Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Thursday, 15 December 2016
Tugas Akhir - Tinjauan Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara Dan Barat
A. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Untuk memudahkan pembahasan pada bab ini, maka terlebih dahulu dibahas gambaran umum lokasi penelitian.
1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
a. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang negara yang berasal dari kredit investasi. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49 Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan PUPN yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang Negara dilaksanakan oleh SatuanTugas (Satgas) BUPN.
Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N), sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN). Selanjutnya, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001 tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) yang fungsi operasionalnya dilaksanakan oleh Kantor Pengurusan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).
Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan pada tahun 2006 menjadikan fungsi pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang digabungkan dengan fungsi pengelolaan kekayaan negara pada Direktorat Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb), sehingga berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik Indonesia, DJPLN berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), dan KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan negara dan penilaian.
Penertiban Barang Milik Negara (BMN) yang terdiri dari kegiatan inventarisasi, penilaian dan pemetaan permasalahan BMN mengawali tugas DJKN dalam pengelolaan kekayaan negara, dilanjutkan dengan koreksi nilai neraca pada Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) dan Laporan Keuangan Kementerian/Lembaga (LKKL). Dari kegiatan ini, LKPP yang sebelumnya mendapat opini disclaimer dari BPK RI, telah meraih opini wajar dengan pengecualian. Pada periode pelaporan 2012, sebanyak 50 dari 93 kementerian/lembaga meraih opini wajar tanpa pengecualian.
Mengingat fungsi pengelolaan aset negara yang merupakan pos terbesar neraca pada LKPP, dan sebagai kontributor perkembangan perekonomian nasional, saat ini DJKN tengah melaksanakan transformasi kelembagaan sebagai bagian dari Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan. Transformasi kelembagaan di DJKN ini dimaksudkan untuk meningkatkan dan mempertajam fungsi DJKN yang terkait dengan manajemen aset dan special mission pengelolaan kekayaan negara.
1. Visi Dan Misi Perusahaan
a. Visi
Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
b. Misi
1) Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
2) Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
3) Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah
4) Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.
5) Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
6) Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.
2. Tugas Dan Fungsi
a. Tugas
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang.
b. Fungsi
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menyelenggarakan fungsi:
a) Perumusan kebijakan di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
b) Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
c) Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
d) Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan Negara, piutang negara, dan lelang; dan
e) Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
2. Hasil Penelitian
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Setiap instansi menerapkan sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan yang diterapkan pada instansi tersebut.
Baik tidaknya suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip. Apabila suatu arsip dapat ditemukan dengan waktu lama maka sistem penyimpanan arsip tersebut dianggap kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat merupakan kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar. Tidak hanya surat masuk dan surat keluar yang ditangani oleh kantor tersebut tetapi arsip juga yang berhubungan dengan data-data pegawai. Oleh karena itu. Arsip perlu dikelola dan disimpan dengan baik, sehingga jika diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang diterapkan pada Kantor Wilayah Diroktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat yaitu sistem kearsipan pola lama. Sistem kearsipan pola lama yaitu surat masuk dan surat keluar dicatat di dalam buku agenda, sedangkan asas yang diterapkan dalam pengelolaan surat yaitu asas desentralisasi yaitu asas ini memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri kepada uinit-unit. Setiap unit diberi kewenanganan untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip dan peralatan arsip yang digunakan. Untuk lebih jelasnya peralatan yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sebagai berikut:
1. Peralatan Arsip Yang Digunakan Di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat antara lain:
a. Buku agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan oleh Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat terdiri dari kolom nomor urut, alamat pengirim, nomor dan tanggal surat, perihal surat, penanggung jawab penggelola, dan keterangan. Berikut gambar buku agenda yang digunakan:
Diketahui bahwa buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat yaitu sudah baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari surat yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar telah dipisahkan.
b. Lembar disposisi
Setiap surat yang masuk pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh bagian Kepegawaian Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat seperti di bawah ini:
Lembar disposisi yang digunakan pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah sesuai dengan aturan yang ditetapkan pada tata naskah dinas.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Lemari arsip yang ada pada kantor Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dapat dikatakan sudah baik, karena sudah sesuai dengan standar kearsipan yang telah ditetapkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Lemari arsip digunakan di Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah baik karena lemari yang digunakan pada kantor tersebut memiliki beberapa lemari arsip tetapi penataan odner di dalam lemari masih belum teratur hal ini disebabkan sebagian pegawai pada kantor wilayah direktorat jenderal kekayaan negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat ketika selesai membutuhkan arsip tersebut tidak menyusun kembali arsip terbut dengan benar dan rapi pada tempatnya.
d. Filling Cabinet
Filing cabinet digunakan untuk menyimpan dokumen dalam suatu folder file sehingga dapat mempermudah pengelolaannya. Filing cabinet juga dapat membantu menghindarkan dokumen-dokumen Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal seperti kelembapan, serangan serangga ataupun kebakaran. Berikut gambar filing cabinet yang terdapat di Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat:
Filing cabinet pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah memadai dalam kuantitas, namun filing cabinat tidak digunakan sebagaimana mestinya, hal ini terlihat banyaknya arsip yang ditumpuk di atas filing cabinet, dan seharusnya arsip tersebut dimasukkan ke dalam hang map yang ada di lemari filing cabinet.
e. Odner
Pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat ordner digunakan untuk menyimpan arsip/dokumen yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. Berikut gambar ordner yang terdapat pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat:
3. Pembahasan
1. Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menerapkan asas desentralisasi dalam penyimpanan arsipnya maka arsip tersebut di kelola atau disimpan oleh bagian umum, sebulum arsip tersebut disimpan perlu proses dengan prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah prosedur penyimpanan arsip pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sebagai berikut:
a. Memeriksa
Berdasarkan hasil wawancara pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dilakukan dengan cara mengetahui kelengkapan berkas, keadaan fisik seperti keadaan semula dan pencatatan buku agenda setelah surat tersebut sudah diperiksa surat tersebut dapat disimpan.
b. Mengindeks
Kemudian tahap kedua yaitu mengindeks yaitu menentukan pada nama apa atau subyek apa surat tersebut akan disimpan dengan sistem penyimpanan arsip yang diterapkan.
c. Memberi Tanda
Pada tahap ketiga, Pegawai memberikan tanda atau kode penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dan akan disimpan sesuai dengan perihal surat.
d. Menyortir
Pada tahap ke empat, Pegawai melakukan penyortiran atau pengelompokan berdasarkan penyimpanan yang digunakan yang sama sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Namun, berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasikan berdasarkan sistem yang digunakan yang digunakan.
e. Menyimpan
Selanjutnya pegawai melakukan penyimpanan arsip berdasarkan penyimpanan yang digunakan. Selain itu, sebagian besar arsip tersebut disimpan dilantai dan lemari arsip yang ada masih kurang dan tidak dapat menampung lagi volume arsip yang setiap saat bertambah.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat menggunakan sistem penyimpanan Perihal/Subjek. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara masih terdapat odner yang tidak memiliki klasifikasi, masih banyak arsip yang ditumpuk karena jumlah arsip yang terus bertambah dan penempatan arsip yang tidak teratur dan masih terdapat odner yang disimpan dilantai tidak pada tempatnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara ditemukan informasi bahwa penemuan kembali arsip pada kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat adalah sebagai berikut :
a. Pegawai yang menangani arsip tersebut terlebih dahulu menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Menelusuri buku agenda
c. Setelah menelusuri buku agenda maka surat tersebut dicari di odner dan odner tersebut sebagian di letakkan di lantai dengan alasan peralatan kurang memadai.
Dari uraian diatas dapat dikatan bahwa pegawai kantor tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan, utamanya arsip yang sudah lama di simpan.
Selain itu penyebab lain arsip sulit menemukan arsip yang dibutuhkan karena arsip tersebut tidak berada di tempat penyimpanan arsip. Kemudian arsip tersebut kadang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain dan pegawai yang meminjam arsip tidak menggunakan lembar peminjaman arsip.
B. Kendala-Kendala yang Menghambat Sistem Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Berdasarkan informasi yang diperoleh pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat mengalami beberapa kendala yaitu :
a. Pegawai kurang memahami kode klasifikasi arsip yang ada di kantor tersebut dan kurangnya kesadaran pegawai tentang pentingnya penyimpanan arsip yang baik, hal ini dibuktikan karena sebagian pegawai tidak menempatkan arsip pada tempatnya.
b. Pegawai yang ditugaskan untuk menangani arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan tentang sistem kearsipan.
c. Pegawai yang ditugaskan tidak memanfaatkan peralatan arsip dengan benar, hal ini terlihat tidak digunakannya lemari arsip, dan filing cabinet sesuai dengan fungsinya.
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip
A. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Untuk memudahkan pembahasan pada bab ini, maka terlebih dahulu dibahas gambaran umum lokasi penelitian.
1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
a. Sejarah Singkat Perusahaan
Pada tahun 1971 struktur organisasi dan sumber daya manusia Panitia Urusan Piutang Negara (PUPN) tidak mampu menangani penyerahan piutang negara yang berasal dari kredit investasi. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1976 dibentuk Badan Urusan Piutang Negara (BUPN) dengan tugas mengurus penyelesaian piutang negara sebagaimana Undang-Undang Nomor 49 Prp Tahun 1960 tentang Panitia Urusan Piutang Negara, sedangkan PUPN yang merupakan panitia interdepartemental hanya menetapkan produk hukum dalam pengurusan piutang negara. Sebagai penjabaran Keppres tersebut, maka Menteri Keuangan mengeluarkan Surat Keputusan Nomor 517/MK/IV/1976 tentang susunan organisasi dan tata kerja BUPN, dimana tugas pengurusan piutang Negara dilaksanakan oleh SatuanTugas (Satgas) BUPN.
Untuk mempercepat proses pelunasan piutang negara macet, diterbitkanlah Keputusan Presiden Nomor 21 Tahun 1991 yang menggabungkan fungsi lelang dan seluruh aparatnya dari lingkungan Direktorat Jenderal Pajak ke dalam struktur organisasi BUPN, sehingga terbentuklah organisasi baru yang bernama Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN). Sebagai tindak lanjut, Menteri Keuangan memutuskan bahwa tugas operasional pengurusan piutang Negara dilakukan oleh Kantor Pelayanan Pengurusan Piutang Negara (KP3N), sedangkan tugas operasional lelang dilakukan oleh Kantor Lelang Negara (KLN). Selanjutnya, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 177 Tahun 2000 yang ditindaklanjuti dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 2/KMK.01/2001 tanggal 3 Januari 2001, BUPLN ditingkatkan menjadi Direktorat Jenderal Piutang dan Lelang Negara (DJPLN) yang fungsi operasionalnya dilaksanakan oleh Kantor Pengurusan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).
Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Keuangan pada tahun 2006 menjadikan fungsi pengurusan piutang negara dan pelayanan lelang digabungkan dengan fungsi pengelolaan kekayaan negara pada Direktorat Pengelolaan Barang Milik/Kekayaan Negara (PBM/KN) Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb), sehingga berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 66 Tahun 2006 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Republik Indonesia, DJPLN berubah menjadi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), dan KP2LN berganti nama menjadi Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) dengan tambahan fungsi pelayanan di bidang kekayaan negara dan penilaian.
Penertiban Barang Milik Negara (BMN) yang terdiri dari kegiatan inventarisasi, penilaian dan pemetaan permasalahan BMN mengawali tugas DJKN dalam pengelolaan kekayaan negara, dilanjutkan dengan koreksi nilai neraca pada Laporan Keuangan Pemerintah Pusat (LKPP) dan Laporan Keuangan Kementerian/Lembaga (LKKL). Dari kegiatan ini, LKPP yang sebelumnya mendapat opini disclaimer dari BPK RI, telah meraih opini wajar dengan pengecualian. Pada periode pelaporan 2012, sebanyak 50 dari 93 kementerian/lembaga meraih opini wajar tanpa pengecualian.
Mengingat fungsi pengelolaan aset negara yang merupakan pos terbesar neraca pada LKPP, dan sebagai kontributor perkembangan perekonomian nasional, saat ini DJKN tengah melaksanakan transformasi kelembagaan sebagai bagian dari Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan. Transformasi kelembagaan di DJKN ini dimaksudkan untuk meningkatkan dan mempertajam fungsi DJKN yang terkait dengan manajemen aset dan special mission pengelolaan kekayaan negara.
1. Visi Dan Misi Perusahaan
a. Visi
Menjadi pengelola kekayaan negara yang profesional dan akuntabel untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
b. Misi
1) Mewujudkan optimalisasi penerimaan, efisiensi pengeluaran, dan efektivitas pengelolaan kekayaan negara.
2) Mengamankan kekayaan negara secara fisik, administrasi, dan hukum.
3) Meningkatkan tata kelola dan nilai tambah pengelolaan investasi pemerintah
4) Mewujudkan nilai kekayaan negara yang wajar dan dapat dijadikan acuan dalam berbagai keperluan.
5) Melaksanakan pengurusan piutang negara yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
6) Mewujudkan lelang yang efisien, transparan, akuntabel, adil, dan kompetitif sebagai instrumen jual beli yang mampu mengakomodasi kepentingan masyarakat.
2. Tugas Dan Fungsi
a. Tugas
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang.
b. Fungsi
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menyelenggarakan fungsi:
a) Perumusan kebijakan di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
b) Pelaksanaan kebijakan di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
c) Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang kekayaan Negara, piutang Negara, dan lelang;
d) Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang kekayaan Negara, piutang negara, dan lelang; dan
e) Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
2. Hasil Penelitian
Arsip merupakan sumber informasi yang dapat menunjang kelancaran kegiatan instansi, baik pemerintah maupun swasta. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan yang harus disimpan dengan baik dan teratur agar mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Setiap instansi menerapkan sistem penyimpanan arsip yang berbeda-beda, tergantung dengan kebijakan yang diterapkan pada instansi tersebut.
Baik tidaknya suatu arsip dapat dinilai dari sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip. Apabila suatu arsip dapat ditemukan dengan waktu lama maka sistem penyimpanan arsip tersebut dianggap kurang baik. Dengan sistem penyimpanan yang tepat, peralatan yang baik dan pegawai yang mahir, pasti dapat menemukan arsip dengan mudah dan cepat.
Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat merupakan kantor yang menangani surat masuk dan surat keluar. Tidak hanya surat masuk dan surat keluar yang ditangani oleh kantor tersebut tetapi arsip juga yang berhubungan dengan data-data pegawai. Oleh karena itu. Arsip perlu dikelola dan disimpan dengan baik, sehingga jika diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diperoleh informasi bahwa sistem kearsipan yang diterapkan pada Kantor Wilayah Diroktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat yaitu sistem kearsipan pola lama. Sistem kearsipan pola lama yaitu surat masuk dan surat keluar dicatat di dalam buku agenda, sedangkan asas yang diterapkan dalam pengelolaan surat yaitu asas desentralisasi yaitu asas ini memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri kepada uinit-unit. Setiap unit diberi kewenanganan untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip dan peralatan arsip yang digunakan. Untuk lebih jelasnya peralatan yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sebagai berikut:
1. Peralatan Arsip Yang Digunakan Di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Peralatan merupakan salah satu faktor pendukung pelaksanaan sistem penyimpanan arsip. Hasil observasi menunjukkan bahwa peralatan kearsipan yang digunakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat antara lain:
a. Buku agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar yang dibuat berdasarkan kebutuhan kantor dalam mengelola surat masuk dan surat keluar. Buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan oleh Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat terdiri dari kolom nomor urut, alamat pengirim, nomor dan tanggal surat, perihal surat, penanggung jawab penggelola, dan keterangan. Berikut gambar buku agenda yang digunakan:
Diketahui bahwa buku agenda surat masuk dan surat keluar yang digunakan pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat yaitu sudah baik. Hal ini disebabkan karena pencatatannya dipisah antara agenda surat masuk dan agenda surat keluar. Hal ini membantu pegawai dalam mencari surat yang dibutuhkan. Selain itu, waktu yang digunakan lebih singkat karena buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar telah dipisahkan.
b. Lembar disposisi
Setiap surat yang masuk pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat menggunakan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan atau menjaga keaslian surat. Berikut adalah contoh lembar disposisi yang digunakan oleh bagian Kepegawaian Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat seperti di bawah ini:
Lembar disposisi yang digunakan pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah sesuai dengan aturan yang ditetapkan pada tata naskah dinas.
c. Lemari Arsip
Lemari arsip yang ada pada kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat adalah lemari yang terbuat dari besi dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam arsip. Lemari arsip yang ada pada kantor Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dapat dikatakan sudah baik, karena sudah sesuai dengan standar kearsipan yang telah ditetapkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Lemari arsip digunakan di Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah baik karena lemari yang digunakan pada kantor tersebut memiliki beberapa lemari arsip tetapi penataan odner di dalam lemari masih belum teratur hal ini disebabkan sebagian pegawai pada kantor wilayah direktorat jenderal kekayaan negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat ketika selesai membutuhkan arsip tersebut tidak menyusun kembali arsip terbut dengan benar dan rapi pada tempatnya.
d. Filling Cabinet
Filing cabinet digunakan untuk menyimpan dokumen dalam suatu folder file sehingga dapat mempermudah pengelolaannya. Filing cabinet juga dapat membantu menghindarkan dokumen-dokumen Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal seperti kelembapan, serangan serangga ataupun kebakaran. Berikut gambar filing cabinet yang terdapat di Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat:
Filing cabinet pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sudah memadai dalam kuantitas, namun filing cabinat tidak digunakan sebagaimana mestinya, hal ini terlihat banyaknya arsip yang ditumpuk di atas filing cabinet, dan seharusnya arsip tersebut dimasukkan ke dalam hang map yang ada di lemari filing cabinet.
e. Odner
Pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat ordner digunakan untuk menyimpan arsip/dokumen yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. Berikut gambar ordner yang terdapat pada Kantor Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat:
3. Pembahasan
1. Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara menerapkan asas desentralisasi dalam penyimpanan arsipnya maka arsip tersebut di kelola atau disimpan oleh bagian umum, sebulum arsip tersebut disimpan perlu proses dengan prosedur penyimpanan arsip.
Adapun langkah-langkah prosedur penyimpanan arsip pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat sebagai berikut:
a. Memeriksa
Berdasarkan hasil wawancara pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat dilakukan dengan cara mengetahui kelengkapan berkas, keadaan fisik seperti keadaan semula dan pencatatan buku agenda setelah surat tersebut sudah diperiksa surat tersebut dapat disimpan.
b. Mengindeks
Kemudian tahap kedua yaitu mengindeks yaitu menentukan pada nama apa atau subyek apa surat tersebut akan disimpan dengan sistem penyimpanan arsip yang diterapkan.
c. Memberi Tanda
Pada tahap ketiga, Pegawai memberikan tanda atau kode penyimpanan arsip yang telah ditetapkan dan akan disimpan sesuai dengan perihal surat.
d. Menyortir
Pada tahap ke empat, Pegawai melakukan penyortiran atau pengelompokan berdasarkan penyimpanan yang digunakan yang sama sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Namun, berdasarkan hasil pengamatan masih ditemukan pula arsip yang hanya ditumpuk dan tidak diklasifikasikan berdasarkan sistem yang digunakan yang digunakan.
e. Menyimpan
Selanjutnya pegawai melakukan penyimpanan arsip berdasarkan penyimpanan yang digunakan. Selain itu, sebagian besar arsip tersebut disimpan dilantai dan lemari arsip yang ada masih kurang dan tidak dapat menampung lagi volume arsip yang setiap saat bertambah.
Berdasarkan uraian tersebut di atas, diperoleh informasi bahwa sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat menggunakan sistem penyimpanan Perihal/Subjek. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara masih terdapat odner yang tidak memiliki klasifikasi, masih banyak arsip yang ditumpuk karena jumlah arsip yang terus bertambah dan penempatan arsip yang tidak teratur dan masih terdapat odner yang disimpan dilantai tidak pada tempatnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara ditemukan informasi bahwa penemuan kembali arsip pada kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat adalah sebagai berikut :
a. Pegawai yang menangani arsip tersebut terlebih dahulu menentukan pokok masalah yang akan dicari.
b. Menelusuri buku agenda
c. Setelah menelusuri buku agenda maka surat tersebut dicari di odner dan odner tersebut sebagian di letakkan di lantai dengan alasan peralatan kurang memadai.
Dari uraian diatas dapat dikatan bahwa pegawai kantor tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan, utamanya arsip yang sudah lama di simpan.
Selain itu penyebab lain arsip sulit menemukan arsip yang dibutuhkan karena arsip tersebut tidak berada di tempat penyimpanan arsip. Kemudian arsip tersebut kadang tidak ditemukan karena dipinjam oleh pegawai lain dan pegawai yang meminjam arsip tidak menggunakan lembar peminjaman arsip.
B. Kendala-Kendala yang Menghambat Sistem Kearsipan Pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat.
Berdasarkan informasi yang diperoleh pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Sulawesi Selatan, Tenggara dan Barat mengalami beberapa kendala yaitu :
a. Pegawai kurang memahami kode klasifikasi arsip yang ada di kantor tersebut dan kurangnya kesadaran pegawai tentang pentingnya penyimpanan arsip yang baik, hal ini dibuktikan karena sebagian pegawai tidak menempatkan arsip pada tempatnya.
b. Pegawai yang ditugaskan untuk menangani arsip tersebut kurang memiliki pengetahuan tentang sistem kearsipan.
c. Pegawai yang ditugaskan tidak memanfaatkan peralatan arsip dengan benar, hal ini terlihat tidak digunakannya lemari arsip, dan filing cabinet sesuai dengan fungsinya.
Baca juga artikel Kearsipan lainnya :
Tinjauan Kearsipan
Tinjauan Pustaka Tinjauan Kearsipan
Metode Penelitian Tinjauan Kearsipan
Hasil dan Pembahasan Sistem Penyimpanan Arsip
Kesimpulan dan Saran Sistem penyimpanan arsip