Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar
Tuesday, 21 April 2015
Pelaksanaan Tugas Rutin Sekretaris pada PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar
Sekretaris merupakan salah seorang yang memilki peranan yang penting dalam suatu perusahaan dan memiliki banyak tugas yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya demi tercapainya tujuan dalam suatu perusahaan. Tugas-tugas sekretaris dapat digolongkan berat, untuk itu dalam perusahaan tugas rutin sekretaris sangat dibutuhkan keahlian yang di sertai dengan keterampilan, kesabaran, ketekunan kerja serta kerajinan dari seorang sekretaris itu sendiri. Seorang sekretaris mempunyai tugas dan peranan dalam membantu kerja pimpinannya, dimana sekretaris bertindak sebagai pelaksanaan kegiatan dari pimpinan walaupun tidak keseluruhan, hanya bertindak sebagai orang yang mempermudah kegiatan pimpinan seperti menyiapkan laporan, menangani tamu dan telepon serta mengatur jadwal pimpinan dan sebagainya.
Sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar merupakan seorang sekretaris Direktur. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewewang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk pimpinan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa semakin maju suatu perusahaan, semakin banyak pula pekerjaan kantor yang harus diselesaikan dan dikerjakan yang ditangani oleh pimpinan. Pekerjaan tersebut tidak mungkin dapat terselesaikan sendiri oleh pimpinan, maka keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangat dibutuhkan dengan alasan keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dapat membantu kelancaran pekerjaan tugas-tugas pimpinannya.
Keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangatlah dibutuhkan untuk membantu melancarkan kerja pimpinan. Dalam membantu pimpinan, sekretaris dalam menghadapi tugas-tugas rutin tersebut, juga diberi tanggung jawab atau diberi tugas tambahan sebagai Petugas Umum/SDM pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
Selanjutnya, tugas rutin sekretaris yang dilaksanakan tiap hari jam kerja meliputi: mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan, surat-menyurat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, menerima telepon, menerima dan melayani tamu. Adapun pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah sebagai berikut :
1. Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, dalam membuat jadwal acara atau kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris sebagai berikut :
a. Mengumpulkan semua bahan atau informasi yang menyangkut acara pimpinan. Informasi diperoleh melalui rencana kerja pimpinan, surat-surat. Buku janji tamu dan undangan.
b. Menyusun jadwal acara berdasarkan waktu kegiatan dan pertimbangan-pertimbangan yang lain, sehingga adanya dua atau lebih acara dalam suatu waktu, dapat dipindahkan untuk waktu sekarang dan yang akan datang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan diperoleh informasi bahwa pelaksanaan pengaturan jadwal acara/kegiatan pimpinan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar telah mampu mengagendakan acara dan kegiatan pimpinan, serta menyusun laporan kegiatan secara baik dan tepat waktu. Pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangat bergantung pada keandalan sekretarisnya, termasuk dalam hal pengaturan jadwal acara atau kegiatan pimpinan.
Jadwal acara/kegiatan pimpinan yang telah diatur oleh sekretaris kemudian di serahkan kepada pimpinan dan sekretaris juga bertugas untuk mengingatkan pimpinan mengenai jadwal acara/kegiatan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
2. Menyusun dan Membuat Surat (korespondensi)
Dalam penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan dan lampiran) merupakan tugas seorang sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan. Pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekretaris meliputi :
a. Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok dari isi surat dalam penyusunan surat
b. Mengetik
Setelah menerima surat dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah sebagai berikut :
1) Surat tersebut diketik dalam bentuk yang teratur.
2) Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang di tetapkan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
3) Menyesuaikan surat dengan standar yang diberlakukan yaitu dengan menggunakan logo PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
4) Surat dikonsep atau telah disimpan dalam komputer. Selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi dari pimpinan dengan konsep surat yang ada di dalam komputer dengan alasan bahwa konsep tersebut sudah ada. Namun, sekretaris biasanya sulit menemukan file karena folder yang tidak beraturan.
5) Kemudian surat yang telah dibuat di simpan di dalam komputer lalu dikoreksi baik susunan kalimatnya maupun kesalahan ketikan dan bentuk surat, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian di print.
c. Penandatangan Surat
Setelah surat disiapkan serta telah diperiksa kebenaran dan kelengkapannya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani
d. Menggandakan
Menggandakan surat adalah surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya didistribusikan ke unit lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
Dari hasil observasi dan wawancara di peroleh informasi bahwa pelaksanaan surat menyurat (korespondensi) oleh sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar cukup baik dengan alasan sekretaris melaksanakan kegiatan surat menyurat sangat cepat, karena surat-surat tersebut telah mempunyai konsep di komputer sehingga sekretaris hanya menambahkan informasi-informasi tambahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut atau relasi. Namun, serta biasanya sekretaris sulit menemukan file-file surat kerena folder yang ada dalam komputer tidak beraturan.
3. Mengurus dan Mengendalikan Surat
Dalam mengurus dan mengendalikan surat masuk dan keluar menggunakan asas sentralisasi atau penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit kerja, yaitu sektretaris. Sekretaris menerima surat dari instansi atau perusahaan lain, surat tersebut dicatat di buku agenda surat masuk. Untuk lebih jelasnya mengurus dan mengendalikan surat pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah sebagai berikut :
a. Surat Masuk
Dari hasil obeservasi dan wawancara, surat-surat yang masuk pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar tidak ditangani sepenuhnya oleh sekretaris, sekretaris hanya menangani surat-surat yang berhubungan dengan pimpinan, dan masalah kebijakan perusahaan yang memerlukan campur tangan dari pimpinan, sedangkan surat-surat yang berhubungan dengan karyawan langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Sebelumnya surat masuk diterima oleh bagian kesekretariatan pada buku agenda surat masuk, kemudian dilampirkan lembar disposisi untuk diberikan kepada pimpinan, setelah didesposisi kemudian diberikan kepada bidang yang terkait untuk ditindak lanjuti. Surat yang telah disampaikan kepada pimpinan biasanya dikembalikan lagi kepada sekretaris, untuk disimpan kedalam arsip.
b. Surat Keluar
Untuk surat keluar atau surat-surat yang akan dikirim, oleh sekretaris kemudian di print dan ditandatangani pimpinan, diberikan nomor surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar. Sebelum diambil dan dibawah kembali oleh sekretaris terlebih dahulu surat-surat tersebut diperiksa apakah semuanya sudah ditandatangani atau belum, tanggal dan nomor surat, lampiran surat (jika ada) dan yang paling penting adalah alamat yang dituju, apakah sudah betul atau tidak. Surat yang bersifat rahasia atau penting biasanya dikirim melalui email atau fax. Misalnya surat pemberitahuan yang bersangkutan dengan karyawan yang ada di perusahaan dan surat yang bersangkutan dengan suku bunga, akan dikirim melalui fax ke unit masing-masing.
Dari hasil observasi, diperoleh informasi bahwa peran sektretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sudah baik yaitu dalam mengurus dan mengendalikan surat atau email maupun fax. Hal tersebut karena sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar melaksanakan tugasnya dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang ada dalam hal mengurus dan mengendalikan surat.
4. Menata Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa dalam menata arsip menggunakan asas penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah asas sentralisasi. Asas sentralisasi dimaksud adalah setiap arsip dari luar perusahaan (surat masuk) dan ditujukan perusahaan lain (surat keluar) dipusatkan pada sekretaris.
Surat yang masuk ke PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, diterima oleh unit kesekretariatan untuk diagendakan, selanjutnya diberikan kepada sekretaris untuk disampaikan kepada pimpinan. Kemudian pimpinan memberikan instruksi apakah surat tersebut akan di tindaklanjuti atau tidak oleh sekretaris, kemudian arsipnya akan disimpan oleh sekretaris.
Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar yaitu berdasarkan sistem subyek atau perihal. Sistem subyek atau perihal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas pokok masalah atau perihal yang berdasarkan pola klasifikasi.
Sistem penyimpanan arsip tersebut diklasifikasi dengan baik kedalam ordner kemudian di simpan kedalam lemari arsip. Selain itu file arsip disimpan juga di dalam komputer berdasarkan tanggal pencatatan surat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa pengetahuan tentang kearsipan yang dimiliki oleh sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sudah baik, karena telah mendapatkan pelatihan tentang kearsipan sebelumnya.
5. Menerima dan Malayani Tamu
Salah satu pekerjaan dari tugas rutin sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pemimpin dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Dimulai dari membuat janji, konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati para tamu yang berkunjung ke kantor. Oleh karena itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
Tata cara penerimaan tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintahan maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada juga yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Seorang sekretaris perlu mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat, dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris menanyakan nama, keperluan, dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi,diperoleh informasi bahwa setiap tamu yang datang ke PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar terlebih dahulu harus melapor pada bagian keamanan. Selanjutnya keamanan mempertemukan tamu dengan yang bersangkutan. Jika tamu yang datang adalah tamu buat pimpinan, maka security mempertemukan tamu dengan sekretaris sebagai penghubung antara tamu tersebut dengan pimpinan. Adapun hal-hal yang dilakukan oleh sekretaris dalam melayani tamu yaitu :
a. Menyapa tamu dengan ramah dan sopan, apabila tamu pimpinan sudah dikenal oleh sekretaris, maka sekretaris menyapa nama dengan sopan.
b. Menanyakan keperluan tamu kemudian melihat agenda pimpinan, apakah sudah ada janji atau tidak dengan pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
c. Atas persetujuan pimpinan, maka sekretaris mempertemukan tamu tersebut dengan pimpinan. Apabila tamu harus menunggu, biasanya sekretaris menemani tamu atau dipersilahkan menunggu dengan memberikan majalah atau koran untuk dibaca, sedangkan untuk tamu penting harus menunggu, sekretaris biasanya mendampingi selama berada di kantor/perusahaan.
d. Jika pimpinan tidak memungkinkan atau sedang sibuk dan tidak bisa menemui tamunya, maka sekretaris membuatkan janji untuk bertemu dengan pimpinan dilain hari atas persetujuan pimpinan.
e. Khusus tamu penting yang telah bertemu dengan pimpinan, pada saat tamu ingin pulang, maka biasanya sekretaris mengantar sampai pintu masuk/keluar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara mengenai penerimaan tamu pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam hal menerima tamu kurang baik, karena seharusnya menyediakan buku tamu yang digunakan untuk mencatat tamu yang akan datang untuk menemui pimpinan.
Pada akhirnya ketidaksediaan buku tamu tersebut kadang-kadang sekretaris untuk pimpinan sulit untuk mengetahui tamu atau relasi yang datang berkunjung menemui pimpinan, pada kantor tersebut.
6. Menerima telepon
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang ringan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekerjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.
Sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar hanya mempunyai dua line telepon, yaitu telepon dari luar kantor sekaligus dari dalam kantor. Pesawat telepon berada di meja sekretaris dengan nomor yang berbeda, dan pesawat telepon yang berada di atas meja pimpinan dengan nomor yang lain. Misalkan ketika menerima telepon dari relasi maupun tamu yang ingin bertamu dengan pimpinan maka sekretaris memberitahukan dahulu pada pimpinan, apakah pimpinan ingin menerima telepon tersebut atau tidak karena alasan sibuk. Apabila pimpinan ingin menerima telepon tersebut, maka sekretaris segera menyambung langsung pada pimpinan di ruangannya.
Selanjutnya telepon masuk ke line pimpinan di tangani lansung oleh pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar. Adapun tata cara menerima dan bertelepon yang dilakukan sekretaris sebagai operator telepon adalah sebagai berikut :
a. Menjawab telepon masuk dan menyebutkan identitas dengan sopan dan ramah, contohnya selamat pagi, PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dengan Inna ada yang bisa di bantu ?
b. Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada pimpinan, setelah mendapatkan persetujuan.
c. Apabila pimpinan tidak ingin menerima telepon, sekretaris menyampaikan dengan sopan dan meminta pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
d. Pada waktu tertentu, penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi. Sekretaris mencatat semua informasi yang disampaikan dan meneruskan informasi tersebut kepada pimpinan bilamana dianggap perlu. Sekretaris juga dapat memberikan informasi pada penelpon bila dianggap perlu.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dalam hal penanganan telepon sudah baik, sekretaris dalam mrenerima telepon menunjukkan kesan yang baik, sopan dan ramah.
Sekretaris merupakan salah seorang yang memilki peranan yang penting dalam suatu perusahaan dan memiliki banyak tugas yang harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya demi tercapainya tujuan dalam suatu perusahaan. Tugas-tugas sekretaris dapat digolongkan berat, untuk itu dalam perusahaan tugas rutin sekretaris sangat dibutuhkan keahlian yang di sertai dengan keterampilan, kesabaran, ketekunan kerja serta kerajinan dari seorang sekretaris itu sendiri. Seorang sekretaris mempunyai tugas dan peranan dalam membantu kerja pimpinannya, dimana sekretaris bertindak sebagai pelaksanaan kegiatan dari pimpinan walaupun tidak keseluruhan, hanya bertindak sebagai orang yang mempermudah kegiatan pimpinan seperti menyiapkan laporan, menangani tamu dan telepon serta mengatur jadwal pimpinan dan sebagainya.
Sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar merupakan seorang sekretaris Direktur. Dalam hal ini dapat dilihat berdasarkan wewewang, kedudukan dan tanggung jawabnya, yaitu menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk pimpinan.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa semakin maju suatu perusahaan, semakin banyak pula pekerjaan kantor yang harus diselesaikan dan dikerjakan yang ditangani oleh pimpinan. Pekerjaan tersebut tidak mungkin dapat terselesaikan sendiri oleh pimpinan, maka keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangat dibutuhkan dengan alasan keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dapat membantu kelancaran pekerjaan tugas-tugas pimpinannya.
Keberadaan sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangatlah dibutuhkan untuk membantu melancarkan kerja pimpinan. Dalam membantu pimpinan, sekretaris dalam menghadapi tugas-tugas rutin tersebut, juga diberi tanggung jawab atau diberi tugas tambahan sebagai Petugas Umum/SDM pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
Selanjutnya, tugas rutin sekretaris yang dilaksanakan tiap hari jam kerja meliputi: mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan, surat-menyurat (korespondensi), mengurus dan mengendalikan surat, menata arsip, menerima telepon, menerima dan melayani tamu. Adapun pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah sebagai berikut :
1. Mengatur Jadwal Acara/Kegiatan Pimpinan
Dalam mengatur jadwal acara/kegiatan pimpinan merupakan salah satu tugas sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan yang bertujuan untuk menghindari adanya dua atau lebih acara yang harus dikerjakan oleh pimpinan dalam waktu yang bertepatan, serta mengingatkan pimpinan dengan acara atau kegiatan yang harus dikerjakan pada waktu tertentu.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, dalam membuat jadwal acara atau kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris sebagai berikut :
a. Mengumpulkan semua bahan atau informasi yang menyangkut acara pimpinan. Informasi diperoleh melalui rencana kerja pimpinan, surat-surat. Buku janji tamu dan undangan.
b. Menyusun jadwal acara berdasarkan waktu kegiatan dan pertimbangan-pertimbangan yang lain, sehingga adanya dua atau lebih acara dalam suatu waktu, dapat dipindahkan untuk waktu sekarang dan yang akan datang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan diperoleh informasi bahwa pelaksanaan pengaturan jadwal acara/kegiatan pimpinan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar telah mampu mengagendakan acara dan kegiatan pimpinan, serta menyusun laporan kegiatan secara baik dan tepat waktu. Pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sangat bergantung pada keandalan sekretarisnya, termasuk dalam hal pengaturan jadwal acara atau kegiatan pimpinan.
Jadwal acara/kegiatan pimpinan yang telah diatur oleh sekretaris kemudian di serahkan kepada pimpinan dan sekretaris juga bertugas untuk mengingatkan pimpinan mengenai jadwal acara/kegiatan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
2. Menyusun dan Membuat Surat (korespondensi)
Dalam penyusunan dan pembuatan surat sampai pada pengetikan dan kelengkapan surat (tembusan dan lampiran) merupakan tugas seorang sekretaris dalam membantu pekerjaan pimpinan. Pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar hanya mendiktekan pokok-pokok isi surat tersebut. Dalam menyusun dan membuat surat kegiatan dilakukan oleh sekretaris meliputi :
a. Menerima Dikte
Dalam kegiatan ini pimpinan hanya memberikan dikte dengan memberikan catatan-catatan kecil atau pokok dari isi surat dalam penyusunan surat
b. Mengetik
Setelah menerima surat dari pimpinan, kemudian diolah atau dikonsep oleh sekretaris. Proses pengonsepan surat sampai pada pengetikan adalah sebagai berikut :
1) Surat tersebut diketik dalam bentuk yang teratur.
2) Bentuk surat disesuaikan dengan ketentuan yang di tetapkan pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
3) Menyesuaikan surat dengan standar yang diberlakukan yaitu dengan menggunakan logo PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
4) Surat dikonsep atau telah disimpan dalam komputer. Selanjutnya, sekretaris menyesuaikan instruksi dari pimpinan dengan konsep surat yang ada di dalam komputer dengan alasan bahwa konsep tersebut sudah ada. Namun, sekretaris biasanya sulit menemukan file karena folder yang tidak beraturan.
5) Kemudian surat yang telah dibuat di simpan di dalam komputer lalu dikoreksi baik susunan kalimatnya maupun kesalahan ketikan dan bentuk surat, apakah sudah sesuai atau belum, kemudian di print.
c. Penandatangan Surat
Setelah surat disiapkan serta telah diperiksa kebenaran dan kelengkapannya, selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani
d. Menggandakan
Menggandakan surat adalah surat yang telah dibuat oleh sekretaris selanjutnya didistribusikan ke unit lain atau instansi dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
Dari hasil observasi dan wawancara di peroleh informasi bahwa pelaksanaan surat menyurat (korespondensi) oleh sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar cukup baik dengan alasan sekretaris melaksanakan kegiatan surat menyurat sangat cepat, karena surat-surat tersebut telah mempunyai konsep di komputer sehingga sekretaris hanya menambahkan informasi-informasi tambahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut atau relasi. Namun, serta biasanya sekretaris sulit menemukan file-file surat kerena folder yang ada dalam komputer tidak beraturan.
3. Mengurus dan Mengendalikan Surat
Dalam mengurus dan mengendalikan surat masuk dan keluar menggunakan asas sentralisasi atau penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit kerja, yaitu sektretaris. Sekretaris menerima surat dari instansi atau perusahaan lain, surat tersebut dicatat di buku agenda surat masuk. Untuk lebih jelasnya mengurus dan mengendalikan surat pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah sebagai berikut :
a. Surat Masuk
Dari hasil obeservasi dan wawancara, surat-surat yang masuk pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar tidak ditangani sepenuhnya oleh sekretaris, sekretaris hanya menangani surat-surat yang berhubungan dengan pimpinan, dan masalah kebijakan perusahaan yang memerlukan campur tangan dari pimpinan, sedangkan surat-surat yang berhubungan dengan karyawan langsung diberikan kepada yang bersangkutan. Sebelumnya surat masuk diterima oleh bagian kesekretariatan pada buku agenda surat masuk, kemudian dilampirkan lembar disposisi untuk diberikan kepada pimpinan, setelah didesposisi kemudian diberikan kepada bidang yang terkait untuk ditindak lanjuti. Surat yang telah disampaikan kepada pimpinan biasanya dikembalikan lagi kepada sekretaris, untuk disimpan kedalam arsip.
b. Surat Keluar
Untuk surat keluar atau surat-surat yang akan dikirim, oleh sekretaris kemudian di print dan ditandatangani pimpinan, diberikan nomor surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar. Sebelum diambil dan dibawah kembali oleh sekretaris terlebih dahulu surat-surat tersebut diperiksa apakah semuanya sudah ditandatangani atau belum, tanggal dan nomor surat, lampiran surat (jika ada) dan yang paling penting adalah alamat yang dituju, apakah sudah betul atau tidak. Surat yang bersifat rahasia atau penting biasanya dikirim melalui email atau fax. Misalnya surat pemberitahuan yang bersangkutan dengan karyawan yang ada di perusahaan dan surat yang bersangkutan dengan suku bunga, akan dikirim melalui fax ke unit masing-masing.
Dari hasil observasi, diperoleh informasi bahwa peran sektretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sudah baik yaitu dalam mengurus dan mengendalikan surat atau email maupun fax. Hal tersebut karena sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar melaksanakan tugasnya dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang ada dalam hal mengurus dan mengendalikan surat.
4. Menata Arsip
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa dalam menata arsip menggunakan asas penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar adalah asas sentralisasi. Asas sentralisasi dimaksud adalah setiap arsip dari luar perusahaan (surat masuk) dan ditujukan perusahaan lain (surat keluar) dipusatkan pada sekretaris.
Surat yang masuk ke PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, diterima oleh unit kesekretariatan untuk diagendakan, selanjutnya diberikan kepada sekretaris untuk disampaikan kepada pimpinan. Kemudian pimpinan memberikan instruksi apakah surat tersebut akan di tindaklanjuti atau tidak oleh sekretaris, kemudian arsipnya akan disimpan oleh sekretaris.
Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan oleh sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar yaitu berdasarkan sistem subyek atau perihal. Sistem subyek atau perihal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas pokok masalah atau perihal yang berdasarkan pola klasifikasi.
Sistem penyimpanan arsip tersebut diklasifikasi dengan baik kedalam ordner kemudian di simpan kedalam lemari arsip. Selain itu file arsip disimpan juga di dalam komputer berdasarkan tanggal pencatatan surat.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, diperoleh informasi bahwa pengetahuan tentang kearsipan yang dimiliki oleh sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar sudah baik, karena telah mendapatkan pelatihan tentang kearsipan sebelumnya.
5. Menerima dan Malayani Tamu
Salah satu pekerjaan dari tugas rutin sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pemimpin dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Dimulai dari membuat janji, konfirmasi, hingga menerima kedatangan tamu di kantor. Seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati para tamu yang berkunjung ke kantor. Oleh karena itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu, sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan yang baik.
Tata cara penerimaan tamu disetiap instansi atau organisasi baik pemerintahan maupun swasta berbeda-beda antara satu dengan yang lain, ada yang ditangani langsung oleh tiap-tiap bagian, ada juga yang ditangani secara tersendiri oleh penerima tamu, bahkan ada yang ditangani langsung oleh sekretaris.
Seorang sekretaris perlu mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat, dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris menanyakan nama, keperluan, dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi,diperoleh informasi bahwa setiap tamu yang datang ke PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar terlebih dahulu harus melapor pada bagian keamanan. Selanjutnya keamanan mempertemukan tamu dengan yang bersangkutan. Jika tamu yang datang adalah tamu buat pimpinan, maka security mempertemukan tamu dengan sekretaris sebagai penghubung antara tamu tersebut dengan pimpinan. Adapun hal-hal yang dilakukan oleh sekretaris dalam melayani tamu yaitu :
a. Menyapa tamu dengan ramah dan sopan, apabila tamu pimpinan sudah dikenal oleh sekretaris, maka sekretaris menyapa nama dengan sopan.
b. Menanyakan keperluan tamu kemudian melihat agenda pimpinan, apakah sudah ada janji atau tidak dengan pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar.
c. Atas persetujuan pimpinan, maka sekretaris mempertemukan tamu tersebut dengan pimpinan. Apabila tamu harus menunggu, biasanya sekretaris menemani tamu atau dipersilahkan menunggu dengan memberikan majalah atau koran untuk dibaca, sedangkan untuk tamu penting harus menunggu, sekretaris biasanya mendampingi selama berada di kantor/perusahaan.
d. Jika pimpinan tidak memungkinkan atau sedang sibuk dan tidak bisa menemui tamunya, maka sekretaris membuatkan janji untuk bertemu dengan pimpinan dilain hari atas persetujuan pimpinan.
e. Khusus tamu penting yang telah bertemu dengan pimpinan, pada saat tamu ingin pulang, maka biasanya sekretaris mengantar sampai pintu masuk/keluar.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara mengenai penerimaan tamu pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar, pelaksanaan tugas rutin sekretaris dalam hal menerima tamu kurang baik, karena seharusnya menyediakan buku tamu yang digunakan untuk mencatat tamu yang akan datang untuk menemui pimpinan.
Pada akhirnya ketidaksediaan buku tamu tersebut kadang-kadang sekretaris untuk pimpinan sulit untuk mengetahui tamu atau relasi yang datang berkunjung menemui pimpinan, pada kantor tersebut.
6. Menerima telepon
Pekerjaan menerima telepon bisa dikatakan pekerjaan yang ringan bagi sekretaris, namun diperlukan strategi khusus untuk melakukan pekerjaan ini agar penelpon merasa nyaman dan dihargai.
Sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar hanya mempunyai dua line telepon, yaitu telepon dari luar kantor sekaligus dari dalam kantor. Pesawat telepon berada di meja sekretaris dengan nomor yang berbeda, dan pesawat telepon yang berada di atas meja pimpinan dengan nomor yang lain. Misalkan ketika menerima telepon dari relasi maupun tamu yang ingin bertamu dengan pimpinan maka sekretaris memberitahukan dahulu pada pimpinan, apakah pimpinan ingin menerima telepon tersebut atau tidak karena alasan sibuk. Apabila pimpinan ingin menerima telepon tersebut, maka sekretaris segera menyambung langsung pada pimpinan di ruangannya.
Selanjutnya telepon masuk ke line pimpinan di tangani lansung oleh pimpinan PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar. Adapun tata cara menerima dan bertelepon yang dilakukan sekretaris sebagai operator telepon adalah sebagai berikut :
a. Menjawab telepon masuk dan menyebutkan identitas dengan sopan dan ramah, contohnya selamat pagi, PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dengan Inna ada yang bisa di bantu ?
b. Menanyakan identitas dan maksud dari pihak penelpon, kemudian sekretaris menyambungkan telepon kepada pimpinan, setelah mendapatkan persetujuan.
c. Apabila pimpinan tidak ingin menerima telepon, sekretaris menyampaikan dengan sopan dan meminta pihak penelpon untuk menelpon kembali atau meminta meninggalkan pesan bila ada.
d. Pada waktu tertentu, penelpon hanya ingin menyampaikan ataupun membutuhkan informasi. Sekretaris mencatat semua informasi yang disampaikan dan meneruskan informasi tersebut kepada pimpinan bilamana dianggap perlu. Sekretaris juga dapat memberikan informasi pada penelpon bila dianggap perlu.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pelaksanaan tugas rutin sekretaris pada PT. Cipta Kreasi Multiguna Makassar dalam hal penanganan telepon sudah baik, sekretaris dalam mrenerima telepon menunjukkan kesan yang baik, sopan dan ramah.