Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Friday, 24 March 2017
Dalam era perkembangan teknologi dan pergeseran informasi seiring dengan tuntunan sistem penyimpanan arsip yang memadai dimana setiap organisasi atau perusahaan harus cermatdan teliti untuk memilih sistem dan memanfaatkan sistem, terutama sistem penyimpanan yang digunakan dalam pola penemuan arsip itu dikantor tersebut dalam hal ini pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi.Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegiatan- kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah.
Tabel 5.1
Tanggapan Responden mengenai Pemahaman istilah Arsip dan Kearsipan
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, dan tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal istilah Arsip dan Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai mengenal istilah Arsip dan Kearsipan.Ini artinya bahwa upaya pimpinan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar untuk mensosialisasikan istilah arsip dilakukan secara terus menerus sesuai dengan tujuan pengembangan sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.2
Tanggapan Responden mengenai Sistem Penyimpanan dan Penemuan Arsip
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Memahami 4 50%
2 Memahami 2 25%
3 Kurang Memahami 2 25%
4 Tidak Memahami - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan bahwa tidak mengenal istilah arsip dan kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebutdi atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai memahami sistem penyimpanan arsip.Hal ini juga menunjukkan bahwa usaha pimpinan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar untuk menerapkan sistem penyimpanan dan penemuan arsip dilakukan secara maksimal sesuai dengan tuntunan sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.3
Tanggapan Responden mengenai Sistem Penyimpanan Arsip dengan Mudah oleh Petugas
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mudah 4 50%
2 Mudah 2 25%
3 Kurang Mudah 2 25%
4 Tidak Mudah - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mudah, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mudah, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mudah, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mudah dengan sistem penyimpanan dengan mudah oleh petugas pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai menyadari sistem penyimpanan arsip mudah untuk ditemukan. Kondisi tersebut di atas menyebutkan bahwa hanya dengan sistem penyimpanan yang baik dan benar akan memudahkan untuk pencarian arsip tersebut.
Tabel 5.4
Tanggapan Responden mengenai Istilah-Istilah Sistem Penyimpanan Arsip
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal istilah Sistem penyimpanan arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pegawai mengenal istilah-istilahsistem penyimpanan arsip. Bila hal ini terjadi dalam suatu organisasi menunjukkan bahwa pegawai mengenal istilah-istilah sistem penyimpanan arsip yang telah diterapkan selama ini sehingga istilah-istilah yang diterapkan sudah merupakan bagian dari kebiasaan mereka.
Tabel 5.5
TanggapanResponden mengenai Penggunaan Sistem Penyimpanan dengan Menggunakan Sistem Abjad
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai mengenal istilah Sistem Penyimpan menggunakan sistem abjad. Ini berarti bahwa sebagian besar kantor mengenal istilah abjad ataualphabetic. Hal tersebut didukung dengan hasil observasi yang penulis lakukan selama penelitian.
Tabel 5.6
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem pokok soal/subjek pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disumpulkan bahwa penyimpan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek juga dilakukan oleh pegawaiPT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar, karena sistem penyimpanan ini juga banyak dilakukan oleh instansi lain sebagai bentuk pelayanan publik.
Tabel 5.7
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem wilayah pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah juga menunjukkan pada kondisi yang samaseperti istilah Arsip dan Kearsipan maupun dengan sistem penyimpanan lainnya. Tentu sistem peyimpanan ini juga dilakukan dengan pertimbangan efesiensi dan efektifitas.
Tabel 5.8
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Nomor
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem nomor pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa karyawan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassarsangat mengenal sistem nomor, selain itu sistem penyimpanan nomor ini tidak selamanya digunakan karena sistem penyimpanan dengan menggunakan pokok masalah juga digunakan di PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Tabel 5.9
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Tanggal
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Dari tabel tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem tanggal pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem tanggal, pegawaiPT.Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar memang mengenal sistem tersebut namun sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan dengan sistem tanggal tidak lagi digunakan sebagai petunjuk resmi dalam sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.10
Tanggapan responden mengenai Penerapan Sistem Peyimpanan lebih dari satu sistem
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Setuju 2 25%
2 Setuju 2 25%
3 Kurang Setuju 4 50%
4 Tidak Setuju - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat setuju, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan setuju, 4 orang pegawai atau 50% mengatakan kurang setuju, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak setuju dengan penerapan kearsipan lebih dari satu sistem pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas disimpulkan bahwa penerapan dua sistem penyimpanan arsip yang bersamaan dalam satu unit kerja tidak memungkinkan diterapkan dua sistem sekaligus karena disamping teori yang mendukung dengan praktek dilapangan juga tanggapan responden menunjukkan kurang setuju dengan sistem tersebut.
Tabel 5.11
Tabel Rekapitulasi Distribusi Hasil Kuesioner pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
No Pernyataan Pilihan Jumlah
SM/SS M/S KM/KS TM/TS
1 Istilah Arip / Kearsipan 4 2 2 - 8
2 Sistem Penyimpanan dan Penemuan Arsip 4 2 2 - 8
3 Sistem Penyimpanan Arsip dengan mudah oleh Petugas 4 2 2 - 8
4 Istilah-Istilah Sistem penyimpanan arsip 4 2 2 - 8
5 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Abjad 2 4 2 - 8
6 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek 2 4 2 - 8
7 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah 4 2 2 - 8
8 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Nomor 4 2 2 - 8
9 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Tanggal 2 4 2 - 8
10 Penerapan Kearsipan lebih dari Satu Sistem 2 2 4 - 8
Jumlah 32 26 22 - 80
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Dari hasil sebaran kuesionerdi atas menunjukkan bahwa pegawai PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar sangat mudah/sangat setuju/sangat mengenal/sangat memahami mengenai sistem penyimpananyang telah diterapkan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar tersebut.
Kendala-kendala yang Dihadapi dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Adapun kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan sistem penyimpanan arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar adalah sebagai berikut.
Artikel yang terkait :
Latar Belakang Masalah Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Metode Penelitian Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Penutup Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Daftar Pustaka Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Abstrak dan Abstract Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Tabel 5.1
Tanggapan Responden mengenai Pemahaman istilah Arsip dan Kearsipan
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, dan tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal istilah Arsip dan Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai mengenal istilah Arsip dan Kearsipan.Ini artinya bahwa upaya pimpinan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar untuk mensosialisasikan istilah arsip dilakukan secara terus menerus sesuai dengan tujuan pengembangan sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.2
Tanggapan Responden mengenai Sistem Penyimpanan dan Penemuan Arsip
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Memahami 4 50%
2 Memahami 2 25%
3 Kurang Memahami 2 25%
4 Tidak Memahami - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan bahwa tidak mengenal istilah arsip dan kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebutdi atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai memahami sistem penyimpanan arsip.Hal ini juga menunjukkan bahwa usaha pimpinan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar untuk menerapkan sistem penyimpanan dan penemuan arsip dilakukan secara maksimal sesuai dengan tuntunan sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.3
Tanggapan Responden mengenai Sistem Penyimpanan Arsip dengan Mudah oleh Petugas
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mudah 4 50%
2 Mudah 2 25%
3 Kurang Mudah 2 25%
4 Tidak Mudah - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mudah, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mudah, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mudah, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mudah dengan sistem penyimpanan dengan mudah oleh petugas pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pada umumnya pegawai menyadari sistem penyimpanan arsip mudah untuk ditemukan. Kondisi tersebut di atas menyebutkan bahwa hanya dengan sistem penyimpanan yang baik dan benar akan memudahkan untuk pencarian arsip tersebut.
Tabel 5.4
Tanggapan Responden mengenai Istilah-Istilah Sistem Penyimpanan Arsip
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal istilah Sistem penyimpanan arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sebagian besar pegawai mengenal istilah-istilahsistem penyimpanan arsip. Bila hal ini terjadi dalam suatu organisasi menunjukkan bahwa pegawai mengenal istilah-istilah sistem penyimpanan arsip yang telah diterapkan selama ini sehingga istilah-istilah yang diterapkan sudah merupakan bagian dari kebiasaan mereka.
Tabel 5.5
TanggapanResponden mengenai Penggunaan Sistem Penyimpanan dengan Menggunakan Sistem Abjad
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai mengenal istilah Sistem Penyimpan menggunakan sistem abjad. Ini berarti bahwa sebagian besar kantor mengenal istilah abjad ataualphabetic. Hal tersebut didukung dengan hasil observasi yang penulis lakukan selama penelitian.
Tabel 5.6
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem pokok soal/subjek pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disumpulkan bahwa penyimpan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek juga dilakukan oleh pegawaiPT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar, karena sistem penyimpanan ini juga banyak dilakukan oleh instansi lain sebagai bentuk pelayanan publik.
Tabel 5.7
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem wilayah pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah juga menunjukkan pada kondisi yang samaseperti istilah Arsip dan Kearsipan maupun dengan sistem penyimpanan lainnya. Tentu sistem peyimpanan ini juga dilakukan dengan pertimbangan efesiensi dan efektifitas.
Tabel 5.8
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Nomor
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 4 50%
2 Mengenal 2 25%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 4 orang pegawai atau 50% mengatakan sangat mengenal, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem nomor pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa karyawan PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassarsangat mengenal sistem nomor, selain itu sistem penyimpanan nomor ini tidak selamanya digunakan karena sistem penyimpanan dengan menggunakan pokok masalah juga digunakan di PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Tabel 5.9
Tanggapan responden mengenai penggunaan Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Tanggal
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Mengenal 2 25%
2 Mengenal 4 50%
3 Kurang Mengenal 2 25%
4 Tidak Mengenal - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Dari tabel tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat mengenal, 4 orang atau 50% pegawai menyatakan mengenal, 2 orang pegawai atau 25% mengatakan kurang mengenal, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak mengenal sistem penyimpan dengan menggunakan sistem tanggal pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem tanggal, pegawaiPT.Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar memang mengenal sistem tersebut namun sistem penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan dengan sistem tanggal tidak lagi digunakan sebagai petunjuk resmi dalam sistem penyimpanan arsip.
Tabel 5.10
Tanggapan responden mengenai Penerapan Sistem Peyimpanan lebih dari satu sistem
No Tanggapan Frekuensi Persen
1 Sangat Setuju 2 25%
2 Setuju 2 25%
3 Kurang Setuju 4 50%
4 Tidak Setuju - -
Total 8 100%
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Tanggapan responden tersebut di atas menunjukkan bahwa 2 orang pegawai atau 25% mengatakan sangat setuju, 2 orang atau 25% pegawai menyatakan setuju, 4 orang pegawai atau 50% mengatakan kurang setuju, tidak ada pegawai yang mengatakan tidak setuju dengan penerapan kearsipan lebih dari satu sistem pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar.
Dari tabel tersebut di atas disimpulkan bahwa penerapan dua sistem penyimpanan arsip yang bersamaan dalam satu unit kerja tidak memungkinkan diterapkan dua sistem sekaligus karena disamping teori yang mendukung dengan praktek dilapangan juga tanggapan responden menunjukkan kurang setuju dengan sistem tersebut.
Tabel 5.11
Tabel Rekapitulasi Distribusi Hasil Kuesioner pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
No Pernyataan Pilihan Jumlah
SM/SS M/S KM/KS TM/TS
1 Istilah Arip / Kearsipan 4 2 2 - 8
2 Sistem Penyimpanan dan Penemuan Arsip 4 2 2 - 8
3 Sistem Penyimpanan Arsip dengan mudah oleh Petugas 4 2 2 - 8
4 Istilah-Istilah Sistem penyimpanan arsip 4 2 2 - 8
5 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Abjad 2 4 2 - 8
6 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Pokok Soal/Subjek 2 4 2 - 8
7 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Wilayah 4 2 2 - 8
8 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Nomor 4 2 2 - 8
9 Sistem Penyimpanan dengan menggunakan Sistem Tanggal 2 4 2 - 8
10 Penerapan Kearsipan lebih dari Satu Sistem 2 2 4 - 8
Jumlah 32 26 22 - 80
Sumber : Hasil Olahan Kuesioner, Maret 2015
Dari hasil sebaran kuesionerdi atas menunjukkan bahwa pegawai PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar sangat mudah/sangat setuju/sangat mengenal/sangat memahami mengenai sistem penyimpananyang telah diterapkan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar tersebut.
Kendala-kendala yang Dihadapi dalam Penerapan Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Adapun kendala-kendala yang dihadapi dalam penerapan sistem penyimpanan arsip pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar adalah sebagai berikut.
- Ruangan yang kurang memadai. Dalam penyimpanan arsip dibutuhkan ruangan yang memadai sehingga arsip dapat disimpan dengan baik dan aman, karena arsip merupakan hal yang sangat penting, tapi seakan diremehkan sehingga tidak disimpan dengan baikatau bahkan sampai tercecer. Pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar terdapat ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, akan tetapi ruangan tersebut kurang memadai karena sudah sempit untuk meyimpan arsip. Hal ini menjadi kendala berjalannya sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar.
- Penyimpanan arsip yang tidak sesuai. Dalam penyimpan arsip harus sesuai dengan sistem yang digunakan.Sistem penyimpanan arsip terbagi atas sistem abjad, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem pokok soal/subjek, dan sistem nomor.Penyimpanan arsip yang sesuai akan memudahkan pencarian kembali arsip, serta tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mencari kembali arsip tersebut. Dalam hal ini pegawai yang bertugas dalam meyimpan arsip harus lebih teliti sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip.Pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar terkadang terjadi penyimpanan arsip oleh pegawai yang tidak sesuai dengan sistem yang digunakan.Sehingga hal tersebut menjadi hambatan dalam tercapainya penyimpanan arsip yang baik.
Artikel yang terkait :
Latar Belakang Masalah Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Tinjauan Pustaka Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Metode Penelitian Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Penutup Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT. Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Daftar Pustaka Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar
Abstrak dan Abstract Tinjauan Sistem Kearsipan pada PT Pelabuhan Indonesia IV (Persero) Makassar