Latar Belakang Sistem Penyimpanan Arsip Badan Pusat Statistik Kota Makassar
Tuesday, 22 August 2017
Latar Belakang Masalah Sistem Penyimpanan Arsip pada Badan Pusat Statistik Kota Makassar
Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintahan maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik.Kegiatan administrasi sebagai kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi mempunyai arti bahwa peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administarsi.
Salah satu jenis kegiatan administrasi yaitu tentang kearsipan, yang dimaksud dengan arsip itu sendiri lembaran kertas atau warkat-warkat dari berbagai kegiatan perusahaan.Arsip-arsip ini di simpan secara sistematis agar ketika di perlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Suatu perusahaan pasti memiliki system penyimpanan yang berbeda dengan perusahaan yang lainnya dan tidak menutup kemungkinan terjadi kesamaan system tetapi intinya sistem penyimpanan arsip dapat mempermudah menyimpan arsip dan menemukan kembali arsip yang telah disimpan di dalam peralatan dan perlengkapan arsip.
Arsip sendiri memiliki peran penting bagi suatu perusahaan sebab arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan”yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. Setiap kegiatan tersebut baik dalam organisasi pemerintahaan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan dan untuk staff membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang legkap, cepat dan benar haruslah ada system dan prosedur kerja baik di bidang kearsipan.
Namun kenyataan yang terjadi pada Badan Pusat Statistik Kota Makassar, dalam penyimpanan arsipnya masih dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian menyimpan dokumen dalam lemari arsip. Oleh karena itu penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpanan yang sangat besar mengingatkan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Badan Pusat Statistik Kota Makassar,, maka pencarian dokumen akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Berdasarkan hal di atas, maka penulis mengangkat judul “SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA BADAN PUSAT STATISTIK KOTA MAKASSAR”.
Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintahan maupun swasta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik.Kegiatan administrasi sebagai kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi mempunyai arti bahwa peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administarsi.
Salah satu jenis kegiatan administrasi yaitu tentang kearsipan, yang dimaksud dengan arsip itu sendiri lembaran kertas atau warkat-warkat dari berbagai kegiatan perusahaan.Arsip-arsip ini di simpan secara sistematis agar ketika di perlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Suatu perusahaan pasti memiliki system penyimpanan yang berbeda dengan perusahaan yang lainnya dan tidak menutup kemungkinan terjadi kesamaan system tetapi intinya sistem penyimpanan arsip dapat mempermudah menyimpan arsip dan menemukan kembali arsip yang telah disimpan di dalam peralatan dan perlengkapan arsip.
Arsip sendiri memiliki peran penting bagi suatu perusahaan sebab arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan”yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi. Setiap kegiatan tersebut baik dalam organisasi pemerintahaan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan dan untuk staff membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang legkap, cepat dan benar haruslah ada system dan prosedur kerja baik di bidang kearsipan.
Namun kenyataan yang terjadi pada Badan Pusat Statistik Kota Makassar, dalam penyimpanan arsipnya masih dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh bagian kepegawaian. Bagian kepegawaian menyimpan dokumen dalam lemari arsip. Oleh karena itu penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpanan yang sangat besar mengingatkan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Badan Pusat Statistik Kota Makassar,, maka pencarian dokumen akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Berdasarkan hal di atas, maka penulis mengangkat judul “SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA BADAN PUSAT STATISTIK KOTA MAKASSAR”.