Latar Belakang Tugas Rutin Sekretaris Pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan
Friday, 20 October 2017
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala-gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staff didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut memiliki kepribadian yang baik, kemampuan berbahasa Indonesia dan bahasa asing, keterampilan yang baik serta pengetahuan yang luas, dan mampu melakukan kerja sama secara internal dan eksternal.
Sekrtaris telah diberi kepercayaan oleh manager untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik dan agar prusahaan berjalan dengan baik pula. Bila tugas sekretaris berjalan dengan baik maka manager akan memusatkan konsentarisnya pada pegaewasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas erkrtaris meliputi tugas rutin, tugas khusus, tugas kreatif dan tugas lainnya. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, menangani arsip, menyusun laporan. Tugas khusus meliputi persiapan rapat, pengaturan pertemuan pimpinan dengan relasi, pengurusan perjalanan dinas dan sebagainya. Selanjutnya, tugas kreatif sekretaris misalnya menyampaikan kiriman bunga atau kartu ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping dan sebagainya, sedangkan tugas keuangan seperti menangani keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening pajak dan sebagainya.
Jika pekerjaan dikerjakan dengan baik maka hasilnya juga akan baik pula, sebaliknya jika pekerjaan tidak di kerjakan dengan baik maka hasilnya akan kurang memuaskan meskipun sekretaris memiliki latar belakang pendidikan kesekretarisan.
Tugas sekretaris yang dipaparkan di atas, merupakan tugas rutin yang tidak semuanya dilakukan dengan baik oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan. Tugas rutin sekerataris yang tidak dilaksanakan dengan baik adalah dalam menata arsip, melayani dan menerima telepon melayani dan menerima tamu dan mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan. Masalah ini ditemukan saat penulis melakukan observasi pada kantor tersebut.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis memilih judul penelitian “Tugas Rutin Sekretaris Pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan”
Gejala-gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staff didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut memiliki kepribadian yang baik, kemampuan berbahasa Indonesia dan bahasa asing, keterampilan yang baik serta pengetahuan yang luas, dan mampu melakukan kerja sama secara internal dan eksternal.
Sekrtaris telah diberi kepercayaan oleh manager untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik dan agar prusahaan berjalan dengan baik pula. Bila tugas sekretaris berjalan dengan baik maka manager akan memusatkan konsentarisnya pada pegaewasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas erkrtaris meliputi tugas rutin, tugas khusus, tugas kreatif dan tugas lainnya. Tugas rutin sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, menangani arsip, menyusun laporan. Tugas khusus meliputi persiapan rapat, pengaturan pertemuan pimpinan dengan relasi, pengurusan perjalanan dinas dan sebagainya. Selanjutnya, tugas kreatif sekretaris misalnya menyampaikan kiriman bunga atau kartu ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping dan sebagainya, sedangkan tugas keuangan seperti menangani keuangan pimpinan di Bank, membayar rekening-rekening pajak dan sebagainya.
Jika pekerjaan dikerjakan dengan baik maka hasilnya juga akan baik pula, sebaliknya jika pekerjaan tidak di kerjakan dengan baik maka hasilnya akan kurang memuaskan meskipun sekretaris memiliki latar belakang pendidikan kesekretarisan.
Tugas sekretaris yang dipaparkan di atas, merupakan tugas rutin yang tidak semuanya dilakukan dengan baik oleh sekretaris pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan. Tugas rutin sekerataris yang tidak dilaksanakan dengan baik adalah dalam menata arsip, melayani dan menerima telepon melayani dan menerima tamu dan mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan. Masalah ini ditemukan saat penulis melakukan observasi pada kantor tersebut.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis memilih judul penelitian “Tugas Rutin Sekretaris Pada PT PLN (Persero) Rayon Makassar Selatan”