Evaluasi Penerapan Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas pada PT PLN (persero) Cabang Makassar
Sunday, 15 October 2017
Deskripsi Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas PT.PLN (Persero) Cabang Makassar
Sistem yang dirancang oleh perusahaan bertujuan untuk menitai keberhasilannya, maka dapat dilakukan dengan menganalisis dan dengan pengawasan yang baik oleh kepala unit tanpa memandang unsur lain yang akan melemahkan dan merugikan pelaksanaan sistem itu. Sebab pada dasarnya pembentukan sistem dapat saja terjadi kesimpangsiuran tugas karena manusia yang menjalankannya tidak konsisiten pada komitmen terhadap kesepakatan dan kebijakan manjemen. Bila kondisinya demikian suatu' sistem tidak dapat dipersalahkan tetapi perangkat manusia yang selalu menjadi kambing hitam yang akan merusak suatu tatanan yang telah dibuatnya.
Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, menjamin kelancaran pembayaran rekening listrik, memudahkan pengawasan, sederhana dalam pelaksanaannya, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur pembayaran rekening listrik. Sistem pembayaran rekening listrik didalam wilayah kota Makassar dilaksanakan secara ON LINE. Dengan sistem ON LINE ini diharapkan agar para pelanggan listrik yang ada di kota Makassar dapat membayar rekening listrik sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh kantor cabang setempat. Dengan sistem ini para pelanggan bebas membayar rekening listrik di loket-loket pembayaran yang telah ditunjuk oleh pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar untuk menerima pembayaran rekening listrik dari pelanggan.
Sedangkan prosedur merupakan urutan atau mekanisme kegiatan yang dilalui dalam menerima uang secara tunai. Tahapan-tahapan ini penting dilakukan koordinasi secara terkendali untuk menjaga nama baik perusahaan. Adapun pembayaran rekening listrik yang dilaksanakan oleh pelanggan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Pembayaran langsung ke tempat pembayaran yang telah ada
2. Pemindah bukuan (giralisasi)
Loket pembayaran adalah kantor cabang, ranting dan Payment Point. Payment Point disini adalah BRI Unit, KSU dan KUD yang menjalin kerja sama dengan pihak perusahaan. Oleh karena sistem pembayaran rekening listrik secara ON LINE maka pembayaran dapat dilakukan setiap hari, dengan demikian jika akhir periode pembayaran jatuh pada hari sabtu atau minggu dan loket pembayaran yang bisanya pelanggan membayar tutup, pelanggan tetap bisa membayar rekening listrik dikantor cabang atau di kantor ranting.
Pembayaran dapat juga dilakukan dengan cara giralisasi yaitu pelanggan dapat membayar langsung ke bank-bank yang bekerja sama dengan pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar. Pembayaran dilakukan dengan cara memotong jumlah rekening pelanggan tersebut pada bank yang ditunjuk.
Bagian Yang Terkait Dalam Penerimaan Kas
Semakin luasnya ruang lingkup kegiatan perusahaan akan terasa pula ketidakmampuan seorang pimpinan untuk mengawasi sendiri secara langsung terhadap perusahaan. Dalam situasi demikian, semakin dirasakan adanya tuntunan untuk mengadakan pembagian tugas, penetapan tanggung jawab, dan pelimpahan wewenang kepada para bawahannya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian didalam perusahaan aghar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip struktur pengendalian intern.
Adapun bagian-bagian yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam kegiatan penerimaan kas yang berasal dari penjualan tenaga listrik, dalam hal ini adalah menyangkut pembayaran rekening listrik oleh para pelanggan PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, penulis akan uraikan sebagai berikut :
a. Bagian Pelayanan Pelanggan
Seksi yang terkait disini adalah seksi administrasi pelanggan. Adapun tugas dari seksi ini adalah semua yang berhubungan atau yang berkaitan dengan para pelanggan seperti
• Permintaan pemasangan bare
• Permintaan penambahan bahan listrik
• Pelayanan pembayaran rekening listrik
b. Bagian Administrasi
Adapun seksi-seksi yang terkait yaitu :
1. Seksi Anggaran dan Keuangan, tugasnya yaitu
• Membuat dokumen penerimaan kas/bank
• Melakukan rekonsiliasi
• Membuat laporan pertanggung jawaban
2. Seksi Akuntans, tugasnya yaitu :
Formulir atau Dokumen Yang Digunakan
Formulir atau dokumen dasar dapat berfungsi sebagai catatan pertama atau jurnal. Dokumen ini merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk pencatatan transaksi-transaksi tersebut. Dokumen yang digunakan harus pula saling mendukung dalam arti saling mengontrol antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lainnya. Sehingga apabila terdapat informasi yang berhubungan didalamnya akan dapat memberikan keterangan yang lengkap, jelas dan benar.
Oleh karena itu prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan, dan formulir yang dipakai harus dianalisis untuk menentukan apakah data yang berbeda, data yang lebih banyak, atau sudah cukup. Adapun formulir atau dokumen yang digunakan oleh
PT. PLN (Persero) Cabang Makassar dalam penerimaan kas yang bersumber dari pembayaran rekening listrik adalah sebagai berikut :
1. Dokumen (bukti) asli pendukung tiap penerimaan uang
• Jumlah tagihan rekening listrik (Tel. V-03)
Dokumen ini digunakan untuk, sesuai dengan pemakaian mengetahui berapa besar jumlah rekening listrik yang harus dibayar oleh pelanggan, sesuai dengan pemakaian listrik. Tagihan listrik ini di bayar setiap bulannya pada loket-loket pembayaran yang telah ditunjuk oleh pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
• Daftar rekening listrik lunas/belum lungs (Tel V-04). Dokumen ini digunakan untuk mencatat nama-nama pelanggan yang rekening listriknya sudah tunas ataupun belum tunas, untuk mengetahui seberapa besar tagihan rekening listrik dalam sehari dan kemudian direkapitulasi kedalam bukti penyetoran uang.
• Bukti Penyetoran uang (Tel. V-06)
Dokumen ini digunakan pola pelanggan sebagai bukti hasil rekapitulasi dari seluruh jumlah daftar rekening listrik yang lunas/belum tunas dan pembayaran biaya keterlambatan.
• Bukti pembayaran biaya keterlambatan (Tel. V-07) Dokumen ini digunakan untuk mengetahui berapa besar biaya keterlambatan listrik yang harus dibayar tepat pada waktunya oleh pelanggan,
2. Bukti Intern
• Bukti Penerimaan Kas
Bukti ini digunakan sebagai bukti untuk mencatat semua penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber seperti tagihan rekening listrik.
• Bukti Penerimaan Bank
Bukti ini digunakan sebagai bukti bahwa uang yang diterima oleh bank Receipt Kantor Cabang telah dicatat kedalam bukti penerimaan bank.
• Buku Kas
Buku kas digunakan untuk mencatat semua jumlah uang yang dilakukan secara tunai, seperti pembayaran rekening listrik pada loket pembayaran.
• Buku Bank
Buku bank digunakan untuk mencatat semua jumlah uang disetor atau disimpan pada Bank Receipt Kantor Cabang dan Bank Receipt Kantor Wilayah
• Buku Jurnal
Buku Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi, yang akan memudahkan dan catatan-pencatatan selanjutnya kedalam buku besar atau sebagai catatan pertama kali.
• Buku Besar
Buku Besar digunakan untuk mencatat masing-masing perkiraan yang bertujuan untuk memudahkan proses pencatatan, proses pemeriksaan dan mencari suatu perkiraan bila diperlukan.
Prosedur Penerimaan Kas Tagihan Rekening Listrik.
Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern. Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, prosedur pembayaran rekening listriknya dilaksanakan dengan cara pembayaran langsung ke loket pembayaran.
Adapun prosedur penerimaan kas melalui pembayaran rekening listrik adalah sebagai berikut :
1) Pelanggan membayar rekening listrik yang terutang ke loket pembayaran dan sebagai bukti pembayaran pelanggan menerima Tul. V-03 (rekening listrik) dari loket pembayaran.
2) Kantor Cabang, Kantor Ranting dan Payment Point tempat pembayaran harus melimpahkan hasil penerimaan dari pembayaran rekening listrik dari loket pembayaran ke Bank Receipt Kantor Cabang setiap had kerja atau hari kerja berikutnya (apabila had sabtu libur).
3) Atas penerimaan pelimpahan tersebut Bank Receipt Kantor Cabang menerbitkan nota kredit dalam tiga rangkap kemudian dikirim ke seksi keuangan, seksi akuntansi dan arsip bank.
4) Atas persetujuan pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar secara periodic Bank Receipt Kantor Cabang mentransfer uang penerimaan ke Bank Receipt Kantor Wilayah. Priode pertama pengiriman uang dari tanggal 1 sampai dengan 15 dan periode kedua dari tanggal 16 sampai dengan tanggal 30 atau 31.
5) Atas pengiriman uang tersebut, bank Receipt Kantor Wilayah menerbitkan nota debet dalam dua rangkap, kemudian dikirim ke seksi keuangan kantor cabang dan arsip bank. Atas dasar nota debet tersebut seksi keuangan membuat laporan kiriman uang (LKU) setiap priode, kemudian dikirim ke PLN Pusat.
Untuk lebih jelasnya, arus uang dan cara dokumentasi penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik pada loket pembayaran sampai dengan pelimpahannya dapat digambarkan sebagai berikut
Struktur Pengendalian Intern Penerimaan Kas dari Pembayaran Rekening Listrik pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar
Pada dasarnya suatu pengendalian yang dirancang harus berdasarkan kondisi perusahaan yang memadai, Karena tentunya jika perusahaan kecil dengan tingkat pendapatan yang terbatas kemudian dikelola dengan system yang tidak memadai akan menghambat pelaksanaan tugas yang kurang baik.
Dimana jika tidak terdapat struktur pengendalian yang baik terhadap kas dalam suatu perusahaan, ini akan dapat menimbulkan bermacam-macam resiko sangat merugikan perusahaan, karena dapat mengundang kepada setiap bagian dalam organisasi melakukan penyimpangan ataupun penyelewengan terhadap kas. Sebagaimana kits ketahui bahwa uang kas sangat mudah untuk disalahgunakan daripada penggunaan yang seharusnya.
Untuk itulah perlu diadakan suatu struktur pengendalian dalam pengelolaan keuangan perusahaan khususnya terhadap kas, karena pencegahaan seawall mungkin adalah lebih baik daripada mengambil tindakan pengkoreksian atau pembetulan setelah terjadi kesalahan, dimana setiap bagian yang menangani masalah keuangan harus dipisahkan sedemikian rupa antara bagian satu dengan bagian yang lainnya.
Biasanya dalam satu perusahaan pengendalian intern selalu dibentuk, tetapi apakah struktur pengendalian intern itu telah sesuai dengan sistem yang berlaku pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, penerapan struktur pengendalian internnya dilakukan dengan membentuk beberapa bagian sebagai bentuk pemisahan tugas antara bagian dalam perusahaan. Lebih jelasnya penerapan unsur struktur pengendalian intern penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar akan diuraikan sebagai berikut
1. Struktur Organisasi atas penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Struktur pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi. Orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas atau fungsi-fungsi tertentu. Alasannya ada dua yaitu :
a) Tanggung jawab harus dikembalikan secara jelas untuk membuat kejelasan masalah dan perhatian langsung baginya.
b) Apabila karyawan telah memiliki pemahaman yang jelas atas tanggung jawabnya, mereka cenderung bekerja lebih keras untuk mengendalikan tanggung jawab ini.
Perusahaan yang terkait yaitu PT. PLN (Persero) Cabang Makassar telah menetapkan dan menerapkan suatu struktur organisasi dan tats cara pelaksanaan tugas dari masing-masing orang dalam organisasi yang memungkinkan mereka melaksanakan tanggung jawabnya serta tugasnya, berdasarkan kebijaksanaan pimpinan 'yang telah ditetapkan semula. Beberapa wewenang telah dilimpahkan oleh pimpinan kepada para kepala bagian, yang selanjutnya kepala bagian mengkoordinasi tugas¬tugas setiap seksi yang dipimpinnya.
Dalam proses penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik yang dimulai dengan pemberian tagihan rekening listrik di loket pembayaran kepada pelanggan, penerimaan pembayaran rekening listrik di loket pembayaran kepada pelanggan, penerimaan pembayaran rekening listrik oleh kasir dan akhirnya penyimpanan oleh Bank pencatatan, penerimaan serta penyimpanan kas.
2. Penerapan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening- rekening buku besar.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, setiap transaksi penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik oleh pelanggan dan pelimpahan telah melalui sistem otorisasi. Setiap transaksi yang terjadi pada tempat pembayaran dicatat dalam daftar rekening tunas, selanjutnya pelimpahan kepada Bank Receipt kantor Cabang didukung dengan pembuat nota kredit dari Bank. Sebagai pertanggungjawaban seksi anggaran dan keuangan membuat bukti penerimaan bank dan dicatat dalam buku bank.
3. Penerapan Praktik yang sehat dalam penerimaan Kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Praktik yang sehat harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan yang pengecekan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas dan wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
Praktik yang sehat minimal dapat mencegah tindakan spekulasi sebagai pengawasan intern perusahaan. Pada sistem ini jika karyawan melakukan suatu tindakan yang merugikan perusahan, maka akan mudah diketahui oleh pihak tertentu berdasarkan dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi yang dilakukan pada saat itu.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, setiap seksi yang terkait telah melaksanakan setiap prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini menunjukkan bahwa praktik-praktik yang sehat telah sesuai dengan elemen struktur pengendalian intern yang telah diterapkan. Hal ini dapat dilihat dari :
a) Adanya kerjasama antara pihak perusahaan PT. PLN (Persero) Cabang Makassar dengan unit lain yang terkait dalam hal penerimaan pembayaran rekening listrik dan pelimpahan. Dengan adanya kerja sama tersebut telah terjadi pengawasan terhadap setiap unit.
b) Adanya pelimpahan hasil penerimaan pembayaran rekening listrik secara periodik dari loket pembayaran ke Bank Receipt kantor Cabang dan dari Bank Receipt Kantor Cabang ke Bank Ript Kantor Wilayah
c) Adanya Formulir dan blanko yang diberi nomor tercetak.
4. Penerapan karyawan yang cakap atau penempatan karyawan berdasarkan keahlian pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu struktur pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, biasa diharapkan bahwa struktur pengendalian intern yang tidak akan berhasil dengan baik. Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapannya cukup, langkah-langkah harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru. Jika ada penerimaan pegawai bare, hendaknya dilakukan seleksi dan test-test agar dapat ditentukan apakah cafon pegawai yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan. Apabila pengawai sudah diterima bekerja dalam perusahaan, perlu diadakan latihan-latihan agar dapat meningkatkan kecakapan pegawai tersebut. Hal ini perlu dilakukan agar pegawai dapat selalu mengikuti perkembangan perusahaan.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, pegawai yang terlibat dalam prows penerimaan pembayaran rekening listriknya adalah pegawai yang memiliki kualifikasi atau kemampuan yang ditetapkan oleh pihak perusahaan tersebut beserta unit-unit lain yang terkait. Untuk lebih meningkatkan kualitas pegawai "maka pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, mengadakan pelatihan-pelatihan secara rutin agar setiap pagawai lebih dapat memahami tugasnya masing-masing"
Evaluasi atas Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan sebelumnya maka penulis dapat mengevaluasi sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makssar. Sebagai berikut
1. Struktur Organisasinya :
- Adanya pemisahan fungsi yang dilakukan terutama dalam prosedur penerimaan kas, yang meliputi kasir, bagian keuangan, bagian akuntansi.
- Tidak terdapat rangkap jabatan, artinya setiap bagian memiliki tanggung jawab masing-masing
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
- Setiap transaksi yang terjadi telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
- Setiap perhitungan kas telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang
- Setiap pencatatan kas telah diotorisasi oleh pihak perusahaan
3. Praktik-praktik yang sehat
- Adanya dokumen-dokumen serta bukti intern dalam setiap prosedur penerimaan kas
- Dokumen-dokumen yang telah diberikan nomor urut tercetak 4. Karyawan yang cakap
- Karyawan ditempatkan sesuai dengan keahlian dan tanggung jawabnya masing-masing.
- Adanya test-test kepegawaian yang dilakukan
- Adanya pelatihan-pelatihan yang diberikan kepada karyawan yang baru.
Berdasarkan hasil evaluasi atas sistem dan prosedur pada PT PLN (Persero) Cabang Makassar dapat dikatakan bahwa sistem dan prosedur penerimaan kas telah mencerminkan struktur pengawasan intern yang memadai. Oleh karena itu hipotesis yang diajukan oleh penulis dinyatakan tidak benar karena terbukti bahwa struktur pengendalian intern yang terjadi pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar telah mencerminkan elemen-elemen struktur pengawasan intern yang memadai sehingga hipotesis tersebut ditolak.
Sistem yang dirancang oleh perusahaan bertujuan untuk menitai keberhasilannya, maka dapat dilakukan dengan menganalisis dan dengan pengawasan yang baik oleh kepala unit tanpa memandang unsur lain yang akan melemahkan dan merugikan pelaksanaan sistem itu. Sebab pada dasarnya pembentukan sistem dapat saja terjadi kesimpangsiuran tugas karena manusia yang menjalankannya tidak konsisiten pada komitmen terhadap kesepakatan dan kebijakan manjemen. Bila kondisinya demikian suatu' sistem tidak dapat dipersalahkan tetapi perangkat manusia yang selalu menjadi kambing hitam yang akan merusak suatu tatanan yang telah dibuatnya.
Untuk meningkatkan kualitas pelayanan, menjamin kelancaran pembayaran rekening listrik, memudahkan pengawasan, sederhana dalam pelaksanaannya, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur pembayaran rekening listrik. Sistem pembayaran rekening listrik didalam wilayah kota Makassar dilaksanakan secara ON LINE. Dengan sistem ON LINE ini diharapkan agar para pelanggan listrik yang ada di kota Makassar dapat membayar rekening listrik sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh kantor cabang setempat. Dengan sistem ini para pelanggan bebas membayar rekening listrik di loket-loket pembayaran yang telah ditunjuk oleh pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar untuk menerima pembayaran rekening listrik dari pelanggan.
Sedangkan prosedur merupakan urutan atau mekanisme kegiatan yang dilalui dalam menerima uang secara tunai. Tahapan-tahapan ini penting dilakukan koordinasi secara terkendali untuk menjaga nama baik perusahaan. Adapun pembayaran rekening listrik yang dilaksanakan oleh pelanggan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Pembayaran langsung ke tempat pembayaran yang telah ada
2. Pemindah bukuan (giralisasi)
Loket pembayaran adalah kantor cabang, ranting dan Payment Point. Payment Point disini adalah BRI Unit, KSU dan KUD yang menjalin kerja sama dengan pihak perusahaan. Oleh karena sistem pembayaran rekening listrik secara ON LINE maka pembayaran dapat dilakukan setiap hari, dengan demikian jika akhir periode pembayaran jatuh pada hari sabtu atau minggu dan loket pembayaran yang bisanya pelanggan membayar tutup, pelanggan tetap bisa membayar rekening listrik dikantor cabang atau di kantor ranting.
Pembayaran dapat juga dilakukan dengan cara giralisasi yaitu pelanggan dapat membayar langsung ke bank-bank yang bekerja sama dengan pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar. Pembayaran dilakukan dengan cara memotong jumlah rekening pelanggan tersebut pada bank yang ditunjuk.
Bagian Yang Terkait Dalam Penerimaan Kas
Semakin luasnya ruang lingkup kegiatan perusahaan akan terasa pula ketidakmampuan seorang pimpinan untuk mengawasi sendiri secara langsung terhadap perusahaan. Dalam situasi demikian, semakin dirasakan adanya tuntunan untuk mengadakan pembagian tugas, penetapan tanggung jawab, dan pelimpahan wewenang kepada para bawahannya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian didalam perusahaan aghar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip struktur pengendalian intern.
Adapun bagian-bagian yang terlibat langsung dan bertanggung jawab dalam kegiatan penerimaan kas yang berasal dari penjualan tenaga listrik, dalam hal ini adalah menyangkut pembayaran rekening listrik oleh para pelanggan PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, penulis akan uraikan sebagai berikut :
a. Bagian Pelayanan Pelanggan
Seksi yang terkait disini adalah seksi administrasi pelanggan. Adapun tugas dari seksi ini adalah semua yang berhubungan atau yang berkaitan dengan para pelanggan seperti
• Permintaan pemasangan bare
• Permintaan penambahan bahan listrik
• Pelayanan pembayaran rekening listrik
b. Bagian Administrasi
Adapun seksi-seksi yang terkait yaitu :
1. Seksi Anggaran dan Keuangan, tugasnya yaitu
• Membuat dokumen penerimaan kas/bank
• Melakukan rekonsiliasi
• Membuat laporan pertanggung jawaban
2. Seksi Akuntans, tugasnya yaitu :
Formulir atau Dokumen Yang Digunakan
Formulir atau dokumen dasar dapat berfungsi sebagai catatan pertama atau jurnal. Dokumen ini merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk pencatatan transaksi-transaksi tersebut. Dokumen yang digunakan harus pula saling mendukung dalam arti saling mengontrol antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lainnya. Sehingga apabila terdapat informasi yang berhubungan didalamnya akan dapat memberikan keterangan yang lengkap, jelas dan benar.
Oleh karena itu prosedur dan formulir harus dirancang sebagai suatu kesatuan, dan formulir yang dipakai harus dianalisis untuk menentukan apakah data yang berbeda, data yang lebih banyak, atau sudah cukup. Adapun formulir atau dokumen yang digunakan oleh
PT. PLN (Persero) Cabang Makassar dalam penerimaan kas yang bersumber dari pembayaran rekening listrik adalah sebagai berikut :
1. Dokumen (bukti) asli pendukung tiap penerimaan uang
• Jumlah tagihan rekening listrik (Tel. V-03)
Dokumen ini digunakan untuk, sesuai dengan pemakaian mengetahui berapa besar jumlah rekening listrik yang harus dibayar oleh pelanggan, sesuai dengan pemakaian listrik. Tagihan listrik ini di bayar setiap bulannya pada loket-loket pembayaran yang telah ditunjuk oleh pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
• Daftar rekening listrik lunas/belum lungs (Tel V-04). Dokumen ini digunakan untuk mencatat nama-nama pelanggan yang rekening listriknya sudah tunas ataupun belum tunas, untuk mengetahui seberapa besar tagihan rekening listrik dalam sehari dan kemudian direkapitulasi kedalam bukti penyetoran uang.
• Bukti Penyetoran uang (Tel. V-06)
Dokumen ini digunakan pola pelanggan sebagai bukti hasil rekapitulasi dari seluruh jumlah daftar rekening listrik yang lunas/belum tunas dan pembayaran biaya keterlambatan.
• Bukti pembayaran biaya keterlambatan (Tel. V-07) Dokumen ini digunakan untuk mengetahui berapa besar biaya keterlambatan listrik yang harus dibayar tepat pada waktunya oleh pelanggan,
2. Bukti Intern
• Bukti Penerimaan Kas
Bukti ini digunakan sebagai bukti untuk mencatat semua penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber seperti tagihan rekening listrik.
• Bukti Penerimaan Bank
Bukti ini digunakan sebagai bukti bahwa uang yang diterima oleh bank Receipt Kantor Cabang telah dicatat kedalam bukti penerimaan bank.
• Buku Kas
Buku kas digunakan untuk mencatat semua jumlah uang yang dilakukan secara tunai, seperti pembayaran rekening listrik pada loket pembayaran.
• Buku Bank
Buku bank digunakan untuk mencatat semua jumlah uang disetor atau disimpan pada Bank Receipt Kantor Cabang dan Bank Receipt Kantor Wilayah
• Buku Jurnal
Buku Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi, yang akan memudahkan dan catatan-pencatatan selanjutnya kedalam buku besar atau sebagai catatan pertama kali.
• Buku Besar
Buku Besar digunakan untuk mencatat masing-masing perkiraan yang bertujuan untuk memudahkan proses pencatatan, proses pemeriksaan dan mencari suatu perkiraan bila diperlukan.
Prosedur Penerimaan Kas Tagihan Rekening Listrik.
Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern. Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, prosedur pembayaran rekening listriknya dilaksanakan dengan cara pembayaran langsung ke loket pembayaran.
Adapun prosedur penerimaan kas melalui pembayaran rekening listrik adalah sebagai berikut :
1) Pelanggan membayar rekening listrik yang terutang ke loket pembayaran dan sebagai bukti pembayaran pelanggan menerima Tul. V-03 (rekening listrik) dari loket pembayaran.
2) Kantor Cabang, Kantor Ranting dan Payment Point tempat pembayaran harus melimpahkan hasil penerimaan dari pembayaran rekening listrik dari loket pembayaran ke Bank Receipt Kantor Cabang setiap had kerja atau hari kerja berikutnya (apabila had sabtu libur).
3) Atas penerimaan pelimpahan tersebut Bank Receipt Kantor Cabang menerbitkan nota kredit dalam tiga rangkap kemudian dikirim ke seksi keuangan, seksi akuntansi dan arsip bank.
4) Atas persetujuan pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar secara periodic Bank Receipt Kantor Cabang mentransfer uang penerimaan ke Bank Receipt Kantor Wilayah. Priode pertama pengiriman uang dari tanggal 1 sampai dengan 15 dan periode kedua dari tanggal 16 sampai dengan tanggal 30 atau 31.
5) Atas pengiriman uang tersebut, bank Receipt Kantor Wilayah menerbitkan nota debet dalam dua rangkap, kemudian dikirim ke seksi keuangan kantor cabang dan arsip bank. Atas dasar nota debet tersebut seksi keuangan membuat laporan kiriman uang (LKU) setiap priode, kemudian dikirim ke PLN Pusat.
Untuk lebih jelasnya, arus uang dan cara dokumentasi penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik pada loket pembayaran sampai dengan pelimpahannya dapat digambarkan sebagai berikut
Struktur Pengendalian Intern Penerimaan Kas dari Pembayaran Rekening Listrik pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar
Pada dasarnya suatu pengendalian yang dirancang harus berdasarkan kondisi perusahaan yang memadai, Karena tentunya jika perusahaan kecil dengan tingkat pendapatan yang terbatas kemudian dikelola dengan system yang tidak memadai akan menghambat pelaksanaan tugas yang kurang baik.
Dimana jika tidak terdapat struktur pengendalian yang baik terhadap kas dalam suatu perusahaan, ini akan dapat menimbulkan bermacam-macam resiko sangat merugikan perusahaan, karena dapat mengundang kepada setiap bagian dalam organisasi melakukan penyimpangan ataupun penyelewengan terhadap kas. Sebagaimana kits ketahui bahwa uang kas sangat mudah untuk disalahgunakan daripada penggunaan yang seharusnya.
Untuk itulah perlu diadakan suatu struktur pengendalian dalam pengelolaan keuangan perusahaan khususnya terhadap kas, karena pencegahaan seawall mungkin adalah lebih baik daripada mengambil tindakan pengkoreksian atau pembetulan setelah terjadi kesalahan, dimana setiap bagian yang menangani masalah keuangan harus dipisahkan sedemikian rupa antara bagian satu dengan bagian yang lainnya.
Biasanya dalam satu perusahaan pengendalian intern selalu dibentuk, tetapi apakah struktur pengendalian intern itu telah sesuai dengan sistem yang berlaku pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, penerapan struktur pengendalian internnya dilakukan dengan membentuk beberapa bagian sebagai bentuk pemisahan tugas antara bagian dalam perusahaan. Lebih jelasnya penerapan unsur struktur pengendalian intern penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar akan diuraikan sebagai berikut
1. Struktur Organisasi atas penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Struktur pengendalian intern membutuhkan penetapan tanggung jawab dalam organisasi. Orang tertentu harus diberi tanggung jawab untuk tugas atau fungsi-fungsi tertentu. Alasannya ada dua yaitu :
a) Tanggung jawab harus dikembalikan secara jelas untuk membuat kejelasan masalah dan perhatian langsung baginya.
b) Apabila karyawan telah memiliki pemahaman yang jelas atas tanggung jawabnya, mereka cenderung bekerja lebih keras untuk mengendalikan tanggung jawab ini.
Perusahaan yang terkait yaitu PT. PLN (Persero) Cabang Makassar telah menetapkan dan menerapkan suatu struktur organisasi dan tats cara pelaksanaan tugas dari masing-masing orang dalam organisasi yang memungkinkan mereka melaksanakan tanggung jawabnya serta tugasnya, berdasarkan kebijaksanaan pimpinan 'yang telah ditetapkan semula. Beberapa wewenang telah dilimpahkan oleh pimpinan kepada para kepala bagian, yang selanjutnya kepala bagian mengkoordinasi tugas¬tugas setiap seksi yang dipimpinnya.
Dalam proses penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik yang dimulai dengan pemberian tagihan rekening listrik di loket pembayaran kepada pelanggan, penerimaan pembayaran rekening listrik di loket pembayaran kepada pelanggan, penerimaan pembayaran rekening listrik oleh kasir dan akhirnya penyimpanan oleh Bank pencatatan, penerimaan serta penyimpanan kas.
2. Penerapan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening- rekening buku besar.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, setiap transaksi penerimaan kas dari pembayaran rekening listrik oleh pelanggan dan pelimpahan telah melalui sistem otorisasi. Setiap transaksi yang terjadi pada tempat pembayaran dicatat dalam daftar rekening tunas, selanjutnya pelimpahan kepada Bank Receipt kantor Cabang didukung dengan pembuat nota kredit dari Bank. Sebagai pertanggungjawaban seksi anggaran dan keuangan membuat bukti penerimaan bank dan dicatat dalam buku bank.
3. Penerapan Praktik yang sehat dalam penerimaan Kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Praktik yang sehat harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan yang pengecekan seperti ini dapat terjadi bila struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas dan wewenang sehingga tidak ada satu bagianpun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari awal sampai akhir.
Praktik yang sehat minimal dapat mencegah tindakan spekulasi sebagai pengawasan intern perusahaan. Pada sistem ini jika karyawan melakukan suatu tindakan yang merugikan perusahan, maka akan mudah diketahui oleh pihak tertentu berdasarkan dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi yang dilakukan pada saat itu.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, setiap seksi yang terkait telah melaksanakan setiap prosedur yang telah ditetapkan. Hal ini menunjukkan bahwa praktik-praktik yang sehat telah sesuai dengan elemen struktur pengendalian intern yang telah diterapkan. Hal ini dapat dilihat dari :
a) Adanya kerjasama antara pihak perusahaan PT. PLN (Persero) Cabang Makassar dengan unit lain yang terkait dalam hal penerimaan pembayaran rekening listrik dan pelimpahan. Dengan adanya kerja sama tersebut telah terjadi pengawasan terhadap setiap unit.
b) Adanya pelimpahan hasil penerimaan pembayaran rekening listrik secara periodik dari loket pembayaran ke Bank Receipt kantor Cabang dan dari Bank Receipt Kantor Cabang ke Bank Ript Kantor Wilayah
c) Adanya Formulir dan blanko yang diberi nomor tercetak.
4. Penerapan karyawan yang cakap atau penempatan karyawan berdasarkan keahlian pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu struktur pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang tepat, prosedur-prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat-syarat yang diminta, biasa diharapkan bahwa struktur pengendalian intern yang tidak akan berhasil dengan baik. Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapannya cukup, langkah-langkah harus dimulai sejak penerimaan pegawai baru. Jika ada penerimaan pegawai bare, hendaknya dilakukan seleksi dan test-test agar dapat ditentukan apakah cafon pegawai yang bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan. Apabila pengawai sudah diterima bekerja dalam perusahaan, perlu diadakan latihan-latihan agar dapat meningkatkan kecakapan pegawai tersebut. Hal ini perlu dilakukan agar pegawai dapat selalu mengikuti perkembangan perusahaan.
Pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, pegawai yang terlibat dalam prows penerimaan pembayaran rekening listriknya adalah pegawai yang memiliki kualifikasi atau kemampuan yang ditetapkan oleh pihak perusahaan tersebut beserta unit-unit lain yang terkait. Untuk lebih meningkatkan kualitas pegawai "maka pihak PT. PLN (Persero) Cabang Makassar, mengadakan pelatihan-pelatihan secara rutin agar setiap pagawai lebih dapat memahami tugasnya masing-masing"
Evaluasi atas Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar.
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan sebelumnya maka penulis dapat mengevaluasi sistem dan prosedur penerimaan kas pada PT. PLN (Persero) Cabang Makssar. Sebagai berikut
1. Struktur Organisasinya :
- Adanya pemisahan fungsi yang dilakukan terutama dalam prosedur penerimaan kas, yang meliputi kasir, bagian keuangan, bagian akuntansi.
- Tidak terdapat rangkap jabatan, artinya setiap bagian memiliki tanggung jawab masing-masing
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
- Setiap transaksi yang terjadi telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
- Setiap perhitungan kas telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang
- Setiap pencatatan kas telah diotorisasi oleh pihak perusahaan
3. Praktik-praktik yang sehat
- Adanya dokumen-dokumen serta bukti intern dalam setiap prosedur penerimaan kas
- Dokumen-dokumen yang telah diberikan nomor urut tercetak 4. Karyawan yang cakap
- Karyawan ditempatkan sesuai dengan keahlian dan tanggung jawabnya masing-masing.
- Adanya test-test kepegawaian yang dilakukan
- Adanya pelatihan-pelatihan yang diberikan kepada karyawan yang baru.
Berdasarkan hasil evaluasi atas sistem dan prosedur pada PT PLN (Persero) Cabang Makassar dapat dikatakan bahwa sistem dan prosedur penerimaan kas telah mencerminkan struktur pengawasan intern yang memadai. Oleh karena itu hipotesis yang diajukan oleh penulis dinyatakan tidak benar karena terbukti bahwa struktur pengendalian intern yang terjadi pada PT. PLN (Persero) Cabang Makassar telah mencerminkan elemen-elemen struktur pengawasan intern yang memadai sehingga hipotesis tersebut ditolak.