Latar Belakang Penyimpanan Arsip Pengembangan Usaha Pariwisata
Friday, 24 April 2015
Latar Belakang Penyimpanan Arsip Pada Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar
Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya serta menjadi kebutuhan yang sangat mutlak dalam kehidupan. Tidak dapat dibayangkan jika tidak ada informasi, yang berarti pula manusia tanpa pembelajaran dan pendidikan. Jika hal tersebut terjadi, mungkin pada saat ini semua perilaku manusia tidak dapat dibedakan dengan perilaku hewan. Dapat dipastikan bahwa informasi berperan penting dalam kehidupan manusia.
Setiap organisasi pasti memiliki data dan informasi yang biasanya disimpan di dalam suatu arsip. Arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, sebagai sumber informasi dan juga sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan organisasi. Begitu berharganya data dan informasi dalam setiap organisasi sehingga harus disimpan karena masih dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik, sehingga apa yang menjadi perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya kontrol dan perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Sejalan dengan tuntutan tersebut, sebagaimana lembaga pemerintah lainnya, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata dalam mewujudkan visi dan misinya dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan utamanya dalam pengembangan usaha pariwisata di Kota Makassar, setiap kegiatan yang dilakukan tidak terlepas dari kegiatan kearsipan, khususnya dalam melaksanakan kegiatan penerimaan surat masuk, pengiriman surat keluar, pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan pencarian kembali dokumen surat yang dibutuhkan.
Hal inilah yang menyebabkan diperlukan sebuah sistem penyediaan dan penyimpanan data dan informasi yang efektif. Namun sistem penyimpanan arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar tersebut belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari masih banyaknya arsip yang belum disimpan sesuai dengan sistem yang diterapkan pada kantor tersebut. Dengan demikian, penemuan kembali arsip tersebut menggunakan waktu yang relatif lebih lama, sehingga memerlukan pembenahan pada sistem pengarsipan surat atau dokumen. Oleh karena itu dipilihlah “Penyimpanan Arsip Pada Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar” sebagai judul tugas akhir.
Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya serta menjadi kebutuhan yang sangat mutlak dalam kehidupan. Tidak dapat dibayangkan jika tidak ada informasi, yang berarti pula manusia tanpa pembelajaran dan pendidikan. Jika hal tersebut terjadi, mungkin pada saat ini semua perilaku manusia tidak dapat dibedakan dengan perilaku hewan. Dapat dipastikan bahwa informasi berperan penting dalam kehidupan manusia.
Setiap organisasi pasti memiliki data dan informasi yang biasanya disimpan di dalam suatu arsip. Arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, sebagai sumber informasi dan juga sebagai pusat ingatan organisasi yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan organisasi. Begitu berharganya data dan informasi dalam setiap organisasi sehingga harus disimpan karena masih dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Kearsipan sebagai suatu bidang kerja sebaiknya mampu dikendalikan dan direncanakan dengan baik, sehingga apa yang menjadi perencanaan awal dapat dicapai dengan baik. Dengan adanya kontrol dan perencanaan yang baik, akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip yang diperlukan. Arsip dapat memberikan jawaban mengenai apa yang telah lampau dan mengarahkan tindakan selanjutnya dengan tepat.
Sejalan dengan tuntutan tersebut, sebagaimana lembaga pemerintah lainnya, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata dalam mewujudkan visi dan misinya dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan utamanya dalam pengembangan usaha pariwisata di Kota Makassar, setiap kegiatan yang dilakukan tidak terlepas dari kegiatan kearsipan, khususnya dalam melaksanakan kegiatan penerimaan surat masuk, pengiriman surat keluar, pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan pencarian kembali dokumen surat yang dibutuhkan.
Hal inilah yang menyebabkan diperlukan sebuah sistem penyediaan dan penyimpanan data dan informasi yang efektif. Namun sistem penyimpanan arsip pada bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar tersebut belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari masih banyaknya arsip yang belum disimpan sesuai dengan sistem yang diterapkan pada kantor tersebut. Dengan demikian, penemuan kembali arsip tersebut menggunakan waktu yang relatif lebih lama, sehingga memerlukan pembenahan pada sistem pengarsipan surat atau dokumen. Oleh karena itu dipilihlah “Penyimpanan Arsip Pada Bagian Pengembangan Usaha Pariwisata Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Makassar” sebagai judul tugas akhir.