputer dengan alasan bahwa konsep tersebut sudah ada.
- Kemudian surat yang telah dibuat disimpan di komputer. Selanjutnya, surat tersebut dikoreksi baik susunan kalimatnya maupun kesalahan ketikan dan bentuk surat, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian dicetak atau di print.
4. Menggandakan. Menggandakan surat adalah surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya didistribusikan ke departemen lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
Dari hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa pelaksanaan surat menyurat (korespondensi) oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar sudah terlaksana dengan baik. Namun dalam hal menggandakan surat yang sudah dibuat dan ditandantangani (fotocopy) sebagai data fisik atau arsip yang pernah dibuat belum terlaksana dengan baik. Selain itu data surat yang disimpan di komputer sebaiknya dibuatkan data tersendiri sesuai data pembuatan surat. Misalnya surat yang dibuat di simpan dalam folder yang baru, dijadikan data atau arsip untuk kepentingan perusahaan.
Mengurus dan Mengendalikan Surat
PT Celebesindo Makassar dalam mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar menggunakan asas sentralisasi atau terpusat pada suatu unit yaitu sekretaris. Sekretaris menerima surat masuk dari instasi atau perusahaan lain, surat tersebut tidak dicatat di buku agenda surat masuk melainkan hanya di simpan di map baik yang membutuhkan tindak lanjut maupun tidak. Untuk lebih jelasnya mengurus dan mengendalikan surat pada PT Celebesindo Makassar sebagai berikut :
- Surat Masuk. Dari hasil observasi dan wawancara, setiap surat yang masuk pada PT Celebesindo Makassar tidak ditangani sepenuhnya oleh sekretaris, sekretaris hanya menangani surat-surat yang berhubungan dengan pimpinan, dan masalah kebijakan perusahaan yang memerlukan campur tangan dari pimpinan, sedangkan surat-surat yang berhubungan dengan karyawan langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Sebelumnya, surat masuk di terima oleh bagian kesekretariatan diberikan ke sekretaris untuk diproses, dan sekretaris memilah-milah surat yang di anggap penting kemudian diberikan kepada pimpinan, Surat yang telah disampaikan kepada pimpinan biasanya dikembalikan lagi kepada sekretaris, untuk disimpan atau diarsipkan.
- Surat Keluar. Surat-surat yang dipersiapkan dan akan dikirim, selanjutnya diletakkan di atas meja direktur untuk ditandatangani. Sebelum diambil dan dibawah kembali oleh sekretaris terlebih dahulu surat-surat tersebut diperiksa apakah semuanya sudah ditandatangani atau belum, tanggal dan nomor surat, lampiran surat (jika ada) dan yang paling penting adalah alamat yang dituju. Apakah sudah betul atau tidak. Surat yang bersifat rahasia dan penting biasanya dikirim melalui e-mail maupun fax. Contohnya surat pemberitahuan kepada Supervisor sitac, bahwa site yang di Site Katobu mengalami masalah lampunya tidak nyala, maka segera dikirim e-mail kepada Supervisor sitac yang ada di daerah untuk memperbaiki masalah tersebut.
Menata Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa dalam menata arsip menggunakan asas penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT Celebesindo Makassar adalah asas sentralisasi, asas sentralisasi dimaksud adalah semua arsip dari luar perusahaan (surat masuk) dan yang ditujukan perusahaan lain (surat keluar) dipusatkan pada sekretaris.
Surat yang masuk ke PT Celebesindo Makassar, diterima langsung oleh sekretaris untuk disampaikan kepada Direktur. Surat yang memerlukan tindak lanjut diberikan kepada sekretaris untuk diproses sesuai instruksi pimpinan. Surat yang ditindaklanjuti oleh sekretaris, arsipnya disimpan oleh sekretaris.
Penyimpanan atau penataan arsip pada PT Celebesindo Makassar yang diterapkan oleh sekretaris berdasarkan sistem subyek atau perihal. Sistem subyek atau prihal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas pokok masalah atau prihal surat yang didasarkan atas pola klasifikasi. Namun, sistem penyimpanan arsip tersebut tidak diklasifikasi dengan baik melainkan ditumpuk ke dalam ordner, sehingga menyulitkan dalam penemuan arsip. Selain arsip yang disimpan di ordner juga disimpan dalam file komputer berdasarkan tanggal. Namun demikian, kadang-kadang sekretaris tersebut susah menemukan arsip yang ada di dalam file komputer karena tidak mengingat file yang digunakan untuk menyimpan arsip tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa pengetahuan tentang kearsipan yang dimiliki oleh sekretaris PT Celebesindo Makassar sangat kurang, karena sekretaris tersebut tidak dilatarbelakangi pendidikan bidang keahlian sekretaris.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa menata arsip sebagai salah satu tugas rutin sekretaris PT Celebesindo Makassar dapat dikatakan kurang baik.
Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara dan kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas rutin sekretaris pada PT Celebesindo Makassar.
Dari hasil observasi dan wawancara dengan informan diperoleh informasi bahwa pelaksanaan mengatur jadwal acara/agenda kegiatan pimpinan PT Celebesindo Makassar kurang berjalan baik, dengan alasan bahwa sekretaris tidak membuat jadwal acara/kegiatan pimpinan, melainkan seorang pimpinanlah yang langsung mengatur jadwal acara/kegiatannya sendiri. Jadwal acara/kegiatan pimpinan yang telah diatur oleh pimpinan di serahkan kepada sekretaris dan sekretaris hanya bertugas untuk mengingatkan pimpinan mengenai jadwal acara/kegiatan PT Celebesindo Makassar tersebut.
Sekretaris PT Celebesindo Makassar tidak mengetahui bahwa jadwal acara/agenda kerja pimpinan merupakan salah satu tugas rutin sekretaris, hal ini disebabkan karena background pendidikan sekretaris PT Celebesindo Makassar bukan pendidikan sekretaris.
Menerima dan Melayani Telepon
Sekretaris PT Celebesindo Makassar hanya mempunyai dua line telepon, yaitu telepon dari luar kantor sekaligus telepon dalam kantor. Pesawat telepon berada di meja sekretaris dengan nomor yang berbeda, dan pesawat telpon berada di atas di meja Direktur dengan nomor yang lain. Telepon yang masuk diterima oleh sekretaris dan diteruskan ke Direktur, apabila penelpon dari daerah terkesan penting, maka sekretaris memberitahukan ke Direktur, apakah Direktur ingin menerima telepon tersebut. Apabila Direktur ingin menerima telpon tersebut sekretaris segera menyambungkan langsung ketelpon yang berada di ruangan Direktur, selanjutnya semua telpon masuk yang melalui telpon sekretaris dan ditangani sesuai prosedur yang berlaku di PT Celebesindo Makassar. Selanjutnya telpon masuk ke line Direktur di tangani secara langsung oleh Direktur PT Celebesindo Makassar.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT Celebesindo Makassar, tata cara menerima dan bertelepon yang dilakukan sekretaris sebagai operator telepon adalah sebagai berikut :
- Menjawab telepon yang masuk dan menyebutkan identitas dengan sopan dan ramah, contohnya selamat pagi, PT Celebesindo Makassar dengan Usman ada yang bisa dibantu ?
- Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada direktur setelah mendapat persetujuan.
- Apabila direktur tidak ingin menerima telpon, sekretaris menyampaikan dengan sopan dan meminta kepada pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
- Apabila penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi. Sekretaris mencatat semua informasi yang disampaikan dan dalam memberikan informasi. Sekretaris memberikan informasi kepada penelpon bila dianggap perlu.
Menerima dan Melayani Tamu
Tata cara penerimaan tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintah maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh penulis, setiap tamu yang datang ke PT Celebesindo Makassar langsung bertemu dengan direktur, tanpa melalui sekretaris, karena ruangan sekretaris dan Direktur berada di ruangan yang sama tanpa dibatasi oleh dinding atau sekat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada PT Celebesindo Makassar, pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam hal menerima tamu kurang baik, karena seharusnya sekretarislah yang harus menerima tamu terlebih dahulu, kemudian menyediakan buku tamu yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang, selanjutnya dipertemukan dengan direktur.
Kendala-kendala yang dihadapi sekretaris dalam pelaksanaan tugas rutin pada PT Celebesindo Makassar
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa kendala-kendala yang dialami oleh sekretaris dalam pelaksanaan tugas sekretaris pada PT Celebesindo Makassar sebagai berikut :
- Sekretaris berfungsi ganda sebagai manager area, sehingga mengalami kesulitan untuk mengatur waktu didalam menyelesaikan pekerjaan.
- Minimnya pengetahuan sekretaris dalam hal kesekretarisan di sebabkan karena berlatar belakang pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA).
- Sekretaris belum pernah mengikuti pelatihan tentang kesekretarisan.
- Ruangan sekretaris yang kurang memadai, sehingga sekretaris kurang merasa nyaman dalam mengerjakan tugas-tugasnya, karena ruangan sekretaris tidak ada pemisah antara ruang Direktur dengan Sekretaris.