Tinjauan Pustaka Prosedur Pengelolaan Surat Menyurat
Wednesday, 18 October 2017
Pengertian Prosedur, Pengelolaan dan Surat
1. Prosedur
Prosedur adalah kelompok pekerjaan pencatatan yang erat sekali hubungannya yang meliputi suatu sub fungsi dari pada suatu fungsi tertentu. Kemudian prosedur juga dapat diartikan suatu urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Menurut. Ibnu syamsi, SW (2009 : 16) mendefinisikan prosedur sebagai berikut:
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan
2. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Menurut (Ibnu Syamsi,2009 : 8).
3. Surat
Pengertian surat menurut Wursanto (2003 :1 ) Menyatakan
“Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari suatu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang di tullis atas nama pribadi penulis. Atau nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.”
menurut Basir Barthos (2012 : 36) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kearsipan”
”surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.”
Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi yang terbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas yang berisi pesaun atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang.
Fungsi Surat
Secara Umum bagian pembuatnya baik perorangan maupun organisasi:
Menurut Drs. Zaenuddin Achmad, SE,MM dan Drs. Wahyono,MM (2007:9) dalam bukunya yang berjudul “Korespondensi Bisnis Indonesia”
a. Sebagai Wakil atau Duta Orang / Organisasi
Surat adalah wakil atau duta orang atau organisasi yang berbentuk tertulis. Karena itu, bentuk, bahasa, cara penyampaian, mampu isinya akan berpengaruh terhadap citra orang atau organisasi tersebut. Karena kedudukannya yang begitu penting, maka sebelum surat dibuat penulis harus memperhatikan pengaruh yang dimungkinkan timbul dari surat tersebut.
b. Sebagai alat Bukti yang Otentik
Keunggulan utama komunikasi tertulis (surat) dibandingkan jenis komunikasi lainnya adalah pada aspek pembuktian. Sepanjang aspek sahnya sebuah surat terpenuhi, surat merupakan alat pembuktian yang sah terhadap suatu tindakan maupun kesepakatan. Biasanya, masalah timbul sekian waktu setelah kejadian berlangsung, sehingga surat-surat yang penting dan mempunyai kegunaan bagi aspek pembuktian harus diarsipkan dengan baik sehingga mudah ditemukan sewakti-waktu dibutuhkan.
c. Sebagian Alat Ukur (Barometer) Kegiatan Organisasi
Kedinamisan sebuah organisasi dapat dilihat dari jenis dan jumlah baik yang diterima maupun yang dikeluarkan. Semakin banyak jumlah dan semakin beragamnya jenis surat menunjukkan semakin dinamis sebuah organisasi.
d. Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
Mutu sebuah keputusan ditentukan oleh daya analisis orang yang mengambilnya dan informasi yang digunakan. Salah satu asal informasi tersebut adalah surat. Dengan dukungan informasi tersebut, maka “mutu” dari sebuah keputusan ditentukan.
e. Alat Bantu Pengingat
Seperti kita ketahu bersama, daya ingat manusia sangat terbatas. Semakin tinggi usia dan semakin lama keberadaan organisasi, maka semakin banyak urusan dan berakibat semakin banyak pula permasalahan yang dilupakan. Penataan surat yang baik (arsip) akan menyegarkan kembali daya ingat kita terhadap kegiatan-kegiatan pada masa lalu.
Macam-macam Surat Kedinasan
Macam-macam Surat Kedinasan Menurut Drs. Zaenuddin Achmad, SE,MM dan Drs. Wahyono,MM( 2007:61) antara lain :
1. Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat-surat yang seringkali digunakan dalam aktivitas rutin kegiatan kantor.
2. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah surat yang berisi pedelegasian suatu urusan kepada pihak lain. Setelah surat kuasa dibuat dan ditandatangani,pihak yang diberi kuasa dapat menjalankan pekerjaan seperti dikuasakan sama seperti pihak yang memberi kuasa.
3. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi mengenai kebijakan atau policy dari pucuk pimpinan suatu organisasi. Karena dibuat oleh pucuk pimpinan organisasi, maka begitu surat keputusan tersebut dibuat dan ditandatangani, maka setiap anggota organisasi wajib mengikutinya. Surat keputusan terdiri dari 3 komponen, yaitu:
a. Konsiderans
Konsiderans adalah bagian dan surat keputusan yang berisi hal-hal menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat keputusan seperti menimbang, mengingat, membaca, mendengar, dan memperhatikan.
b. Desideratum
Desideratum adalah bagian dari surat keputusan yang berisi tujuan atau untuk apa keputusan tersebut dibuat.
c. Diktum
Dictum adalah bagian surat keputusan yang berisi keputusan-keputusan yang dibuat bila keputusan yang dibuat lebih dari satu, maka sebaiknya diktum dibuat dalam pasal-pasal atau nomor.
4. Surat Tugas
Surat Tugas Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu.
5. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan yang biasanya berisi peringatan terhadap tindakan tertentu yang dilakukan olehbawahaan ( untuk surat intern), sementara untuk ekstern surat ini berisi seruan kepada perusahaan lain untuk menghentikan suatu kegiatan.
6. Surat Edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan pokok,melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat
Menurut Agus Sugiharto dkk (2005 : 27) dalam bukunya “manajemen Kearsipan Modern”. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluat. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan, antara lain :
1. Prosedur Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Ada tiga jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Buku agenda tunggal
Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format
b. Buku agenda berpasangan
Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.
c. Buku agenda kembar
Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar. Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen.
Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk dan surat keluar digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat biasa.
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.
Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut :
Lembar 1 : Disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.
Lembar 2 : Disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip.
Lembar 3 : Disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai diproses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip
Prosedur Tata Naskah (Taskah)
Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatau persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Pengelolaan surat masuk
1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Wursanto (2003 : 108) menyatakan :
“Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos (kantor pos) maupun yang di terima dari kurir (pengiriman surat) dengan menggunakan buku pengiriman (ekspedisi). Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa rutin, surat rahasia, serta surat pribadi.”
Proses penanganan surat masuk menurut pendapat Drs. Basir Barthos (2012 : 25) dalam bukunya “Manajemen kearsipan” adalah :
a. Penerimaan Surat.
Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting.
c. Pembukaan sampul (amplop)
Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri anda.
d. Penelitian surat
Surat yang masuk akan diteliti apakah pada suratnya alamat dalam sesuai dengan sampulnya. Jika terdapa alamat dalam yang betul dan sesuai dengan sampul dan setelah surat diberi stempel tanggal diterimanya surat sesuai dengan sampul dapat disingkirkan.
e. Pembacaan surat masuk
Setelah diadakan penelitian atas surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk, disamping mengetahui isinya menentukan mana-mana surat penting dan mana surat biasa ( atau kurang penting)
f. Pencatatan Surat Masuk
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam buku kendali (controlcard), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
Pengarahan surat masuk
Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat, agar surat dapat segera di tindak lanjuti
1) Pengarahan Surat Penting
a) Surat Penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi
b) Pengurusan surat penting
Semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu kendali itu kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembaran pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk dimintakan tanda tangan.
2) Pengarahan Surat Masuk Biasa.
a) Setelah surat-surat di catat dalam lembar pengantar (rangkap II), surat-surat tersebut disampaikan pada unit pengolah.
b) Unit Pengolah mengisi lembar pengantar tanggal, dan jam terima surat, nama jabatan serta tanda tangan pada kolom yang tersedia.
c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan lembar pengantar II di simpan oleh unit pengolah.
3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia
a) Setelah surat-surat di catat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap II, surat-surat tersebut disampaikan kepada Unit Pengelola.
b) Unit Pengelola mengisi tanggal, jam terima surat, nama dan tanda tangan pada kolom yang tersedia.
c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat.
d) Lembar pengantar II di simpan oleh Unit Pengolah.
e) Penyimpanan. Pimpinan pengolah membuatkan disposisi rangkap 2 untuk penyelesaian surat tersebut. Lembar disposisi duplikatnya dismpan dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke pelaksana pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pengolahan lebih lanjut, maka surat dikirim ke penata arsip (arsiparis) melalui tata usaha pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas.
f) Pelaksana oengolah setelah menerima surat dari pimpinan dengan lembar disposisi asli, melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi disposisi.
Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Wursanto (2003 : 144) menyatakan :
“Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.” Proses pengurusan surat keluar menurut Wursanto (2003 : 145) antara lain:
1. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat yaitu :
a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
b. Konsep surat dibuat oleh bawahan
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
2. Pengetikan konsep surat
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut :
a. Persetujuan konsep
b. Pengiriman konsep surat
c. Pemeriksaan hasil pengetikan
d. Penandatanganan surat
3. Pengiriman surat
a. Pemberian cap
b. Pengetikan amplop atau sampul surat
c. Pemeriksaan surat
d. Melipat surat
e. Menutup amplop
f. Menempelkan perangkop
4. Pengendalian surat keluar
1) Surat keluar penting
Pengendalian surat keluar pentin di bedakan menjadi dua sistem yaitu:
a. Sistem sentralisasi
Pengurusan surat-menyurat dengan sistem sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu. Prosedur pencatatan yang dilakukan antara lain :
1. Konsep surat tetap dibuat oleh unit pengolah.
2. Setelah surat diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, kemudian diserahkan kepada unit kearsipan.
3. Oleh unit kearsipan surat tersebu diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
4. Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan kepada pengolah.
5. Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali diparaf oleh pengolah.
6. Kartu kendali II kemudian dikembalikan kepada pencatat untuk diserahkan kepada unit kearsipan dan disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk kartu kendali I tetap disimpan oleh pencatat.
7. Setelah surat siap dikirim (diberi nomor, tanggal, dibuatkan sampul dan sebagainya) diteruskan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim melalui kurir atau melalui pos.
b. Sistem desentralisasi
Pengurusan surat menyurat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit kerja (unit pengolah) untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat menyurat. Prosedur pencatatan surat keluar penting, antara lain :
1. Masing-masing unit kerja membuat konsep surat sendiri.
2. Setelah konsep surat sesuai selesai diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, masing-masing unit kerja mencatat surat tersebut dalam kartu kendali.
3. Setelah kartu kendali diisi, surat berikut tiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.
4. Setelah tembusan surat dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman berikut kartu kendali II dan III disampaikan kepada pengolah.
5. Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat kemudian diteruskan kepada unit kearsipan untuk disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk tembusan surat dan kartu kendali III disimpan pengolah, kartu kendali I diteruskan ke pengarah.
6. Setelah surat siap dikirim, diberikan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim
2) Surat keluar biasa
a. Untuk surat keluar biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit pengolah
b. Setelah konsep selesai diketik, ditanda tangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat keluar biasa tersebut dalam dua lembar pengantar surat biasa.
c. Surat asli dan tembusannya (arsip/pertinggal) disampaikan kepada pencatat pada unit kearsipan untuk diberi stempel Dinas.
d. Tembusan dikembalikan kepada pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, untuk difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar pengantar surat biasa I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.
e. Surat aslinya diberikan kepada petugas mengadakan penelitian seperlunya untuk mengetahui kalau-kalau pada surat tersebut masih terdapat kekurangan. Setelah dinyatakan lengkap, petugas menyiapkan sampul surat dan diketik alamatnya.
3) Surat keluar rahasia
a. Konsep surat keluar dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan.
b. Setelah konsep surat rahasia tersebut selesai diketik, kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan sampulnya.
c. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua.
d. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim
e. Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena dalam keadaan tertutup.
f. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile.
g. Surat tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolah sebagai arsip aktif.
4) Pengiriman surat
Setelah surat siap dikirim (diberi nomor, tanggal, disampuli) untuk selanjutnya diteruskan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim memulai kurir/melalui pos. Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk (2005 : 11), antara lain :
a. Pembuatan konsep
Pimpinan bagian pengolah membuat konsep sendiri kemudian dikirim ke Tata Usaha untuk diketik. Atau atas dasar surat masuk memberikan disposisi dan minta pelaksana pengolah membuat konsepnya.
b. Pengetikan
Pelaksana pengolah sesuai dengan isi disposisi membuat konsep dan diserahkan kembali ke pimpinan apakah konsep yang dibuat sudah sesuai atau belum. Kemudian konsep diteruskan ke Tata Usaha untuk diketik.
c. Pengoreksian
Tata usaha pengolah setelah selesai mengetik dan setelah dikoreksi dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut.
d. Pencatatan
Bagian pencatatan menerima surat dari Tata Usaha yang rangkapnya menurut kebutuhan, kemudian mencatat ke kartu kendali (rangkap 3), tetapi kalau menggunakan lembar pengantar rangkapnya hanya 2, bagian pencatat meneruskan ke bagian pengiriman dan pertinggalnya di kirim ke penata arsip melalui Tata Usaha pengolah dengan disertai 2 lembar kartu kendali. Lembar ketiga di tinggal di Tata Usaha pengolah, lembar kedua kartu kendali di simpan di penata arsip sedangkan lembar pertama disimpannya.
e. Pengiriman
Bagian pengiriman menerima suratasli dan tembusan sesuai dengan keperluan.
Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat
Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Drs. Basir Barthos (2012 : 4) sarana yang digunakn antara lain : map, filling cabinet, kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Menurut Wursanto saran yang digunakan yaitu lembar disposisi, folder atau map, filling cabinet, guide, dan buku agenda.
1. Kartu Kendali
Kartu kendali yaitu isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip
2. Lembar Disposisi
Lembar disposisi yaitu lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
3. Folder atau map
Folder atau map yaitu alat untuk menyimpan berkas atau arsip
4. Filling cabinet
Filing cabinet perabotan kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk penyimpanan arsip
5. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagi sekat atau pemisahan dalam penyimpanan arsip.
6. Buku Agenda
Buku Agenda yaitu sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat ( surat yang diterima atau surat masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.
Mengarsip Surat (Filing)
Filing menurut Basir Barthos (2012: 43) adalah
“Proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.”
1. Sistem Mengarsip SuratMenurut Sularso Mulyono dkk (1985 : 43) dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar kearsipan” ada lima mascam system penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu
a. Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu system penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Sistem pokok soal (Subyek) adalah penyimpanan arsipyang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah-masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan lanjutannya.
c. Sistem Tanggal (Kronologis)
Sistem Tanggal (Kronologis) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat-surat masuk penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan sarat. Sedangkan untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
d. Sistem Nomor (numeric filling)
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimasukan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.
Dalam sistemini dibedakan menjadi dua, yaitu
1) Sistem Klasifikasi Desimal
Sistem penyimpanan ini sering dikenal dengan nama sistem Dewey. Surat yang akan disimpan ditentukan dahulu daftar klasifikasi masalah, dari kegiatan utama, kegiatan pembantu sampai kegiatan lanjutan. Setalah itu surat diberi nomor kode yang dipisahkan dengan tanda titik atau koma.
2) Sistem Terminal Digit
Sistem penyimpanan ini berdasarkan nomor terminal (terakhir). Nomor kode system ini dibagi menjadi tiga unit, yaitu : Unit pertama adalah 2 (dua) nomor dari belakang yang menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Unit kedua 1 (satu) nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map. Sedangkan unit ketiga adalah nomor sisanya, yang menunjukkan nomor surat/warkat yang akan disimpan.
3) Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu. Dalam hal ini didasarkan atas pembagian pulau-pulau, menurut wilayah propinsi, pembagian wilayah menurut kota, bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.
2. Azas Penyimpanan Kearsipan
Menurut Sularso Mulyono dkk (2005 : 32) azas penyimpanan surat ada tiga yaitu :
a. Azas Sentralisasi
Azas Sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
b. Azas Desentralisasi
Azaz Desentralisasi berarti tiap unit kerja penyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
c. Azas Kombinasi Sentralisasi-Desetralisasi
Azas kombinasi sentralisasi-Desetralisasi yaitu penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.
1. Prosedur
Prosedur adalah kelompok pekerjaan pencatatan yang erat sekali hubungannya yang meliputi suatu sub fungsi dari pada suatu fungsi tertentu. Kemudian prosedur juga dapat diartikan suatu urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu perlakuan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang. Menurut. Ibnu syamsi, SW (2009 : 16) mendefinisikan prosedur sebagai berikut:
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan
2. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Menurut (Ibnu Syamsi,2009 : 8).
3. Surat
Pengertian surat menurut Wursanto (2003 :1 ) Menyatakan
“Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari suatu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang di tullis atas nama pribadi penulis. Atau nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.”
menurut Basir Barthos (2012 : 36) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kearsipan”
”surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.”
Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi yang terbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas yang berisi pesaun atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang.
Fungsi Surat
Secara Umum bagian pembuatnya baik perorangan maupun organisasi:
Menurut Drs. Zaenuddin Achmad, SE,MM dan Drs. Wahyono,MM (2007:9) dalam bukunya yang berjudul “Korespondensi Bisnis Indonesia”
a. Sebagai Wakil atau Duta Orang / Organisasi
Surat adalah wakil atau duta orang atau organisasi yang berbentuk tertulis. Karena itu, bentuk, bahasa, cara penyampaian, mampu isinya akan berpengaruh terhadap citra orang atau organisasi tersebut. Karena kedudukannya yang begitu penting, maka sebelum surat dibuat penulis harus memperhatikan pengaruh yang dimungkinkan timbul dari surat tersebut.
b. Sebagai alat Bukti yang Otentik
Keunggulan utama komunikasi tertulis (surat) dibandingkan jenis komunikasi lainnya adalah pada aspek pembuktian. Sepanjang aspek sahnya sebuah surat terpenuhi, surat merupakan alat pembuktian yang sah terhadap suatu tindakan maupun kesepakatan. Biasanya, masalah timbul sekian waktu setelah kejadian berlangsung, sehingga surat-surat yang penting dan mempunyai kegunaan bagi aspek pembuktian harus diarsipkan dengan baik sehingga mudah ditemukan sewakti-waktu dibutuhkan.
c. Sebagian Alat Ukur (Barometer) Kegiatan Organisasi
Kedinamisan sebuah organisasi dapat dilihat dari jenis dan jumlah baik yang diterima maupun yang dikeluarkan. Semakin banyak jumlah dan semakin beragamnya jenis surat menunjukkan semakin dinamis sebuah organisasi.
d. Sebagai Dasar Pengambilan Keputusan
Mutu sebuah keputusan ditentukan oleh daya analisis orang yang mengambilnya dan informasi yang digunakan. Salah satu asal informasi tersebut adalah surat. Dengan dukungan informasi tersebut, maka “mutu” dari sebuah keputusan ditentukan.
e. Alat Bantu Pengingat
Seperti kita ketahu bersama, daya ingat manusia sangat terbatas. Semakin tinggi usia dan semakin lama keberadaan organisasi, maka semakin banyak urusan dan berakibat semakin banyak pula permasalahan yang dilupakan. Penataan surat yang baik (arsip) akan menyegarkan kembali daya ingat kita terhadap kegiatan-kegiatan pada masa lalu.
Macam-macam Surat Kedinasan
Macam-macam Surat Kedinasan Menurut Drs. Zaenuddin Achmad, SE,MM dan Drs. Wahyono,MM( 2007:61) antara lain :
1. Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat-surat yang seringkali digunakan dalam aktivitas rutin kegiatan kantor.
2. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah surat yang berisi pedelegasian suatu urusan kepada pihak lain. Setelah surat kuasa dibuat dan ditandatangani,pihak yang diberi kuasa dapat menjalankan pekerjaan seperti dikuasakan sama seperti pihak yang memberi kuasa.
3. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi mengenai kebijakan atau policy dari pucuk pimpinan suatu organisasi. Karena dibuat oleh pucuk pimpinan organisasi, maka begitu surat keputusan tersebut dibuat dan ditandatangani, maka setiap anggota organisasi wajib mengikutinya. Surat keputusan terdiri dari 3 komponen, yaitu:
a. Konsiderans
Konsiderans adalah bagian dan surat keputusan yang berisi hal-hal menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat keputusan seperti menimbang, mengingat, membaca, mendengar, dan memperhatikan.
b. Desideratum
Desideratum adalah bagian dari surat keputusan yang berisi tujuan atau untuk apa keputusan tersebut dibuat.
c. Diktum
Dictum adalah bagian surat keputusan yang berisi keputusan-keputusan yang dibuat bila keputusan yang dibuat lebih dari satu, maka sebaiknya diktum dibuat dalam pasal-pasal atau nomor.
4. Surat Tugas
Surat Tugas Adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas tertentu.
5. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan yang biasanya berisi peringatan terhadap tindakan tertentu yang dilakukan olehbawahaan ( untuk surat intern), sementara untuk ekstern surat ini berisi seruan kepada perusahaan lain untuk menghentikan suatu kegiatan.
6. Surat Edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan pokok,melainkan hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.
Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat
Menurut Agus Sugiharto dkk (2005 : 27) dalam bukunya “manajemen Kearsipan Modern”. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluat. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan, antara lain :
1. Prosedur Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Ada tiga jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Buku agenda tunggal
Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format
b. Buku agenda berpasangan
Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.
c. Buku agenda kembar
Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar. Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen.
Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk dan surat keluar digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat biasa.
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.
Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut :
Lembar 1 : Disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.
Lembar 2 : Disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip.
Lembar 3 : Disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai diproses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip
Prosedur Tata Naskah (Taskah)
Tata Naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatau persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Pengelolaan surat masuk
1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Wursanto (2003 : 108) menyatakan :
“Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos (kantor pos) maupun yang di terima dari kurir (pengiriman surat) dengan menggunakan buku pengiriman (ekspedisi). Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa rutin, surat rahasia, serta surat pribadi.”
Proses penanganan surat masuk menurut pendapat Drs. Basir Barthos (2012 : 25) dalam bukunya “Manajemen kearsipan” adalah :
a. Penerimaan Surat.
Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
b. Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah mensortir surat-surat bagi pimpinan berdasarkan atau surat-surat penting, yang kebanyakan berupa surat-surat dinas pemerintahan, surat-surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting.
c. Pembukaan sampul (amplop)
Membuka sampul. Sampul-sampul yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri anda.
d. Penelitian surat
Surat yang masuk akan diteliti apakah pada suratnya alamat dalam sesuai dengan sampulnya. Jika terdapa alamat dalam yang betul dan sesuai dengan sampul dan setelah surat diberi stempel tanggal diterimanya surat sesuai dengan sampul dapat disingkirkan.
e. Pembacaan surat masuk
Setelah diadakan penelitian atas surat, selanjutnya surat-surat dibaca untuk, disamping mengetahui isinya menentukan mana-mana surat penting dan mana surat biasa ( atau kurang penting)
f. Pencatatan Surat Masuk
Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam buku kendali (controlcard), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
Pengarahan surat masuk
Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat, agar surat dapat segera di tindak lanjuti
1) Pengarahan Surat Penting
a) Surat Penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung ataupun tidak langsung terhadap berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi
b) Pengurusan surat penting
Semua surat masuk jenis ini harus diserahkan kepada satuan kerja pengarah untuk diproses. Ketika surat diterima oleh satuan kerja pengarah ini seterusnya oleh pengarah dilampiri 3 lembar kartu kendali dan satu lembar disposisi. Ketiga kartu kendali itu kolom-kolomnya kemudian diisi. Lembaran pertama ditinggal pada pengarah, lembar kedua dan ketiga disampaikan kepada satuan kerja pengolah untuk dimintakan tanda tangan.
2) Pengarahan Surat Masuk Biasa.
a) Setelah surat-surat di catat dalam lembar pengantar (rangkap II), surat-surat tersebut disampaikan pada unit pengolah.
b) Unit Pengolah mengisi lembar pengantar tanggal, dan jam terima surat, nama jabatan serta tanda tangan pada kolom yang tersedia.
c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan lembar pengantar II di simpan oleh unit pengolah.
3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia
a) Setelah surat-surat di catat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap II, surat-surat tersebut disampaikan kepada Unit Pengelola.
b) Unit Pengelola mengisi tanggal, jam terima surat, nama dan tanda tangan pada kolom yang tersedia.
c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat.
d) Lembar pengantar II di simpan oleh Unit Pengolah.
e) Penyimpanan. Pimpinan pengolah membuatkan disposisi rangkap 2 untuk penyelesaian surat tersebut. Lembar disposisi duplikatnya dismpan dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke pelaksana pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pengolahan lebih lanjut, maka surat dikirim ke penata arsip (arsiparis) melalui tata usaha pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas.
f) Pelaksana oengolah setelah menerima surat dari pimpinan dengan lembar disposisi asli, melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi disposisi.
Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Wursanto (2003 : 144) menyatakan :
“Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.” Proses pengurusan surat keluar menurut Wursanto (2003 : 145) antara lain:
1. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara untuk membuat konsep surat yaitu :
a. Konsep surat dibuat oleh pimpinan
b. Konsep surat dibuat oleh bawahan
c. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
2. Pengetikan konsep surat
Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut :
a. Persetujuan konsep
b. Pengiriman konsep surat
c. Pemeriksaan hasil pengetikan
d. Penandatanganan surat
3. Pengiriman surat
a. Pemberian cap
b. Pengetikan amplop atau sampul surat
c. Pemeriksaan surat
d. Melipat surat
e. Menutup amplop
f. Menempelkan perangkop
4. Pengendalian surat keluar
1) Surat keluar penting
Pengendalian surat keluar pentin di bedakan menjadi dua sistem yaitu:
a. Sistem sentralisasi
Pengurusan surat-menyurat dengan sistem sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu. Prosedur pencatatan yang dilakukan antara lain :
1. Konsep surat tetap dibuat oleh unit pengolah.
2. Setelah surat diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, kemudian diserahkan kepada unit kearsipan.
3. Oleh unit kearsipan surat tersebu diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
4. Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan kepada pengolah.
5. Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali diparaf oleh pengolah.
6. Kartu kendali II kemudian dikembalikan kepada pencatat untuk diserahkan kepada unit kearsipan dan disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk kartu kendali I tetap disimpan oleh pencatat.
7. Setelah surat siap dikirim (diberi nomor, tanggal, dibuatkan sampul dan sebagainya) diteruskan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim melalui kurir atau melalui pos.
b. Sistem desentralisasi
Pengurusan surat menyurat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit kerja (unit pengolah) untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat menyurat. Prosedur pencatatan surat keluar penting, antara lain :
1. Masing-masing unit kerja membuat konsep surat sendiri.
2. Setelah konsep surat sesuai selesai diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, masing-masing unit kerja mencatat surat tersebut dalam kartu kendali.
3. Setelah kartu kendali diisi, surat berikut tiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.
4. Setelah tembusan surat dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman berikut kartu kendali II dan III disampaikan kepada pengolah.
5. Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat kemudian diteruskan kepada unit kearsipan untuk disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk tembusan surat dan kartu kendali III disimpan pengolah, kartu kendali I diteruskan ke pengarah.
6. Setelah surat siap dikirim, diberikan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim
2) Surat keluar biasa
a. Untuk surat keluar biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit pengolah
b. Setelah konsep selesai diketik, ditanda tangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat keluar biasa tersebut dalam dua lembar pengantar surat biasa.
c. Surat asli dan tembusannya (arsip/pertinggal) disampaikan kepada pencatat pada unit kearsipan untuk diberi stempel Dinas.
d. Tembusan dikembalikan kepada pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, untuk difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar pengantar surat biasa I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.
e. Surat aslinya diberikan kepada petugas mengadakan penelitian seperlunya untuk mengetahui kalau-kalau pada surat tersebut masih terdapat kekurangan. Setelah dinyatakan lengkap, petugas menyiapkan sampul surat dan diketik alamatnya.
3) Surat keluar rahasia
a. Konsep surat keluar dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan.
b. Setelah konsep surat rahasia tersebut selesai diketik, kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan sampulnya.
c. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua.
d. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim
e. Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena dalam keadaan tertutup.
f. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile.
g. Surat tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolah sebagai arsip aktif.
4) Pengiriman surat
Setelah surat siap dikirim (diberi nomor, tanggal, disampuli) untuk selanjutnya diteruskan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim memulai kurir/melalui pos. Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk (2005 : 11), antara lain :
a. Pembuatan konsep
Pimpinan bagian pengolah membuat konsep sendiri kemudian dikirim ke Tata Usaha untuk diketik. Atau atas dasar surat masuk memberikan disposisi dan minta pelaksana pengolah membuat konsepnya.
b. Pengetikan
Pelaksana pengolah sesuai dengan isi disposisi membuat konsep dan diserahkan kembali ke pimpinan apakah konsep yang dibuat sudah sesuai atau belum. Kemudian konsep diteruskan ke Tata Usaha untuk diketik.
c. Pengoreksian
Tata usaha pengolah setelah selesai mengetik dan setelah dikoreksi dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut.
d. Pencatatan
Bagian pencatatan menerima surat dari Tata Usaha yang rangkapnya menurut kebutuhan, kemudian mencatat ke kartu kendali (rangkap 3), tetapi kalau menggunakan lembar pengantar rangkapnya hanya 2, bagian pencatat meneruskan ke bagian pengiriman dan pertinggalnya di kirim ke penata arsip melalui Tata Usaha pengolah dengan disertai 2 lembar kartu kendali. Lembar ketiga di tinggal di Tata Usaha pengolah, lembar kedua kartu kendali di simpan di penata arsip sedangkan lembar pertama disimpannya.
e. Pengiriman
Bagian pengiriman menerima suratasli dan tembusan sesuai dengan keperluan.
Sarana dalam Pengelolaan Surat Menyurat
Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Drs. Basir Barthos (2012 : 4) sarana yang digunakn antara lain : map, filling cabinet, kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Menurut Wursanto saran yang digunakan yaitu lembar disposisi, folder atau map, filling cabinet, guide, dan buku agenda.
1. Kartu Kendali
Kartu kendali yaitu isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip
2. Lembar Disposisi
Lembar disposisi yaitu lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
3. Folder atau map
Folder atau map yaitu alat untuk menyimpan berkas atau arsip
4. Filling cabinet
Filing cabinet perabotan kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk penyimpanan arsip
5. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagi sekat atau pemisahan dalam penyimpanan arsip.
6. Buku Agenda
Buku Agenda yaitu sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat ( surat yang diterima atau surat masuk), dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi.
Mengarsip Surat (Filing)
Filing menurut Basir Barthos (2012: 43) adalah
“Proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.”
1. Sistem Mengarsip SuratMenurut Sularso Mulyono dkk (1985 : 43) dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar kearsipan” ada lima mascam system penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu
a. Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu system penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A-Z. kode abjad tersebut diindek dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Sistem pokok soal (Subyek) adalah penyimpanan arsipyang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat). Dalam sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah-masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan lanjutannya.
c. Sistem Tanggal (Kronologis)
Sistem Tanggal (Kronologis) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat-surat masuk penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan sarat. Sedangkan untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
d. Sistem Nomor (numeric filling)
Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimasukan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.
Dalam sistemini dibedakan menjadi dua, yaitu
1) Sistem Klasifikasi Desimal
Sistem penyimpanan ini sering dikenal dengan nama sistem Dewey. Surat yang akan disimpan ditentukan dahulu daftar klasifikasi masalah, dari kegiatan utama, kegiatan pembantu sampai kegiatan lanjutan. Setalah itu surat diberi nomor kode yang dipisahkan dengan tanda titik atau koma.
2) Sistem Terminal Digit
Sistem penyimpanan ini berdasarkan nomor terminal (terakhir). Nomor kode system ini dibagi menjadi tiga unit, yaitu : Unit pertama adalah 2 (dua) nomor dari belakang yang menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Unit kedua 1 (satu) nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map. Sedangkan unit ketiga adalah nomor sisanya, yang menunjukkan nomor surat/warkat yang akan disimpan.
3) Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu. Dalam hal ini didasarkan atas pembagian pulau-pulau, menurut wilayah propinsi, pembagian wilayah menurut kota, bahkan menurut pembagian tingkat kecamatan sampai kelurahan.
2. Azas Penyimpanan Kearsipan
Menurut Sularso Mulyono dkk (2005 : 32) azas penyimpanan surat ada tiga yaitu :
a. Azas Sentralisasi
Azas Sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
b. Azas Desentralisasi
Azaz Desentralisasi berarti tiap unit kerja penyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri.
c. Azas Kombinasi Sentralisasi-Desetralisasi
Azas kombinasi sentralisasi-Desetralisasi yaitu penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.