Tinjauan Atas Pencatatan Piutang pada Dalton Hotel & Convention Makassar
Sunday, 1 October 2017
Tinjauan Atas Pencatatan Piutang pada Dalton Hotel & Convention Makassar
Dalton Hotel Makassar merupakan hotel berbintang 3 di Makassar. Nama Hotel tersebut terinspirasi dari bahasa Bugis-Makassar, Dallek yang berarti keberuntungan. Dalton sendiri memiiki makna town of fortune. Poses Pencatatan Piutang Pada Dalton Hotel & Convention Makassar
Bagian Account Receivable mempunyai peranan yang sangat penting untuk menyediakan pelayanan kredit yang berkualitas bagi tamu Dalton Hotel & Convention Makassar yang ingin melakukan pembayaran dengan tagihan. Obyek bisnis yang utama adalah untuk membentuk sebuah proses piutang yang dapat menyeimbangkan kepuasan tamu hotel yaitu tepat waktu dalam pengiriman invoice/Faktur invoice yang akurat dan lengakap. Proses pengiriman piutang harus dilakukan dengan persyaratan atau kebijakan dari keuangan hotel supaya bisa meminimalkan modal kerja dan membatasi kerugian. Bagian account receivable dalam finance bekerja sama dengan departemen lain seperti Front desk dan Catering & Conference Sevice.
Ada dua macam jenis piutang di Dalton Hotel & Convention Makassar yaitu :
1. Guest Ledger
Guest Ledger merupakan rekening tamu pada saat di hotel, meliputi uang muka (advance deposit), rekening utama (master account) dan personal account untuk in house guest. Jenis-jenis piutang ini merupakan tanggung jawab karyawan di departemen Front Office.
2. City Ledger
City Ledger merupakan rekening tamu yang belum ditagihkan dalam rekening atau rekening kartu kredit para tamu hotel yang telah check out. Jenis piutang ini menjadi tanggung jawab bagian Accounting.
Untuk rekening tamu semua dikelompokkan kedalam sistem OPERA yang sudah diatur dalam Guest Ledger oleh Credit Manager. Dan menjadi tanggung jawab bagian Accounting untuk selalu memeriksa rekening tamu di city ledger tersebut harus ditagihkan dalam waktu 3 (tiga) sampai 5 (lima) hari kerja. Sebelum proses penagihan semua faktur/invoice harus dipeiksa terlebih dahulu oleh Credit Manager untuk memastikan besarnya biaya tagihan apakah sudah sesuai. Setelah di periksa selanjutnya diserahkan kebagian penagihan (Collector), saat proses penagihan semua kejadian harus dicatat dalam log book, yang nantinya berguna di kemudian hari apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Umur Piutang dikategorikan dikategorikan berdasarkan pada saat transfer dicity ledger.
1. Not billed (tidak ditagih), Current (saat ini), lebih dari 30 hari , lebih dari 60 hari lebih 90 hari.
2. Aging statistic yang standar adalah :
a. 70% rekening harus ada dicurren category
b. 20 % rekening di kategori 30 sampai 60 hari
c. 6% rekening yang mungkin leih dari 30 dari 60 hari
d. Tidak lebih 3 % harus rekening lebih lama dari 90 hari
Credit manager harus selalu mempersiapkan laporan piutang bulanan dan Director Of Finance harus meninjau terlebih dahulu karena berhubungan dengan aged trial balance. Selama meninjau laporan tersebut Director Of Finance harus memverifikasi bahwa rekening kartu kredit tersebut ada di current category.
1. Guest Folio
Guest Folio adalah rekening kamar untuk tamu yang menginap di hotel secara individual. Proses tamu pada saat check in diberikan Guest Folio yang berisikan keterangan kamar, harga
kamar dan rentang waktu tamu menginap.
No. Keterangan Kamar Harga
Jenis Kamar Fasilitas Kamar
1 Superior Room Kamar tidur, kamar mandi, sofa, meja rias, pengering rambut, Rp.400.000,-
2 Deluxe Room Kamar jenis ini sedikit lebih luas dari Superior room Rp.500.000,-
3 Junior Suites Room Tempat tidur kecil seukuran tempat tidur twin Rp.351.000,-
4 Pavilion Suite Kamar tidur, kamar mandi, kursi dan sofa Rp.396.000,-
Keterangan :
a. Superior Room. Kamar ini berukuran di atas Standard Room. Kamar mandi lebih luas dan biasanya sudah dilengkapi dengan bath-up. Disamping fasilitas yang ada di kamar standar, beberapa hotel masih menambahkan sofa, meja rias, pengering rambut, mesin pembuat kopi.
b. Deluxe Room. Dibandingkan Superior Room, kamar jenis ini hanya sedikit lebih luas dan fasilitasnya cenderung sama dengan Superior Room.
c. Single Room. Inilah jenis kamar yang ditujuan hanya untuk satu orang. Berisi satu tempat tidur kecil seukuran tempat tidur twin. Tidak semua hotel menyediakan kamar jenis ini, biasanya hanya ada di budget hotel.
d. Pavilion Suite. Yang membedakan kamar ini adalah adanya ruangan lain disamping kamar tidur dan kamar mandi. Ruangan lain ini seperti ruang tamu dengan beberapa kursi atau sofa. Nah karena ada ruang tambahan ini maka luas kamar lebih besar dibandingkan Superior/Deluxe Room. Beberapa hotel masih membagi lagi Suite Room menjadi Junior Suite, Business Suite atau Executive Suite.
2. Invoice/Faktur
Invoice/Faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer.Perusahaan jasa juga memerlukan invoice namun cliennya tidak memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka cukup pakai kwitansi saja.
Biasanya untuk company yang mengajukan kredit, seharusnya harus mempunyai credit Facilities, yang merupakan kontak perjanjian anatar compony-compony dengan Dalton Hotel & Convention Makassar yang ingin mengajukan kredit dan agar nantinya pada saat compony tersebut menggunakan fasilitas hotel, dari pihak hotel bisa mengirimkan invoice. Proses pengajuan tersebut paling lama 2 minggu. Sehari setelah tamu tersebut check out esok harinya bagian finance akan membuat invoice.
Adapun Prsoses Penagihan Piutang pada Dalton Hotel & Convention Makassar adalah sebagai berikut:
a. Proses konfirmasi penerimaan faktur/invoice melalui telepon harus dilakukan 7(tujuh) hari setelah pengiriman faktur/invoice
b. Proses penagihan harus dimulai pada hari ke 14 setelah tagihan dikirim dan harus dilakukan secara konsisten
c. Pembayaran invoice tidak boleh dilakukan dalam 30 hari, tetapi harus 14 hari setelah invoice dikirim. Jika pembayaran belum dilakukan maka akan diberi surat peringatan yang sudah dicap stempel tanggal jatuh tempo
d. Remimber letter harus dikirimkan oleh Credit Manager ketika Account Receivable memberitahukan data yang sudah over due 30 hari.
3. A/R Aging Report/Laporan Umur Piutang
Analisa umur piutang adalah suatu bentuk laporan guna mengetahui posisi piutang dengan melakukan pengelompokan piutang pada periode tertentu, dengan pengelompokan tersebut manajemen perusahaan dapat mengetahui posisi piutang sehingga dapat mengambil kebijakan keuangan yang tepat. Kami menampilkan laporan analisa umur piutang pada dua form yang mengambil fokus ke masa lalu (piutang telah jatuh tempo) dengan mengelompokan piutang pada periode 3 bulan yang lalu dan yang lain fokus ke masa yang akan datang (piutang yang akan jatuh) dengan mengelompokan ke 3 minggu ke depan namun dalam aplikasinya, yang banyak digunakan oleh pimpinan perusahaan adalah umur piutang yang telah jatuh tempo.
Analisa umur piutang akan jatuh tempo sangat diperlukan oleh perusahaan yang konsen terhadap pengalokasian penggunaan dana secara ketat, dimana piutang harus dapat ditagih tepat waktu yang telah ditentukan sehingga resiko terhadap beban bunga dapat dimimalisir.
Dalam laporan umur piutang/aging report pada dalton hotel & convention akun custumer name dibagi menjadi 4 bagian :
a. Corporate/Perusahaan
Dalam akun Corporate/perusahaan terdapat akun, Grand city hotel akun ini ketika salah satu karyawan merusak aset perusahaan maka karyawan yang bersangkutan akan di kenakan pemotongan gaji. Lain hal nya akun dari perusahaan lain akun ini di gunakan ketika perusahaan murni memilki kerja sama dengan Dalton Hotel. Pada akun studio 77 yaitu akun piutang teruntuk public relation (entertainment). Pada akun the hotel ini ketika tamu dari hotel lain di pindahkan ke Dalton Hotel.
b. Goverment/kementrian
Akun ini berkaitan dengan instansi pemerintahan yaitu ketika ada perjanjian kerja sama antara Dalton Hotel dan instansi yang bersangkutan, biasanya dia muncul ketika event yang sudah di rencanakan sebulan yang lalu.
c. Source (lain-lain)
Akun ini teruntuk tamu yang bersifat individual, dan individual ini terbagi 2 macam yaitu individual advance deposit dan bangket customer.
d. Travel agen
Travel agen ini terbagi atas 2 macam yaitu maskapai dan tour.
Dalton Hotel Makassar merupakan hotel berbintang 3 di Makassar. Nama Hotel tersebut terinspirasi dari bahasa Bugis-Makassar, Dallek yang berarti keberuntungan. Dalton sendiri memiiki makna town of fortune. Poses Pencatatan Piutang Pada Dalton Hotel & Convention Makassar
Bagian Account Receivable mempunyai peranan yang sangat penting untuk menyediakan pelayanan kredit yang berkualitas bagi tamu Dalton Hotel & Convention Makassar yang ingin melakukan pembayaran dengan tagihan. Obyek bisnis yang utama adalah untuk membentuk sebuah proses piutang yang dapat menyeimbangkan kepuasan tamu hotel yaitu tepat waktu dalam pengiriman invoice/Faktur invoice yang akurat dan lengakap. Proses pengiriman piutang harus dilakukan dengan persyaratan atau kebijakan dari keuangan hotel supaya bisa meminimalkan modal kerja dan membatasi kerugian. Bagian account receivable dalam finance bekerja sama dengan departemen lain seperti Front desk dan Catering & Conference Sevice.
Ada dua macam jenis piutang di Dalton Hotel & Convention Makassar yaitu :
1. Guest Ledger
Guest Ledger merupakan rekening tamu pada saat di hotel, meliputi uang muka (advance deposit), rekening utama (master account) dan personal account untuk in house guest. Jenis-jenis piutang ini merupakan tanggung jawab karyawan di departemen Front Office.
2. City Ledger
City Ledger merupakan rekening tamu yang belum ditagihkan dalam rekening atau rekening kartu kredit para tamu hotel yang telah check out. Jenis piutang ini menjadi tanggung jawab bagian Accounting.
Untuk rekening tamu semua dikelompokkan kedalam sistem OPERA yang sudah diatur dalam Guest Ledger oleh Credit Manager. Dan menjadi tanggung jawab bagian Accounting untuk selalu memeriksa rekening tamu di city ledger tersebut harus ditagihkan dalam waktu 3 (tiga) sampai 5 (lima) hari kerja. Sebelum proses penagihan semua faktur/invoice harus dipeiksa terlebih dahulu oleh Credit Manager untuk memastikan besarnya biaya tagihan apakah sudah sesuai. Setelah di periksa selanjutnya diserahkan kebagian penagihan (Collector), saat proses penagihan semua kejadian harus dicatat dalam log book, yang nantinya berguna di kemudian hari apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Umur Piutang dikategorikan dikategorikan berdasarkan pada saat transfer dicity ledger.
1. Not billed (tidak ditagih), Current (saat ini), lebih dari 30 hari , lebih dari 60 hari lebih 90 hari.
2. Aging statistic yang standar adalah :
a. 70% rekening harus ada dicurren category
b. 20 % rekening di kategori 30 sampai 60 hari
c. 6% rekening yang mungkin leih dari 30 dari 60 hari
d. Tidak lebih 3 % harus rekening lebih lama dari 90 hari
Credit manager harus selalu mempersiapkan laporan piutang bulanan dan Director Of Finance harus meninjau terlebih dahulu karena berhubungan dengan aged trial balance. Selama meninjau laporan tersebut Director Of Finance harus memverifikasi bahwa rekening kartu kredit tersebut ada di current category.
1. Guest Folio
Guest Folio adalah rekening kamar untuk tamu yang menginap di hotel secara individual. Proses tamu pada saat check in diberikan Guest Folio yang berisikan keterangan kamar, harga
kamar dan rentang waktu tamu menginap.
No. Keterangan Kamar Harga
Jenis Kamar Fasilitas Kamar
1 Superior Room Kamar tidur, kamar mandi, sofa, meja rias, pengering rambut, Rp.400.000,-
2 Deluxe Room Kamar jenis ini sedikit lebih luas dari Superior room Rp.500.000,-
3 Junior Suites Room Tempat tidur kecil seukuran tempat tidur twin Rp.351.000,-
4 Pavilion Suite Kamar tidur, kamar mandi, kursi dan sofa Rp.396.000,-
Keterangan :
a. Superior Room. Kamar ini berukuran di atas Standard Room. Kamar mandi lebih luas dan biasanya sudah dilengkapi dengan bath-up. Disamping fasilitas yang ada di kamar standar, beberapa hotel masih menambahkan sofa, meja rias, pengering rambut, mesin pembuat kopi.
b. Deluxe Room. Dibandingkan Superior Room, kamar jenis ini hanya sedikit lebih luas dan fasilitasnya cenderung sama dengan Superior Room.
c. Single Room. Inilah jenis kamar yang ditujuan hanya untuk satu orang. Berisi satu tempat tidur kecil seukuran tempat tidur twin. Tidak semua hotel menyediakan kamar jenis ini, biasanya hanya ada di budget hotel.
d. Pavilion Suite. Yang membedakan kamar ini adalah adanya ruangan lain disamping kamar tidur dan kamar mandi. Ruangan lain ini seperti ruang tamu dengan beberapa kursi atau sofa. Nah karena ada ruang tambahan ini maka luas kamar lebih besar dibandingkan Superior/Deluxe Room. Beberapa hotel masih membagi lagi Suite Room menjadi Junior Suite, Business Suite atau Executive Suite.
2. Invoice/Faktur
Invoice/Faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customer.Perusahaan jasa juga memerlukan invoice namun cliennya tidak memerlukan detail jasa yang dibayarnya maka cukup pakai kwitansi saja.
Biasanya untuk company yang mengajukan kredit, seharusnya harus mempunyai credit Facilities, yang merupakan kontak perjanjian anatar compony-compony dengan Dalton Hotel & Convention Makassar yang ingin mengajukan kredit dan agar nantinya pada saat compony tersebut menggunakan fasilitas hotel, dari pihak hotel bisa mengirimkan invoice. Proses pengajuan tersebut paling lama 2 minggu. Sehari setelah tamu tersebut check out esok harinya bagian finance akan membuat invoice.
Adapun Prsoses Penagihan Piutang pada Dalton Hotel & Convention Makassar adalah sebagai berikut:
a. Proses konfirmasi penerimaan faktur/invoice melalui telepon harus dilakukan 7(tujuh) hari setelah pengiriman faktur/invoice
b. Proses penagihan harus dimulai pada hari ke 14 setelah tagihan dikirim dan harus dilakukan secara konsisten
c. Pembayaran invoice tidak boleh dilakukan dalam 30 hari, tetapi harus 14 hari setelah invoice dikirim. Jika pembayaran belum dilakukan maka akan diberi surat peringatan yang sudah dicap stempel tanggal jatuh tempo
d. Remimber letter harus dikirimkan oleh Credit Manager ketika Account Receivable memberitahukan data yang sudah over due 30 hari.
3. A/R Aging Report/Laporan Umur Piutang
Analisa umur piutang adalah suatu bentuk laporan guna mengetahui posisi piutang dengan melakukan pengelompokan piutang pada periode tertentu, dengan pengelompokan tersebut manajemen perusahaan dapat mengetahui posisi piutang sehingga dapat mengambil kebijakan keuangan yang tepat. Kami menampilkan laporan analisa umur piutang pada dua form yang mengambil fokus ke masa lalu (piutang telah jatuh tempo) dengan mengelompokan piutang pada periode 3 bulan yang lalu dan yang lain fokus ke masa yang akan datang (piutang yang akan jatuh) dengan mengelompokan ke 3 minggu ke depan namun dalam aplikasinya, yang banyak digunakan oleh pimpinan perusahaan adalah umur piutang yang telah jatuh tempo.
Analisa umur piutang akan jatuh tempo sangat diperlukan oleh perusahaan yang konsen terhadap pengalokasian penggunaan dana secara ketat, dimana piutang harus dapat ditagih tepat waktu yang telah ditentukan sehingga resiko terhadap beban bunga dapat dimimalisir.
Dalam laporan umur piutang/aging report pada dalton hotel & convention akun custumer name dibagi menjadi 4 bagian :
a. Corporate/Perusahaan
Dalam akun Corporate/perusahaan terdapat akun, Grand city hotel akun ini ketika salah satu karyawan merusak aset perusahaan maka karyawan yang bersangkutan akan di kenakan pemotongan gaji. Lain hal nya akun dari perusahaan lain akun ini di gunakan ketika perusahaan murni memilki kerja sama dengan Dalton Hotel. Pada akun studio 77 yaitu akun piutang teruntuk public relation (entertainment). Pada akun the hotel ini ketika tamu dari hotel lain di pindahkan ke Dalton Hotel.
b. Goverment/kementrian
Akun ini berkaitan dengan instansi pemerintahan yaitu ketika ada perjanjian kerja sama antara Dalton Hotel dan instansi yang bersangkutan, biasanya dia muncul ketika event yang sudah di rencanakan sebulan yang lalu.
c. Source (lain-lain)
Akun ini teruntuk tamu yang bersifat individual, dan individual ini terbagi 2 macam yaitu individual advance deposit dan bangket customer.
d. Travel agen
Travel agen ini terbagi atas 2 macam yaitu maskapai dan tour.