Latar Belakang Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Pimpinan PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar
Tuesday, 21 April 2015
Latar Belakang Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Pimpinan PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar
Di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-orang mengeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Maka dirasakan pula kebutuhan akan sekretaris yang cakap. Seseorang sekretaris dapat dikatakan cakap, apabila dia memiliki semua pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas dan peranannya secara efektif dan efisien. Misalnya orang yang memulai dalam membantu pimpinan, seperti mengagendakan acara dan kegiatan pimpinan, korespondensi, laporan rapat pimpinan, mengatur tata ruang dan peralatan kantor, dapat menyimpan rahasia, penanganan telepon, menerima tamu pimpinan, serta berkepribadian yang baik. Melihat peran dan tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris kiranya, jelas bahwa tidak sembarang orang akan menjadi seorang sekretaris yang baik. Hal ini karena seorang sekretaris dituntut untuk memiliki berbagai persyaratan tertentu.
Dilihat dari tugas dan peranan sekretaris, pertama-tama seorang sekretaris harus terampil dan menguasai berbagai aktivitas kantor karena aktifitas kantor juga didukung oleh berbagai peralatan dan mesin-mesin kantor, sekretaris juga harus terampil dan menguasai penggunaan mesin dan peralatan kantor.
Seorang sekretaris harus pintar mengatur waktu dalam melaksanakan tugas-tugas secara efektif dan efisien. kemudian, dia juga harus dapat menyimpan rahasia. Hal ini salah satu tugas yang harus dilakukan adalah sebagai pemegang rahasia, dia harus mempunyai sifat jujur dan loyal terhadap tugas dan organisasinya. Selain itu, peran dan tugas yang harus dilakukan akan selalu terkait dengan orang lain dalam lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, seorang sekretaris juga harus dapat bekerja sama dengan orang lain.
Sekretaris adalah sebagai pengelola komunikasi organisasinya. Sekretaris dituntut juga untuk dapat berkomunikasi dengan baik. Berkaitan dengan hal ini sekretaris akan dituntut untuk menguasai bahasa yang dipakai dilingkungan kerjanya, misalnya sebagai sekretaris yang bekerja di perusahaan asing, sudah tentu harus dapat menguasai bahasa asing yang dipergunakan. Berkaitan dengan peran sekretaris sebagai pengelola informasi organisasi/perusahaan, sudah tentu sekretaris dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas. Khususnya yang ada kaitannya dengan perusahaan tempat seorang sekretaris bekerja.
Namun pada PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar, tugas sekretaris yang dilaksanakan sebagaimana mestinya masih kurang efektif dikarenakan adanya peran ganda sekretaris dengan tugas umum/SDM (Staf Administrasi). Misalnya : ketika sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna sedang melakukan kegiatan adminitrasi perkantoran, dengan tiba-tiba ia diperintahkan untuk membuat laporan hasil rapat,membuat, serta mengirim surat secara dadakan. Hal tersebutlah menjadi salah satu contoh kendala yang ada di PT. Cipta Kreasi Multiguna yaitu peran ganda yang dilakukan oleh sekretaris.Kondisi tersebut, saya temukan pada saat melakukan survei awal dalam melakukan penelitian pada tanggal 20 Januari 2013.
Sehubungan masalah tersebut, maka ditetapkan laporan tugas akhir dengan judul “Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Pimpinan PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar“.
Di era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang-orang mengeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Maka dirasakan pula kebutuhan akan sekretaris yang cakap. Seseorang sekretaris dapat dikatakan cakap, apabila dia memiliki semua pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas dan peranannya secara efektif dan efisien. Misalnya orang yang memulai dalam membantu pimpinan, seperti mengagendakan acara dan kegiatan pimpinan, korespondensi, laporan rapat pimpinan, mengatur tata ruang dan peralatan kantor, dapat menyimpan rahasia, penanganan telepon, menerima tamu pimpinan, serta berkepribadian yang baik. Melihat peran dan tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris kiranya, jelas bahwa tidak sembarang orang akan menjadi seorang sekretaris yang baik. Hal ini karena seorang sekretaris dituntut untuk memiliki berbagai persyaratan tertentu.
Dilihat dari tugas dan peranan sekretaris, pertama-tama seorang sekretaris harus terampil dan menguasai berbagai aktivitas kantor karena aktifitas kantor juga didukung oleh berbagai peralatan dan mesin-mesin kantor, sekretaris juga harus terampil dan menguasai penggunaan mesin dan peralatan kantor.
Seorang sekretaris harus pintar mengatur waktu dalam melaksanakan tugas-tugas secara efektif dan efisien. kemudian, dia juga harus dapat menyimpan rahasia. Hal ini salah satu tugas yang harus dilakukan adalah sebagai pemegang rahasia, dia harus mempunyai sifat jujur dan loyal terhadap tugas dan organisasinya. Selain itu, peran dan tugas yang harus dilakukan akan selalu terkait dengan orang lain dalam lingkungan kerjanya. Oleh karena itu, seorang sekretaris juga harus dapat bekerja sama dengan orang lain.
Sekretaris adalah sebagai pengelola komunikasi organisasinya. Sekretaris dituntut juga untuk dapat berkomunikasi dengan baik. Berkaitan dengan hal ini sekretaris akan dituntut untuk menguasai bahasa yang dipakai dilingkungan kerjanya, misalnya sebagai sekretaris yang bekerja di perusahaan asing, sudah tentu harus dapat menguasai bahasa asing yang dipergunakan. Berkaitan dengan peran sekretaris sebagai pengelola informasi organisasi/perusahaan, sudah tentu sekretaris dituntut untuk memiliki pengetahuan yang luas. Khususnya yang ada kaitannya dengan perusahaan tempat seorang sekretaris bekerja.
Namun pada PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar, tugas sekretaris yang dilaksanakan sebagaimana mestinya masih kurang efektif dikarenakan adanya peran ganda sekretaris dengan tugas umum/SDM (Staf Administrasi). Misalnya : ketika sekretaris PT. Cipta Kreasi Multiguna sedang melakukan kegiatan adminitrasi perkantoran, dengan tiba-tiba ia diperintahkan untuk membuat laporan hasil rapat,membuat, serta mengirim surat secara dadakan. Hal tersebutlah menjadi salah satu contoh kendala yang ada di PT. Cipta Kreasi Multiguna yaitu peran ganda yang dilakukan oleh sekretaris.Kondisi tersebut, saya temukan pada saat melakukan survei awal dalam melakukan penelitian pada tanggal 20 Januari 2013.
Sehubungan masalah tersebut, maka ditetapkan laporan tugas akhir dengan judul “Tugas Rutin Sekretaris Dalam Membantu Kelancaran Aktivitas Pimpinan PT Cipta Kreasi Multiguna Makassar“.